農業科研院所會計檔案管理探討

陳玉瓊

農業科研院所會計檔案是指其在進行會計核算過程中接收或形成的記錄和反映院所經濟業務事項具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。農業科研院所會計檔案是院所經濟業務事項最終的集中反映，也是日常工作中查閱經濟業務史料、解決經濟糾紛、處理遺留經濟事務、懲治貪腐等的重要依據。2015年12月11日，財政部發布了新的《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號），進一步完善了會計檔案的定義和范圍，增加并明確了電子會計檔案的管理要求，完善了會計檔案的銷毀程序，明確了會計檔案出境的管理要求，調整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

近年來，國家財政對農業科技投入不斷增加，農業科研院所財務工作內容日趨復雜，經濟活動業務量也不斷增加，會計檔案數量驟增。隨著財務信息化水平和精細化管理程度的日益提升，傳統的會計檔案管理模式已越來越不適應新時代的需求。

一、農業科研院所會計檔案管理現狀

（一）會計檔案管理制度不健全。部分單位沒有制定會計檔案管理制度，對會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等環節缺乏制度依據。主要原因在于單位對會計檔案管理工作重視不夠。農業科研院財務部門定位于科研工作的服務部門、業務支撐部門，而會計檔案管理又處于單位財務管理活動的“幕后”位置，與單位領導、廣大科研人員接觸較少，在內控制度體系建設中，也往往被人忽視。

（二）會計檔案硬件設施投入不足。主要表現在：部分單位沒有專門的檔案管理機構及存放場所，會計檔案主要由財務部門自行管理。因辦公場所限制，多數財務部門無法配備專門的檔案室，或專業檔案存放設施，會計檔案簡單存放在辦公室普通文件柜中，無法滿足會計檔案對存放環境溫度、濕度、光線、防蟲和污染物等的要求，特別是照片、影片、錄音、錄像等電子檔案，嚴重影響了會計檔案“壽命”。

（三）會計檔案缺乏專人管理。主要表現在：一是財務部門通常缺乏專業的檔案管理人員，普通財務人員也很少能接受到專業的檔案管理培訓，造成日常會計檔案保管及使用不規范等。二是會計基礎工作不扎實，如會計檔案整理、歸集、裝訂不及時，簽字、蓋章不完整，存放散亂、無序，造冊不全等。三是由于各類檢查、審計、驗收等均需復印相關報賬材料，會計檔案資料查閱頻繁，沒有專人管理，很容易造成查閱不及時、毀損、遺失等問題。

（四）電子檔案管理不規范。 主要表現在：一是重要的電子文檔、表格、文件等未設置專人或專崗進行有效歸集、整理、保存。二是財務人員工作交接中不重視電子檔案移交，造成電子檔案缺失或前后檔案不銜接。三是財務核算系統等應用系統備份與存檔未能做到異地保存。由于缺乏計算機方面專業人才，財務核算系統等應用系統多采用雙機備份，就地保存，存在一定的數據安全風險。

（五）期滿會計檔案銷毀困難。 根據規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。但是實際工作中，由于擔心會計檔案銷毀后不可預知的風險，多數單位不會主動對到期的會計檔案進行銷毀，導致會計檔案越積越多。

二、加強會計檔案管理的幾點建議

（一）強化會計檔案管理意識。 建立健全會計檔案管理內控制度。單位全體人員特別是領導層面，應充分認識會計檔案的重要作用和意義，加強會計檔案管理，制訂適合本單位完善的會計檔案管理辦法，對會計檔案的收集、整理、保管、查閱、利用和鑒定銷毀等環節的管理要求做出明確規定。要建立會計檔案管理工作責任制。

（二）提升財務人員綜合素質。 一是要加強會計檔案管理業務知識培訓，使所有財務人員對會計檔案管理的基本要求和規范都要有清晰的認識和了解，不斷提高會計檔案管理水平。二是要加強會計基礎工作規范，將《會計檔案管理辦法》《會計基礎工作規范》《會計電算化工作規范》等有機結合，提高會計檔案保管質量，保證其真實、完整、可用、安全。

（三）改善會計檔案存放環境和設施。 單位應設置專門的檔案管理機構，配置專業檔案存儲設施，提高環境質量，做好防磁、防火、防潮、防蟲和防塵等工作。有條件的情況下，也可在會計檔案室安裝監控錄像，增強安全性。如單位未設置專門的檔案管理機構，可考慮委托具備條件的機構代為管理。

（四）加強會計電子檔案管理。 財務部門應設置會計檔案管理崗位。對普通電子文檔，如報表、文件、文檔等，可由會計檔案管理人員定期備份，分類整理，歸口管理。會計人員交接時，應將電子文檔一并整理造冊，與紙質檔案一起移交。財務核算系統等應用系統備份，可探討購買服務的方式，由系統供應商或相關有資質的服務商，定期上門進行系統維護及備份，并將備份數據在指定場所異地保存，確保系統備份安全。

（五）積極推進會計檔案電子化。 新《會計檔案管理辦法》《財政部國家檔案局關于規范電子會計報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）肯定了電子會計檔案的法律效力，且允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這使會計檔案電子化有了政策依據。會計檔案中數量最大的是會計憑證，而會計憑證中，原始憑證及其證明材料又是最占空間的。隨著互聯網新業態、新模式蓬勃興起，財務信息化程度越來越高，不少財務核算系統已經具備網上報銷和附件上傳功能。如果在報銷階段將相關原始憑證掃描上傳至財務系統，那么在后續項目檢查、項目驗收等環節，就不再需要大量復印會計憑證、原始憑證，只需下載打印即可，大大減少了查閱工作量，降低了檔案毀損、遺失的幾率。推進會計檔案電子化，也是推動電子會計數據深度開發和有效利用的必要手段，增加財務信息聚合，深度挖掘數據，可為單位提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

（六）清理期滿會計檔案。對保存期滿的會計檔案，定期組織會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行分類整理、鑒定，確實沒有保存價值的，應按照相關規定進行銷毀，或者通過影像資料進行電子化保存。

農業科研院所會計檔案連續、系統、完整地記錄和反映了院所的經濟活動，加強會計檔案管理，是單位加強會計基礎工作的現實需要，更是會計監督、財務分析、領導決策的重要依據和參考資料。農業科研院所要充分認識會計檔案管理的重要性，進一步規范會計檔案管理，提升財務管理水平和效率，為科研工作提供更好的服務和支撐保障。

資助項目： 中央級科研院所基本科研業務費項目（NO.1630012020006）。