大數據環境下高校檔案管理新探索

韓卓泉

摘 要：伴隨計算技術和信息技術的發展，信息化管理已經成為“智慧高校”的重要組成部分。而在高校的信息化管理的建設中，實現高校檔案信息化管理是重要的基礎和前提條件。特別是在大數據環境下，在“大智移云”技術支持下，對高校檔案信息進行數據挖掘，有助于提升高校管理質量、促進“智慧高?！卑l展的現實意義。但是，高校檔案信息化管理依然存在不少的問題。鑒于此，本文通過分析大數據環境下，高校檔案信息化管理的機遇和挑戰，進而探索大數據環境下高校檔案信息化管理的實現路徑，為實現“智慧高校”以及深化高校檔案信息化管理，提供一定的理論基礎和實踐經驗。

關鍵詞：大數據;高校檔案;信息化管理;路徑探索

引言

數據管理和歸檔是現代科學進步的關鍵條件，從研究數據信息方面以及研究政策和管理的角度來看至關重要。但是，傳統檔案管理下，某些操作可能會為檔案帶來風險，即資源可能受其影響而受損。在高校檔案管理中，隨著計算技術和信息技術的進步，越來越多的高校在檔案管理中正在進行或已經實現了檔案信息化管理。在艾瑞咨詢2019年的一份關于高校檔案信息化管理的報告中，全國80%的高校在檔案管理中應用了信息管理系統，20%的高校實現了檔案管理無紙化辦公。但是，也要看到，在這些高校的檔案信息化管理中，對檔案管理的數據挖掘不夠深，對信息系統的應用十分粗淺，并且，在檔案信息化管理中還存在諸多問題，特別是在大數據環境下，大部分的高校沒有實現檔案數據的深度應用。有鑒于此，本文探索了大數據環境下的高校檔案管理，以期為相關從業人員的研究和實踐提供參考，現論述如下。

一、高校檔案信息化管理的現實意義

1.高校檔案管理內涵

高校檔案就內容而言，可以分作“人事檔案”、“學術檔案”以及“管理檔案”。其中，“人事檔案”主要是高校教師、管理人員、校務人員的個人人事檔案以及高校學生的個人檔案;“學術檔案”主要包括高校取得的學術成就、學術論文、學術成果等;“管理檔案”較為復雜，包括高校后期日常管理文件、高校管理層下發的有關文件、會議記錄、高校設施使用情況等。因此，類型多、數據多、數據量大成為了高校檔案的主要特征。這也是高校檔案管理復雜且任務繁重的原因所在。

在傳統的高校檔案管理中，主要采取了2種方法：其一，生命周期方法，它假設記錄保存是客觀業務活動的結果，并且遵循可預測的時間表;其二，記錄連續性方法，將檔案視為涉及個人、機構和社會方面的不斷發展的活動。其中，記錄連續性方法的使用范圍更廣，更被廣大高校檔案管理人員所采用。在記錄連續性方法中，將高校檔案管理分作四個維度：在第一個維度中，將創建一條記錄作為事件的跟蹤;在第二維度中，事件由系統“見證”，并且交易成為證據;在第三維度中，創建記錄并對被銷毀或保存的記錄組織使用風險評估標準進行評估;在第四維度中，通過將記錄制度化來賦予記錄意義。前三個維度關注記錄的組織管理，而第四個維度關注復制和訪問。第四維度可以看作是描述圍繞整個歸檔過程的論述的一種方式。檔案在第一個維度中創建，但同時存在于所有維度中。整體方法的核心組成部分是為記錄提供上下文，確保屬于同一檔案的記錄是可注冊的，可搜索的和可訪問的。

2.信息化管理的意義

首先，與傳統的紙質檔案管理相比，信息化的檔案管理將節省大量成本。傳統的紙質檔案在整理、保存、查閱方面都需要大量的人力物力資源予以支持，尤其在檔案保存方面，對場地環境等客觀因素要求比較高。相比而言，電子檔案在保存方面的優勢明顯，電子檔案服務旨在使高校檔案管理機構更輕松，更便宜地保存和提供有關高校的人員信息、學術成果和相應文件。

其次，高校檔案信息化管理是高校信息化管理基礎設施的必要組成部分，以及數字協作管理的先決條件，將成為該校長期信息管理的一部分。為電子檔案提供信息化管理服務是實現可持續信息管理和為整個校園管理提供長期信息的必要基礎設施的一部分。

最后，高校檔案管理信息化后，能夠充分應用大數據技術，對現有的檔案數據信息進行深度挖掘，為高校管理提供決策數據支持。在高校檔案管理信息化后，無論是教師評定職稱，還是學生留校，都能在最短的時間內，對人員過往信息進行檢索為管理層提供數據參考。

二、大數據環境下高校檔案管理的機遇和挑戰

1.面對的機遇

數字革命正在以多種方式改變社會和經濟，并深刻地改變了處理數據和信息的方式。信息管理有三個重要的規范性概念;保存、刪除、存取，如今，通過使用電子工具，信息的收集、儲存和處理比以往任何時候都要快;數字信息的存儲容量在不斷增加，而存儲介質的成本卻在同時縮小。在數字數據呈指數增長的情況下，高校檔案管理必須規范信息管理，通過這種方式，分析現有的關于信息處理的各種規定，并從相似的結果中推導出數據管理的概念。

教學檔案作為教學活動的初始記錄，記錄了高校教學活動的真實內容、方法和效果，是判斷教學質量和管理水平的重要標準，也是高校檔案工作的重要組成部分。教學檔案主要包括學科安排、課程建設、招生、學籍、就業、學位、教材、教師、教學評估等方面，檔案內容復雜多樣，國家越來越重視檔案管理，各級各類部門對檔案管理從規章制度管理到物資管理進行了不同程度的規范，對每一個環節都進行了細致的規范。大多數程序中顯示初始證書的需要要求我們充分利用檔案，尤其是識別教育背景變得更加嚴格，因此教學檔案的使用越來越多，同時檔案管理也越來越受到重視。

2.應對的挑戰

記錄是管理的重要基石，而檔案信息是記錄的重要組成部分。因此，良好的檔案管理是推進高校管理，提升高校管理水平的關鍵環節之一。隨著越來越多的高校在管理中大量應用信息化技術和計算機管理系統，高校檔案的數字保存已成為一項重要的挑戰。但是，很少有高校意愿將資源投資于高校的檔案和記錄管理。究其原因，在于高校管理層對高校檔案管理的認知度不夠，對于主動保存記錄的必要性缺乏認識，特別是在大數據環境下，對于高校檔案信息所呈現的數據挖掘不夠，這些都構成了大數據環境下高校檔案管理所必須面對的挑戰。

此外，由于高校管理層對高校檔案管理的認知不足，使得高校檔案管理呈現基礎建設不足和人員素質不高的狀態。一方面，在高校管理層的意識中，“紙質時代”與“數字時代”之間沒有明確的界限，于是，對于高校檔案信息化管理的基礎建設投入不足，許多檔案知識直接轉移到數字時代，導致了檔案信息轉移過程中，出現疏漏，或者系統存在漏洞，存在檔案信息安全隱患;另一方面，高校檔案管理人員的自身素質不夠，不足以應對大數據環境下高校檔案管理的新需求，很多高校檔案管理人員是由其他部門人員兼任，或者是一些年齡較大的校務員工來擔任，這些人員對現代信息系統接觸不多或者水平有限，對于檔案管理也缺少專業的知識，特別是在對高校檔案信息的數據挖掘上，能力有限不足以應對高校檔案信息管理系統。

三、大數據環境下探索高校檔案管理的實現路徑

1.構建大數據環境下高校檔案信息檢索系統

高考錄取登記簿是錄取學生的初始證明。學生轉專業時，必須在檔案中打印注冊資料;學生事務處必須將注冊資料帶到政府人事部門或機關辦理分配畢業生的手續，以檢驗打印的檔案，否則將不發出調動令，也不發送檔案;每年在省級體育院系，學生憑注冊資料證明身份，可以參加招聘;求職者如果想在一些企業特別是國有企業找到工作，必須出示注冊資料證明學位。個人檔案中找不到存檔人，只能在檔案中打印，需要蓋章，因此查找過程復雜。傳統的檔案管理環境下，人工查找信息工作復雜，處理速度緩慢效率低下。大數據環境下，高校檔案信息數據存量大、處理速度高，因此，構建大數據環境下高校檔案信息管理系統真正的問題是，考慮到大規模增長的潛力，如何構建數據庫使檢索更有效和靈活。

首先，高校檔案可能包含幾種不同標準格式的文件。因此，在高校檔案信息化管理系統中，特定文件擴展名僅是為了方便用戶而提供的指示。例如，模型數據庫可以分發以SBML .sbex和CellML .cmex編碼的相同模型的檔案。但是，也可以分發包含兩種格式的模型的檔案，并使用擴展名.omex。如果歸檔文件包含SED-ML文件，則可以使用擴展名.sedx并將模型格式之間的選擇移交給SED-ML文件。

其次，每個高校檔案至少包含一個位于根目錄的文件，即在存檔內部文件層次結構中最高的文件。該強制性文件稱為manifest.xml。它是一個XML文件，其中包含構成歸檔文件的所有文件的名稱的平面列表，并且描述了每個文件的類型和在歸檔文件中的位置。這些文件的位置由相對的統一資源標識符（URI）定義。

再次，任何類型的文件都可以包含在高校檔案中，因此任何類型的元數據格式都可以用于編碼文件信息或向檔案中的建模內容添加語義。但是，出于互操作性的考慮，并且為了簡化對元數據的軟件支持的開發，建議高校檔案信息管理系統對稱為Metadata.rdf的文件中包含的Resource Description Framework進行XML序列化。

最后，高校檔案信息管理系統應提供足夠的信息，至少，元數據文件應提供檔案創建日期，上次更新日期以及創建者。檔案創建者還可以提供生成檔案的軟件工具的描述，以及對描述作品的外部信息的引用。除了有關檔案本身的信息外，還可以提供有關任何檔案內容文件的元數據。這些信息有助于建立已執行的操作日志以及審核跟蹤。

2.提供大數據環境下高校檔案信息化管理保障

大數據環境下，高校檔案管理具有雙重作用，既是學術機構，又是行政行為。根據其任務，高校檔案管理必須“促進高校檔案數據信息的開發;安全的保存和迅速提供文件”。為此，必須提供大數據環境下實施高校檔案信息化管理的保障措施。

首先，加強高校檔案信息化管理的信息安全。信息安全強調數據訪問安全的管理和訪問的協調，包括數據訪問限制的審查要求和數據訪問的爭議解決。協調和集中模式與數據訪問的集中模式不同，協調模式是允許不同類型的機構數據用戶訪問和享有特權。協調模式是基于數據使用者、數據受托人、數據管理者、數據處理者和數據專家之間的協調，這些數據利益相關者負責定義和實施其他用戶對數據的訪問權限。數據類型是根據其性質和領域來確定的，包括學術數據、個人數據、行政數據、財務數據、研發數據、人力資源數據。每種類型的數據或其中的部分可以根據其敏感性和保護程度分配一個安全屬性，例如限制、有限訪問或公開訪問。

其次，提升高校檔案信息管理的人員素質。如今，了解信息系統的管理以及負責任和有效的使用信息系統進行檔案管理，是高校檔案管理人員的基本要求。這需要引進專業的檔案管理人員，高校檔案管理人員的日常工作內容，包括數據獲取文檔、存儲、校正、收集、維護、報告和歸檔。信息時代，明確數據管理員的主要職責，即數據分類和數據訪問。受到多級安全的啟發，數據被分類到不同的級別，用戶擁有多個權限，這些權限將決定授予或撤銷訪問權限。

最后，規范高校檔案信息化管理的管理標準。具體來說，對檔案的記錄進行數字化處理，原始文檔的所有信息均以數字形式復制;數字化的數字文件應由文件電子管理（GED）控制;使用計算機系統來保護和處理文書檔案信息;消除對紙質檔案的強制性使用，只要檔案信息管理系統完全滿足安全保證等級2（NGS2）的要求;數字簽名和標準化的數字認證應基于公鑰基礎設施（ICP）使用;無正當理由泄露，或為其個人利益或第三方利益使用，如果罪行可能造成甚至道德上的損害，將處以監禁和罰款。促使大數據環境下高校檔案信息化管理科學化、規范化和標準化。

結論

綜上所述，隨著時代的發展，科技的進步，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求。大數據環境下高校檔案信息化管理的實現，既要滿足存儲量大、處理速度快的要求，又要依據本校的實際情況，構建起科學合理的檔案信息管理系統，同時還要提供實施高校檔案信息化管理的保障措施?？傊?，通過上述措施，讓高校檔案管理在大數據環境下，實現信息化管理，實現檔案信息的資源共享。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）