信息技術在疾控中心檔案管理中的應用分析

佘春紅

摘 要：疾控檔案管理屬于十分重要的內容，疾控中心各項管理工作中，為了給疾控工作開展提供良好的理論依據。緊跟著時代的發展，在當前疾控檔案管理工作中，疾控檔案管理水平由于信息技術的應用得到大幅度的提升。從檔案管理制度的不完善，疾控檔案管理人員的責任不明，以及沒有科學合理的管理規范，影響疾病檔案管理的整體水平，到信息技術應用，極大的改善疾控管理工作的水平，本文主要對信息技術在疾控中心檔案管理中的應用進行分析，以便能夠提高信息知識點理論支持。

關鍵詞：信息技術;疾控中心檔案管理;管理

前言

疾控檔案資料作為疾控中心內部的重要資料，對于工作開展、發展方向有重要作用，疾控中心的開展、發展種，由于各類不良因素，受到管理人員與管理制度及其他等多方面因素的影響，不可避免的會出現一定的混亂，導致疾控中心檔案出現破損、缺漏、丟失等問題。因而開展有效的疾控中心檔案管理是十分重要的，在現代疾控檔案管理中為了使管理制度更加科學合理化，更加的符合實際管理情況，應當運用現代化信息技術應用到疾控中心的管理工作中，是檔案管理的水平提高，工作責任更加明確，能夠使疾病醫治資料與數據得到保障。同時加強人事與財務等方面檔案的管理與保護避免管理不當現象的出現。

一、信息技術在疾控中心檔案管理的現狀分析

1.疾控中心檔案管理的觀念

在疾控中心對疾病進行現場控制與深入工作開戰時，疾病檔案的重要性也隨之被體現出來。由于我國目前對疾病的檔案管理的觀念較為老舊，目前疾病檔案的歸檔率、準確度以及完整度不被重視，相對管理時間較少，認為只要材料在手邊就可以，甚至有的疾控中心檔案管理人員僅僅是兼職狀態甚至是臨時工，他們材料認知度不足，材料構成不熟悉，整理時多半是應付過關。

2.疾控中心檔案管理制度不完善

由于我國的《檔案管理辦法》頒布較早，有很多疾控管理中心并沒有相對全面的管理規章制度，規范制度大框架下面并沒有制定相關準則，沒有納入考核范圍，對于管理人員來說，責任不明確，工作內容較為模糊，沒有較為合理、科學的管理規范作指導，形象整體疾控中心檔案管理的水平。

3.管理人員綜合水平較低

疾控中心檔案管理工作中工作人員屬于主要管理者，管理人員素質直接影響管理整體水平以及相對管理質量，因而需要檔案管理人員具備較高的綜合素養。然而大多數疾控防控中心管理人員綜合素質指較差，缺乏管理創新理念，對于信息技術管理掌握不全面，不能很好的開展正常的檔案管理工作，導致與實際需求存在較大差距。給管理質量以及最后總管理效果帶來不良影響。

4.基本材料不全面

因傳統疾控中心檔案管理的紙質材料較多，有些可能因時間較長或者其他原因造成丟失，未能完整保存下來，使信息技術不能很好的發揮作用，由于設備的以及資料的不及時更新，可能造成已存資料里只要簡單目錄，沒有較為具體的疾控資料。導致我國疾控中心的檔案管理難以完善。

5.基礎設施不健全

目前，大部分疾控中心在日常檔案管理工作中并未徹落實基礎設施建設，相關方面的基礎設施建設處規劃只是停留在紙面上，難以得到有效的執行。在這種情況下往往很難充分保障檔案管理工作中一些硬件和軟件的使用，同時相關基礎設施的缺失也導致檔案管理人員難以高效地開展檔案管理工作。另外，還有一少部分疾控中心對信息技術在檔案管理工作中的應用故意不予重視，導致所采取的一些保護措施難以得到真正的落實，在這種情況下就無法對資源進行最大程度的優化配置。與此同時，疾控中心也未能采取合理有效的措施管控檔案掃描以及相關資料的視頻和音頻錄入工作，從而導致難以有效的利用電子檔，進而對信息技術在檔案管理中的推廣應用造成了比較嚴重的影響，導致信息化建設嚴重滯后。

二、信息技術在疾控中心檔案管理中的作用分析

預防和控制傳染病等疾病的傳播是疾控檔案管理的根本目的，疾病傳染途徑、預防措施和解決方案的基礎是疾控檔案。采用信息技術可以避免受到外界各種因素的干擾，并且有效預防的記錄不明，以及資料缺失等現象的出現，發揮了很重要的作用。

1.促進資源共享

傳統的疾控中心管理檔案是通過紙質資料，保存流傳的，不能通過互聯網進行快速查找，并且只能去疾控中心進行查找、傳遞，過程較為漫長，延誤預防最佳時間。當疾控中心采用信息技術進行管理時，需要時，可直接進行信息技術搜索，可以有效節約時間，快速得到相關疾病控制方案，開展預防傳染工作。

2.有利于解放人力管理

傳統疾病檔案需要占用大量的時間精力，歸納整理難度隨時間推移而增加，占用空間將會越來越大，遇到疾控檔案調取時，花費時間較長，查找難度較大，并且經手人員過多，易造成混亂，信息技術的應用，可以直接在檢索頁面，異地查詢，極大地節省人員參與，減少空間占用，使管理工作更加方便快捷，有利于節約人力去更新維護其他重要方面。

三、信息技術在疾控中心檔案管理中的應用

1.轉變固有疾控中心檔案管理理念

疾控中心的檔案管理工多年來伴有諸多不足之處，為了盡可能的改變這種現狀，我們首先需要做的就是調整過去落后的檔案管理工作理念，主動的嘗試運用信息技術作為一名管理工作人員，應該盡快改變管理工作的策略，充分了解信息技術檔案管理的優勢，積極主動的參加培訓，提升檔案管理工作的質量而做出努力，確保正常在管理工作使用，在此基礎上能夠將信息技術作用發揮到極致，以便為疾控中心檔案管理工作得到更好的保障。落實現代化管理理念，積極幫助檔案管理部門各個管理工作人員轉變管理理念，使其有效的和信息技術相結合，保障信息化建設的質量和水準。

2.提升疾控中心檔案管理人員的專業知識與能力

信息化建設作為促進疾控中心檔案管理工作的必經之路，需要我們清楚的認識到檔案管理工作總的來說是一種“以人為中心”的工作，離開了“人”的努力，信息技術的建設都是徒勞，所以，疾控中心檔案管理團隊離得管理人員的專業能力培養的培訓尤為重要。對有一定計算機基礎操作能力的檔案管理人員來說，疾控中心需對管理工作人員進行講座宣講，或者是采取一些學術討論、科研活動及其他形式學習活動，最大可能性的幫助他們積累正確的、廣泛的專業知識。并且活動結束后，及時對參與培訓的管理工作人員進行專業信息技術信息能力考核，并且將之考核結果同管理工作日人員的績效考核結合起來，進行一定成功度的獎懲。從而提高員工的積極性，從根源上幫助員工提升學習信息化技術的應用能力的動力。可以通過組織正式的檔案管理工作人員到先進單位進行學習與考察，取長補短，提高員工的專業能力。在招聘工作時，從培訓期間開始強化未入職員工的選聘，并且合理的提升入職門檻、嚴格要求管理工作人員的信息化能力的要求，對于信息管理能力不過關待入職人員不予錄用，通過這種方式保證新生力量的工作能力。也要有良好的專業、職業素養，對此，在疾控中心檔案管理中應用信息技術時，還需要注重引進更多素質高、能力強的人才。

3.加強疾控中心檔案管理的建設

能夠建立了有具體責任人的檔案管理隊伍，以各科室兼職檔案人員、專職檔案人員、分管領導等組成，形成以各科室為主體，檔案室為中心，檔案人員為輻條的檔案工作模式。并未要根據國家有關檔案法律法規，結合本單位工實際的檔案的管理規章制度進行調整，使各項管理制度有完善，職責更加明確。提升信息化建設的資金投入購進設備引進軟件，采取重新調整和培訓檔案人員，只有加強對管理工作人員的培訓、進修工作，明確各部門與檔案管理人員的職責，其利用好信息化設備和軟件的有關功能，才能制訂關于信息技術化建設的長遠的發展計劃。并且對疾控中心檔案管理人員工作情況進行嚴格考察，實行有效的獎罰措施。疾控中心檔案要在安全性能上作出嚴格的控制，如需保管機密文件時，應采取物理隔離方法，做好密鑰管理工作。實行跟蹤制度對使用機密文件個人或組織，并且合理的利用計算機生成系統日志，加強自主維護，提升監督效果。同時做好病毒查殺防范工作，在發生故障后盡快整理恢復正常工作。

4.加大基礎設施建設力度

檔案管理中的硬件和軟件技術是開展檔案管理信息技術建設的基礎，但是就目前的實際情況來看很多地方疾控中心在醫療設備等方面投入的資金較多，而不重視檔案管理基礎設施建設，沒有投入足夠的資金購買相關方面的軟件和硬件設備。比如，很多疾控中心并未配置專門的抽濕機和空調等設備，導致檔案出現受潮、發霉、破損等現象。與此同時也比較缺乏相應的數據錄入和儲存等軟件設備，從而導致檔案的信息化管理工作難以順利的開展，更無法有效提高檔案管理的效率。針對這種情況，疾控中心首先要對各項資源進行合理配置，并投入資金購買檔案管理過程中所需要的各種軟件和硬件設備，從而使集控中心的預防工作得到進一步加強，使檔案管理信息化工作的順利開展得到充分的保障。另外，疾控中心還要將相應的檔案管理數據庫構建起來，對目前已有的資源進行更好的保存，從而在之后的的病情防御中留下切實有效的證據。除此之外，疾控中心在進行檔案管理信息化建設的過程中，要通過外部采購的方式購買需要的硬件設備和軟件設備，與此同時疾控中心的檔案管理人員應對日常工作中需要使用到硬件和軟件所進行充分的了解，并能夠熟練的加以使用，從而推動檔案管理工作更好的開展，幫助檔案管理人員將檔案數據庫更加合理有效的構建起來，并更好的保存和記錄檔案中原始資料法，切實做好檔案資料的統計和備份。與此同時，集控中心還應對檔案管理工作進行細分的，并對每一個檔案管理熱人員的具體職責加以明確，從而使檔案管理人員能夠在日常管理工作中能夠積極主動的做好自己的本職工作，實現檔案資料的科學管。

四、信息技術在疾控中心檔案管理中優勢

疾控中心具備豐富的科學、可行的信息資源， 采取有效措施讓檔案得到有效管理與利用， 以便于更好的服務于人類健康。為了是這個目標實現，信息技術開始逐步用于疾控中心檔案管理中，引用規范、實用的計算機信息管理系統使疾控中心檔案資料，原本以文字、圖片和影像等傳統紙質檔案載體，轉變成數字代碼信息，通過計算機管理軟件的作用，信息技術的干預，使數字化檔案信息得到存儲、管理、索引和利用等工作。可以大幅度節省檔案信息存儲空間， 同時還不會影響到文件資料原始憑證特征， 一定程度的提升了信息文件錄入、輸出的得整體速度速度， 并且可以大幅度的減少查詢以及人力傳遞的時間。同時還可以延長檔案使用壽命，避免原始文檔遭遭到損壞，同時解決疾控中心檔案管理儲存難度大、檢索速度慢、管理成本高等多種問題。信息技術的加入，促使檔案管理工作由被動式服務向主動服務轉變， 根據今年傳染病歷史數據的情況分析，發揮檔案信息資源的作用， 提前預防與管控，促進可持續性發展以及全面提升管理水平。疾控中心檔案管理團隊離得管理人員的專業能力培養的培訓尤為重要，從多方面培訓管理人員的專業知識與能力。建立完善的疾控中心檔案管理的規章制度， 保證每個檔案管理人員規范開展工作。從而提升疾控中心檔案管理效果， 為我國醫療事業的發展打好服務基礎。可以準確預測各類流行疾病， 并為疾病的防控提供可靠參考資料，隨著信息技術在疾控中心檔案管理工作用的的全面推廣， 信息技術的應用還不夠完善， 但是信息技術在疾控檔案管理中得到重視。

五、結束語

總而言之， 疾控中心的檔案管理工作對于疾控中心其他工作的發展有著不可忽視的重要意義， 可以為個人或單位的疾病防控提供真實、有效的數據作為參考， 所以我們應該盡可能的提升檔案管理的信息化水平， 從而確保檔案管理工作的質量。

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（作者單位：柳州市疾病預防控制中心）