做好高校行政管理中的協(xié)調工作要點分析

廣西警察學院 黃曉媛

一、明確行政管理中做好綜合協(xié)調工作的重要性

高校行政管理工作中，整體的協(xié)調水平為其展開服務的直接表現，會關聯到高校工作的不同層面。所以，進行該項工作時應該對協(xié)調工作的作用予以積極的明確，且要從整體上進行規(guī)劃設計，由此實現整個協(xié)調工作可以較好推行。在該項工作進行時，相應的工作人員為整個工作的踐行者，也就是說員工的整體協(xié)調水平會對整個行政工作的扎實推行起到關鍵的作用，所以員工必須展開持續(xù)的學習，由此實現自身能力的提升，最終能夠完成好相應的協(xié)調工作。還有，在高校方面，必須對行政管理工作予以足夠的關注，在平時的工作中要把其當成重點，并且為了能夠積極促使工作效率提高，由此實現協(xié)調能力的提升，必須要關注行政團隊的建設，主要從以下幾點入手：第一，對現存的團隊展開相應的調整，將一些無法與實際狀況相符合的員工進行調崗，且應該引進一些高端人才，從而促使整個團隊的工作效率能夠實現較好的改變。第二，必須強化相應的培訓工作，由此實現管理人員整體能力的有效提升，這樣會促使管理團隊可以長時間具備較高的能力，這對后續(xù)工作的扎實推進會起到較好的保障作用。第三，在行政管理工作中，協(xié)調工作為一個主要構成，所以在內部層面應該對此予以足夠的關注，要求全部的員工都應該把這項要點當成主要的強化方向，由此能夠實現高校行政管理工作效率的提高[1]。

二、做好高校行政管理中的協(xié)調工作的原則

（一）統(tǒng)籌兼顧，力求平衡

首先，如若部門工作和高校的整體工作出現沖突時，行政部門則應該態(tài)度鮮明地從整體視角出發(fā)，維護學校利益，從而促使高校宏觀目標可以較好達成，并且在協(xié)調過程中，行政部門必須從全方位的視角出發(fā)，由此實現對不同層面利益的維護，這樣會使得各方都處于相對滿意的狀態(tài)，全部的力量會實現集中，也只有這樣整個工作才可以得以較好完成[2]。

其次，必須要協(xié)調好重點和非重點之間的關系，處理重點工作時應該帶動且處理相關的非重點工作。所謂的行政協(xié)調通常會表現為行政部門提高服務質量，從事行政部門的工作應該掌握好相應的關鍵點，能夠理清主次，且可以較好地分清主次矛盾，這樣便可以集中精力去處理相應的大問題，不然的話則會被瑣事纏身，造成主要工作無法有效進行。當然，辦公室還應該牢牢樹立服務工作無小事的理念，不管是一個電話還是一次外訪，這些都會對辦公室的工作產生相應的影響，而且這些工作也會反映出辦公室的形象，所以在開展協(xié)調工作時，必須要關注不同的細節(jié)，各項工作的開展都應該做到認真謹慎，應該事事有回音，件件無紕漏，在能夠從全局視角出發(fā)的同時，還要善于去把握解決一些微觀問題。最后，必須協(xié)調好眼前利益和長遠發(fā)展之間存在的關系，應該避免出現急功近利的想法。

（二）客觀公正、團結協(xié)作原則

在處理相應的工作時必須保持客觀公正的原則，這樣會使問題得以解決，而高校辦公室在協(xié)調處理不同關系矛盾時，應該結合相應的法律法規(guī)，并且很好地依據高校的機制，還要信守原則，從單位的利益著手。處理工作時，對于所關聯的部門以及個人都應該遵循尊重信任的態(tài)度，對事件的基礎信息展開相應的了解，由此給出協(xié)調建議，并開展相應的協(xié)調工作，在工作中能夠保持理性，不會感情用事。這也即表明在客觀公正的原則下，方可以很好地實現思想上的溝通，達到處理問題的效果，由此確保工作有效進行。而在工作處理過程中，辦公室人員要有一定的度量，能夠很好地團結他人，還可以做到不斤斤計較。這樣整個工作便可以順利開展，在日常工作方面，必須要實現分工明確，對于一些突擊性的工作則應該分工不分家，處處以大局為重，避免各自為政，防止相互扯皮。

三、做好高校行政管理中的協(xié)調工作要點分析

（一）具備協(xié)調的基本素質

在高校辦公室開展行政協(xié)調工作為非常普遍的行為，這對辦公室人員有著相應的要求，首先是在政治層面上，必須能夠符合這些要求，既是政治素養(yǎng)的表現，亦為完成協(xié)調工作的基礎前提。只有擁有相對高的思想覺悟，方可以很好地去維護高校的威信，樹立辦公室良好的形象。其次，要有開闊的胸襟，由于辦公室通常是綜合性部門，會和較多的人進行接觸，而且整體的工作極其煩瑣，這樣便成不同矛盾的匯集點，所以辦公室人員必須要有開闊的胸襟，禮貌謙虛，能夠和不同的人構建較好的關系。再次，必須具備開闊的視野，方可以對發(fā)展變化的事物給出精準研判。只有較好地吸收不同部門的意見，方可以最大可能把沖突處理在萌芽狀態(tài)。第四，在工作態(tài)度方面，必須認真負責，因為辦公室所面對的問題通常和學校的整體利益有關，假若存在缺失的話，便會導致工作處于相對被動的態(tài)勢，所以辦公室無小事，很多工作的成敗往往都會被細節(jié)所制約，這就要求辦公室人員應該具備較強的責任心，能夠積極去開展相應的工作。第五為處理問題時必須嚴謹，不然的話則會對營造和諧的氛圍帶來負面的作用，所以必須掌握解決不同復雜問題的方法。在一些特殊情況下，還可以承受委屈，借助不同對策從而協(xié)調好不同的沖突。最后，在語言方面，應該準確使用，在溝通協(xié)調的過程中，語言是一個非常重要的手段，精準地使用語言則可以讓不同的信息實現有效的傳遞，這樣會幫助雙方實現較好的理解，降低溝通成本[3]。

（二）科學使用協(xié)調方式

1.會議協(xié)調

以現今的協(xié)調方式來看，最為常見的便是會議協(xié)調，其通常負責協(xié)調事務性的工作，比方說召開相應的會議，從而達成某項工作的處理。而這項工作的進行，往往需要不同的部門進行合作，這種情況下則應該由辦公室牽頭，把關聯的部門協(xié)調到一起，在會上明確任務，責任落實到部門，這樣部門會對其自身的任務有非常精準的掌握，在進行相應的工作時，整體針對性便會極強。而為了促使會議的高效進行，展開會議協(xié)調時，還應該注重完成會前協(xié)調，這部分的內容通常表現為時間、地點以及參會方的協(xié)調。

2.信息協(xié)調

以該協(xié)調而言，雖然看似簡單，然而卻發(fā)揮著非常重要的作用，具體協(xié)調工作中，往往存在著政策無法落實或者工作無法推行等問題，這些都是因為溝通不暢所造成的。從縱向視角出發(fā)，往往表現為學校管理層的相關決策，未能夠很好地被下級部門所執(zhí)行。而在橫向視角方面，高校不同部門存在著各自為政的情況，這就會造成互相通報相對滯后，彼此的配合存在著較大的缺失，這種背景下，辦公室展開相應的協(xié)調工作，會將側重點放在信息的提供上，而辦公室所提供的信息則是經過判斷加工，如此便會使得關聯部門能夠較好地獲知工作的實際狀況，做到心里有數，且可以依據這些信息給出相應的對策。

3.關系協(xié)調

以關系協(xié)調來看，在所有的協(xié)調中表現出非常強的藝術性，該種協(xié)調方式通常會很微妙，其并不是在某一項工作中建立的，而是在日常的工作中借助工作往來等實現彼此幫助。辦公室的工作必須借助別的部門支撐方可順利開展，所以辦公室必須尊重其他部門，尤其在別的部門遭遇困難時，應該協(xié)調幫助他們處理問題。從實踐能夠看出，辦公室和別的部門所構建的合作關系為良性循環(huán)，這對整個高校工作的順利開展是非常重要的[4]。

（三）講究協(xié)調技巧

1.以依法治校的理念規(guī)范協(xié)調工作

為了能夠促使高校辦公室工作有效進行，其必須構建健全的管理機制，這是依法治校的一個重要表現。首先為建立科學程序，由此達成工作的程序化，這會使得辦公室工作高效開展。應該結合辦公室工作的具體狀況打造出與實際相符合的工作程序，也就是說只有在公文處理接待、會務信訪等方面有了詳細的運轉程序，方可在展開協(xié)調工作時做到有章可循，由此降低協(xié)調難度，進而會使得協(xié)調工作思路清晰。其次為制定崗位機制，由此達成科學管理。面對不同的工作崗位，辦公室應該構建對應的工作機制，由此確保協(xié)調工作可以高效開展。

2.以靈活的處理方法開展協(xié)調工作

首先開展相應的協(xié)調工作時，應該較好發(fā)揮情感的作用，這樣會使得很多問題迎刃而解。在科學應用情感協(xié)調上，一是協(xié)調者能夠較好地展開分析，從而獲取被協(xié)調者不愿合作的感情因素，而這項工作的開展，必須要求在平時能夠細致地觀察，能夠做到將心比心，設身處地。由此可以掌握當事者所處的具體情況，要細心聽取不同的聲音，嘗試著理解對方，掌握他們具體的心理變化，對所存在的情感障礙進行研究。接著，發(fā)現癥結所在，聯系具體情況，由此實現緊張氣氛的緩解。借助坦誠的溝通，從而把沖突點放在明面上談，秉持求大同存小異的原則，從而構建出大家都可以接受的處理方案。還有，必須要多做相應的調研，與不同的部門加強聯系。也就是說在被協(xié)調者發(fā)生問題前，已經了解了對方，這樣可以根據協(xié)調者的心理，實現矛盾的化解。其次，必須擁有靈活的協(xié)調辦法，所謂的協(xié)調通常都是為了讓對方能夠接受，這也就意味著對方在心理層面上可以接受的狀態(tài)下方可以達成認同，不同的沖突都存在著對應的特殊性，協(xié)調解決問題時，應該避免出現一刀切，而是要對矛盾的因素展開有效的研判，借助靈活多變的方法化解[5]。

四、結束語

總之，高校辦公室的行政協(xié)調工作，是高校辦公室工作的重要內容，做好協(xié)調工作可以減少高校管理過程中的功能損耗，有助于建立結構完善、分工合理、運轉高效的管理體系，保障學校整體職能的發(fā)揮。