高校抗疫檔案收集與管理研究

張震雄

摘 要：新型冠狀病毒肺炎疫情期間，由于高校人員密度大，其疫情防抗工作至關重要。將檔案工作與抗疫工作相結合，收集疫情防控檔案，記錄抗疫歷史，是高校檔案工作的重要內容。筆者在梳理抗疫檔案發展歷史、作用、特點的基礎上，結合高校實際，構建了高校抗疫檔案管理工作模式，確定歸檔范圍，并指出檔案工作的重點，為高校抗疫檔案管理工作提供參考及建議。

關鍵詞：高校;抗疫檔案;收集;管理

一、引言

新年伊始，新型冠狀病毒肺炎疫情肆虐中華大地，每個人在這次疫情中都不能置身事外，都是抗擊疫情的一份子。作為高校檔案工作人員，雖然不在抗擊新冠肺炎疫情第一線，但是可利用檔案專業的優勢，做好抗疫檔案工作是抗疫工作中形成的“副產品”，做好疫情防控檔案的收集工作，真實記錄預防、應對、處置突發疫情的情況，將這次疫情完整、全面、客觀地記錄在檔案中，記載人類戰勝各種危機災難最完整和直接的“一手材料”，構建起新型冠狀肺炎疫情這個特殊歷史時期的群體記憶。因此，加強對突發事件檔案的科學管理，其意義重大而深遠。

二、抗疫檔案發展歷史

早在東漢年間，張仲景在《傷寒雜病論》里就有關于疫情的記載“余宗族素多，向余二百。建安紀年以來，猶末十稔，其死亡者，三分有二，傷寒十居其七。”根據張仲景書中序言中記載，可見當時疫情，奪走了族中多人的性命，也正因疫情吞噬百姓生命，社會動蕩不安，張仲景通讀古代醫書，收集了眾多驗方，通過對大量醫案的匯編，結合自己行醫經驗，著成《傷寒雜病論》，該著作也可作為，這可謂古代著名醫案檔案匯編。

關于古代疫情的記錄不僅于在醫學著作有記載，還廣泛存在于史書、地方志、官府文牘、報刊、雜記、碑刻、宗譜、書信、傳記等“原始資料匯編”中，這些史料從傳統醫學的視角來認識和記錄疫情，較全面客觀地反映了古疫情的面貌，我們可借助這些檔案記載了解當時疫情的情況。

新中國成立以來，隨著防疫體系的建立與發展，我國的防疫工作走上了正規化、制度化軌道。 防疫體系的發展，也帶動了抗疫檔案管理工作的健全和完善。抗疫檔案管理工作從單純的對疫情病案的保存，一步步發展至今，現已成為疫情防控體系中各環節重要的歷史記錄的管理和利用工作。

2003年非典型肺炎疫情暴發，全國上下一盤棋合力抵抗疫情。結合當時疫情防控工作特點，中央下發了《關于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集工作的通知》，要求各單位重視本單位防治非典型肺炎工作文件的收集和整理工作，將檔案收集延伸到防治非典型肺炎工作第一線，全方位、多渠道收集到了大量防治非典型肺炎檔案。這些檔案不僅保存了當年非典型肺炎疫情期間的記憶，而且收集到應對疫情有效措施和成功經驗，以便應用到今后的疫情防控工作中。

三、新冠肺炎抗疫檔案的作用

1.記錄新冠肺炎疫情這一重大公共衛生事件始末

新冠肺炎疫情作為重大公共衛生事件，其應對工作的開展必須遵循《中華人民共和國突發事件應對法》，以下簡稱《應對法》。《應對法》指出突發事件的應對和處理包括預防與應急準備、監測與預警、應急處置與救援、事后恢復與重建活動。應對和處理這突發事件的工作各環節，均產生大量文件、圖片等材料，其內容涵蓋整個社會、經濟、文化、科技等多元復雜領域，通過檔案的管理方式，將這些材料有機的整合，記錄和保存了公共衛生事件的歷史面貌，構建公共衛生事件的集體記憶。

面對疫情，高校應將防控疫情作為學校的一項重點工作，其所開展的防控工作、采取的應對措施，是高校記憶的重要組成部分。因此，收集高校疫情防控檔案，是為學校保存珍貴史料，記錄學校歷史軌跡。

2.為今后應對處理突發事件提供參考

新型冠狀病毒肺炎疫情不是第一次的大規模的公共衛生事件，也不是最后一次，這是對我國治理體系及疾病防控能力的一次大考。疫情初期，國家檔案局發布了《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知要求各單位重視疫情期間的檔案工作，全面收集新冠肺炎疫情防控檔案。自疫情爆發，我國在短短幾個月內有效的控制了疫情的蔓延，防控部門所采取的有力舉措，通過檔案的形式保存，可作為今后處理公共衛生事件的寶貴經驗，值得借鑒。

在這次疫情中，正因為保存有過往疫情的檔案，各單位在開展防控工作時受益頗多。特別通過查閱2003 年非典型性肺炎疫情期間收集的檔案，因其疫情類型及傳播方式有相似之處，其抗疫檔案具有重要的參考價值，如揚州市蘇北人民醫院通過查閱并參考該院抗擊“非典”時期檔案資料，及時出臺了防控工作制度，有效對抗這次疫情。因此，資政參考是新冠肺炎抗疫檔案另一用途。

四、高校新冠肺炎抗疫檔案特點及管理模式

高校作為眾多學生和教師共同生活和學習的場所，人員密度大，由于在校生來自全國各地，來源復雜。在疫情期間必須對廣大師生的健康及出行情況有詳細的把握，故對學生和教師上述情況的監控，是高校防控工作的重點。結合高校疫情防控工作這一特點，其檔案收集的重點應是師生員工的健康及返校疫情防控相關文字、圖片及實物。

1.高校抗疫檔案的特點

結合公共衛生事件的突發性、復雜性等特征，其相應檔案應具有：產生的不確定性、來源的復雜性、內容的成套性、載體的多樣性等特點。

（1）高校抗疫檔案產生的不確定性。新冠肺炎抗疫檔案伴隨著疫情出現而產生，是隨著疫情發生、發展而產生的檔案管理工作。其檔案材料的產生及內容是隨著疫情防控工作發展及演變而改變的，所形成的檔案材料及檔案類型多種多樣，這是檔案不確定性的重要表現。因此，其在時間上，檔案形式上都具有不確定性，其收集歸檔時間與高校普通文書類檔案按年度收集歸檔不同，其收集時限根據疫情發展過程來確定。

（2）高校抗疫檔案來源的復雜性。新冠肺炎病毒肺炎疫情防控工作，是多部門參與，各部門聯動的工作。對于高校來說，抗疫工作需要校長辦公室、宣傳部門、保衛部門、校醫院、后勤保障部門及各學院共同參與。這些部門在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的記錄，都是抗疫斗爭中最真實的歷史寫照，必須歸檔保存。因此，抗疫檔案來源較復雜。

（3）高校抗疫檔案內容的成套性。高校新冠肺炎抗疫檔案應記錄整個抗疫過程，從接受上級部門下發的疫情防控任務開始，到疫情防控工作的開展，直至防控工作結束，是高校的一項“專項”工作，其檔案收集應緊密結合防控工作的各環節、各項工作開展，這些工作緊密聯系，缺一不可。因此，高校抗疫檔案也應完整的反映防控工作各環節，是防控工作的真實寫照，通過單獨立卷的方式，獨立成套保存。

（4）高校抗疫檔案載體的多樣性。凡在高校疫情防控工作中形成的有保存和參考利用價值的各類型記錄均應歸檔保存，其中包括文件、相片、防控防護器材都納入歸檔范圍。這些材料載體多種多樣，有紙質文件、圖片、聲像、電子文件、網頁和實物等。

2.高校抗疫檔案管理模式

（1）高校抗疫檔案管理原則。根據國家檔案局《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，檔案工作應納入防控工作的總體部署。只要完善學校重大疫情防控體制機制、健全高校公共衛生應急管理體系、推進學校治理體系和治理能力現代化，對工作查考、歷史研究、經驗借鑒具有重要意義的材料，要做到“應收盡收，應歸盡歸”，保證檔案內容客觀、真實、完整。

（2）高校抗疫檔案歸檔范圍。結合高校疫情防控工作的特點，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的各類載體的記錄，均應納入收集歸檔范圍。主要包括：①上級部門下發的關于疫情防控工作的文件、通知、指示等;②學校在疫情防控工作中制定的規章制度、公告、通知、通告等;③學校領導在疫情防控工作中的批示和講話材料;④學校各單位成立疫情防控工作相關領導小組、建立協調機制相關文件資料;⑤學校及各單位開展疫情防控工作的各類重要會議通知、議程、會議紀要、新聞報道、音視頻和圖片資料等;⑥疫情防控工作過程中生成的各種工作方案、預案、分析報告、統計報表、通報材料、各類簡報、大事記、工作總結、匯報材料、宣傳表彰材料等;⑦各單位黨員干部、師生員工參與疫情防控工作志愿服務人員名單，及其工作過程中產生的文件材料;⑧做好疫情防控相關后勤保障工作形成的文件材料;⑨有關單位部門在做好疫情防控相關的線上線下教學安排，科學研究工作形成的文件材料、圖片資料等;⑩各單位對師生返校疫情防控相關工作文件材料;?學校和各單位、個人（含校友）向疫區捐贈財物的憑證、記錄;?抗擊疫情過程中，學校防疫物資采購清單，接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等相關資料;?新聞媒體及相關單位關于學校疫情防控工作、師生先進事跡的各類宣傳材料、音樂和美術類藝術作品;?校醫院在疫情防控期間轉診病人、組織醫療人員赴隔離點開展醫療服務、保障師生問診開藥等形成的相關文件材料;?對進出校院各場所的衛生檢疫和管控形成的文件材料;?疫情防控過程中使用過的實物，如測溫槍，出入證等;?其他與疫情防控工作有關的具有保存價值的資料。

（3）高校疫情檔案的管理。高校各責任單位負責收集相關材料及實物，在疫情結束后移交校檔案館集中保管。檔案館按歸檔材料的內容、載體等，進行分類整理。因疫情防控檔案材料眾多，其包含內容自成體系，不宜分散存放在黨群行政文件中，建議制作“疫情防控專卷”，獨立保存，使其保持完整性。對于不同載體的檔案材料需放置在不同的保管地點的，采用“互見卡”的方式，標明其存放位置，方便查找。

各責任單位應深入貫徹總體國家安全觀，嚴格執行檔案保管保護保密各項制度規定，不斷推進疫情防控檔案管理科學化、規范化、標準化，確保疫情防控檔案實體和信息絕對安全。采用“兩套制”形式保存抗疫檔案，在收集紙質材料的同時收集電子檔案，對于上級來文，缺少電子文件的，應將紙質檔案全文掃描進行數字化處理。科學地著錄歸檔文件目錄級和原文級的信息，構建疫情防控檔案數據庫，方便今后檢索和利用。

五、高校抗疫檔案的工作要點

1.做好抗疫檔案工作的頂層設計

結合學校實際，制定抗疫檔案工作制度，將檔案工作與疫情防控工作相結合，在疫情防控工作中，有意識的收集檔案材料。由校領導直接牽頭抗疫檔案工作。根據學校抗疫工作實際，制定抗疫檔案制度，在制度中，除了明確常規內容，如收集疫情檔案工作的地位和作用、組織機構的職責和權力、收集范圍和移交辦法等，還應明確規定收集的時效、各歸檔責任檔案、檔案征集、檔案利用權限等事項。從制度上規范抗疫檔案的收集管理工作，明確各責任單位的歸檔任務，抗疫檔案的歸檔范圍。確保抗疫檔案客觀全面，做到歸檔材料不缺失不重復。

2.積極提升參與防控工作人員的檔案意識

高校各責任單位統一認識，提高站位，將檔案工作真正落到實處，在疫情防控工作中有意識的收集檔案材料。各責任單位應指定專人負責收集和保管檔案，確保全面收集新冠肺炎疫情防控檔案。檔案管理人員主動與疫情防控責任單位對接，做好靠前服務，充分利用現代通訊技術，靈活采用電話、辦公網、移動客戶端等適宜方式，督促指導各責任單位的檔案工作，從而提升歸檔單位工作人員的檔案意識，對收集的檔案資料作出規范性要求，確保檔案資料的完整、規范。

3.做好高校抗疫檔案數字化

抗疫檔案的收集是為了今后更好的查閱和利用。在全面收集檔案材料的基礎上，通過檔案專業人員的技術處理，將不同載體的檔案匯總為抗疫專卷成套保存。利用檔案管理軟件，著錄文件目錄級和原文級的信息，構建抗疫檔案專卷數據庫，實現對抗疫檔案的全文檢索，更方便快捷的查找有用信息。

4.做好高校抗疫檔案的利用

在全面收集抗疫檔案的基礎上，充分利用檔案資源，為今后高校工作服務。

首先，積極開展對抗疫檔案的編研。一方面對抗疫檔案工作進行歸納總結，通過抗疫過程中檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和開發利用的現狀、問題和規律的研究，為進一步科學規范化地開展突發事件檔案工作提供理論支持。另一方面，通過查找檔案材料信息，可挖掘疫情發生的規律、特點及性質，為今后預防疫情應對、處置和善后恢復等所采取的舉措，發現這類型公共衛生事件應對和處置的方法、規律等，為預案修訂、危機控制和防范應對提供科學依據。

其次，充分利用抗疫檔案舉辦展覽等形式加強對新冠肺炎疫情這一重大突發事件的宣傳教育，促進廣大師生全面認識新冠肺炎疫情的防控，了解抗疫期間應對和處置過程，增強預防意識、提高應對和處置能力。

六、結論

歷史不能重演，但卻驚人地相似，檔案就是歷史的鏡子。高校疫情防控檔案工作伴隨疫情防控工作產生，記錄了新型冠狀病毒肺炎疫情發展全過程，高校各責任部門應高度重視檔案工作。高校檔案部門認清當前形式，牢記初心使命，增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，把抗疫檔案管理工作作為當前重點工作來抓，切實做到“應收盡收，應歸盡歸”，為打贏疫情防控阻擊戰作出檔案人的貢獻。

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（作者單位：江西師范大學檔案館）