高校干部人事檔案信息化管理模式構建機理分析

柴 瑞

（鄂爾多斯職業學院，內蒙古鄂爾多斯 017000）

人事檔案作為一種特定的信息資源，是我國人事管理制度的一項重要特色，它記錄著一個人的主要經歷、品德作風、政治表現等個人情況的文件材料，記載著人生軌跡的重要內容，起著憑證、參考和依據的作用。信息化時代的到來，要不斷完善信息化基礎設施，積極整合與應用各類信息資源。傳統的人事檔案管理模式，已經無法滿足當前檔案信息充分利用的期望，作為新時期干部資源管理的客觀要求，高校構建干部人事檔案信息化管理模式，成為進一步加強和改進干部管理，適應組織人事工作發展的必然趨勢，所以探索建立新的模式成為一項重要的內容。

1 人事檔案信息化管理模式構建的意義

習近平同志強調：“沒有信息化就沒有現代化，要求高度重視信息發展對黨的建設的影響”，這為構建人事檔案信息化的管理模式指明了方向。信息技術的應用，改變了傳統紙質檔案的局限性、封閉性。人事檔案所具有的現實性、真實性、動態性、流動性、機密性的特點，是全面考察一個人、選賢舉能、知人善用的重要參考依據。要實現人事檔案的信息化，首先應該將其數字化。在數字化人事檔案背景下，可以對檔案進行數據遷移或共享，在提高檔案利用率時，切實提高組織人事工作效率。干部人事檔案信息化管理對提升單位管檔水平，促進單位人事工作的發展具有重要意義。

近幾年來，隨著人事檔案數字化工作的開展，高校人事檔案的信息化逐步滲透到實際管理工作中，在具體實操過程中彰顯。信息化的管理模式不僅可以滿足人事工作的基礎性需求，同時也大大提高了工作效率。比如：高效快捷；靈活操控；網絡共享。人事檔案管理通過信息化手段提供檢索和查詢，節約時間提高了管理工作的效率。大量的人事檔案可以按照慣例需求靈活排序、提取所需信息。隨時存檔隨時備份，在節約空間的情況下，而且還能靈活操作。通過信息化手段實現檔案信息共享和數據分析，為整體工作提供科學決策。

2 人事檔案信息化管理模式的內容

2.1 信息化基礎資源建設

以學院內網為基礎資源，在符合網絡信息安全保密條件條件下，依附于高校現有的網絡平臺數字化校園建設，來搭建人事檔案管理系統。投入符合信息化要求的辦公操作環境：辦公場所三室分開，服務器、涉密計算機、掃描儀、復印機、存儲設備、專用存儲柜等電子器械和安全防護軟件的配備，使干部人事檔案信息化管理的技術達到規范、數據庫的設計統一標準。

2.2 人才隊伍建設

干部人事檔案信息化管理既對信息網絡技術有嚴格要求，又對檔案管理人員的素質有更高的標準。因此，人事檔案工作者的自身業務水平和能力關系到人事檔案管理的方式方法。這就要求高校的人事檔案管理工作者要隨時學習新技術、掌握扎實的業務知識和堅定的政治立場才能勝任工作崗位的要求。信息化建設離不開人才的引領，在管理隊伍建設中管理工作者必須與時俱進更新業務知識，提升專業素養。同時要逐步拓展到信息技術、網絡技術、大數據技術等領域。要有一支業務水平強、實操能力好、責任心強的專業管檔隊伍。所以，加強管檔人員的專業化建設和專職化建設，實施“人才強檔”的戰略，是實現干部人事檔案管理信息化的關鍵。

2.3 制度規范化建設

建立健全管理制度，使管理制度規范化。嚴格遵循業務要求，制定符合數字化、信息化建設的制度細則。就以全國干部人事檔案專項審核、全國干部人事檔案專項審核“回頭看”為契機，夯實檔案基礎性工作，鞏固專項審核成果，確保每一卷干部人事檔案做到“清清爽爽”。“無規矩不成方圓”，按照2018年11月中央辦公廳印發并實施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列國家標準、行業規范、法律法規和規范性文件，加強日常人事檔案管理工作，嚴格落實檔案管理責任制，將檔案工作者的職業道德建設和制度規范約束有機結合，保質保量完成檔案基礎性工作，并要加強對有獨立管檔條件單位的監督指導和業務培訓。

2.4 運行中保障信息安全防護

人事檔案內容涉及到每位干部的隱私，應長期保密。對涉密網絡實行分級保護，并做好測評。通過建立信息安全保障體系對數據庫、網絡信息等不可公開的信息進行加密，并實行分級保護來提高信息安全。同時，完善好身份的認證、監督、管理、審計系統。比如：高校要設置用戶登錄識別端口，身份證登錄，設置密碼。本校人事檔案管理員后臺有權進入系統。將紙質查檔申請程序嵌入信息化管理平臺，經批準后方可查詢。通過設置復雜的代碼或防火墻保證平臺的安全性與穩定性。人事檔案管理工作者定期監測后臺，如：瀏覽情況、借查閱情況等日常，發現問題及時上報，妥善解決發現的問題，使網絡信息安全為干部人事檔案信息化管理提供保障。

2.5 檔案信息資源共享

“共享”，在此所指每個人的可公開的、真實的、認定過的（三齡、兩歷、身份）人事檔案信息在校園內部實現共享。在人事工作過程中不難發現，比如人員基本信息，隨著時間的推移，人事部門、組織部門等所掌握的人員信息就會出現不一致，這樣在全面考察人、選賢舉能、知人善用的時候帶來諸多尷尬。因此人事檔案信息的動態管理維護，檔案信息資源共享，在高校中的各部門，具有積極作用。在實現數字化和信息化的檔案工作管理，使高校中的人事檔案資源得到最大限度、合理有效地開發和利用。為高校的人事干部任免、校內部門人員流動等提供動態化系統的服務。

3 人事檔案信息化管理模式的效用

3.1 提高檔案管理工作效率

人事檔案信息化管理的實質是利用現代化信息手段來服務人事管理。之前的人事檔案管理方式從表面上看比較封閉保守，管理過程簡單、重復、繁雜的工作流程，延用傳統手工檢索模式的管理過程。高校人事檔案以每人一冊為單位，以紙張單一的載體所呈現，在查找翻閱時費時費力，運用效率低下，整體信息化的含量偏低。改變傳統的管理模式，效率優先，才能滿足當前人事工作的需求。在人事檔案信息化管理模式下，管理人員進入系統利用幾秒的時間就能夠快速準確得鎖定內容查詢到所需信息，切實提高了工作效率、優化了工作流程。管理部門和跨部門查檔能做到實時共享與隨取隨用，提高了工作效率，實現檔案的價值。高校人事檔案管理工作的靈活性、適應性、時效性才能得以展現。也有利于檔案信息資源的整合與分析利用，為人事檔案信息的開發利用“開綠燈”。

3.2 科學保護干部原始檔案嚴防涂改造假

每一份干部人事檔案都具有歷史性、原始性的特點，數字化檔案的建成使用使檔案管理更加系統化、縝密化。信息化管理模式下的紙質檔案能夠隨時轉化為數字形式作為備份，能夠有效地預防和減少因檔案材料的缺失帶來的不必要損失。同時也減少了對原始實體檔案的損害。隨著時間的推移，紙質版人事檔案因查檔、借閱等頻繁翻閱使用，會變得不吃年代，如：紙張變黃、便脆軟、字跡褪色、污損等，不利于長久保存。然而，在信息化的管理模式下的閱檔，很大程度上降低了對原始檔案的直接觸摸頻次，極大地保護了原始檔案。

真實性是干部人事檔案最為重要的價值體現，但是，有些干部對人事檔案材料弄虛作假，致使人事檔案失去原貌，材料中個別內容出現涂改，對三齡兩歷一身份進行編造，甚至替換檔案材料，使檔案的可信度完全喪失。近年來，中組部也通報過多起造假事件，影響十分惡劣，為了清理這類事件的再次發生，2014年至2016年開展了全國干部人事檔案專項審核工作，2019年又進行了“回頭看”，對所有人事檔案再審核，將遺留問題登記造冊。干部人事檔案在信息化管理模式下，檔案以數字化的形式存儲在電腦的服務器當中，對檔案的變動情況可以實時查看，對使用軌跡追蹤到底，嚴防了檔案涂改和弄虛作假，保證了檔案材料的真實性，防止篡改檔案事件的發生。

3.3 搭建高校人事檔案信息化服務平臺

檔案材料除了每年固定的幾種材料的填加，就在檔案柜子里等著“被利用”，形成“信息孤島”。那么信息化管理模式下的人事檔案以服務為抓手，伴隨著高校各類人事應用系統的不斷增加，高校干部人事檔案信息化服務隨之應運而生，這就要求高校干部人事檔案管理的人事部門要采取新的應對方法，來提高人事檔案的管理效率。其中，加強以數字化校園為載體的高校人事檔案信息服務平臺建設成為當下各高校采取的重要舉措。有了數字化校園平臺，高校人事檔案管理就能實現了網絡信息化服務。所以，加強高校人事檔案管理信息化的建設，迫在眉睫。

3.4 深度與干部工作相融合

進一步融合人事檔案管理信息系統、人事管理信息系統和公務員信息庫等，便于對本單位的人事信息進行統計、分析與挖掘，形成相應的信息資源庫，為人事管理提供可靠的決策科學數據。數據之間的關聯，能為人事決策、高校內部人員流動、管理等提供動態化、系統化的服務。可以推進干部人事檔案管理的網絡化建設，動態化管理及維護。信息化管理模式下的人事檔案，不但推動著人事工作的轉型升級，還具有提高人事管理效能的現實意義，將實體材料轉化為人事管理中的可用數據，為干部資源配置、領導班子建設、干部宏觀配置、組織人事工作規律研究等提供精準高效的服務。

4 結語

數字化背景下，高校的人事檔案與在職在編教職工的利益息息相關。做好高校人事檔案信息化管理是高校長足發展的重要工作。各高校的人事檔案管理工作中也都面臨著不同程度的挑戰。那么，怎樣做好高校人事檔案管理工作，如何去構建人事檔案信息化管理模式值得每一位檔案工作者探索和嘗試。只有在多方共同努力，積極探索，才能有效地提升高校人事檔案信息化管理水平，讓高校人事檔案管理的人才培養與人才開發的優勢真正的發揮出來。人事檔案管理工作作為人事部門的一項基礎性工作，檔案的信息化管理，任重而道遠。希望在今后的研究中，筆者還有待于深入思考，在工作實踐中予以探索。