貴州高校數字檔案館面臨的困境與出路

羅偉明 陳美玉

(1.安順學院馬克思主義學院，貴州 安順561000)(2.安順學院經濟與管理學院，貴州 安順561000)

一、數字檔案館建設的背景分析

(一)國際國內外研究現狀

1.國外研究狀況

20世紀90年代，美國基本建成了檔案信息導航系統(NAIL)，即自主地構建檔案類別，對檔案信息進行分門別類，有效地將繁雜信息進行信息化管理，實現了全國數字資源的網上集成化查詢、檢索和利用，實現檔案信息網絡一體化管理。[1]21世紀初期，英國制定并發布了《電子文件管理、鑒定和保護指南》，那時參與英國檔案信息資源的整合和共享的高校就超過 140 所。[2]

從近幾年研究的整體內容來看，國際上關于數字檔案館的研究成果主要有三個方面：

一是論述數字檔案館給科研工作帶來便利。Christofer Laurell認為數字檔案館提高了學者做科學研究的生產力，從而使以前耗費巨大人力物力的研究變得容易起來。數字化檔案在科學研究領域的廣泛使用，有利于研究人員更密切地關注細節和更深入地開展科學研究。[3]二是探討如何有效地提高數字檔案管理的效率，如何有效地為公眾提供檔案服務，如何最大限度地完善數字檔案，實現自身價值。周瑩瑩認為，我們現在面臨著這一巨大的社會變革，面對數字檔案管理中的一系列問題，政府部門應采取措施提高數字檔案管理的效率，如建立集中管理的原則方向，注重機制和制度的優化和完善，構建規范化的集中管理體系。[4]三是介紹數據圖書館的設計和建設的新思路和方法。羅伯特·克雷塞、埃利斯·格雷厄姆和杰米·福索姆回顧了一些潛在的數字工具，這些工具可能會應對這些挑戰，這些設施的文化類似于生態系統，這些生態系統在個人、機構和整個研究環境之間起到了積極的相互作用，然后評估了“數據庫歷史”所帶來的理論影響。[5]

2.國內研究現狀

筆者采用中國知網作為檢索依據，以此了解國內與數字檔案館相關的研究成果，選取從2016年1月到2020年4月這個時間段，以“數字檔案館”作為主題詞進行檢索，檢出發表的文獻資料共2222篇，其中碩士博士論文9篇，期刊2213篇。具體年度論文發表情況如表1：

表1 2016-2020年我國數字檔案館研究論文統計表

我國科研工作者對數字檔案館的研究比較多，每年有約500篇論文發表。國內相關文獻的研究表明：數字檔案館逐步發展成為我國各級各類檔案工作的發展方向，有力地推動了檔案信息化的進程。

從近幾年研究的整體內容來看，研究成果主要有如下幾個方面：

一是對檔案管理系統設計的研究。陳志剛設計了高校廉政檔案管理系統的數據庫和功能模塊，并且從開發平臺、數據庫和應用部署方面提出了實施步驟和具體要求，指出了系統的運行效率、安全性和數據庫的改進措施。[6]孫麗梅緊緊圍繞需求要點，采用ADO.NET 等技術支持來實現干部人事檔案管理系統的構建，重視系統前臺和后臺的設計與應用，強調各模塊的功能方便實用。[7]

二是檔案資源管理方面的研究。羅艷麗分析了我國高校利用大數據進行數字化檔案資源管理的重要意義，探討了當前高校數字檔案資源管理面臨的困境，并針對性地提出解決問題的出路。[8]段新宇結合當前高校檔案資源建設的實際情況，分析了高校檔案管理工作中存在的問題，提出了數字化時代提高高校檔案管理信息化建設的措施。[9]

三是檔案數字化建設與檔案信息安全問題的研究。管先海、李興利整理了《檔案界論壇》上的討論資料，分析討論了新時期我國檔案數字化建設存在的一些問題，提出了解決問題的路徑，特別強調了檔案數字化建設工作既要滿足方便快捷的要求，又要守住安全底線，提出了一些很好的建議。[10]宣蓮圍繞我國近幾年流行的綜合檔案館檔案數字化外包情況，對A省檔案館的檔案數字化外包情況開展調查與分析。她認為經過較長時間的實踐和探索，A省檔案館已經積累了一些成功經驗，同時分析了A省檔案數字化存在一些問題，并提出了解決問題的辦法。[11]

(二)大數據時代對檔案工作提出了新要求

大數據時代是一個嶄新的時代，對于貴州高校檔案工作來說，大數據時代充滿了機會，同時也帶來了很大的挑戰。“檔案工作大有可為，要抓住重要戰略機遇期，推動檔案事業高質量發展。”[12]在當今時代，大數據已經成為推動社會經濟發展的重要技術手段，幾乎各行各業都充分利用大數據技術對事物進行表征、分析和支持，大數據已經深深滲透到人們生活的各方面。大數據是新時代的具有蓬勃生命力和廣闊發展前景的科學技術革命，同時也是人們生活方式和思維方式的變革。大數據豐富了人類物質世界的內容，深化了人們對世界的認知，加強了世界各國人民的聯系。從某種意義上說，大數據已經成為我國新時代發展的名片之一，極大地促進了經濟和社會發展，豐富了人類生活的內容。在大數據背景下，我國檔案事業也迎來了新的發展機遇，而建設數字化檔案館是新時代檔案工作的迫切任務和必由之路。

(三)國家指明了檔案信息化建設目標

一般來說，數字檔案館就是利用數字化的技術對傳統檔案館館藏資源進行數字化，并將數字化的檔案信息資源進行存儲、傳輸和處理，提供檔案資源給本地或遠程用戶使用的新型檔案館，它是一個體系、同時也是一個信息系統。[13]《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，要“創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升…要持續推進數字檔案館建設”[14]。“檔案存量數字化、檔案增量電子化”[15]戰略，明確了檔案工作的重點：一是大力進行館藏紙質檔案、實物檔案的數字化工作；二是全面推進各類文件收集和歸檔電子化。幾年來，廣大檔案工作者順應大數據時代的要求，銳意進取，開拓創新，在檔案存量數字化和檔案增量電子化方面做了大量工作，取得了很多成果。在當今新時代背景下，積極推進數字檔案館建設，著力提升檔案信息化應用層次，是廣大檔案工作者的奮斗目標。

(四)貴州高校數字檔案建設面臨新機遇

高校檔案工作一直是高校的基礎性工作之一，如何對檔案資源進行高效管理和有效開發，提升檔案館整體信息化水平是新時代高校檔案工作者和檔案學者研究的重要課題。近年來，隨著貴州省委省政府深入實施“大數據”戰略，貴州以大數據交易所、數據科技公司等為載體，緊緊圍繞數據資源管理、數據資源共享開放、數據資源應用、數據中心整合、數據要素流通、大數據產業集聚、大數據制度創新和大數據國際合作等中心任務開展系統性試驗，大力推進貴州大數據試驗區的輻射帶動和示范引領效應。[16]在大數據背景下，高校檔案工作也變得越發重要了，通過建立數字檔案館可以大大提高檔案資料的調閱與利用，減少實物檔案資料占用的空間，方便檔案資料的保管，提高檔案人員的工作效率。建立高校數字檔案館，它不僅有利于檔案全面準確地反映學校在改革發展建設的過程，更是為服務學校工作大局、服務師生和服務地方經濟發展的不可缺少的工具和手段。貴州高校檔案數字檔案館的建設過程中會面對新的對象、出現新的問題，解決這些問題就需要用新思想、新策略。

二、大數據背景下貴州高校數字檔案館面臨的問題

課題組主要采取實地觀察和網絡調查的方法進行調研。經過實地走訪貴州大學、貴州師范大學、遵義師范學院等高校收集相關資料。網絡調查主要瀏覽各高校的官方網站，搜尋高校的檔案館信息。此外課題組成員所在的A學院是貴州省高等教育學會檔案工作研究會的會員單位，課題組成員加入了檔案研究會的QQ交流群，一些問題能夠直接地與各高校的檔案工作人員交流。從調研情況看，貴州高校數字檔案館的建設工作取得了一些成績，但是總體上還處于起步階段，與我國東部、中部地區一些高校比起來，差距還很大，也存在不少問題，具體表現在以下幾個方面。

圖1 貴州72所高校檔案館建設情況統計圖

(一)體制機制不健全，檔案管理人才匱乏

通過分析梳理調研資料，貴州高校檔案工作機構大致可以分為三類：如圖一所示，第一類是成立了獨立檔案館建制的有11所高校，占15%；第二類是有檔案館建制，與黨政辦公室或圖書館合署辦公的有3所高校，占4%；第三類是沒有成立檔案館建制，而只有檔案室、檔案科或相關科室兼職檔案業務的有58所高校，占81%。從以上數據可以看出，后兩類高校沒有獨立的檔案館建制，并且數量還比較多，這些高校雖然也開展了相關的檔案業務，但是檔案管理缺乏系統性、規范性，與新時代的新要求還有較大的差距。調查數據顯示：當前貴州省各高校從事檔案工作的教師中，具有檔案專業學歷背景的不到5%，具有檔案專業技術職稱的就更少了，不到3%。絕大部分檔案管理人員沒有檔案管理的專業知識背景，對于檔案信息管理技術認識不足。一些高校檔案館甚至沒有數字檔案資源建設和管理的發展規劃，很多檔案館當前只能做一些簡單的檔案整理工作。當前貴州高校數字檔案資源建設和管理過程中存在嚴重的專業人才困境。

(二)投入不足、檔案數字化嚴重滯后

貴州作為經濟欠發達地區，高校發展普遍面臨經費不足的難題，用于發展檔案事業的資金更是有限，數字檔案館發展較為滯后。近年來貴州各高校開始了人事檔案數據化的工作，這是上級部門明確規定的工作任務，貴州學校干部人事檔案要完成由紙質向數字化轉換工作。但由于受到經費等客觀條件的制約，部分高校干部人事檔案數字化工作進展緩慢，遇到很多困難。干部人事檔案的鑒定、整理及數字化工作比較復雜，需要大量的人力物力財力，一些高校外包給專業公司來做，以貴州某高校為例，860卷檔案花費60余萬元。據統計，在貴州省的70所普通高等學校中，絕大多數高校的數字檔案館建設還停留在規劃設計階段。目前建成了數字檔案館并投入使用的只有貴州大學、貴州師范大學等少數幾所實力較強的老牌高校。從已建成的數字檔案館來看，有的高校檔案館僅僅是將原來的紙質檔案通過掃描轉換成電子版檔案，整理出電子版檔案資料目錄，提供簡單的檔案資料搜索查詢。而根據學校的學科、專業特色及區域特色建設的數字檔案館還很少，深層次開發不夠。總體看來，數字檔案資源的深層次挖掘不足，比如針對在黔高校所具有的獨特資源、特色學科(喀斯特地理環境、少數民族風情、特色動物植物、特色旅游)等方面建設的檔案資源比較少。

(三)開發利用率比較低

貴州建有數字檔案館的高校中，訪問數字檔案館幾乎都要用本校的IP才能進行登錄，有的數字檔案館只提供了目錄和摘要，只有個別高校的數字檔案館提供了圖片及部分全文。總體來說，這些數字檔案系統只是較為簡單的計算機輔助管理，或多或少存在檔案信息處理能力不強、權限分配不合理、分類不規范、可擴展性和共享性低的問題。這些數字檔案館面向社會的開放程度很低，一般要用校園網才能檢索和使用，大多數只是為本校讀者服務。貴州高校數字檔案館在檔案資源共享方面是明顯的短板，幾乎不產生社會效益，大大降低了它們的利用率。此外，高校檔案歸檔整理工作不足，對檔案的收集、分類欠科學、檔案編序和存儲缺乏規律性，多是采取簡單的總攏式的存儲，大大削弱了檔案資源對高校教學發展的參考利用價值。

(四)缺乏統一標準

現階段還缺少數字檔案信息生成、采集、審查、著錄、存儲、傳輸、分類、檢索、交換、安全保密、開發利用等的標準體系。當今時代，計算機網絡技術發展日新月異，但是僅擁有技術還不夠，標準化才是有效實現檔案數字化的真正前提。由于缺少統一的、可操作性強的檔案數字化標準，在數字檔案館建設過程中就不可避免地出現結構不統一和數據不規范的情況。以干部人事檔案為例，大部分貴州高校完成了干部人事檔案的數字化工作，一些高校將干部人事檔案數字化業務外包，一定程度上增加了檔案的安全風險。此外，數字干部人事檔案的操作系統名稱也不統一，如：干部人事檔案數據庫、干部人事檔案信息庫、干部人事檔案管理系統等。

(五)數字檔案館建設發展不均衡

貴州高校雖然已建設了一些數字檔案資源，但是這些數字檔案資源的發展是極不均衡的。各高校的綜合實力、檔案資源情況和檔案館經費投入不同，因此數字檔案資源的建設狀況也差異很大。一部分高校的仍然沿襲過去的粗放管理模式，比如：有的高校對教學檔案的管理不到位，各教學單位沒有將零散的檔案認真整理歸類，一股腦兒交給教務處。教學檔案的收集處理的工作流程為：教務處統一收集各教學單位的教學檔案紙質版，于每年的規定時間段將這些紙質版檔案掃描成電子版，然后去檔案館登陸單機版檔案系統進行電子版上傳和紙質版提交，打印檔案清單后拿回教務處，由其負責人簽字確認后返還給檔案館，這些復雜的工作流程致使教學檔案收集都成為難題，并且利用率很低。總的來說，少數綜合性大學和建校歷史長久的大學在建設數字檔案館方面就做得比較好些，而一些地方性高校因為受當地經濟發展水平的制約，其檔案館并沒有相關經費來購置檔案數字化所需要的計算機和掃描所用的設備，基本設備的匱乏，使得這些檔案館無法進行館藏檔案數字化的相關工作。

三、貴州高校數字檔案館建設的路徑選擇

(一)建立健全組織機構，加強專業人才隊伍建設

在大數據背景下，為了提高檔案管理工作水平，實現檔案資源的有效保護和利用，高校檔案管理部門應當科學設置檔案管理組織機構，如可以設置檔案館、檔案室等職能部門負責所有檔案的收集、整理、保管和開發使用。要形成書記校長總體抓，分管校領導具體抓和各職能部門抓落實的檔案工作協調機制。同時要明確檔案工作的管理權限，完善一系列檔案管理工作制度，完善檔案法規和標準體系建設，大力推進檔案數字化建設。更為重要的是，貴州高校要下大力氣建立健全檔案人才的引進和培訓制度。要拓寬人才引進渠道，招錄一批具有高學歷的檔案專業背景的人才，或者加強與各級政府檔案局、大型企事業單位檔案管理部門的交流合作，聘請具有高級檔案管理職稱的人員或經驗豐富的檔案管理人員來高校交流任職。貴州高校同時要加強檔案人員的自主培養，加強在職學習培訓，積極采取派出工作人員到國內著名高校進修學習、積極參加國內外檔案會議交流學習等多種方式，大力提升檔案管理人員的素質，培養一批熟悉數字檔案資源建設管理的人才。在數字檔案資源管理人才的培養過程中，各高校還要充分結合實際，注重師生群眾和用戶的具體需求，創造性地開展數字檔案資源建設和管理工作，在實踐中不斷提升檔案管理、開發利用的理論知識和管理技能。

(二)充分重視并加大投入

數字檔案館建設是一項投入相當大、花費時間長和非常繁瑣的基礎性工程，高校教育主管部門、檔案業務主管部門和各高校應當高度重視并加大財力物力人力的投入。一方面高校教育主管部門和檔案業務主管部門應當提供宏觀指導，統籌規劃。幫助高校解決一些緊迫的、現實的問題，比如給予高校政策支持和資金支持，幫助高校做好檔案館庫房建設、檔案館配套設施設備采購的可行性論證，提出具體的意見等等。另一方面，高校要積極爭取各方面的支持，發揮好主觀能動性，根據宏觀規劃的要求，明晰本校檔案數字化任務的價值取向，做好科學的目標定位，結合自身的實際情況進行數字檔案館的建設，以提高檔案管理的現代化水平。

(三)擴大開放共享程度

檔案是國家和社會的寶貴財富，只有利用起來才能實現它的價值，要把滿足用戶多元化利用需求作為檔案信息資源建設的目標，將分散的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過大數據的技術支撐，實現檔案資源共建共享，讓豐富的檔案資源成為支持經濟社會發展的寶藏。基于這樣的開發建設思路，可以由政府檔案事業管理部門牽頭，建立貴州全省范圍內協調一致的數字檔案館結構，務必使檔案數據庫模型和檔案數據內容都能實現比較高的共享度。除了涉密檔案，其他檔案要通過數字檔案館共享給廣大用戶，暢通共享渠道，最大程度地發揮檔案資源的價值。各高校要立足自身實際、吸收先進經驗，乘著國家大數據的浩蕩東風，積極探索數字檔案資源收集、處理和利用等問題，扎實開展數字檔案館的實踐活動。

(四)建立統一的標準和規范

貴州各高校在建設數字檔案館的過程中，要徹底打破各自為政的局面，嚴格按照“格式統一、數據規范、長期可讀、方便共享”[17]的要求進行建設。各高校要廣泛學習國內外數字檔案館建設的先進經驗，積極采用國際標準，做到高標準，嚴要求。一方面要注重標準的簡化形式。在對檔案信息的處理過程中，要結合實際情況縮減規定對象的類型數目，充分滿足一般性需要的標準化形式，保障數字檔案的標準化管理，例如將同類事物兩種以上的表達形式歸并為一種，努力規避同種檔案信息的多種表達，防止表達形式的混亂和無序。另一方面注重通用化。選定具有兼容性的數據項目，即實現標準在建設過程中可分解、可組合和可連續，能夠隨著系統的更新而轉換升級，能夠高效地實現檔案數據管理，增強數字檔案館的實用性，實現數據檔案館的后續發展。

(五)以特色建設為突破口

建設數字檔案館從根本上說就是為了滿足各高校自身成長發展的需要。不容置疑的是，貴州一些實力較弱，資源較少的地方高校同樣有建設數字檔案館的迫切需要。各地方高校要乘著貴州大數據開發的這股東風起航，結合自身的特點,有計劃有步驟地進行特色數字檔案館建設。數字檔案館建設不可盲目求全求快，一切要從實際出發，先將重要的、讀者迫切需要的檔案數字化，再根據輕重緩急，分階段分步驟做好數字化工作。同時政府檔案事業管理部門要根據各高校的特點與需要，加強指導，給予政策資金支持。檔案事業管理部門通過檢查與評估,針對現狀,深化改革，放寬政策,如在編制、設備、有償服務等方面對高校進行扶植。

結 語

在大數據產業發展的浪潮中,貴州的高海拔、低氣溫和低能耗成本的區位優勢脫穎而出，近幾年我國三大運營商投資150億元在貴州建設數據中心基地，貴州的大數據產業發展迅猛。在大數據背景下，貴州高校檔案工作具有后發優勢,可以通過學習、借鑒和吸收先發展地區在數字檔案館建設過程中的經驗教訓,選擇更好更快的發展道路,盡量少走彎路,在短時期內實現科學快速發展。筆者認為只要廣大檔案工作者以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，正視數字檔案館建設工作中存在的問題，找準問題的根源，加強組織機構建設，大力引進檔案人才和培養人才，增加投入，注重標準和規范，突出貴州特色和亮點，擴大共享，采取扎實有效的手段和措施，一步一個腳印持續做下去，貴州高校的數字檔案館工作一定能夠取得預期的效果、一定能夠滿足廣大師生和社會各界的需求。