中小型科研機構軟件資產分類管理淺析

■ 中國電子技術標準化研究院 張衡

隨著信息化時代和全球化知識產權風暴的到來，各類正版化軟件已經成為企事業單位和各類研科研機構資產的重要組成部分和必不可少的重要生產工具，中小型科研機構除了采購使用日常辦公型軟件外，為確保科研工作能力，提升自身管理效率，也會組織開發適合自身管理流程的綜合軟件系統，采購使用授權費用較貴專業化的工具軟件。

中小型科研機構是我國科技發展和自主創新的主體之一，也是提升國家治理體系和治理能力現代化的重要參與者?！肮び破涫?，必先利其器”，作為技術創新的主體，科研機構勢必需要對標國際相應領域軟件，強化手中作為重要生產工具——軟件的使用效率，以其最大化軟件資產產生的效益。

軟件資產管理是一種必不可少的管理活動。通過明確的管理責任主體和規范科學的管理步驟，能夠充分發揮出軟件資產增值效能，進而幫助科研機構提升自身硬實力。

中小型科研機構軟件資產管理的現狀

在我國，中小型科研機構一般是國家部委、省、市一級的科研院所、大型企業或高校的附屬支撐機構，抑或是某一專業領域的專門研究機構，人員多在千人上下。不同于大型科研機構或企業，中小型科研機構經費預算相對有限，固定資產管理制度體系基本已經規范化（一般設有專門部門或人員負責單位內部固定資產的管理），但隨著軟件作為無形資產在單位資產比例中的提升，傳統的固定資產管理僅僅進行存在性管理的理念不再適合軟件資產的管理，大部分單位的軟件管理部門職能不清晰，有的是資產管理部門進行管理，有的是信息化部門進行管理，軟件資產的采購和使用缺乏系統性和計劃性，同時也存在著功能性的重復等問題，較容易造成軟件采購后利用率過低或者延續性不足，導致實際使用效果不佳，形成投資浪費。這些客觀情況的出現要求中小型科研機構必須通過有效提升軟件資產增值率，減小軟件資產流失來不斷提升自身競爭力，以期在經費有限的情況下更好地迎接市場及技術更新挑戰。

中小型科研機構軟件資產的特性及分類管理

根據ITss等新興信息化服務體系標準，單位在軟件資產的管理中需要結合功能及特性，對軟件資產實行定性分類，從源頭理順管理渠道，明確管理責任主體的主要職責就是實現軟件資產最大化增值。

結合中小型科研機構的現有使用的軟件情況，基本可以將其分為三大類，一類是維持日常辦公需求的通用辦公軟件，一類是自行組織定制化開發的用于辦公或業務的軟件，還有一類是結合科研任務和工作實際需要的特定專業軟件。

第一類軟件的特點是種類較少且固定，多為社會上長期使用的大牌廠商的產品，一旦選用會隨單位內部員工工作習慣及已經完成適配的OA、ERP或LIMS等系統較長時間的沿用。在投入使用后，雖然相關軟件的品牌和產品較少更換，但隨著社會上相關配套軟件的更新換代，也需要及時的進行版本迭代升級，此類軟件一般以各類操作系統、辦公軟件、數據庫軟件、殺毒軟件代表。

第一類軟件是單位內部個人終端和重要系統配套基本軟件環境，投入使用后會直接影響單位數據延續性和可利用性，可由單位信息化部門結合單位整體的信息化規劃和大數據建設思路，慎重選擇主流品牌、具有高數據延續性的產品，結合各類應用系統平臺的技術需求進行全生命周期管理，通過較長時間的基礎軟件環境固化，形成本單位標準數據格式的大數據分析基礎庫，在軟件本身在使用習慣和數據統一便利性增值的基礎上，同步增加自身大數據建設的價值。

第二類軟件多為使用單位結合自身工作特點和業務需求，組織軟件開發廠商開發契合自身實際需要的核心應用系統，此類軟件開發成本較高，一次性投入較大，開發時間長且復雜，涉及大量功能型軟件接口的兼容性聯調聯試，主要承載使用單位的核心業務，后續使用時間較長，在使用中需要結合工作不斷進行細微的流程及功能調整，但較少進行大的版本升級改造，此類軟件一般為單位內部的OA、ERP或LIMS等系統。

第二類軟件是單位開展信息化工作的骨架，承載核心業務，決定了單位整體工作效率，既離不開業務部門對軟件功能定位的持續改進，也離不開信息化部門的整體架構把控。要確保增值增效，需要信息化部門牽頭業務部門配合，結合單位整體業務布局，以一個階段業務規劃為引導，組織開發商以主流開發工具進行建設，同時在建設伊始就形成階段性改進方案，確保軟件系統可以持續性改進，貼合單位實際工作運行情況。

第三類軟件是使用單位根據自身的業務研究方向，根據項目需求或研究發展的階段性，為科研人員配備專業的工具軟件，進行科學計算、繪圖、設計等，此類軟件專業性強，適用范圍窄，多為單位內部專業部門單獨為某一領域研究單獨配備，其性能直接決定該領域研究水平和工作效能。此類專業軟件領域軟件品牌數量較少，可選擇范圍較小，一般以MATLAB、SolidWorks、CATIA等為代表。

第三類軟件是單位創新和發展的關鍵，能夠可靠高效的實現科研人員意圖的工具軟件，決定著單位科研業務能力在業內能否形成競爭力和創新能力，此類軟件適用與否最具發言權的是單位專業研究部門或團隊，應明確由具體使用部門或團隊對軟件進行全生命周期管理，結合科研使用情況及時升級或進行版本更新，確保軟件符合實際工作需求，實現此類軟件的最大自身價值。

軟件資產的管理方式

軟件資產無論是由信息化部門或專業科研部門進行管理，目的都是為了實現軟件資產最大獲利化，需要建立一套科學的標準化的軟件資產全生命管理的方法和指標體系，實現“統一采購、分散管理、效益考評、持續改進”。

在采購時，可由單位組織管理方、用戶、固定資產管理部門等建立專門的軟件采購評估組，結合不同種類的軟件，建立相應的軟件采購指標體系并對指標賦予不同的權重分，根據指標評分情況，實現采購選型的科學可控。

在軟件資產完成采購投入使用前，應建立好規范的軟件資產檔案，做好軟件資產關鍵信息（軟件名稱及版本號、采購時間及價格、采購合同編號及銷售商、軟件使用說明材料、授權編號、授權數量及授權使用時間、適用軟件環境、售后服務條款及各方責任等）備案，避免在使用過程中由于授權過期、適用軟件環境變化等導致的法律風險。

軟件資產在使用過程中，應提出明確的管理流程，建立適用使用效能評價指標體系，定期對軟件的使用情況和適用效果進行跟蹤評價，確保軟件投入使用后可以不間斷地進行考量。對能夠持續提升科研能力和業務效率的軟件，在授權到期后應充分考慮其進一步延續使用；對評價指標分數不高，利用率較低，作用有效的軟件，一方面需要盡早結合問題考慮其替代產品，另一方面也應及時總結調整采購指標體系的指標及權重分，舉一反三，確保后續軟件資產采購和使用的正向激勵和持續改進。

結語

綜上，中小型科研機構為了更好的實現軟件資產的有效管理和資產增值，需要結合軟件的屬性和應用環境，將PDCA的持續改進管理理念融入到分類管理過程中，摒棄固定資產管理中存在的“還能用”的思路，切實貼合工作需要，讓真正能夠發揮其使用效能的軟件能夠延續使用，形成企業記憶，讓增值效果不佳的軟件在價值周期末盡快實現淘汰，降低資產冗余，才能最大限度利用有限的經費，實現最大化的軟件資產增值。