檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值研究

陳雪妮

摘要：隨著國內醫療建設的不斷完善，其服務管理水平也在不斷提高，醫院檔案管理工作的要求也在不斷提高。檔案管理信息化發展成為了檔案管理的重要發展目標。通過檔案管理信息化，能夠有效提升檔案管理效率，有利于推動我國醫療檔案信息統一化。本文從醫院檔案系統發展的必然性出發，提出了檔案管理信息化發展的一些建議，明確了檔案管理現代化的主要內容，希望便利的檔案系統能夠為醫療工作提供便利，推動醫療事業朝著信息化、新現代化的方向發展。

關鍵詞：檔案信息化;醫院檔案管理;服務質量

醫院檔案信息系統的建立，能夠幫助醫院整合不同部門的工作，讓醫院工作變得更加系統化。通過檔案系統，醫院能夠減少線下行政管理工作，減輕各級員工的負擔，讓一些工作能夠直接在系統中完成日常匯報工作，提升檔案收集效率，讓檔案工作實現質的飛越。所以，醫院必須重視檔案系統的建設與維護，推進醫院工作改革?？梢哉f檔案信息化升級，能夠影響醫院中各項工作的開展，能夠讓醫療人員、后勤人員和其他管理人員投入更多精力到自己的本職工作中，還能提高病患就醫體驗。

一、必然性及意義

醫院利用檔案管理系統實現了醫院檔案的信息化管理，打破了我國傳統的醫院檔案管理系統辦法，改善了全院醫患協作關系。通過自動化的檔案信息系統檔案管理，有利于有效促進各級醫院內部的醫療信息檔案管理與資源流通，促進醫院醫生和醫院患者之間的醫療信息和病理治療的技術交流與信息溝通，不僅可以有效減少檔案工作繁瑣環節、降低檔案管理使用成本以及大大提高了醫院的辦事效率，更重要的一點是不僅確保了各級醫院檔案信息管理資料的安全有效管理，提高了醫院服務運行質量，也可以有利于不斷提高各級醫院的企業整體品牌形象和提高服務質量品質[1]。現代化的醫院檔案管理信息系統建設完全是直接建立在以檔案電子化和計算機系統為技術基礎之上的，通過檔案信息管理技術和各種現代檔案管理技術方法的緊密結合可以有效地構建全新的醫院檔案管理、檔案信息查詢管理方法，有利于在醫院第一時間將醫院檔案中的信息管理資源及時進行合理利用處置，使得醫院檔案信息數字化歸檔管理信息技術應用得以充分實現，檔案管理的最大經濟效益從而得以充分發揮[2]。

1.直接體現和客觀要求

醫院檔案管理系統實現業務信息化和網絡化建設是現階段醫院加快實現管理現代化體系建設的必經之路，是醫院深化檔案管理社會化業務管理與信息服務的內在基本要求，也是促進醫院檔案管理服務水平不斷提高并且適應我國現代經濟社會和市場經濟發展時代的要求同步健康發展的必然內在需要，更是當代我國促進社會主義醫療生產力不斷進步的直接成果體現和醫院促進我國社會主義經濟健康發展的重要客觀要求[3]。近年來，醫院積極主動實施醫院檔案管理系統信息化服務體系系統建設，充分利用我國計算機網絡平臺的檔案業務信息管理實時數據的存儲與相互傳遞管理系統功能，將原來那些需要醫院手工操作的醫院檔案掛號、繳費、檢查、處方、病歷等，通過基層醫院網絡平臺及時存儲，從而實現醫院數據共享和醫院信息相互傳遞，既可以有效率地節省了醫院內部的人力、物力、財力等資源，還可以有效率地實現各醫院主管部門之間的檔案業務管理無縫連接和信息相互對接，還為醫院的健康發展進步帶來了巨大的經濟效益[4]。于此同時，也方便了醫院全體醫生和廣大患者以及患者家屬，為促進醫院的健康發展打下了堅實基礎。

2.管理水平的內在要求

我國醫院在未來的社會發展趨勢是以信息化時代為主。隨著各類醫院規模的不斷擴大，醫院檔次的不斷升級，醫院檔案管理的信息化程度也在不斷提高[5]。現階段，我國各大醫院都在開始不斷地實現醫院檔案管理信息系統化，打造創新型醫療服務模式，全面提升醫院的服務質量和服務效率，從而充分提升醫院醫療衛生機構的服務能力和業務水平。不斷完善的計算機圖像處理技術成為了構建醫學影像信息系統的有效手段[6]。醫院的信息化技術為使用者提供了較為合理的平臺，并且以此為基礎，橫跨整個醫院護理服務流程系統管理、臨床和醫院行政管理信息系統管理、由整體經濟核算管理到整體經濟數據分析的機會，從而有效幫助各類醫院管理建設建立起高效、全面的醫療質量檔案管理信息服務平臺，達到服務患者放心滿意、管理者心中有數的服務目的[7]。醫院的醫療信息化系統建設將徹底改變傳統的醫療服務管理模式。醫院的醫療管理信息化系統建設必將是醫院深化醫療改革、加強醫院管理和衛生服務工作走向現代化新的重要發展著力點[8]。醫院基于檔案管理的醫療信息化系統建設不僅可以有效提升各類醫院檔案管理的整體服務水平，完善醫院檔案管理工作流程，提高醫院管理工作中的效率。從而全面提升和改善醫療衛生服務機構的醫療服務質量能力和管理水平，更好地有效服務于經濟社會和服務患者[9]。

3.提高工作效率

隨著現代計算機檔案信息管理技術在我國醫院檔案管理工作的各個技術層次、各個方面、各個部門的廣泛而有深入地開展應用，醫院也全面組織開展各級、各類檔案工作人員關于現代檔案信息管理技術的知識培訓與理論學習，以便不斷提高全體員工的現代科技創新信息與管理技術綜合應用的掌握能力，促使了管理人員素質普遍得到提高，提高了醫院檔案工作管理者的政治思想觀念和現代信息技術素質，促進了管理工作效率不斷提高。因此醫院各級檔案管理部的工作人員必須首先具備以下幾個基本方面的理論能力和綜合素質：

（1）檔案業務管理人員自我素質的不斷提高主要是自我意識的逐步升華，不斷深化提高和逐步強化為人服務自我意識，注重自我觀念、知識、技術的不斷提高;

（2）需要充分具備良好的職業道德素養;

（3）需要完全具備較強的專業素養;

（4）需要具備廣泛的知識儲備;

（5）需要具備較高的心理素質;

（6）需要具備較強的計算機應用能力;

（7）注重細節;

（8）保障極高的工作熱情。

4.提升醫院競爭力

醫院自身實現檔案管理信息系統發展信息化和業務網絡化，為各級醫院不斷地加快深化檔案改革、加強自身的檔案管理能力、提高效益和不斷擴大促進醫院檔案業務管理創新改革發展作出的進步提供了重要的基礎信息技術保障，能夠更好地有效用于促進醫院信息技術資源的相互共享、擴展醫院檔案信息管理基礎設施服務以及不斷擴大提高各級醫院檔案綜合管理競爭力。在當前我國經濟社會迅猛發展的國際數字信息網絡經濟社會下，檔案管理信息發展信息化和醫院自身檔案管理系統信息化項目工程建設已經不斷發展成為醫院自身實現檔案管理系統信息技術事業協同發展服務適應基層醫院自身信息化發展服務現代社會的必然選擇[10]。醫院自身實現檔案管理信息事業發展信息化和醫院自身檔案管理系統信息化項目工程建設已經不斷發展成為醫院檔案管理服務社會、服務醫院自身檔案管理與信息事業協同發展、服務醫院護理患者的最佳檔案管理信息技術手段和醫院業務功能實現的最有效途徑。

5.提供參考依據

醫院信息檔案管理數據實現醫院信息化的網絡化，能夠將醫院從事醫療、管理業務過程及其中的各類檔案資料長期、完整、準確地進行保存，當遇到需要的信息時候，就可以方便快捷地提取檔案并進行實時參考、查閱、核對和加以借鑒。長期保存完整的可靠地管理信息。醫院檔案管理數據為醫院的領導班子機構的醫療人事職能部門管理提供了數據分析統計和參考決策數據支持以及為醫院的全體員工管理提供增值信息服務，有利于為醫院及其他醫療管理職能部門研究制定醫院的方針、政策、制度等工作提供了重要參考決策依據。因此，利用各種信息化技術手段整合來積極推動醫院信息檔案管理發展是一件具有重大意義事情。

6.自身的優勢

（1）檔案管理信息化建設有利于有效保護珍貴的歷史檔案資料原件;

（2）檔案管理信息化建設使電子文件的檔案歸檔管理方式功能得到很大改善;

（3）檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享;

（4）檔案管理信息化技術使企業檔案的收集檢索和管理使用更加方便快捷：

（5）檔案信息化完善了醫院的檔案管理模式。

二、醫院檔案管理信息化建設的幾點建議

實現醫院檔案管理信息化建設是促進醫療衛生事業健康可持續發展的重要技術保障，是基層醫院開展現代化基礎信息檔案管理重要的一個組成環節部分，是不斷提高醫院綜合競爭力的重要有效手段之一。只要醫院能夠抓住機遇、更新發展理念、注重促進人才培養和新信息技術推廣應用，調動醫院各個主要的職能部門科室可以積極參與互相配合，確定一套科學的醫院發展規劃戰略，醫院從事檔案管理的信息化建設工作一定會很快適應這個時代的變化發展和實現具備歷史性的巨大飛躍。

1.原則

（1）遵守規范性的基本原則;（2）遵守安全可靠性的基本原則;（3）遵守效益性的基本原則 （4）遵守前瞻性的基本原則;（5）遵守歸檔雙軌制的基本原則;（6）遵守協作交互的基本原則;（7）遵守實用性的基本原則;（8）遵守長期儲備的基本原則。

2.進一步完善醫院檔案管理

進一步深化完善醫院內部的檔案管理，提高醫院內部的檔案管理公共工作服務水平，更好地為促進社會主義經濟健康建設發展服務。不斷提高醫院檔案管理與公共服務水平，實施改革創新醫院工作管理機制，更好地為促進醫院自身經濟社會建設發展服務。

（1）全面加強提高醫院檔案領導班子的重視程度，深化醫院檔案管理責任意識;

（2）完善檔案管理相關規的章制度，規范正確的檔案管理相關行為;

（3）全面加強檔案管理人員培訓，提高檔案管理工作人員的專業素質;

（四）解放思想，更新認識觀念，通過各種創新方式提高醫院檔案管理與信息利用率，拓展有關檔案管理信息的公共服務和管理利用各個領域;

（5）醫院部門應適當加大醫療檔案管理建設投入，強化醫院檔案的管理軟件和基礎硬件以使建設的效能提高;

（6）構建醫院的檔案管理系統化信息平臺，促進醫院檔案的合理利用、傳播，是不斷擴大醫院檔案利用社會效益的重要途徑;

（7）構建優秀的醫院文化促進醫院檔案管理建設。

三、明確醫院檔案管理現代化建設的核心內容

1、醫院的信息檔案工作基礎是運用紙質記錄日常工作;

2、醫院人事檔案系統的信息網絡化;

3、醫院的檢測、化驗檔案的信息網絡化;

4、醫院設備和后勤管理檔案的信息網絡化;

5、患者病歷與處方檔案的信息網絡化;

6、患者反饋信息檔案的信息網絡化;

7、醫院基礎設施和人才隊伍檔案的信息網絡化。

四、大數據技術的應用

處理的信息量規模非常龐大，因此，在檔案管理日常工作繁多的實際情況下，就必然需要完全努力保障醫院檔案管理系統工作中人員可以充分有效地應用大數據管理技術處理日常信息數據，從而可以充分有效地實現醫院檔案管理信息化建設，提升醫院檔案管理的服務質量及工作效率。在處理醫院檔案資料信息的整個過程中，不能只是單純關注一些重點醫院檔案，需要充分確保障檔案的健全完好，從細節角度來看，針對整個醫院檔案資料管理信息系統的不斷改善以及不斷優化調整，充分了解醫院患者的全部的個人檔案資料，為醫院患者自身建立嚴格的醫院保密個人檔案資料，以此來為促進良好的醫療服務。同時也需要不斷著重完善管理好各類醫院人事檔案管理資料，通過醫院信息化建設來建立檔案管理信息系統，有效地實現醫院人事的有效調動等等，為醫院的人事管理系統工作和醫院的人力資源的有效調配管理建立了數據化的基礎。

結束語：

綜上所述，醫院檔案系統建設時，要總結客觀規律，提升檔案系統質量，以提高管理水平和工作效率為發展目標，提升醫院的服務能力和市場競爭力。在檔案系統建設中，醫院要保證系統覆蓋廣度，建立信息共享，資源共享，安全有保障的信息系統。同時，要加強信息技術的普及，讓各部門工作人員都能夠熟練使用檔案系統，充分利用檔案系統帶來的便利，讓醫療工作變得更便捷，提高患者的就醫體驗，為醫院更加深入的使用信息技術積累經驗。

參考文獻：

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王麗娟.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].黑龍江檔案，2019（06）：68.

陳少婷.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與發展[J].山西檔案，2019（02）：91-92.