新公共管理視角下的高職院校教學秘書工作探究

杜俊創

（許昌電氣職業學院，河南許昌 461000）

教學秘書主要進行的是一些教學計劃的制定以及一些文件的落實工作。以此來保證正常的教學計劃進行以及輔助管理人員對一些事務進行管理，但是目前教學秘書的工作進展程度不容樂觀，涉及到的工作比較多、數量多、工作壓力大，相關管理人員也不夠重視，由此教學秘書工作積極性有所降低。針對現今實際情況，為了加強對于教學秘書的管理，提高其隊伍的整體素質。是我們需要研究的問題，本文根據新公共管理理論的一些基礎，提出了一些有利于教學秘書開展工作的方法。

1 新公共管理理論

新公共管理理論出現于上世紀70年代。最初受到公共政策和公共管理兩個學科的影響。這個理論描述的是一些中小型企業的管理經驗。新公共理論的基礎是市場經濟理論和現代企業的管理理論。創造性的提出了新公共理論以公共服務中出現一些不能提供的服務的現象，公共管理理論的特點是公共適應性以及效能性。公共性是指在與社會中的每一個成員以及提供的一些公共服務中的關系不可分割，公共事務有成員集體進行管理，但是最終服從于公共利益，其被廣大民眾所監督。效能指的是效率和功能，指的是對于一些公共管理問題能夠有效切實的給出解決問題的方法。而適應性指的其內部的管理系統必須與外部的環境相適應，如此做法才能解決其公共管理方面存在的問題。因此，公共管理主要有這幾個特點，有一些學者的想法已經比較一致，第一根據其效率和功能性注重其投入與產出的變化及注重其服務效率。管理效果如何是評價中一個非常重要的指標，第二，他們引入了競爭機制。由于競爭是限制市場運作基本方式，能夠調動人們的積極性，而提高其工作效率，提高企業投入和產出的比例。第二，他們采用的是激勵機制，這也是其重要內容之一，設立激勵目標，建立相應的績效評價體系以及相應的考核制度。這樣有助于提高工作人員的工作積極性。第四，有一些高素質的隊伍建設，并且定期對員工進行相應的培訓，提高其業務能力和管理水平。這種思想觀點被廣泛的運用到我國的政府管理方式與手段方面，有助于政府組織體制的改革，新公共管理理論也為我國的政府建設中，在進行實踐的過程中，提供了很多寶貴的經驗，逐漸被人們了解和接受。因為人們廣泛利用，因此其被多方借鑒和宣傳。在高等院校中公共管理理論就是一個很好的例子。由于實際情況中，高職院校的教學秘書面向范圍較廣，涉及一些事宜較多，在教學工作中處于基礎位置，我們將新公共管理理論用于實際管理工作中能夠結合其工作的實際情況，建立相關的制度，也是深化及體制改革的一個重要方向。

2 教學秘書在進行日常的教學管理工作中的工作職能

2.1 常規管理

正常管理是保證其正常教學活動的順利開展，例如安排平時的正常活動，以及學習中一些老師上課的一些過程。還有組織對一些老師進行培訓，年終老師工作量的計算等等，這些正常的工作，都必須按時進行才能保證其教學順利進行。

2.2 組織協調

教學秘書發揮著各部門之間的協調作用，對于老師的教學時間以及學生的上課時間進行一定的協調，并且對于不同部門事務之間的交叉工作進行一定的協調，開展一系列考試工作，這些事情也需要教學秘書進行相應的對待。

2.3 監督檢查

教學秘書要對于教師日常的上課情況以及學生的聽課情況進行一定的考察，發現有學生聽課存在問題時，要給予一定的指正，保證教學質量。及時對于教學情況進行一定的反饋溝通，無論何時教學秘書工作是需要多方溝通的，例如教學秘書需要對于上級發下來的制度進行一定的宣傳，對一些文件進行一定的發送，以及聽取老師學生和一些部門的意見反饋給教學的主管部門。

3 高校教學秘書工作現狀

3.1 工作繁瑣責任不明確，工作積極性不高

教學秘書工作范圍光廣，處理事項多。他們所接觸的對象不僅包括不同層次的學生，各種類型的學生、各種類型的老師。工作內容從學生入學開始招生，對學生注冊學籍以及安排學生的課表、到學生期末的測試以及畢業生等各種工作。除此之外，關于教師的上課時間檢查，對于老師的一些考核以及職稱的評定都離不開教學秘書的工作。但是有些情況，例如某些高職院校工作的職責不明確，存在著亂分配、亂執行的現象，并且其執行效率不高。有些教學秘書有相應的責任，但是沒有相應的權利。在政策的執行過程中缺乏自己應有的權利，這使得教學秘書工作繁雜性較高。因此很多人不愿意從事教學秘書這個專業。

3.2 工作反復，存在心里落差，容易降低積極性

由于高校的教學秘書工作有很強的階段性，每一時期，執行的工作內容相同。在高職院校開設前期，教學秘書主要負責對于新來到學校的學生進行一些學習以及生活方面的指導，以及學生的考試等相關注意事項。在學期進行過程中，組織一些教師、學生的培訓。在學期末主要負責學生的考試成績錄入方面。每年都是相同的，每一個季度都是相同的。與其他院校相比較來說，他們的工作沒有挑戰性，長期以來從事重復性工作，喪失了工作積極性。除此之外，由于近些年大學生不斷增多，就業困難。有一些知識水平較高的人群也在從事類似的工作，但是，經過幾年之后，其工作積極性明顯下降，這是由于心理落差導致的。由此可以看出，教學秘書的工作存在一定的問題。

3.3 工作人員流動性高，整體業務有待提高

高職院校的教學秘書雖然工作較為簡單，但是其工作繁瑣，有眾多的工作量，除此之外，還容易被別人忽視。教學秘書在學校內部主要從事的工作是對于教師以及學生上課的課程進行一定的調配，對于一些文件進行處理，雖然任務量大，但是容易被人忽視。對于學生、老師來說，他們的工作擁有不可缺少的作用。但是這個崗位缺乏一定的工作成就感，由此會對于秘書的工作積極性有所打擊，由此造成人員流失。除此以外，由于很多教學秘書雖然學歷比較高，但是都沒有經過相應的培訓。在相應的工作中由于壓力比較大事情比較多，會導致教學秘書分散自己的一部分精力，難以抽出時間來對自己工作進行管理反思與提高，更有無法對其教學工作開展細致的研究提高其工作效率，因此大多數秘書的做方法比較單一。沒有進行相應的探索。

4 新公共管理理論對高職院校教學秘書工作改進的借鑒意義

4.1 建立激勵機制，融入人文關懷

由于高職院校教學秘書工作不受人重視，其工作很少受到人表揚，這會損傷教學秘書工作積極性，缺乏創新性。在這種情況下，高屬院校領導要重視其教學秘書工作，建立相應的激勵機制，調整好人員和薪資待遇，進行獎懲制度的建立，以此激發其秘書的工作積極性。首先從高職院校的管理者來說，要注意其教學秘書的重要性，明確其工作內容，尊重其勞動效果。在其從事事務方面，要進行合理明確的分工。第二，要給他們一定的權利，由于秘書加工作中需要有一定的權利，如果權利沒有，會導致其工作出現一定的障礙。因此給予他們一定的權利，由此能夠增強其工作積極性。第三，還要關注他們發展前景，給予他們一些機會，外出培訓以及實習提升，自己的綜合素質。除此以外，還要注意提升教學秘書的薪資待遇進行一些獎勵制度，對有一些突出貢獻的人，給予一定的物質獎勵，提高工作人員的積極性。

4.2 建立健全管理體制，提高教學秘書的競爭意識

建立健全效率的管理體制，對于一個企業來說是其正常運營發展的基礎。與此同時，在對高職院校進行日常管理工作的時候，要有完善的管理體制，這也是院校能否正常以及高效運轉的關鍵所在。所以，其不同的崗位要有其符合實際的工作方法，以此能夠提高其工作積極性和競爭意識，提高其工作水平以及工作時效。因此，一方面要建立教學秘書相應的崗位制度，有了其崗位制度，工作可以按照一定的規章制度來執行，有法律法規可以依照。秘書可以對自己需要具備的責任意識有一定更加的明確，能夠按照規章制度來執行，另一方面來說要建立科學的評價考核體系，對于其工作效果進行評價。教學秘書也作為教學工作的人，也可以根據學生、教師上課的表現，進行一定的考核方法在其中還要融入一些領導者的觀點，這樣有利于發現老師教學工作中存在的問題以及對此做出合理的解決措施。

4.3 重視教學秘書隊伍建設，加強業務學習的培訓

新公共管理理論強調了專業的管理能力和管理水平，運用到高效的管理工作中，要注意一些工作隊伍的整體建設，提高工作人員的能力。其專業知識儲備知識，從而提高其整體素質。而且工作隊伍是否專業與每一位工作人員的關系不可分割，我們可以從兩方面來進行去教學秘書素質提高，第一在對于教學秘書的選拔過程中，要嚴格執行相關的選拔制度，選取一些水平高、工作效率高，知識充分的人員來進入到秘書隊伍當中。但是不應該只注重秘書實際的學歷，還要注重其實際的能力，以及工作積極性。我們之所以選用嚴格的人才選聘制度，這也是由于現今的發展趨勢所決定。第二，要加強對于秘書人員的培訓，開展相應的小組討論、工作報告，外出學習交流。充實自身的知識，借鑒一些優秀的經驗，使秘書有交流學習的機會，由于能夠使得秘書針對自身工作存在不足的地方加以反思，以此更能提高其工作水平以及整體的教學秘書水平/

5 結束語

在上文中，我們對新公共管理理論進行一定了介紹，說明了教學秘書平時的日常工作內容，之指出了教學秘書在工作過程中，存在的一些問題，例如積極性不高、薪資待遇不合理以及工作形勢單一等等。并提出了一些手段來進行教學秘書工作的改革方法。從上文可以得知新公共管理理念對高職院校的工作內容有一定的借鑒意義。我們可以依照新公共管理人通過健全管理體制，建立相應的競爭和激勵機制。以此提高秘書隊伍的綜合素質，加強其體制機制的改革，從而提高其教學秘書工作管理水平，提高秘書工作積極性，更有利于高職院校的發展。