對事業單位人力資源信息化管理的思考

張京

摘要：隨著信息化的不斷發展，為人力資源管理工作提供了高效管理的平臺。事業單位人力資源管理長期停留在手工管理、事務性管理的層面，存在管理手段相對落后、管理效率低下的問題。將信息化管理理念及方法有效的引入到事業單位人力資源管理中，可提升人才管理的效率，實現動態、全面、高效的人力資源管理。

關鍵詞：事業單位;人力資源;信息化管理

提升事業單位人力資源管理效率是管理者的目標，也是衡量管理質量的一個重要指標。事業單位改革中不斷減少行政管理人員編制、壓縮人員數量，對于人力源管理工作，努力提升管理工作效率顯得尤為重要，將信息化管理理念及方法引入到人力資源專業管理工作中，是人力資源管理發展的必然趨勢。目前很多專業的軟件開發公司也推出了一些面向事業單位人力資源管理的專業系統，但在系統的開發與使用過程中存在一些問題，事業單位專業管理者應在信息化管理中不斷地深入思考，將信息化管理以最優的方式參與到人力資源專業管理工作中，以達到優化管理方式、提升管理效率的目的。

一、事業單位人力資源管理信息化現狀

事業單位人力資源管理長期以來仍停留在“人事管理”狀態，即靜態的、事務性的管理模式。管理者大部分精力用于處理日常的瑣事，忙于處理大量的事務性工作，如人員調配手續、薪酬核算與發放、各種報表的統計等，很難真正涉及人力資源管理及開發的核心工作，分析優化人才狀況、提升人才質量，將人力資源管理提升到與組織發展戰略相匹配的高度。近年來隨著事業單位人力資源管理地不斷發展，已逐步將信息化管理理念引入到人力資源管理中，很多事業單位都不同程度地使用了信息化管理手段，使用專業軟件參與管理工作。從筆者所在的事業單位人力資源信息管理的發展過程看，目前還存在如下問題：

1.人員信息更新不及時，系統信息準確性不高。

人才管理信息系統構建完成后，人員基礎信息是實現信息化管理的基礎平臺，信息的及時、準確決定著后續的管理質量，因此人員信息的時時更新是信息管理的基礎性工作。人員信息的變動非常快，建立良好的人員信息更新機制是一項重要的工作。作為人力資源工作者需建立人員信息時時更新維護的意識，才能切實保證信息的準確性。目前很多人才管理系統的日常信息維護不夠及時，導致信息更新滯后，影響系統后期使用的效率。

2.人才管理系統大多停留在靜態信息管理層面，流程管理利用率較低。

目前大部分事業單位對人才管理系統的利用更多停留在信息的管理、統計上，很多流程性管理工作還是在線下手工完成，例如人員流動管理，涉及較多的審批環節，線下辦理時間長、效率低、過程性資料繁多、流程不規范。

3.信息共享不夠，系統化管理有待提高。

人才管理信息化的優勢之一就是實現有效信息共享，使得人才信息利用率大幅度提升。但是目前人才信息基本還是供人力資源專業部門進行日常的管理，信息利用率較低，不能充分體現信息化管理的效率。

4.依托信息系統辦理行政事務性工作的利用率不高。

人力資源信息化管理還不能完全取代事務性工作，沒有充分發揮信息化管理的優勢。

二、在人力資源管理中信息化的應用

人力資源管理的六大模塊，即：人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理和勞動關系管理，信息化管理可以全面地參與六大管理模塊。現就各管理模塊的信息化應用進行闡述。

1.人力資源規劃

人才資源規劃是對基礎數據進行現有人才分析及未來人才預測，人才的信息化可以快速地提取現有人才狀況，按規劃的條件、要求，科學準確地分析人才供需狀態，為單位人才戰略提供可靠的人才數據。

2.招聘與配置

首先可利用人才信息系統進行人才需求分析，獲得準確的人才需求數據;其次簡歷投放、回收及統計均可采用系統進行線上實施，設置好簡歷要求的篩選條件即可快速準確地篩選出滿足條件的簡歷;最后還可通過信息系統與應聘人員進行統一溝通。這樣招聘的前期工作基本可以由信息系統完成，減少大量的人工簡歷篩選及與應聘者溝通的工作量。目前很多人才系統還可開發、提供線上面試測評的功能，提高了招聘測評效率，有效地降低了招聘的成本。

3.培訓與開發。

培訓需求可通過現有人員信息與崗位需求進行數據對比分析，找到人才專業及技能的提升項目;同時還可通過線上調查問卷快速獲取人員培訓需求信息。培訓管理專員進行后期的數據匯總，確定培訓方向、課程，準確地設置培訓計劃及課程，提高員工培訓的準確性。培訓的實施及反饋也可放在系統中完成，實現培訓開發的線上閉環管理。

4.績效管理。

績效管理是人才管理的日常工作，將績效考核指標體系放在信息系統中，員工可通過自主線上測評完成。依托人事管理權限的設置，完成領導對下屬員工的線上測評，最后由系統生成績效考核結果。績效考核結果還可與薪酬及晉升模塊數據共享，直接參與薪酬兌現及晉升考核的數據共享。

5.薪酬福利管理

人才資源信息系統可外掛考勤機直接進行員工出勤管理，生成出勤數據參與薪酬的核算，包括與出勤數據相關的全部薪酬項目，如出勤績效工資、加值班費等。還可通過流程管理實現員工的線上請銷假審批手續，經過系統匯總生成相應的工資數據。既減少了線下的請銷假手續，還可準確統計匯總，計算相關的工資數據。

6.勞動關系管理

目前系統管理勞動關系主要可從兩個方面實現，一方面是聘用合同管理，包括合同期限管理、合同到期預警等;另一面是線上合同簽訂流程，合同簽訂、續訂通過信息系統推送給相應的員工，經過安全的身份識別后完成簽訂環節，有效提高工作效率。

另外，信息系統還可用于多種流程性管理，人員的流動，包括調入調出的流程審批，直接將人員信息通過相應流程，審批完成后進入系統，連接相應的管理模塊。還可通過嚴格的信息使用權限設置，進行信息共享的最大化，確保信息的準確、統一。事業單位人力資源管理者可以不斷地開發拓展信息化在人力資源管理中的應用，提升人力資源管理的信息科學管理，以促進事業單位的整體管理水平。