淺談依法治檔如何在推進國有企業(yè)檔案工作中發(fā)揮重要作用

杜俊英

摘 要：作為國有企業(yè)所有活動的有效記錄與無價財富，國有企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)運轉(zhuǎn)的根據(jù)和憑證。改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，很多國有企業(yè)的發(fā)展歷程經(jīng)歷兼并、分化、擴張、改制等變動，企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變動最終體現(xiàn)在檔案領域，在確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及管理工作有效實施、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面，檔案管理工作具有重要地位和作用。市場經(jīng)濟和信息技術的發(fā)展在一定程度上也影響著檔案管理任務的發(fā)展。現(xiàn)階段，我國的檔案法律法規(guī)落實工作正在與時俱進地執(zhí)行，與檔案相關的法律法規(guī)體系在不斷完善，也深深影響到企業(yè)的檔案工作。本文介紹了在國有企業(yè)發(fā)展建設中堅持推進依法治檔的重要性，并提出了推進國有企業(yè)依法治檔的幾點措施。

關鍵詞：依法治檔;國有企業(yè);檔案工作

改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，很多國企的發(fā)展歷程經(jīng)歷兼并、分化、擴張、改制等變動，企業(yè)在發(fā)展過程中會形成各種檔案， 在企業(yè)各個發(fā)展階段，國有企業(yè)檔案工作必須與企業(yè)其他管理工作共同發(fā)展、協(xié)同共進。很多央企和大型國有企業(yè)檔案工作規(guī)范化做得非常好，而眾多國企檔案工作面臨的問題依舊眾多， 表現(xiàn)形式各異，檔案工作在單位中的作用與地位， 很大程度依賴于單位領導的重視程度或個人的看法而定;檔案工作的日常管理機制、檔案材料歸檔內(nèi)容和時間， 沒有統(tǒng)一的規(guī)定，檔案的管理方法比較落后;檔案人員隊伍建設長期得不到重視，人員配置不足，上崗培訓和繼續(xù)教育缺失;實際工作中檔案的專業(yè)性和規(guī)范性與企業(yè)隨意的對待形成較大的反差，檔案電子化和數(shù)字化方面起步晚，制約了檔案信息應有的價值和作用的發(fā)揮，時間越久問題越突出。雖然檔案管理工作無法給企業(yè)帶來實際盈利，但在保護企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)、維護企業(yè)利益和職工利益方面具備極大的作用。

在堅持依法治企的過程中，相關部門應當將現(xiàn)代化企業(yè)制度的產(chǎn)權(quán)形式、管理科學等各類規(guī)范與依法治檔這三者有機融合起來，掌握目前檔案管理的內(nèi)部環(huán)境及其服務需求更改環(huán)境。因此，加大對企業(yè)檔案的管理力度，實際上就是在保護企業(yè)發(fā)展中構(gòu)建的重要經(jīng)營成果，等同于在加大對國有重要資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的保護力度。

一、企業(yè)檔案工作依法治檔的含義

依法治檔有兩個層面的含義，一是各級檔案行政管理部門依法進行檔案立法及貫徹落實，二是各實體單位根據(jù)法律來進行檔案的治理工作。依法治檔的“法”，主要指法規(guī)及標準。法規(guī)指的是法律規(guī)范，是企業(yè)行為的重要規(guī)范，是實施基礎的準繩。法規(guī)規(guī)定了什么事情可以做，什么事情禁止做。標準主要是指標準性規(guī)范，指業(yè)務技術性規(guī)范，統(tǒng)一規(guī)定了企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務工作與技術工作內(nèi)容，是國有企業(yè)發(fā)展的重要衡量指標，為企業(yè)指明了做好一件事的方法，做得更好的方法。

在企業(yè)中依法治檔主要是在管理檔案的過程中依法治檔，強調(diào)依法治檔的過程及成效。一方面，是對于國家及各級管理部門檔案法規(guī)的貫徹執(zhí)行，就是利用檔案法律法規(guī)、工作標準對企業(yè)檔案工作進行規(guī)范管理，開過程中，必須重視落實檔案的行政管理任務及其業(yè)務管理任務，構(gòu)建科學的檔案管理機制，規(guī)劃合理的企業(yè)檔案管理方案，有效執(zhí)行檔案工作。該工作是檔案管理工作法治化的核心。另一方面，在執(zhí)行企業(yè)檔案管理機制、檔案法律、行政法規(guī)期間，要根據(jù)企業(yè)檔案管理的具體經(jīng)驗，來改善企業(yè)檔案管理的主要流程，這其中主要包括檔案管理種類、檔案管理隊伍、企業(yè)檔案庫房建設、檔案管理軟件系統(tǒng)等方面。企業(yè)在開展依法治檔的過程中，不但要高度重視檔案法律法規(guī)的落實情況，還應當充分發(fā)揮檔案工作指標的功能。就檔案管理工作人員而言，檔案法規(guī)及其標準不但是工具，同時也是武器。其法規(guī)是開展相關工作的強有力依靠，依法治檔工作則是深化檔案工作的核心保證。另外，檔案立法的根本目標，是基于法律的保證下，加強全社會對檔案工作的重視程度，努力使檔案工作滿足標準化目標。

二、企業(yè)檔案依法治檔的關鍵是有法可依

開展企業(yè)檔案法制化建設工作的重要部分，在于其法規(guī)體系不僅包括國家現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)體系， 還包括各種專門檔案及行業(yè)部門檔案規(guī)章和標準。

1.國家檔案法律法規(guī)

1987年我國第一部檔案法《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》，明確了企業(yè)檔案管理機構(gòu)四項主要職責。《檔案法》自從出臺之后，以其為根據(jù)的檔案法律法規(guī)體系正在不斷健全，檔案的法規(guī)體系建設工作，邁入嶄新的歷史階段。該法的出臺頒布，使得我國檔案管理事業(yè)的建設及其發(fā)展，獲得了重要的法律保證，同樣意味著檔案管理事業(yè)走上了依法治檔的新階段。這是所有檔案機構(gòu)和人員應首先學習與遵循的檔案法規(guī)。2019年開啟《檔案法（修訂草案）》，修訂后的《檔案法》將開啟依法治檔的新時代。

2.與企業(yè)檔案管理密切相關的法律法規(guī)

企業(yè)檔案工作立法最早為2002年的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，為企業(yè)檔案管理制定了工作標準。2004年頒布《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，對于文書檔案整理歸檔提供基礎性指導。2009年的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，是全面、詳細的企業(yè)檔案法規(guī)，引用17個檔案管理規(guī)范性文件，明確了企業(yè)檔案管理工作的主要準則、組織與制度規(guī)定，為企業(yè)開展的檔案業(yè)務工作、檔案信息化構(gòu)建、相關設施設備配置等領域提供了方法指導。例如，在2012年出臺的檔案局令第10號文件中，就對企業(yè)的文書檔案管理工作規(guī)范了相關標準。文書檔案整理歸檔制定了標準。2017年《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》，對于企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設提供全面指導。2019年國家檔案局印發(fā)《關于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》。各省市及行業(yè)檔案部門也制定了地方檔案管理法規(guī)、專業(yè)檔案法規(guī)。如陜西省依據(jù)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，編制《陜西省歸檔文件整理實施細則》，對于基層檔案人員來說指導性和操作性更強。

3.檔案工作標準

檔案工作標準的設立，規(guī)定了檔案管理人員、各類相關業(yè)務人員需要遵循的行為準則，起到規(guī)范檔案工作和管理效益的作用。檔案工作標準既有國家標準和地方標準，也有行業(yè)標準、業(yè)務技術標準，內(nèi)容涉及檔案工作的業(yè)務、技術、管理等各個領域。為了確保相關部門及工作人員可以自覺遵守一系列標準，2000年頒布《歸檔文件整理實施細則》規(guī)定了歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體整理方法，并開始以“件”為整理單位的歷史，為“輕整理、重檢索”打好基礎，很大程度解放了檔案人員的工作量，在提供利用上也更便捷安全。2006年出臺的《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》檔案局令第10號文件，變更了保管期限的劃分，由原來的永久、長期、短期改為永久、定期30年和定期10年，更加明晰了劃分標準。浙江省的《企業(yè)檔案工作等級評定標準》，對企業(yè)檔案工作從組織管理、設施設備、業(yè)務建設、信息化建設四方面進行量化評定，為企業(yè)全方位做好檔案工作提供量化標準。在專門檔案方面，《會計檔案管理辦法》《建設項目檔案管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等科技檔案、人事檔案都有各自的專業(yè)標準要求。金融、銀行、電力等行業(yè)還制定了行業(yè)檔案整理標準。

可見，我國的檔案立法一直在與時俱進中，對于企業(yè)檔案管理規(guī)范要求也越來越細致，從而企業(yè)檔案工作也不斷有新的要求和使命，促使檔案管理水平上新臺階，煥發(fā)新的生命。事實證明，檔案立法工作越好的地區(qū)，對于各部門及企事業(yè)單位的指導性越強，檔案工作規(guī)范化程度越高。

三、依法治檔如何在推動國有企業(yè)檔案工作中發(fā)揮重要作用

《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求各機關、人民團體和企事業(yè)單位，加強領導，健全機構(gòu)，配備專門人員，完善設施和制度，所以在國有企業(yè)依法治檔不單單是檔案人員的職責，將依法治檔融入依法治企中，方可推動企業(yè)檔案工作。

1.依法治檔融入依法治企

基于企業(yè)依法治企總路線的標準，各企業(yè)必須在其經(jīng)營管理環(huán)節(jié)當中，重點做好檔案管理工作。為此，檔案管理部門需要主動投身于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營建設過程中，不但要嚴格把控各類文件資料的撰寫過程，還要確保文件資料具備高度的真實性與完整性。企業(yè)要大力支持檔案部門加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務指導，在歸檔環(huán)節(jié)加強對文件材料質(zhì)量的把控， 確保歸檔文件材料符合要求，有利于保證館藏檔案的質(zhì)量。各部門應當將檔案工作同其他工作一齊進行規(guī)劃、一齊開展部署與落實工作，做到全面覆蓋。通過多種多樣的形式促進全企業(yè)依法治檔意識的確立，針對不同對象，要注重貫徹落實檔案的法制宣傳與教育工作，積極構(gòu)建領導重視、檔案部門及檔案管理人員認真依法履行職責、全面遵守檔案法規(guī)的局面，共同促進依法治檔工作的順利進行。

2.依法建立檔案管理體系

（1）依法遵循“統(tǒng)一領導、分級管理、全員參與”的原則。要建立健全檔案工作分級管理、分類指導機制。從企業(yè)檔案主管領導、檔案主管部門、各級分支機構(gòu)主管領導到各部門檔案工作參與者，形成全員參與的樹狀網(wǎng)絡。理順檔案管理體制機制，實現(xiàn)檔案工作統(tǒng)一領導，分級管理，規(guī)范檔案管理業(yè)務流程。

（2）依法完善檔案管理機制及其標準規(guī)范化建設工作。企業(yè)內(nèi)部需要建立并完善企業(yè)檔案管理機制，積極深化檔案工作的標準化、規(guī)范化建設。根據(jù)《檔案法》中的相關規(guī)定，再根據(jù)《企業(yè)檔案管理標準》中的相關指標，同本企業(yè)實際編制的各類規(guī)章制度進行有機結(jié)合，建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表、企業(yè)檔案分類規(guī)范建設、各類檔案管理及業(yè)務流程規(guī)范建設、檔案利用標準規(guī)范建設、安全與保密管理規(guī)范建設，進一步提高檔案收集、整理、歸檔等業(yè)務工作的規(guī)范化水平。檔案管理工作中的各種規(guī)章制度應當公開進行宣傳，使所有人熟悉相關內(nèi)容并嚴格遵守，確保檔案管理工作具備制度化與規(guī)范化的優(yōu)秀特征。

（3）科學配置檔案管理人員，強化檔案人員高水平團隊建設。檔案管理工作人員的專業(yè)水平、工作能力，往往會對檔案管理的效果產(chǎn)生重大影響，為此必須努力提升工作人員的業(yè)務能力。首先，企業(yè)內(nèi)部需要通過開展專業(yè)培訓班的方式，加大對新晉職員的培訓力度，對其開展崗前培訓與實習工作。其次，工作人員需要主動進入檔案管理部門進行觀摩學習，有效提升其專業(yè)水平，促使其管理工作符合標準要求。最后，要努力培養(yǎng)工作人員的信息化管理素養(yǎng)，檔案管理工作者需要具備計算機有關技能，熟悉相關軟件的使用方法。通過網(wǎng)絡學習，尤其是多學習檔案法律法規(guī)，提高依法治檔的能力和底氣。

（4）依法配備檔案設施，保障檔案載體安全和信息安全，提高檔案整理工作環(huán)境和工作效率。爭取領導層面對于檔案工作重視，在檔案設施配置等方面給予財力、物力的大力支持，尤其是在數(shù)字化建設中，軟硬件設備購置，計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機及刻錄機、移動存儲介質(zhì)設備以及檔案電子管理軟件系統(tǒng)、檔案密集架等給予支持。

（5）依法開展檔案工作，提高案卷質(zhì)量和管理規(guī)范化標準化，發(fā)揮檔案的利用價值。依照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》做好本單位檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、編研、提供利用等各項工作。與時俱進，不斷根據(jù)檔案工作法規(guī)新要求開展工作，提升檔案整理和管理標準。根據(jù)實際需要建立獨立的檔案工作職能機構(gòu)，負責本單位檔案收集保管和利用服務工作，以及指導監(jiān)督基層單位的檔案工作。加強檔案管理制度和標準規(guī)范建設，進一步提高檔案工作的規(guī)范化水平，尤其是收集環(huán)節(jié)、移交環(huán)節(jié)、借閱環(huán)節(jié)，依法履行必要的交接程序。在檔案管理中各個環(huán)節(jié)，堅持做到依法治檔，提高歸檔質(zhì)量。

3.做好檔案普法，喚醒企業(yè)檔案法治意識

利用網(wǎng)絡媒體、OA辦公系統(tǒng)等，及時傳達檔案法規(guī)，加大檔案法治宣傳的普及度和覆蓋面。定期組織企業(yè)檔案管理人員或各部門檔案臨時管理人員的講座培訓， 宣傳依法治檔的理念， 提高依法治檔意識， 為企業(yè)依法治檔工作奠定思想基礎。關注檔案管理工作的新動態(tài)，新方法、新標準，及時傳達給主管領導和檔案人員，推廣并運用到實際工作中去。還要加強對失職人員的懲處力度，對于損壞、丟失、涂改檔案，私藏、泄密等應有懲處措施。對處置不善、造成檔案流失的，依法追究有關單位和人員責任，對發(fā)生檔案安全事故的，依法追究有關領導和責任人的責任。

4.依法加強檔案信息化建設力度，科學利用檔案資源

為了順應現(xiàn)階段科學技術迅速發(fā)展的時代趨勢，企業(yè)內(nèi)部就需要依靠高新科技來對檔案管理，開展創(chuàng)新與改造工作。為此，應當積極運用科學的技術方式，革新傳統(tǒng)的檔案管理模式。一方面，需要大規(guī)模運用計算機、掃描儀等數(shù)碼手段，對檔案實施無紙化管理，提升檔案的工作速率;另一方面，要依靠企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)具備的局域網(wǎng)，積極研發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務，保證檔案信息能夠做到網(wǎng)絡資源共享。

作為依法治企的關鍵內(nèi)容，必須加強對國有企業(yè)的依法治檔工作。加強依法治檔工作，等同于保護企業(yè)的重要經(jīng)營成果，等同于對國有重要資產(chǎn)信息的保護。因而每一位檔案管理人員，都需要樹立高度的責任感與使命感，樹立終身學習的觀念，不斷提升檔案管理技術水平，為促進檔案管理事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展，貢獻一份自己的力量。

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（作者單位：西安市熱力集團有限責任公司）