地質(zhì)鉆探公司業(yè)務(wù)流程信息化管理及財務(wù)內(nèi)控設(shè)計

[摘 ? ?要] 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和我國企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)信息化管理的需求非常迫切。在計算機網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)飛速發(fā)展的形勢下，信息化管理成為一種新型的管理理念和管理機制。文章設(shè)計的財務(wù)內(nèi)控點是建立在信息化管理基礎(chǔ)上，主要從公司的銷售流程、采購流程、鉆探施工流程以及財務(wù)核算流程四個板塊著手，通過信息化管理以及財務(wù)內(nèi)控點加強公司的管理水平和管理能力，使公司在實時、動態(tài)、準(zhǔn)確的信息庫支持下對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行即時監(jiān)控，充分發(fā)揮管理實效，最終實現(xiàn)成本控制、風(fēng)險防范、靈活決策和強化內(nèi)部控制的目的。

[關(guān)鍵詞] 地質(zhì)鉆探;業(yè)務(wù)流程;信息化管理;財務(wù)內(nèi)控

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 031

[中圖分類號] F270.7 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）21- 0068- 03

1 ? ? ?引 ? ?言

地質(zhì)鉆探公司屬于勘探特種行業(yè)，行業(yè)特性決定了工區(qū)分散，業(yè)務(wù)流程多，人員流動快，長期野外施工的特點使得公司管理難度大，監(jiān)控不及時，漏洞難堵。為了解決地質(zhì)鉆探公司的管理難題，只有在主要業(yè)務(wù)流程應(yīng)用信息化管理以及財務(wù)內(nèi)控才能充分發(fā)揮管理實效，進(jìn)行實時監(jiān)控和成本控制，成本控制的好與壞將直接影響到公司的生存發(fā)展以及業(yè)務(wù)市場的擴展。同時，地質(zhì)鉆探公司可以借助信息化平臺保障施工質(zhì)量，整體提高鉆探技術(shù)管理水平，鉆探技術(shù)水平的提高將直接帶動生產(chǎn)效率大幅提升，為公司創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。

地質(zhì)鉆探公司的主要業(yè)務(wù)流程有四個板塊，分別是：銷售流程、采購流程、鉆探施工流程和財務(wù)核算流程。地質(zhì)鉆探公司的財務(wù)內(nèi)控點應(yīng)設(shè)計在銷售流程、采購流程和財務(wù)核算流程，只有在這些重要流程的關(guān)鍵點進(jìn)行控制，才能提高地質(zhì)鉆探公司的管理水平和管理能力。

2 ? ? ?前提條件

地質(zhì)鉆探公司實施業(yè)務(wù)流程信息化管理及財務(wù)內(nèi)控的前提條件是建立良好的公司內(nèi)控環(huán)境，嚴(yán)格授權(quán)審批制度。具體體現(xiàn)在以下方面：

（1）在法人治理結(jié)構(gòu)方面，股東會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層之間形成權(quán)責(zé)分配、激勵與約束、權(quán)利制衡關(guān)系。

（2）在管理部門設(shè)置方面，應(yīng)該建立科學(xué)的、完善的、適合于地質(zhì)鉆探公司運營特點的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，建立部門和崗位責(zé)任制度，明確分工職責(zé)，健全內(nèi)部牽制制度，實行不相容職務(wù)相分離制度。

（3）地質(zhì)鉆探公司必須建立授權(quán)審批制度，明確各職能部門的授權(quán)批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序和責(zé)任等，公司內(nèi)部的各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使相應(yīng)職權(quán)，經(jīng)辦人員也必須在權(quán)限范圍內(nèi)辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)，以保證公司權(quán)責(zé)分明，科學(xué)管理。

3 ? ? ?應(yīng)遵循的原則

3.1 ? 量身定制

要根據(jù)公司自身的實際情況和管理需要制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程信息化管理及財務(wù)內(nèi)控點，不能生搬硬套。生搬硬套的管理和內(nèi)控模式不僅無法起到促進(jìn)作用，還會破壞原有的管理體系，阻礙公司發(fā)展。

3.2 ? 全面科學(xué)

要全面、科學(xué)、合理，要符合客觀實際，切實可行。當(dāng)公司情況發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)及時修改業(yè)務(wù)流程信息化管理方案及財務(wù)內(nèi)控點，要在不斷運行的過程中持續(xù)完善才能發(fā)揮最大的管理實效。

3.3 ? 責(zé)任目標(biāo)明確

要有明確的目標(biāo)和責(zé)任。這樣才能有的放矢，體現(xiàn)整個設(shè)計的完整性和合理性。沒有目標(biāo)和責(zé)任的財務(wù)內(nèi)控制度難以執(zhí)行和實現(xiàn)。

3.4 ? 獎罰分明

要有獎罰措施。獎罰措施必須堅決地落實下去，否則整個設(shè)計將缺少推動力，起不到真正的效用。獎罰措施是最直接、最有效的管理方法，也是企業(yè)打造內(nèi)控執(zhí)行力的重要手段。

4 ? ? ?主要業(yè)務(wù)流程信息化管理及財務(wù)內(nèi)控點

本文根據(jù)四個業(yè)務(wù)流程板塊設(shè)計的財務(wù)內(nèi)控點是地質(zhì)鉆探公司強化管理的重點，在主要業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)實施信息化管理及財務(wù)內(nèi)控能有效進(jìn)行成本控制，提高公司的核心競爭力。公司高層管理人員必須全面、及時地掌握整體和各環(huán)節(jié)重要信息才能進(jìn)行有效控制、監(jiān)督和管理。所以，財務(wù)內(nèi)控點必須建立在信息化管理基礎(chǔ)上才能發(fā)揮最大效用。

4.1 ? 銷售流程信息化管理

銷售流程信息化管理主要由市場部負(fù)責(zé)，完成日常信息的采集和錄入，主要包括市場開發(fā)、合同簽訂、收款管理和客戶管理等內(nèi)容。

在本流程中，收集市場銷售的各環(huán)節(jié)信息可以建立實時、動態(tài)的“市場銷售信息庫”。財務(wù)內(nèi)控點設(shè)計在該信息庫的主要作用為：

（1）內(nèi)控基于全面、完整、實時的銷售信息更能發(fā)揮管控作用，公司可對銷售合同的履行情況進(jìn)行有效追蹤和監(jiān)督。

（2）收集和匯總市場銷售信息，公司可對銷售環(huán)節(jié)的歷史信息進(jìn)行分析，為準(zhǔn)備簽訂的銷售合同報價提供參考，更好地把握售價。

（3）可對銷售合同價格和項目回款情況進(jìn)行內(nèi)部控制，雙向監(jiān)控，并對價格波動較大的項目合同和長期欠款的項目進(jìn)行調(diào)查與核實。

4.2 ? 鉆探施工流程信息化管理

鉆探施工流程信息化管理主要由項目預(yù)算部和總工辦共同負(fù)責(zé)，完成日常信息的采集和錄入。

“技術(shù)管理信息庫”由鉆探施工流程的各環(huán)節(jié)信息組成，主要的信息來源于三個方面，一是鉆探工藝設(shè)計及部署，主要記錄鉆探施工采取的技術(shù)工藝、技術(shù)方案和施工計劃;二是地質(zhì)資料庫，主要記錄地理區(qū)域，地層結(jié)構(gòu)概況以及地層硬度、密度等;三是鉆探施工過程中的班報表、相關(guān)操作記錄和孔內(nèi)照片等。其主要作用如下：

（1）將鉆探項目的重要歷史資料保存在信息化數(shù)據(jù)庫中，并隨時補充新的施工信息。這些信息主要包括地理區(qū)域圖、地層結(jié)構(gòu)圖、提取的巖芯照片、鉆探施工記錄以及對于各種地層可以采取的鉆探施工方案等。

（2）“技術(shù)管理信息庫”的技術(shù)信息來源于鉆探施工，又反作用于鉆探施工。它所保存的歷史資料能夠為新設(shè)立的相同或者類似區(qū)域的鉆探項目提供技術(shù)參數(shù)、地層信息和曾使用過的技術(shù)方案相關(guān)記錄。在進(jìn)行鉆探施工時，總工辦和鉆探技術(shù)人員可隨時通過信息平臺查閱有關(guān)資料，根據(jù)參考信息及時調(diào)整施工方案。

（3）“技術(shù)管理信息庫”不隨人才的流失而降低其作用，它能將鉆探工藝和鉆探技術(shù)核心保留在公司，以供全體鉆探技術(shù)人員查閱。地質(zhì)鉆探公司人員流動快，哪怕是公司聘用新人從事鉆探技術(shù)工作，只要依靠“技術(shù)管理信息庫”的支持，也能制訂比較合理的施工方案。

（4）“技術(shù)管理信息庫”將機臺各自為戰(zhàn)的傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛煽偣まk統(tǒng)一技術(shù)指揮、統(tǒng)一管理和統(tǒng)一決策的現(xiàn)代管理模式。它充分發(fā)揮了總工辦的技術(shù)管理核心作用，保障了公司鉆探技術(shù)持續(xù)、穩(wěn)定地發(fā)展，促進(jìn)了鉆探技術(shù)管理水平不斷提高。

在本業(yè)務(wù)流程中，“信息化預(yù)算管理”是預(yù)算體系的重點，也是業(yè)務(wù)流程信息化管理及財務(wù)內(nèi)控的核心。“信息化預(yù)算管理”能夠幫助項目預(yù)算部制定出科學(xué)、合理的設(shè)備材料需求計劃。在施工過程中，當(dāng)工區(qū)機臺的設(shè)備、材料需求超出項目預(yù)算時，工區(qū)管理員可將實際情況上報給項目預(yù)算部，由項目預(yù)算部提請公司技術(shù)鑒定小組對超預(yù)算情況進(jìn)行調(diào)查和分析，落實真實情況后，由項目預(yù)算部酌情調(diào)整預(yù)算。其主要作用如下：

（1）以市場銷售信息庫、物資采購信息庫、成本核算信息庫和技術(shù)管理信息庫為基礎(chǔ)，及時通過組織結(jié)構(gòu)、預(yù)算項目、預(yù)算期間以及預(yù)算版本多個維度進(jìn)行查詢分析，能夠靈活采用指標(biāo)分析、對比分析、環(huán)比分析、定基分析、分析報告、指標(biāo)預(yù)警等多種分析方法，為公司經(jīng)營決策提供支持。

（2）能夠強化公司預(yù)算管理體系，對施工項目的生產(chǎn)材料需求量做出合理估計，逐步確定鉆探施工單位材料消耗范圍。而項目預(yù)算部應(yīng)在合理的范圍內(nèi)制定物資采購計劃，為降低生產(chǎn)成本，應(yīng)該盡量采取批量進(jìn)貨的方式采購物資，將施工材料統(tǒng)一發(fā)往工區(qū)。所以，信息化預(yù)算管理能夠大大降低公司成本。

（3）是進(jìn)行項目預(yù)算控制的最有效手段。“信息化預(yù)算管理”應(yīng)與財務(wù)信息化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行集成應(yīng)用才能發(fā)揮最大效用。“信息化預(yù)算管理”可以實時歸集預(yù)算項目在預(yù)算周期內(nèi)實際發(fā)生的數(shù)據(jù)，在財務(wù)信息化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時自動根據(jù)預(yù)算設(shè)置的預(yù)警控制條件實時檢查預(yù)算情況，如果超出預(yù)算或達(dá)到預(yù)算控制條件則給予提示，真正實現(xiàn)了預(yù)算管理事前控制。

4.3 ? 鉆探施工流程信息化管理

采購流程信息化管理主要由采購部負(fù)責(zé)，完成日常信息的采集和錄入，主要包括供應(yīng)商管理和供貨管理等內(nèi)容。

在本流程中，根據(jù)物資采購的各環(huán)節(jié)信息可以建立實時、動態(tài)的“物資采購信息庫”。財務(wù)內(nèi)控點設(shè)計在該信息庫的主要作用為：

（1）對公司整個采購流程的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行實時、動態(tài)的監(jiān)控。

（2）收集和匯總物資采購的歷史信息，對未來物資采購的價格趨勢進(jìn)行預(yù)測，通過內(nèi)控合理安排采購時間和批次。

（3）對物資的采購價進(jìn)行內(nèi)部控制，對采購過程中物資進(jìn)貨價格變動較大的采購行為進(jìn)行調(diào)查與核實，防止商業(yè)賄賂行為發(fā)生，保障采購工作健康有序地開展。

4.4 ? 財務(wù)核算流程信息化管理

財務(wù)核算流程信息化管理主要由財務(wù)部負(fù)責(zé)，完成日常信息的采集和錄入。本業(yè)務(wù)流程的管理重點是“庫存信息化管理”，在“采購流程板塊”中完成的“物資信息化編碼”是實現(xiàn)“庫存信息化管理”的基礎(chǔ)。

在本流程中，財務(wù)內(nèi)控點應(yīng)設(shè)計在“成本核算信息庫”中，其主要作用如下：

（1）加強該環(huán)節(jié)的內(nèi)控可以大大降低施工成本，達(dá)到良好的“節(jié)流”效果，使公司具有更強的生存力，在市場上更具競爭力。

（2）加強“成本核算信息庫”的內(nèi)控，可以幫助公司高層管理人員根據(jù)施工項目的實際進(jìn)度，判斷材料消耗及施工成本開支是否處在正常的范圍內(nèi)。

（3）當(dāng)“成本核算信息庫”反饋異常信息時，高層管理人員可以根據(jù)實時的成本核算信息和對將來項目的發(fā)展情況做出預(yù)測和風(fēng)險評價，對于風(fēng)險不斷增加的施工項目，高層管理人員應(yīng)當(dāng)權(quán)衡利弊，及時做出調(diào)整或者終止項目的決定。

5 ? ? ?結(jié) ? ?語

在信息化時代，誰能更快、更準(zhǔn)地掌握信息，誰就占據(jù)了主動，筆者認(rèn)為地質(zhì)鉆探公司實施業(yè)務(wù)流程信息化管理并重點把控財務(wù)內(nèi)控點可以解決地質(zhì)鉆探公司的管理難題，能夠提高地質(zhì)鉆探公司的管理能力，對鉆探行業(yè)的發(fā)展有積極的推動作用。

[收稿日期]2020-05-10

[基金項目]2019年桂林師范高等專科學(xué)校“課程思政”教育教學(xué)改革示范課程校級課題（JG201906）。

[作者簡介]李明（1980-），男，貴州天柱人，桂林師范高等專科學(xué)校經(jīng)濟管理系教師，高級經(jīng)濟師，碩士，主要研究方向：會計學(xué)、企業(yè)管理學(xué)。