新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作

殷顯英

摘要：本文主要針對醫院人事檔案管理工作展開研究，先提出其必要性，然后結合醫院人事檔案管理工作中存在的問題，如缺少完善的管理制度、信息化程度有待提升、管理人員的檔案管理理念比較薄弱化等，重點提出了幾點完善對策，主要包括加強人事檔案的信息化建設、加強制度建設、提高人事檔案管理人員的職業素養、加強人事檔案資料的收集和更新、積極滲透服務理念，旨在為醫院人事檔案管理工作提供動力和支持，確保醫院獲取全新的發展空間和發展動力。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理工作;措施

現階段，在科學技術不斷發展的強大推動下，大大提高了醫療技術的更新效率，而且也進一步完善了醫院經營管理模式。對于醫院而言，在改革創新方面，人才發揮著重要作用，由于當前人才競爭局面愈演愈烈，所以明確提出了對醫院人力資源管理的要求，尤其針對于人事檔案管理工作。但是在實際上，一些醫院對于人事檔案管理工作的重視程度不足，所以必須要嚴格對待人事檔案管理工作，做到及時發現問題并解決問題，有效落實和改善醫院人事檔案管理工作，推動檔案管理人員綜合素質的提升，從而不斷確保良好的規范性和科學性實施成效。

一、醫院人事檔案管理工作的必要性分析

在企業和事業單位相關制度變革的影響下，相關單位的人才變動越來越明顯，尤其對于醫院。所以對當前醫院人事檔案工作進行分析，一些檔案管理人員對人事檔案管理工作的重視程度不足，甚至認為僅僅需要簡單保管即可。同時當前醫院檔案管理人員的專業性不足，這對于醫院人事檔案管理工作進度造成一定的影響。在人事管理過程中，信息得到了充分體現[1]，尤其針對于醫院相關人員的信息資源，所以醫院高層領導應對人事檔案管理工作予以正確了解和認知。其中，借助于信息化技術的應用，可以大大提高人事檔案信息的利用率，有效預防丟失、損壞等不良情況的出現，而且檢索效率較高，從而在整體上確保良好的醫院人事檔案管理水平。

二、醫院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺少完善的管理制度

目前，人事調動越來越普遍化，而且在人才流動方面，其頻繁性特點較為突出，再加上經濟體制改革進度大大增強[2]，對于醫院來說，必須要與時代發展速度保持高度一致，加強專業人才的聘請，并加強先進設備的引進和應用，但是一些醫院尚未落實到位，所以一定程度上不利于醫院人事檔案管理制度的順利構建，與當前經濟變化趨勢也并不相符。特別一些醫院對人事檔案管理工作的重視程度不足，其隨意性行為比較嚴重，同時也尚未密切聯系人事檔案、員工崗位以及薪水之間的聯系，所以對醫院人事檔案管理工作產生了很大的影響[3]。

（二）信息化程度有待提升

在信息時代出現以后，對于醫院人事檔案管理工作來說，應加強先進信息化技術的應用，為提高人事檔案管理水平創造有力條件，但是在實際上，一些醫院人事檔案管理工作的信息化水平并不高，所以很難將信息共享效率提升上來[4]，而且也無法對醫院全部人事檔案予以了解和掌握。此外，在人事檔案的分類管理信息方面，其完善性和規范性也嚴重缺失。

（三）管理人員的檔案管理理念比較薄弱化

對當前各類管理型人才進行分析，供不應求趨勢比較嚴重，但是相關人事檔案管理的人才并不多，雖然管理人才具有一定的專業經驗，但是在龐大數量的工作壓力下，并不利于實際工作的開展。基于此，醫院領導應積極引進信息化管理技術，彌補傳統手工管理方式存在的薄弱點和空白點[5]，這不僅可以對工作人員的工作量予以控制，而且還可以將該崗位的工作難度性降至最低。但是由于諸多管理人員的專業性有待提升，再加上很難實現對信息化技術的靈活運用，所以尚未將信息化管理技術的優勢充分發揮出來。

（四）人事檔案的真實性和完整性欠缺

對醫院人事檔案的信息來源渠道進行分析，其寬度性比較明顯，再加上受到時間跨度的影響，所以人事檔案的真實性和完整性難以保證。同時，諸多人事檔案的填寫，都需要醫院高層領導來進行，所以操作的規范性難以保證，從而不利于將醫院人事檔案信息的全面性和客觀性反映出來，且針對于記錄的相關人員資料，其真實性也難以保證，所以不利于發揮出人事檔案的作用。

三、醫院人事檔案管理工作的完善對策

在經濟社會發展的強大推動下，各項制度改革速度較快，對于我國醫院人事檔案管理制度來說，也要做好與時俱進，加大改革力度。當前，我國醫院人事檔案管理的外部環境和內部環境的變化性顯著，所以明確提出了對醫院人事檔案管理的要求，要想與當前經濟發展趨勢相一致，醫院人事檔案管理制度的改革勢在必行，具體來說：

（一）加強制度建設

在人事檔案管理工作中，管理制度屬于重要的制度性保障之一，這對人事檔案管理工作產生了很大的影響，可以有效實施管理工作。在制度建設過程中，應注重完善監督機制和考核激勵機制，對工作中的信息收集進行了解，并做好信息存檔總結工作，進一步落實好檔案管理制度[6]。其中，針對于考核激勵機制，如果工作人員的表現良好且突出，應給予一定的物質獎勵和精神獎勵，反之，應給予相應的處罰，從而最大程度地激發出工作人員的工作積極性、主動性。

對于制度建設，對檔案工作依法管理也產生了很大的影響，并給予人事檔案信息化管理工作一定的保障，確保良好的規范性和安全性，通過法律體系，有效保護人事檔案管理資料，確保依法管理水平的穩步提升。在檔案管理制度方面，應注重立卷歸檔、檔案保管以及檔案保密等制度內容的融合，這些制度對檔案收集、歸檔以及保密措施等要求較高，必須要對各項制度進行分析，為檔案管理提供制度性保證，從而不斷提高人事檔案管理的規范性和有序性。

（二）加強人事檔案的信息化建設

要想不斷提高現代檔案管理水平，信息化發揮著重要作用，當前一些檔案管理工作的信息化趨勢比較顯著，而且基于信息化視角，檔案管理工作的優勢已經得到共識，其傳輸效率和計算能力較強，可以對管理人員的工作量予以有效控制，而且也可以確保管理工作效率的穩步提升[7]。同時，也要提高對人事檔案管理信息安全的高度重視，既要對防病毒的殺毒軟件進行安裝，也要不定期備份信息數據，對于上機規程則要嚴格規定。醫院應注重對專業信息技術人才進行聘請，確保醫院信息軟件設計更具科學性和合理性，不斷提高檢索系統的完善性，并使檔案管理的私密性體現出來，從而不斷提高信息資源利用效率，給予個人信息的保護一定的保障。

需要注意的一點是，在人事檔案管理信息化建設過程中，應積極構建軟硬件設施，加強計算機與軟件系統的配置，為人事檔案管理工作提供一定的扶持。由于一些醫院人事檔案管理的信息量比較少，所以在配件配置方面，應從實際情況出發，確保高度的合理性和適用性，以免浪費不必要的資源。然后積極構建網絡體系，借助網絡實時性更新和收集人事檔案管理信息。

（三）提高人事檔案管理人員的職業素養

對于檔案管理人員來說，在醫院人事檔案管理工作中扮演著重要角色，其綜合素質和職業素養，對人事檔案管理水平的提升產生了很大的影響。所以當前諸多人事檔案管理人員與實際工作需求并不相符，所以醫院必須要將人事檔案管理人員素質培養視為一項重要工作。醫院應對當前人事檔案管理現狀進行深入分析，由于一些醫院的人事檔案管理人員出自于其他科室，其兼任特點顯著，而科室人員的人事檔案專業素質并不高，所以醫院應實現兼職向專職的順利轉化，并將人員數量增加上來[8]，從而將檔案管理工作水平提升上來，從而進一步規范醫院人事檔案管理工作。

在培養方式中，醫院應靈活運用人員自學、集中培訓等方式，既要加強檔案管理人員專業素質的培養，也要引導檔案管理人員樹立高度的法制意識，所以應將法制方面的教育納入到培訓活動中去，使管理人員的人事檔案管理思想更具規范性，從而有效推動醫院檔案管理工作。同時應將引進來、走出去原則踐行到位，將培訓方式予以多元化，將法律法規、專業知識以及業務技能等內容納入其中，嚴格考核培訓結果，確保培訓的有效落實，防止出現形同虛設現象。然后借助人事檔案管理知識大賽，在績效考核中，密切聯系考核結果和比賽結果，從而將檔案管理人員的主動學習能力提升上來。

（四）加強人事檔案資料的收集和更新

在員工職稱考評等方面，人事檔案屬于不可或缺的評價依據之一，但是從我國醫院人事檔案現狀出發，人事檔案的作用尚未完全得到體現。基于此，在醫院考核工作中，必須要體現出人事檔案資料數據的主體性地位，由于當前人事檔案內容的片面性明顯，而且員工個人綜合素質和能力不足[9]，所以醫院應綜合化評估個人情況，尤其對于員工個人素質和能力等，貫徹落實好公正性和全面性原則，從而賦予人事檔案資料全新的效能和價值。

（五）積極滲透服務理念

基于服務理念視角，要求人事檔案管理人員應對傳統機械化工作方式予以創新，將人事化和動態化特點凸顯出來，比如應加強邏輯性分析方法的應用，以此來保證領導層了解相關檔案信息，并憑借自身不斷積累的工作經驗，正確認識未來人事檔案管理工作的發展走勢，從而為醫院經營發展貢獻出自己的一份力量。在服務理念方面，時效理念和價值理念不容忽視，對于時效理念來說，主要是指對于人事檔案管理部門來說，應對人事檔案需求進行實時性關注，促進醫院正常經營與發展，而價值理念主要是指對于檔案管理部門，應對人事檔案與醫院之間的關系予以明確化，賦予較強的重視程度。

四、結束語

總而言之，對于醫院來說，要想在同行業競爭中占有有利地位，獲得良好的發展空間，必須要提高對人事檔案管理的高度重視，這在醫院內部結構中占據著重要的地位。所以醫院應對傳統人事檔案管理理念予以創新和優化，高度重視人事檔案管理工作，加強信息化技術的應用，賦予人事檔案管理工作全新的生命力。同時，還要加強人事檔案管理人員的培養，致力于人才綜合素質和專業能力的提升，從而使醫院享有較高的影響力和凝聚力。

參考文獻：

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[9]劉波.分析如何更好地做好新時期醫院人事檔案管理工作的措施[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（32）：176.