淺談黨政機關(guān)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)和能力

郭 蓉

（濱州北海經(jīng)濟開發(fā)區(qū)黨政辦公室 山東濱州 256600 ）

隨著國家的發(fā)展，現(xiàn)在黨政機關(guān)檔案管理方式已經(jīng)不能夠突出作業(yè)優(yōu)勢，也不能夠更好的為黨政機關(guān)的發(fā)展提供相對應(yīng)的策略，因此在檔案管理必須做到明細(xì)化。黨政機關(guān)的檔案管理一直以來都是重中之重，很多的資料都是屬于絕密檔案，不能夠?qū)ν夤嫉?，因此需要具有良好素質(zhì)的工作人員來進行資料檔案的管理，這樣才能夠保證檔案的保密性，同時這樣也能夠判斷出一位工作人員的素質(zhì)，以及判斷一個黨政機關(guān)工作作風(fēng)的表現(xiàn)。現(xiàn)在檔案管理方式已經(jīng)不能夠突出管理層的優(yōu)勢，也不能夠更好地為黨政機關(guān)提供相對應(yīng)的后期保障，因此黨政機關(guān)中的檔案管理必須做到越來越明細(xì)化。現(xiàn)在很多的資料管理人員在進行資料存檔中有很多的不規(guī)范操作，這不僅僅是對黨政機關(guān)成本的增加，也是管理人員在檔案管理上的不作為。

一、黨政機關(guān)檔案管理人員的基本素質(zhì)

檔案管理是專業(yè)性很強的工作，不是隨便什么人隨便都能干好的，要想干好本項工作，必須具備以下素質(zhì)和條件：首先要有專門的檔案管理知識。其次要有仔細(xì)認(rèn)真高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。再者就是要有堅韌的原則性。檔案管理是一門專門學(xué)科，大學(xué)設(shè)有?？?，相關(guān)書籍也有賣，如要干好此項工作，可以參加專部的培訓(xùn)或讀書自學(xué)，而后上崗或許會事半功倍。最重要的還是需要有一個好的心態(tài)，需要對檔案資料進行分類管理，也不能做事無頭緒，更不能對現(xiàn)工作單位和單位的資料分類混亂管理，導(dǎo)致自己工作熱情降低，對工作敷衍了事，得過且過，從而導(dǎo)致不良影響的產(chǎn)生。

二、檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備哪些素質(zhì)

（一）必須具有良好的政治素養(yǎng)和保密意識

檔案是具有保密性質(zhì)的，無論任何檔案，都具有保密的性質(zhì)。國家檔案法明確規(guī)定，所有檔案都必須設(shè)專職部門和專職人員進行管理。黨政機關(guān)單位的人事檔案，亦如此。不是特殊情況，個人是無權(quán)查閱的，即便是自己的檔案，也無權(quán)查閱。若遇特殊情況必須查閱時，需向人事部門專職管理檔案人員提出申請，征得專職人員和主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，在專職人員陪同和監(jiān)督下，方可查閱本人檔案（目的是防止涂改和盜用）。但只可以查閱，不可以帶出。除此之外，個人在任何情況下，都無權(quán)、也無機會查閱到個人檔案。

黨政機關(guān)內(nèi)工作人員個人檔案，由檔案管理人員負(fù)責(zé)，工作人員不得利用工作之便，接觸和閱看個人檔案。這是一條紀(jì)律，違反受處分，防止利用熟人關(guān)系或賄賂工作人員閱看個人檔案，剔除檔案材料，裝入虛假材料，涂改材料，受行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的，追究刑事責(zé)任。需要用到檔案里的證明材料等，只能通過保管檔案工作人員幫忙復(fù)印或辦理借用手續(xù)。檔案如果在自己手上，如果要保證檔案的法律效用，必須是密封且有檔案部門蓋章封條，自己私自開封檔案的相關(guān)部門不再認(rèn)可你的檔案，它的真實性就沒有了保證。

其次檔案管理人員還必須具有保密意識，任何自己閱讀過的檔案，都不能夠?qū)θ魏稳嗽V說，對其內(nèi)容應(yīng)該嚴(yán)格保密。

（二）開闊的視野和創(chuàng)新精神

在現(xiàn)代的高科技電子設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)多媒體的帶動下，可以實行電子檔案遷移，方便又快捷，檔案可以在高校統(tǒng)一使用紙質(zhì)，因為有些材料蓋章、簽字等等，等離開高校時可以通過電子掃描成文檔。

三、怎么培養(yǎng)檔案管理工作者的工作能力

（一）增強檔案管理人員的管理能力

黨政機關(guān)的工作人員的工作內(nèi)容有一部分是屬于國家絕密性的資料，那么這些資料就不能夠?qū)ν庑孤?，因此檔案管理人員就必須要有極強的綜合素質(zhì)，同時還需要保證管理人員在進行檔案歸類整理的時候，保證其分類的準(zhǔn)確性，不能夠?qū)⑵錂n案的歸類變成毫無章法的隨意擺放。在工作中還需要檔案管理人員有足夠的奉獻精神和極強的責(zé)任心，在每日工作中主動去將一些未完善的資料進行綜合完善，這樣才能夠提升檔案的完整性，樹立黨的良好形象。

（二）對檔案管理工作者工作態(tài)度和保密性的培養(yǎng)

檔案管理的工作其實也比較枯燥，但是不能因為工作的枯燥就變得隨心所欲。工作人員應(yīng)該把檔案歸類和整理中的每一個細(xì)節(jié)做到無誤，同時保持一顆嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男?，保證檔案在歸類和制作的過程中不會出現(xiàn)紕漏、保證檔案的完整程度和質(zhì)量，其次還需要保證在工作的檔案管理的高效性和自控能力，隨時保證自己在面對很多機密檔案時不私自閱讀。對于檔案管理工作中的一些管理方式進行創(chuàng)新和改變，多學(xué)習(xí)和科學(xué)的利用先進的科技設(shè)備進行作業(yè)。

（三）檔案管理人員要自覺保持良好心態(tài)

一個優(yōu)秀的黨政機關(guān)檔案管理人員要有吃苦耐勞的精神，工作確實很辛苦，好的成果是靠大家用辛勤和汗水創(chuàng)造出來的。黨政機關(guān)檔案管理人員任何一種成功都不是唾手可得的，不能吃苦，不肯吃苦，是不可能獲得任何成功的。學(xué)會調(diào)節(jié)心態(tài)，心態(tài)好是第一位的，換言之無論工作中遇到什么困難都要有一顆積極向上的態(tài)度，多向老一輩的黨政機關(guān)檔案管理人員請教學(xué)習(xí)，不懂多問。身邊一定要常備一個記事本，記住“好記性不如爛筆頭”，特別是剛進入一個新行業(yè)，特別重要。

（四）加強學(xué)習(xí)與交流培訓(xùn)

閱讀一些檔案管理基礎(chǔ)知識，比如檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、電子檔案管理學(xué)、檔案文獻編研學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)、文書學(xué)、科技文件管理學(xué)、秘書學(xué)、檔案管理自動化、檔案保護學(xué)等，真正要完全掌握檔案管理工作，還是要真正深入到檔案管理工作崗位上，結(jié)合自己學(xué)習(xí)到的理論知識，才能把檔案工作做好。其實現(xiàn)在有人對檔案工作不了解，僅僅自我想象認(rèn)為檔案工作就是整理文件、管理庫房，隨著信息化的發(fā)展，檔案工作正在從管檔案到管數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，如何在新時代環(huán)境下做好檔案工作，還有很多事情要做。

四、結(jié)束語

綜上所述，本文分析了黨政機關(guān)的檔案管理工作者需要的相關(guān)工作態(tài)度以及相關(guān)的作業(yè)素質(zhì)，同時對后續(xù)工作能力的培養(yǎng)進行了簡單的分析，這也是做好檔案管理的關(guān)鍵所在。希望本文的分析能夠給黨政機關(guān)檔案管理工作人員有一定的啟示。