互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新研究

曹春花

（中國水利水電第八工程局有限公司科研設(shè)計院，湖南 長沙 410000）

一、引言

2019年底，公司組建一個46人的專審團隊集中開展干部人事檔案專項審核工作，團隊本著積極穩(wěn)妥、實事求是的原則，確認干部“三齡兩歷一身份”，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規(guī)范。在兩年的專審工作實際中，觸碰到企業(yè)檔案管理的一些現(xiàn)狀與問題。

第一，檔案重要性宣傳不夠到位，單位和個人均不夠重視。有些學(xué)校、單位檔案交接不及時不嚴謹，或因為學(xué)校合并升級、單位撤銷變遷導(dǎo)致學(xué)籍、黨團等檔案資料遺失。還有部分人對個人檔案不重視，對補充材料不配合、不理解，甚至抱無所謂的態(tài)度。第二，管理體系不完善，檔案工作的管理效應(yīng)發(fā)揮不夠。檔案管理基礎(chǔ)工作不扎實、規(guī)范化標準程度不高、信息更新維護不及時。保存方式只有紙質(zhì)檔案，沒有建立電子檔案，影響檔案的查閱與利用，缺乏數(shù)據(jù)分析。考核機制不完善，人事檔案在干部工作中的重要基礎(chǔ)作用不突出。檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營沒有深度融合，不能充分發(fā)揮檔案工作對企業(yè)發(fā)展的管理效應(yīng)。

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)進入一個高質(zhì)量發(fā)展的快車道，數(shù)字化新技術(shù)為各個領(lǐng)域注入了新動力，企業(yè)的檔案管理工作也需要適應(yīng)新時代的要求。針對如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代做好企業(yè)檔案管理工作，檔案管理工作如何主動切合時代發(fā)展的主題，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要等問題的提出，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”就自然成為新時代檔案管理工作中亟待研究解決的重要課題。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）強化檔案意識，增強對檔案管理的認識

企業(yè)檔案覆蓋了企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、管理等各個環(huán)節(jié)的文件資料，體現(xiàn)了企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的主要力量與價值。另外，人是第一生產(chǎn)力，干部人事檔案在干部管理工作中起到重要的基礎(chǔ)作用，企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)是企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的必要前提，檔案涵蓋的數(shù)據(jù)是領(lǐng)導(dǎo)層決策的重要參考依據(jù)。從現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的視角看，檔案管理工作需要合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，加大檔案管理的“軟硬設(shè)施”建設(shè)、體制完善和技術(shù)研發(fā)，使檔案管理工作最大限度地為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮效應(yīng)，為市場拓展提供良好的延伸動力。從企業(yè)管理層到操作層，領(lǐng)導(dǎo)員工自上而下，都要充分地認知到企業(yè)檔案管理的重要性，并且增強各自的責(zé)任感與使命感。在企業(yè)不斷發(fā)展和延伸的基礎(chǔ)上，梯度培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員，加強人力資源管理工作人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，將檔案管理工作和企業(yè)的各項工作有機地結(jié)合起來。此外，還需要積極地運用網(wǎng)站、企業(yè)微信、公眾號等網(wǎng)絡(luò)載體對基層項目員工進行相關(guān)檔案的宣貫，采用遠程指導(dǎo)方式，實現(xiàn)檔案重要性宣貫和業(yè)務(wù)指導(dǎo)常態(tài)化，讓重視檔案管理工作的觀念深入每一位企業(yè)員工心中，為企業(yè)檔案管理工作有序推進、創(chuàng)新發(fā)展，提升認知、夯實思想基礎(chǔ)。

（二）打造數(shù)據(jù)中心，加強動態(tài)監(jiān)控

首先，要實現(xiàn)“紙質(zhì)檔案+電子檔案”統(tǒng)一管理模式，將紙質(zhì)檔案進行掃描拍照，將紙質(zhì)檔案上所有數(shù)據(jù)錄入《干部人事檔案專項審核情況登記表》，將出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷及干部身份“三齡兩歷一身份”原始信息進行真實錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)中心。結(jié)合實際，建立各種管理流程，讓電子流程實時匯總檔案狀態(tài)，各類業(yè)務(wù)檔案智能分類，簡化借閱手續(xù)，實現(xiàn)檔案借閱共享。要以“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的思路創(chuàng)造性地推動企業(yè)檔案管理工作，依托檔案數(shù)字化管理工具，打造檔案協(xié)同管理云平臺，利用建模和云計算信息技術(shù)對人員結(jié)構(gòu)、崗位分類、學(xué)歷職稱、單位編制、薪酬職位等信息進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理動態(tài)中心，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化。最大限度地將各類檔案的數(shù)據(jù)分析有機地融合到企業(yè)管理全過程，滲透到業(yè)務(wù)各領(lǐng)域，并且加大各類信息技術(shù)的應(yīng)用與研發(fā)，對各種業(yè)務(wù)檔案實施動態(tài)監(jiān)控和綜合利用，提升各類檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價值，充分發(fā)揮檔案管理對企業(yè)發(fā)展的管理效應(yīng)。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”管理模式是打造數(shù)據(jù)中心、實施動態(tài)監(jiān)控的出發(fā)點，也是立足點，需要緊跟企業(yè)的發(fā)展需求，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，適時提升數(shù)據(jù)中心的實踐設(shè)計，滿足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略部署、頂層設(shè)計的重新審視和總結(jié)。

（三）制定統(tǒng)一標準，完善規(guī)章制度

對于企業(yè)來說，想要進一步的提升檔案管理數(shù)字化水平，需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需要，根據(jù)企業(yè)各業(yè)務(wù)口的要求，建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。在全方位的視野下，依照相關(guān)法律法規(guī)，加大檔案保管、保密、利用統(tǒng)計、鑒定銷毀等制度建設(shè)，加強檔案管理人員思想政治和工作紀律的教育與懲處，確保企業(yè)檔案管理工作的嚴肅性、嚴謹性，保證企業(yè)檔案管理工作全過程、全天候受控。檔案管理者也需要立足實際，科學(xué)地使用信息技術(shù)，建立“軟硬件”雙向保障，加大數(shù)據(jù)的整合與利用，確保電子檔案管理收集、整理、歸檔和管理等相關(guān)的工作內(nèi)容，加強監(jiān)督監(jiān)控，確保檔案安全、保密，日漸突出檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要基礎(chǔ)作用，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供良好的延伸基礎(chǔ)。

（四）加強隊伍建設(shè)，保證正確方向

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)，需要的是高素質(zhì)的人才和創(chuàng)新型人才。企業(yè)檔案管理隨著云平臺、云計算、公眾號、數(shù)字化管理工具、協(xié)同管理系統(tǒng)等一系列“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)字新技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，更需要檔案管理者有過硬的政治思想素質(zhì)和堅定的是非立場，熱愛檔案管理工作，有較高業(yè)務(wù)水平和較強的學(xué)習(xí)能力，能有效運用“互聯(lián)網(wǎng)+”時代新技術(shù)和新知識創(chuàng)造性地開展企業(yè)檔案管理工作。只有鍛造了一支又紅又專的檔案管理專業(yè)隊伍，才能保證檔案管理工作的正確方向，才能讓檔案管理工作助力企業(yè)向好發(fā)展。作為新時代檔案人員，要與時俱進，充分發(fā)揮檔案人員驅(qū)動創(chuàng)新能力，創(chuàng)新思維，創(chuàng)新檔案管理模式、服務(wù)機制和方式方法，整體推進企業(yè)的檔案管理工作；要加大“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的深化改革，滿足“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”基本內(nèi)涵的延伸與拓展，保持檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的價值取向。

（五）加大開發(fā)利用，做好各項服務(wù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系，可以最大限度地呈現(xiàn)企業(yè)人員結(jié)構(gòu)與企業(yè)發(fā)展不協(xié)調(diào)的狀況與問題，不同管理層級可以根據(jù)工作崗位、工作性質(zhì)的不同，個性化地設(shè)置不同的權(quán)限，根據(jù)需要獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計、圖表分析，為工作規(guī)劃、決策部署提供很參考價值。因此，要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理體系的優(yōu)勢與成果，擺脫傳統(tǒng)檔案工作的局限性，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、干部任用、質(zhì)量安全、物資設(shè)備、工程履約、技術(shù)研發(fā)等各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不同特點，加大個性化服務(wù)需要設(shè)計，合理地按照檔案的開發(fā)實施調(diào)整，滿足企業(yè)個性化的差異需求。之后，就需要拓展服務(wù)項目，加強線上和線下的服務(wù)力度與信息反饋，保持檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和開放化的建設(shè)，為檔案管理數(shù)字化，提供更多的新的發(fā)展方向，讓企業(yè)檔案管理真正融入企業(yè)管理體系，助力企業(yè)發(fā)展。要敢于走出“舒適區(qū)”，接受新的理論和新的技術(shù)知識，直觀地面對新時代發(fā)展背景下的新問題，并且針對問題，主動地解決，合理地制定對策措施。在開放的思維中，加強技術(shù)支持，打破思維定式，持續(xù)開發(fā)新的管理模型，為以后的發(fā)展提供前進的動力。此外，還需要企業(yè)重視信息安全，確保檔案信息安全。要加強網(wǎng)絡(luò)安全保障體系建設(shè)，定期檢測系統(tǒng)漏洞，及時分析和排查其中存在的安全性隱患，保證每一個環(huán)節(jié)都處于安全的狀態(tài)，確保企業(yè)擁有一個安全發(fā)展生態(tài)環(huán)境。

三、結(jié)語

隨著社會的進步，企業(yè)需要立足實際，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的基礎(chǔ)上，找到屬于自己的內(nèi)在需要，消除戰(zhàn)略發(fā)展障礙，及時地轉(zhuǎn)變固有的思維，強化“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的戰(zhàn)略思維，打造屬于企業(yè)自己的數(shù)據(jù)中心，制定完善的制度標準。要將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營等所有管理與“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”有機結(jié)合起來，保持內(nèi)涵建設(shè)的深度，為檔案管理的正面效應(yīng)提供更多的生存和發(fā)展空間。要持續(xù)加大技術(shù)更新，提高動態(tài)化的管理力度，增強創(chuàng)新能力，為企業(yè)的發(fā)展提供動力。