移動互聯網平臺對企業管理的影響

楊林麗 易曉靜 周雪荃

摘 要：隨著移動互聯技術和商業模式的不斷發展，越來越多的小微企業開始使用基于智能手機的移動互聯網辦公平臺，對員工進行勞動紀律考核，協助員工辦理行政事務，或者進行在線會議，這一新興互聯網應用已成為企業辦公的主流管理模式。但關于研究移動互聯網平臺對企業組織結構及管理模式影響的文獻比較少，特別是國內缺乏用管理學相關理論解釋釘釘軟件應用對企業結構和員工辦事效率的研究。基于此，本文將現有的信息共享理論、權變理論以及平臺理論，以釘釘為例分析移動互聯網管理創新對企業組織績效及組織結構的影響進行理論探究。

關鍵詞：移動互聯? 辦公軟件? 信息共享? 權變理論

中圖分類號：F124.3 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）08（b）--04

1 移動互聯技術的應用背景

在移動互聯網技術和商業模式創新的背景下，云化辦公系統和企業管理模式越來越受到企業的重視，利用移動互聯技術，公司可以借由員工的移動客戶端進行辦公管理，員工也可以利用智能手機登陸云端辦公平臺進行辦公，完成相關的業務活動和行政流程。

此外，員工可以利用移動辦公軟件，隨時隨地參加辦公會議或進行業務討論，而不受時間和空間的限制。

上述創新性的管理功能基于傳統公司業務，能夠最大化的將員工從工作場所和工作條件的限制中解放出來，顛覆了傳統企業依賴辦公地點和物理場所的辦公模式。但是，在移動云化辦公系統設立和發展初期，研發周期長，投入巨大，只有大型企業才能應用（Kim et al.， 2007）。基于第三方平臺的云化移動辦公軟件的發展（如Yammer，即后來的Office 365;阿里釘釘等）使小微企業能夠依賴第三方開發的，標準化的移動辦公平臺進行在線辦公，上述軟件解決了開發時間和預算成本的問題，能夠廣大小微企業利用移動互聯手段，在辦公領域分享移動互聯網的相關紅利。在中國，以阿里釘釘為代表的第三方移動辦公平臺取得了快速發展，預計到2020年上述行業總產值將達到近500億人民幣，2018年初，阿里釘釘用戶（包括企業和員工）達到1億。

在移動互聯辦公應用的影響下，企業管理者與員工之間，員工與員工之間的社會和工作關系必然會發生巨大的變化，移動互聯網辦公為公司將帶來超越傳統辦公條件的效率水平（Ellison et al.， 2015; Seol et al.， 2016）。釘釘重構了組織溝通方式，優化了協作方式，推動了組織變革，是企業數字化轉型2.0時代的一個平臺級的引領者和推動者。本文將以阿里釘釘為例，從信息共享和權變理論的視角，將移動互聯技術對組織結構及管理模式的影響進行理論探究。

2 基于信息共享的信息技術平臺對組織績效的影響

移動云化辦公系統作為新興的基于智能手機的移動互聯網辦公平臺，為組織內部搭建了一個信息共享平臺，使員工辦公能夠基本擺脫時間和空間的限制，適用業務范圍也更加廣泛，例如進行員工紀律考核，在線會議等。員工可以利用移動端資源解決客戶問題，提升工作效率。組織信息共享是一個復雜的過程，需要在不同的個體及群體之間交流討論。

信息共享使組織能夠通過集成的跨職能系統來減少流程步驟，整合分散的資源并進行更多并行活動。如果所有相關信息都在公司成員之間共享，那么模塊化創新可以在公司內部發生，而創新也可以在行業級別上得到促進。信息交流的形式（即正式和非正式渠道）起著重要作用。一般而言，正式信息的發布是可驗證的、官方的和可追溯的，而非正式信息的發布則是自發的，較少受到監控且沒有記錄。移動互聯網平臺式的信息交流都是有記錄，可追溯的。正式的信息共享有助于確保信息的準確性、開放性和來源可信度，從而提高團隊成員當前活動的可見性和透明度。

研究表明，具有言語和非言語線索的開放式信息共享與團隊滿意度有著緊密的聯系（Mesmer-Magnu & DeChurch，2009）。Guzzo 和 Shea（1992）發現，團隊內部信息共享構成了一種社交互動，可以滿足團隊成員之間的共同需求。成員行動的可見性和開放性營造了一種信任氣氛，這種信任能增進社交情感，促進團隊成果形成，進而提高團隊任務績效。視頻會議拉近了團隊成員的距離，更加提高了這種社交互動的信任度，從而增強個人對團隊的滿意度。

3 權變視角下的信息技術平臺應用對組織結構的影響

隨著市場競爭加劇和新技術日益出現，企業對信息共享的需求擴大，從而需要建立扁平化的組織形式和利于信息共享的辦公環境，而移動辦公軟件搭建起組織內員工的溝通網絡，使組織具備權變管理的高效、便捷等需求。

權變理論認為，每個組織的內在要素和外在環境條件都各不相同，因而在管理活動中不存在適用于任何情景的原則和方法，即在管理實踐中要根據組織所處的環境和內部條件的發展變化隨機應變，沒有一成不變的、普適的管理方法。

Ciborra（1996）對“平臺組織”的描述為能夠靈活地將其資源和能力重組為新的組織結構，以應對新出現的商業機會和挑戰。組織平臺既承載組織資源和能力，又使這些資源和能力能夠快速、靈活地重新組合，以適應不斷變化的需求，并響應出現的機會。

權變理論研究表明，信息系統往往會增強現有的組織結構與環境的匹配度（Leifer， R，McDonough， E.F.，1985）。組織結構和過程的設計在內部協調一致并適合其環境要求時才更有效。

權變理論將組織設計視為受約束的優化問題。在組織層面，這需要通過最大程度地減少各種環境需求與內部組織安排之間的不匹配來最大化績效成果，又需要最大化獲取差異化的收益并最小化整合成本。每個組織中的子系統（銷售，研發和生產等）在形式結構、成員的目標取向、時間取向和人際取向方面是不同的，這種差異與每個子系統處理的特定子環境的要求有關（Paul， Jay）。根據環境滿足各層級的需求，實施移動辦公軟件與現有系統互補融合，可以最大限度地提高其對公司的整體價值。

4 釘釘軟件的應用對企業管理的影響

Baldwin和Woodard（2009）提出了平臺架構獨特性的最先進的嘗試，他們認為平臺具有一種特殊類型的技術架構，這種技術架構不僅是模塊化的，而且是圍繞核心和外圍構建的。

釘釘智能商業生態系統自內向外分為基座層、核心層、延伸層、增值層和宏觀層五個部分。基座層是對核心層、延伸層、增值層的數據安全和隱私保護層，貫穿于釘釘生態系統中的每個組成部分。核心層主要包含釘釘輸出的功能及服務對象。

釘釘輸出的功能包括企業通訊錄、即時通訊、DING等數十項軟件模塊，以及指紋考勤機、人臉識別考勤機、打印云盒等配套智能硬件。延伸層是釘釘產品服務的拓展層，增值層是配合延伸層的增值服務提供層，宏觀層是影響整個生態系統的外部環境層。

模塊化文獻的核心觀點正是模塊化產品體系結構能促進創新（Langlois and Robertson， 1992）。模塊化有助于克服管理復雜性，通過將模塊之間的依賴關系減少到簡單的互聯，縮小設計人員設計模塊所需的信息范圍，并允許專門化，這有助于模塊內部的自主創新，以及通過模塊的創新重組進行混合匹配創新。因此，模塊化使得企業可以通過創新獲得績效收益。

企業用戶可基于釘釘平臺不斷進行迭代創新，云計算架構的應用使得企業能較快實現從數字化轉型1.0階段到2.0階段的轉變，創新門檻低，創新效率進一步提高。東方希望集團通過釘釘平臺整合包括MES、物流、課商服務、出勤、點餐、HER、快遞簽收、協調辦公等52個微應用，創新高效地完成信息化改造。

以釘釘為例，選取移動互聯辦公平臺三種不同類型的功能即員工溝通，事務審批和紀律考核，作為主要參考功能來研究移動辦公平臺對企業辦事流程效率的影響。

在員工溝通方面，研究始終表明“認識的人”會對所了解的內容產生重大影響，由于人際關系對于獲取信息、解決問題和學習工作方式至關重要，（Cross， Parker， Prusak & Borgatti， 2001）。傳統上小組成員傾向于共處一地，并且幾乎只是面對面地互動。移動辦公軟件提供了將各個員工連接起來的渠道，大幅提升溝通協同效率，使員工之間可隨時隨地安全地溝通與協同，讓工作溝通更順暢，確保了信息交換和分析，同時改善了決策的準確性和及時性，可以很好的促進信息共享，提高辦公效率。

工人可以通過釘釘隨時隨地查看生產現狀，及時提出決策參考并隨時監測預警。以東方希望公司為例，傳統情況下，工人師傅通過巡檢和操作臺數據了解工廠運行情況;現在通過釘釘平臺接入生產管控系統，負責人可以隨時隨地查看生產數據、生產指標，不僅實現對生產情況進行及時決策，還對環保排放進行實時監測預警，實現了隨時隨地的高效安全工作。

在審批功能方面，Treem 和 Leonardi（2012）特別提出了組織中社交媒體的四種可供性：可見性和關聯性（內容和人員），持久性和可編輯性（內容）。移動辦公軟件為企業提供了即時的審批解決方案，將企業組織架構數字化，明確了審批事項的責任人，提高了審批流程和審批進程的透明度，員工在找誰審批，審批流程及審批進度上可以有更好的把握。

無紙化審批、可重復編輯修改審批信息、可抄送也有利于企業提高辦事效率。同時，智能移動審批減少審批流程的中間人、可提交給多人審批極大地縮短了企業辦事流程時間。釘釘平臺可以實現管理者隨時隨地的批復，進一步拓展可用工作空間，延伸可用工作時長，以一家50人企業的報銷流程為例，原來紙質報銷從提交到審核再到最終打款歸檔，需要4～5天，其中耗時最長的環節，就是等待領導簽字審批;現在通過數字化財務，領導隨時隨地審批，6步3小時完成，效率提升10倍以上。

對于紀律考核功能，移動辦公軟件提供了包括考勤打卡、簽到、請假、出差等覆蓋員工工作全流程的實時考核功能，讓工作變得更加簡單。

從實際來看，移動辦公軟件對管理人員實施企業紀律考核，的確起到了極大的便利作用。盡管對于多元化的組織，分享位置信息的工具尤為重要，有助于評估預期響應時間并最大限度地降低由于分散的同事之間存在的“情境隱形”而出現負面歸因的可能性，然而這導致他們將負面行為歸因于內部而非情境因素，并降低了關系滿意度和凝聚力（Cramton，Orvis，&Wilson，2007）。這會影響組織內的溝通交流，減少組織內信息共享情境，進而可能直接影響辦公效率。

同時對員工考核力度的加大，會降低員工積極性，容易讓員工產生負面情緒。綜上，在紀律考核方面對管理人員而言，移動辦公軟件能極大提高考核效率，但是增強考核力度對員工有雙面性，一方面可以激勵員工，另一方面過于約束又影響員工積極性，因此在移動辦公軟件的紀律考核功能是否有效縮短企業辦事流程時間的問題上還有待進行實證研究。

本節理論模型如圖1所示。

不可否認的是，阿里釘釘作為新一代技術工具，不僅提供了全新的數字化工作方式，還助力優化了數字經濟社會環境。其平臺力量通過形成網絡外部性、促進分工精細化、降低交易費用等方式將技術與組織創新傳遞給經濟社會，提高全要素生產率、創新生產組織形式、打造新功能。數字化轉型2.0時代，是技術架構大遷移時代，基于云計算、邊緣計算、新型數據庫等新技術的發展以及軟件開發體系的持續迭代，信息通訊技術架構從傳統的信息技術架構向云架構遷移，釘釘就面向未來的數字轉型架構重新定義管理系統。它有效沉淀了1000萬企業組織的優秀管理理念，通過提煉優秀的管理模式并實現落地，釘釘正在成為各行各業優秀工作方式的共享生態圈。

5 結語

在本文中，首先介紹了新興移動互聯技術的興起及其在我國企業中的應用現狀，現有的移動互聯網應用與管理學方面的學術研究還有待深入。

本文從信息共享理論和權變理論探究了信息技術平臺對組織管理的影響，組織結構的進一步扁平化使得組織內部跨部門高效協同，基于云端為員工搭建的信息共享平臺不僅提高了員工效率，更進一步促進組織創新。移動互聯辦公作為新時代云端辦公平臺是繼上一代管理信息系統后的又一大管理技術變革，能夠最大化促進信息共享。