基于大數據時代的企業檔案管理研究

青文紅

摘要：現如今，我國是科學技術快速發展的新時期，網絡信息技術與計算機工程行業呈現出了上升趨勢，這無疑為大數據、云計算、信息化發展奠定了堅實基礎。在大數據時代背景下，企業為了謀求生存和發展，往往需要從海量的、低價值的數據信息中提煉出有價值的信息。為此，只有直面大數據時代所帶來的機遇和挑戰，才能幫助企業實現既定的經濟效益和社會效益。本文著重探討了大數據應用于企業檔案管理方面的情況，并針對應用中存在的問題，提出了應對措施。

關鍵詞：大數據時代;企業檔案管理;管理效率

在互聯網快速發展的信息化時代，企業檔案管理的信息化建設能夠有效促進企業檔案管理水平的提高。另外，還對企業的可持續發展產生有利影響。然而，我國企業檔案管理信息化建設水平較低，在企業檔案信息化建設的進程中，管理者對于企業檔案管理信息化的建設缺少相應的重視。除此之外，企業檔案管理信息化建設還存在著設備落后以及缺乏專業管理人才等狀況。在這種情況下，企業應建立健全內部管理機制，對管理人員進行專業培訓，還要做好數據庫的建設工作。企業檔案管理信息化是提高企業經濟效益，促進企業可持續發展的關鍵環節，企業要科學有效地加快檔案管理的信息化建設，從而使企業在激烈復雜的市場環境中具有更大優勢。

1.何為大數據時代

世界經濟論壇曾道：“數據就像貨幣和黃金一樣，將成為一種新的經濟資產。”大數據=海量數據+復雜類型數據。大數據時代的數據特征主要包括以下三個方面：一是量大，主要體現在數據存儲量和計算量上;二是速度快，一方面數據本身的增長速度快，另一方面數據存儲、傳輸等處理速度越來越快;三是多樣化，體現為數據來源多樣性、數據類型多樣性，數據關聯多樣性。大數據時代下的數據、信息、知識管理變得更加復雜。如企業中面對的數據伴隨著互聯網和物聯網的發展，由傳統的實體交易數據擴展為傳感器、社交網絡等多來源數據。數據結構也有傳統的結構化數據擴展為半結構化、非結構化的文本、視頻、圖像等信息。

2.大數據時代的企業檔案管理

2.1增強企業檔案管理理念

增強企業檔案管理理念，提高企業領導在檔案管理中應用于現代信息技術的重視程度，是企業檔案管理的必然要求。例如：山東海城倉儲設備有限公司采用人工采集信息的方式，造成企業檔案管理效率極為低下，人力資源無法合理利用，最終導致整體企業檔案管理工作無法有效開展。該企業為了保證檔案管理在企業經營中有序進行，指導企業檔案管理工作順利開展。首先，要求企業領導深刻認識現代信息技術應用于企業檔案管理重要性，在管理中利用當前現代化企業管理思路，為企業的整體運營打下良好的基礎。不僅如此，該企業在日常經營管理中，企業部門領導格外重視企業的現代化建設，尤其是現代化信息技術，并廣泛應用于企業管理的各個層面，做好科學有效的管理計劃，實現完善的檔案管理規章制度。其次，該企業加強檔案管理現代化信息建設，突破傳統的檔案管理理念，在提升管理效率的同時，注重企業檔案管理質量，規范化開展企業檔案管理工作，將檔案管理工作與其他部門管理工作提升到同等的地位。最后，企業持續提升檔案管理工作效率和質量，圍繞信息化技術，及時更新檔案管理理念，利用信息化技術的優勢開展檔案管理工作，實現新時代的檔案管理目標，保證企業檔案管理工作有效開展，促進企業長期穩定發展。

2.2建設完善的防范體系

檔案信息中包含很多與企業運營發展有關的信息，例如，企業工作人員的個人資料、企業有關工作的核心信息等，對于企業的發展有著重要影響。一旦出現檔案信息丟失的問題，就很有可能影響到企業正常運營和發展，降低企業的競爭力。在這種情況下必須重視對檔案信息實施安全保護，利用有效的防范技術提高檔案信息的保存效果，避免信息出現丟失或者不完整的現象。目前，檔案信息的存儲方式主要包括紙質存儲和電子存儲，針對紙質存儲的檔案資料而言，最好是先將紙質檔案轉化為電子數據進行存儲，可以提高存儲的安全性。當檔案資料全部轉化為電子數據之后，企業需要在其中添加相應的信息化安全保護技術，例如，防火墻、病毒監測技術等，在電子管理系統中及時發現入侵的病毒或者木馬，在其未入侵數據系統之前實施攔截或者處理。同時，針對檔案管理系統制定密碼保護限制，即通過相應的密碼才可以進入檔案資料庫中提取檔案，能夠在一定程度上提升安全保護效果。

2.3提升企業檔案管理者的業務能力

在大數據時代，企業檔案管理者不僅需要對檔案信息化管理有深刻的認知，還要熟練掌握計算機應用技術和信息化傳播手段。具體而言，一是要提升檔案管理者對信息化、大數據的重視，能深刻認識到大數據以及網絡信息化對檔案管理工作的重要性，及時從傳統理念中轉變出來。二是要將檔案管理者業務技能提升與績效考核結合起來，鼓勵檔案管理者更加自覺地學習知識，最大程度地激發其潛能。三是定期開展業務培訓，向檔案管理者傳授大數據的相關資料以及專業知識，及時更新大數據的最新理念，不斷提升檔案管理者的專業素質和業務能力，努力實現企業和員工的共贏局面。

2.4建設完善企業檔案管理的信息系統

建立完善企業的檔案信息化管理系統對于企業進行檔案管理來說是很有必要的。例如，在檔案記錄的過程中以及整理檔案的過程中，企業可以借助先進的互聯網技術來提高檔案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企業檔案管理的信息系統，首先，應該對信息系統及配套軟件進行開發。在開發的過程中不僅要做好系統的安全工作，還要保障系統的信息容量。只有做好以上兩點工作，才能減少信息管理過程中的工作失誤，實現檔案管理的系統化。其次，要努力提升企業系統的信息處理能力，使企業系統能有效結合錄入的數據，按照規定流程對檔案信息進行加工處理。最后，在建設完善企業檔案管理信息系統的過程中還應該注意，企業檔案管理信息系統的建設要符合本企業的發展特點，切實增強信息化系統的企業適應性。

2.5優化檔案管理信息化水平

檔案管理信息化建設需要從多個方面著手，認識到檔案管理的重要性。其中檔案管理信息化水平的優化工作需要從兩方面進行：第一方面是要明確各部門的職責，檔案管理人員要根據相關的國家規定將各類文件進行歸檔，不同部門的文件分門別類地整理保存，同時按照合理的方案定時檢查，確認檔案資料完整性。第二方面是實現檔案資料的全程管理，嚴格按照規章制度輸入、下載、查看資料，檔案管理相關部門需要針對真實情況制定出適用性強的管理制度，減少檔案管理工作中的盲目性和隨意性，使檔案管理系統有明確的分工。實施責任落實到個人的政策，對每個環節進行監督，避免意外產生。例如，某檔案管理部門在全面落實檔案資料信息化管理后，實施責任到人的管理制度，將檔案資料管理責任落實到個人，避免因權責不明導致檔案管理工作效率低，有效提升了檔案管理信息化水平。

2.6知識應用——檔案信息的應用

知識應用就是知識從理論到實踐的轉化過程，理想狀態下都能形成知識產品。知識應用必須在一定的管理系統中才能實現，常見的知識管理系統有最佳實務的編碼和分享、創建企業知識目錄，繪制公司的知識地圖、知識網絡的創建。企業檔案信息的應用應結合知識管理的相關技術和理念，綜合采用知識地圖、知識社區、知識推理等多種利用方式。揭示企業檔案信息管理流程或系統中存在的優勢和劣勢，結合內部企業背景和外部行業背景分析管理環境，設計未來企業檔案管理的方法路線和趨勢圖，在檔案信息數據集成的基礎之上形成企業檔案資產產品。如獨具企業特色的專題內容數據庫、圖片資料庫、專家學者庫等。在組建若干專題資源數據庫的同時，加強了對檔案信息資源的挖掘、加工、整理及有序化重組，這將會提高檔案信息應用的整體質量，為檔案知識數據庫向綜合化、網絡化方向發展奠定基礎。

2.7提高檔案信息安全系數

大數據時代下網絡上的各類信息更具開放性，檔案資料的傳播速度得到大幅提高的同時，檔案信息的安全性也受到了網絡環境的沖擊。要保護檔案資料不受侵害，檔案管理人員應對資料進行加密處理，同時使用網絡防火墻防范病毒破壞檔案管理系統。此外在檔案管理部門開發管理系統時要將軟件安全系數是否達標列為重點審核項目，從根源上建立防護，保護檔案信息安全。可以引進安全技術提高檔案資料的安全系數，先進的技術能為檔案資料安全系數提高工作打下良好基礎，且這項技術為檔案管理工作帶來的便利是遠大于其投入資金的。 例如，某檔案管理部門制定了嚴格的資料查看使用制度，對普通員工僅賦予資料查看權，不允許私自下載更改;對于領導干部賦予下載權和查看權;若需要對資料進行更改，需要取得檔案管理工作的直接領導人批準，使用期限驗證碼進入資料庫對資料信息進行修改，經過管理部門審核后方可上傳，為檔案資料的安全系數提供了保障。

3.結語

大數據時代下企業檔案管理與知識管理的深度耦合就是傳統向現代化檔案管理模式的轉變，此轉變需要采用知識管理戰略思想、借助互聯網大數據傳輸、存儲、訪問等技術、實現檔案信息資源的知識化管理。通過數字化技術建立并形成一個開放、融合、共享的檔案信息知識庫，以高度有序的企業檔案信息資源為處理核心，為企業生產、管理和決策提供可靠、高效、快捷的檔案信息服務及數字檔案知識共享。

參考文獻

[1]關允靜.大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析[J].中外企業家，2020（10）：142-143.

[2]劉維紅.大數據對企業檔案管理工作的影響及完善建議[J].企業改革與管理，2020（01）：42-43.