基于ERP系統環境的企業內部控制策略研究

雷 鑫

（浙江高運交通建設有限公司，浙江 杭州 311200）

一、基于ERP系統環境的企業內部控制概述

（一）企業內部控制與ERP系統

內部控制是由各管理層和全體員工共同實施的，目的是實現控制目標的管理體系。建立高質量的企業內部控制制度體系，有助于提升企業內部管理水平和風險防范能力，大幅度促進我國企業快速進入國際市場，并為參與國際競爭打下堅實基礎。

ERP系統是企業資源計劃，是企業通過ERP系統在企業生產經營過程中的購、銷、存、人、財、物等各環節的合理規劃，并優化企業內部各部門資源，使企業各環節管理水平得到有效提升，從而提高企業的效益。

（二）企業建設ERP對于內部控制的現實意義

現代商業環境正經歷巨大變化，如何建立企業持續競爭優勢，如何構建新型商業模式以取得合理利益等核心問題，需要企業在創新的路上不斷努力加以解決。而ERP系統是通過軟件工程師根據本企業的特點設計出一套最接近企業管理流程的系統，利用企業各部門人員的協同操作完成系統內對生產過程、合理庫存、人力資源、應收款項、采購計劃、銷售產值等模塊的數據采集。再將各模塊集中匯總后反饋到企業各級管理者手中，在信息時代下實現數據共享，既可以節省人力資源，也能有效地提高信息傳遞的速度。同時，也可以將客戶、銷售代理商、材料供應商和協作單位等一起納入管理中來，屆時供應商、銷售商等已經不是原來簡單的往來關系，而是利益共同體的伙伴。這種關系構成了企業新的生態圈，可以實現企業從事中控制到事前控制的轉變。

二、企業ERP系統應用對內部控制的積極影響

（一）提升內控信息的準確性

近年來，隨著企業的迅猛發展，許多企業已經根據自身情況使用了ERP系統，在確保企業各人員準確錄入的前提下，ERP系統可以快速準確地獲取各種分析報表的數據。在原先純手工模式下，會計監督一般都是事后控制，由人工核對單據的準確性和一致性。一般流程是由生產部門提供給采供部門生產所需的采購訂單、采購、驗收入庫、生產領用材料、生產、銷售、商品出庫、送貨，最后經核對與計算后獲得庫存數據，不能實時獲取倉庫信息，數據的獲取需要大量的計算，不但耗時較長而且當時發生錯誤不易被發現。而在ERP模式下，從材料的采購入庫、領料到生產、銷售、送貨各階段可以同時進行，且由不同人員將所發生的業務錄入系統，不同部門可實現信息共享，減少信息傳遞的時間，以及系統可以根據預先設定的邏輯關系進行核對，出現錯誤及時報警，從而大大提升信息的準確性和及時性。

（二）實現內部控制的系統化

目前，在實際的企業管理過程中，部分企業的管理制度和管理意識薄弱，與之相配套的管理制度未及時跟進，會造成信息不匹配，最終導致管理工作與程序存在漏洞，致使數據失去真實反映的能力。在ERP系統運行之下，企業內部控制的內容會與傳統時代的內部控制不同，它不僅能保證資料的完整性，提升會計分析能力，防止浪費和舞弊行為，還能進一步擴大對系統開發控制、系統權限控制、網絡安全控制，以及將系統維護人員與系統操作人員的崗位職責也納入內部控制的范疇。在ERP系統下，傳統會計操作系統中的會計核算方式、數據的處理流程等都發生較大的變化，致使企業內部控制的內容不斷得以優化，而且具有可操作性。

（三）規范內部控制的流程

ERP系統是通過設計合理的業務流程，將業務流程固化、標準化，最大限度地降低人為影響。將內部控制點植入流程節點中，由程序設計人員根據本企業的特點，設計符合企業發展的業務流程系統，將企業的各個部門有機地結合起來，實現數據共享，強化內部控制的可操作性和執行力。當然，很多辦事流程會發生變化，甚至流程的順序也發生了變化。一般來說，業務的處理和審核權限所控制的流程越多，內控風險就越大。因此，規范的ERP系統可以在流程中設定約束規則及審批流程，約束操作人員的行為，使內部控制實現有效運行，將授權、職責與企業的組織架進行合理配置，并形成相互制衡機制。

（四）通過權限管理降低風險

權限管理幾乎出現在任何管理里面。權限管理一般是指根據系統設置的安全規則或安全策略，用戶只能訪問自己被授權的資源。權限管理明確系統成員之間的關系，提高決策的效率。系統操作人員只對自己負責的模塊進行處理，大大降低了由于個人主觀因素而對業務數據錯誤的判斷，從而達到降低風險的目的。

（五）彌補人工控制的主觀缺陷

ERP系統可以彌補在組織架構中各環節手工操作所造成的延遲等各種缺陷，同時也可以克服各種人為因素的干擾，減少或消除風險的發生。比如，財務部門可以通過ERP系統的客戶管理功能，隨時了解企業資金回籠和應收款項的情況，以及成本管理的數據報告，進而減少財務成本的支出；采購部門可以通過系統的報警機制，及時補充或調整富余材料的庫存，使企業庫存達到最佳存儲率，提高材料的周轉率和資金的使用率。

三、ERP環境下企業完善內部控制的策略

（一）完善企業會計信息系統內部控制環境

對于ERP系統而言，能否充分更好地發揮其在企業中的作用，取決于企業內部控制環境的建設。而符合企業發展的嚴謹組織架構和規范的企業制度是推動內部環境建設的基礎。而ERP系統實施后，打破了原有的模式及不完善的環節，建立了新的管理流程，實現了企業資源的共享和信息管理，進一步形成了良好的內部環境，有利于內部審計和稽查工作的開展，同時可以及時發現問題，同步在線監督，大大減少了流轉環節和匯報審批的時間，提高了企業的辦事效率，從而最大限度地減少客戶流失、庫存積壓等情況，實現企業經濟利益的提升。

（二）提高并完善會計信息系統檔案的管理水平

近年來，互聯網技術高速發展為現代企業的信息化發展帶來了質的飛躍。各行各業紛紛投入網絡信息化建設，產生了企業數據的井噴。然而，企業安全意識的淡薄和防護技術的滯后，使得企業原始數據的安全面臨嚴峻的考驗。ERP系統因為是在網上操作，由于網絡的不穩定性，加大了信息資料泄露的風險。同時，ERP系統的各項記錄都是在網絡上的電子憑證，沒有紙質的憑證，這種存儲方式雖然減輕了操作人員的工作強度，但也帶來了新的風險。為了保證系統數據的安全性和可靠性，企業應建立與之相匹配的合理、合法、完善的軟硬件和數據安全措施，以備在特殊情況下對數據進行恢復和修復。在硬件上，通過提升硬件設備的質量，采用先進的硬盤鏡像技術，隨時收集和備份資料，以防止特殊情況造成數據的丟失。在軟件上，可以將最先進的網絡技術運用到內部控制中，與先進的管理技術相互融合，將其建成完善的內部控制系統。

（三）建立健全企業內部控制制度與流程

在ERP系統日常運營過程中，流程的設計環節至關重要，其直接影響著企業內部控制的實施效果。因此，在設計流程方面應該做好以下幾方面工作：首先，要按照企業的需求梳理各部門所需的相關流程。其次，針對每一個流程都要根據企業的實際情況多維度地進行評估和分析，盡量規避風險，確保企業的日常經營不受影響。再次，要設置每個流程中的關鍵點，明確各個關鍵點上的人員崗位職責，確保各崗位之間相互制衡，相互監督。最后，在企業運行過程中，要根據需求情況不斷磨合，持續提升流程的質量，從而實現企業高效運轉的最終目標。在流程設計完畢后，企業的內部控制制度也要與之相對應，二者相輔相成，相互支撐。在設計內部控制制度時，最為重要的是確保錄入數據的準確性，因此要明確員工需要做什么，怎么做，從物質和精神上如何鼓勵員工提高錄入數據的準確性，以及如何對報表數據進行人工核對或二次復核，確保數據準確。

（四）加強單位內部審計

企業實施ERP系統后，各部門管理人員可以實時掌握各階段的信息，也可以對每一環節的流程和人員進行實時監控，通過內部審計進行實時分析和全面監督。而且，在操作過程中相關部門還可以對流程各個階段和人員的權限進行查詢和監督，以免出現違規違紀現象。實現風險關口前移，最終達到信息流、資金流和業務流“三流合一”的全面控制。

（五）提高內控組織人員素質

ERP系統是一個能高度集中企業各方信息資源并能為各部門人員提供信息化和系統化的平臺。針對其信息共享廣泛、使用者眾多且知識層次大不相同的特點，培養具有一定計算機專業技術、熟悉企業經營管理、善于財務分析的高素質綜合性人才隊伍顯得尤為重要。企業不但要定期組織人員的保密性和安全性的培訓，深入了解內部控制的實質以及對ERP系統的深入學習，而且還要不斷深化系統人員風險意識，提升企業內部控制的管理水平。同時，也要建立健全內部控制制度的考核和激勵機制，從而充分調動員工的積極性，以便對工作流程以及日常工作內容進行監督。

四、結語

綜上所述，在信息技術日新月異的大環境下，企業應進一步提升ERP系統在內部控制體系中的價值，促進ERP與內部控制之間的完美契合，提高內部控制的運行效率，從而為參與日益激烈的市場競爭提供保障，最終實現企業的可持續發展。