淺談退休干部人事檔案的開發利用

郭文芳

摘 要：最新《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。干部人事檔案的作用毋庸置疑，是非常重要的，尤其是在工作崗位上時，它在為組織選人用人，為個人職務晉升提供了重要的依據。按照現有規定，人員退休時個人檔案的保管方式不變，可是退休人員是很少涉及到我們前面所提到的干部人事檔案的作用的，那么這部分人員檔案可不可以在不違反規定的前提下適當開發一下繼續為單位發揮作用呢？本文將從干部人事檔案的特性出發，對退休干部人事檔案進行拓展研究。

關鍵詞：退休;人事檔案;利用

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料;是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。人員退休后，干部人事檔案的保管與在職時是相同的，但是需要收集的材料變少了，利用率與在職時相比也明顯的降低，干部人事檔案在人員退休后發揮的作用也很有限，在當今信息社會，這樣放置的檔案無疑是一種浪費。因此，在遵守相關制度的前提下，可以對退休干部人事檔案進行深層次的開發利用，繼續發揮干部人事檔案的重要作用，從而賦予退休干部人事檔案新的內涵。

一、退休干部人事檔案的特性

1.真實性。檔案的本質屬性是原始記錄性，根據干部人事檔案的定義，干部人事檔案是組織選人用人的重要依據，也是個人身份及晉升直到退休的重要依據。它反映了一個人的成長經歷和道德品質，而真實性就成為這一切的基礎和前提，也就要求干部人事檔案從材料的收集到歸檔的每一步都是由組織進行嚴格審核，從我國設立人事檔案到現在，因為真實性，人事檔案的憑證作用至今無法超越，比如現在選拔干部都要審核檔案，人事檔案有疑問所有選拔暫停，退休時出生年齡的日期也是以人事檔案為準，參加工作日期也以檔案記錄為準，個人身份、家庭成員等等都要參考人事檔案。

2.完整性。干部人事檔案的完整性體現在時間的縱向完整和經歷的橫向完整兩方面。首先，時間的縱向完整方面，依目前來看，干部人事檔案從高中開始建立，繼續到大學，直到參加工作，由工作單位建立干部人事檔案，學習期間形成的材料就成為了人事檔案的最初始的檔案，之后參加工作期間，會有工資、考核、任免類、職稱晉升等材料，由此每年的干部人事檔案都會補充，直到退休，完成退休審批后，形成的材料會相對較少，最后直至人員死亡去世，完成撫恤金辦理，可以說干部人事檔案貫穿了一個人從成年直到死亡的所有時間，這也就是時間上的完整性。其次，經歷方面的橫向完整，依據《干部人事檔案工作條例》，人事檔案由十大類組成，分別是履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷職稱培訓類材料、政審類材料、黨團材料、獎懲材料、工資任免類材料、其他材料等，它記載了個人的主要經歷、思想的發展歷史，能展現個人的家庭情況、專業情況等，幾乎上涵蓋了個人經歷的方方面面，所以干部人事檔案在個人經歷方面是完整的。

3.歷史性。前面我們提到，干部人事檔案時間上是完整的，這也就確定了干部人事檔案歷史性的這一特點，因為生活在不同時代干部人事檔案反映得內容也是不同的，比如在上世紀，五十年代，會有一些個人成分的調查記錄，六十年代時會有知青上山下鄉的記錄，七十年代會有首批恢復高考的記載，八十年代的退休政策，九十年代的職稱改革，2000年之后的社保政策等等，這些都是和當時的社會大環境相聯系的，干部人事檔案的組成類別雖然沒變，但是它所記載的內容都是根據時代的變化而變化的，因此其歷史性這一特點是客觀成立的。

二、退休干部人事檔案的現狀和問題

作為大多數的普通人來講，干部人事檔案利用的高峰時期是退休的時候，尤其是在2014年機關養老保險并軌后，人員的退休與個人檔案緊密相連，退休后的待遇也與個人檔案所記載的內容相關，所以，退休時干部人事檔案的利用頻率非常的高，而一旦完成退休審批，干部人事檔案日常管理包括檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等工作好像都停止了。不僅如此，退休人員的檔案管理還存在著以下幾點問題。

1.退休人員檔案管理制度有一定問題。由于當前人們對退休檔案管理的重視度不足，檔案管理方面的政策發展不平衡，許多單位沒有設立完整的退休檔案管理制度。目前，雖然全國各地都逐漸開展了社會保障檔案工作，但是管理制度仍然存在著 一定的問題，例如檔案管理中的一些細節問題并沒有設立統一的標準。從全國方面來看，發達地區的檔案管理現狀明顯比一些相對偏遠地區的檔案管理更完善。像一些相對較為偏遠的城市和農村，基本沒有專門的社保機構，更不用說建立完整的檔案管理制度。這樣的檔案管理制度發展不平衡的問題，直接影響著我國人員對退休檔案的管理，讓社保工作開展變得更為困難。

2.退休人員的管理的移交和接收程序存在問題。當前許多地區的單位退休人員的移交和接收中存在一定的問題。目前許多企業覺得管理人員，并不具有專業的能力。這主要就是因為許多企業對于檔案管理并不重視，甚至有部分單位檔案管理人員沒有受過專業的檔案培訓。現在這些并不專業的人員，對退休人員的檔案進行保存和整理時，由于他們并不不了解國家的法律法規和社保內容，導致檔案的隨意堆放，沒有按照合理的標準進行分類，材料不齊全等現象愈發嚴重，甚至很有可能導致檔案的缺失。這樣的狀況極易導致退休人員檔案移交和接收過程中出現混亂，進而導致有關民事訴訟案件的產生。

3.單位對檔案管理的意識淡薄。目前，許多單位更關注于自身企業的發展，想要賺取更多的資金，而對退休人員檔案管理不夠重視。甚至有許多企業并沒有意識到檔案對于任何一個員工的重要性，認為檔案只是單位對員工進行雇傭的材料。因而許多單位并沒有對退休人員的檔案進行管理。不僅如此，有許多的退休人員自身就沒有了解到檔案對個人發展的重要性，他們自身的合法權益不夠了解，沒有認識到檔案同自身利益之間的關聯關系，這也同時導致了企業檔案管理人員工作的松懈。

三、退休干部人事檔案的開發利用的優點

隨著社會的發展，我們國家的人均壽命逐漸提高，據國家衛生健康委發布的《2019年我國衛生健康事業發展統計公報》稱，2019年我國居民的人均預期壽命達到了77.3歲，按照現有政策，普通男干部60歲退休，女干部55歲退休，照此下去退休人員隊伍會日趨龐大，本文結合干部人事檔案的特性，主要體現在以下幾個方面：

1.了解本單位的歷史沿革。雖然要了解一個單位，可以從單位保管的文書檔案入手，但人事是單位的重要組成部分，我們從個人出發，可以多方位全角度的了解本單位的發展，每個退休人員的人事檔案都是最真實的記載，通過綜合每份退休干部人事檔案的信息，我們可以更清晰直觀的了解到在過去的那個時期單位經歷了什么。

2.發揮歷史作用，為本單位年輕職工提供榜樣信息。作者所在高中是1915年建校的，通過整理退休人事檔案，發現了一個很重要的信息，從建校到現在100多年的時間，我校的教師的組成是不斷發生變化的，比如在六七十年代，我們的老師普遍畢業于名牌大學，專業水平很高，而且也來自全國各地，并且大部分都是從大城市來的，我校是貴州一所地級市的高中，這些肯定是與當時的社會環境相聯系的，但也正因為有了這些教師，也使得我校的成績在當地一直名列前茅，如果檔案工作人員將這些情況進行歸納總結，完全可以為現有的年輕教師提供榜樣作用，

3.加強退休人員與單位的聯系，提高退休人員的歸屬感。很多退休人員幾年后和現職人員各自不認識，時間久了，退休人員會越來越沒有存在感。但對工作了幾十年的地方是有感情的。很多退休人員依然在關注著單位的發展，也愿意為單位盡微薄之力，如果人事檔案工作人員可以綜合一下退休干部人事檔案的信息，分門別類，針對每個人的特長為單位和退休人員之間搭建橋梁，既能提高退休人員的歸屬感，繼續為單位的發展貢獻力量，也能使單位在未來發展的過程中多些建議，同時也能提高檔案工作人員的地位。

四、如何進行退休干部人員檔案的管理

1.加大經濟投入，進行退休人員的檔案管理體系建立。現在許多單位的資金大多數都投入在最關鍵的部門，對于單位的檔案管理方面的經費投入一般都十分少。在當前人們對退休干部的檔案管理要求愈發高的狀況下，單位注意到退休干部到案管理對于個人和單位的重要性，設立專門的退休人員檔案管理的庫房，并且配備相應的設備，用于退休人員檔案的管理。

2.利用現代技術進行退休人員檔案管理。隨著信息化時代的逐漸發展，計算機技術和網絡技術已經逐漸更多的應用在人們的日常生活中，如果在檔案管理中加入計算機技術，可以讓檔案管理更加方便有效，具有權限進行檔案管理的人員可以在任何時間任何地點，進行檔案的查閱，極大的提高了工作效率。為此，單位應該加強退休人員檔案管理的信息化發展。首先，單位應該招募一些具有信息化能力和計算機基礎的專業人員進行檔案的信息化。其次，單位應該協同以往的檔案管理人員對退休干部人員的檔案進行分類和規整，以便計算機技術人員對檔案進行信息化技術的分類。將退休人員的檔案進行信息化之后，不僅有利于單位節約人手，還可以幫助檔案管理部門提高工作效率。利用信息化手段對退休人員進行檔案管理時應注意，單位的檔案管理應該是私密的，特別是退休人員從高中階段以后的信息，都應該由單位進行保密。由于網絡本身具有一定的危險性，所以在進行檔案的信息化時，技術人員應該加強檔案的保密，建立防火墻，防止黑客進行退休人員檔案的盜取或篡改。

3.組織退休干部人員進行人事檔案的交接和管理。現今時代，社會發展的速度越來越快，市場的競爭也日漸激烈。而隨著人口老齡化的產生，必然有越來越多的退休干部人員的增加。這就導致退休干部人員的人事檔案被頻繁地進行移交和接收。這就需要單位組織好退休的干部人員進行檔案的移交和接收工作。在進行退休人員檔案的移交和接收工作中，單位應該加強對檔案的管理重視，只有聘用具有專業技能并且具有良好職業道德素養的檔案管理人員，才能真正地做好退休干部人員的檔案交接和管理。在退休人員辦理檔案的交接和管理時，單位應該根據相關的規定補充完整退休人員的資料，對于一些缺失且無法重新辦理的資料，單位檔案管理人員需要在檔案中做出詳細的記錄。

4.加強檔案重要性的宣傳，讓退休人員和企業認識到檔案管理的重要性。由于現在的退休人員檔案管理混亂的產生，大多數都是因為單位本身對退休人員檔案管理并不重視，而且由于許多退休的干部人員對答案的重要性缺乏了解，間接導致了單位對退休人員檔案的混亂管理。想要改變當前退休干部人員檔案管理混亂的現狀，就必須要讓單位和退休人員認識到檔案管理的重要性，這就需要政府加強檔案重要性的宣傳工作。首先政府應該進行我國對于檔案管理相關的法律法規的宣傳：第一，利用免費講座，邀請一些具有專業知識的人才，為退休人員講述檔案的管理的重要性。第二，媒體，例如網絡和電視，是目前的退休人員接收信息最常用的媒介。為此，政府部門可以借用媒體開展相關的節目，為退休人員和單位講解檔案管理的重要性，讓他們對檔案管理更加重視。

總之，干部人事檔案的核心在于管理和利用，而利用不應只體現于在職時，在不違反相關規定的前提下，干部人事檔案工作人員應當提高專業素養，創新利用方式，提高利用效能，對退休干部人事檔案進行合適的拓展開發利用，使退休干部人事檔案能繼續地為黨和國家服務。

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（作者單位：遵義市第四中學）