圖書資料檔案信息化管理的優勢探究

馬金山

（蘭陵縣大仲村鎮中心衛生院 山東蘭陵 277718）

在信息化快速發展的趨勢下，圖書館資料和檔案的管理也順應了時代的發展步伐。圖書館資料和檔案館的傳統管理已不能滿足人們的需求。圖書館資料和檔案館的現代信息技術被應用到管理中，行政部門可以更好地適應市場需求，并且正在適應社會經濟的發展，從而加快了圖書館信息管理的發展進程。本文探討了圖書和資料信息管理的好處，分析了信息管理中存在的問題，并提出了有效的策略來提高圖書和資料管理的水平。

一、圖書資料檔案管理存在的問題

（一）檔案信息化管理人員專業素質較低

圖書館工作人員通常遵循相關的國家政策和部門規章制度，對工作知之甚少，缺乏專業知識和技能，對管理、索引、檢索、編輯、研究和復制檔案信息化也缺乏了解。只能執行最基本的操作，認為書籍和材料的管理僅集中在檔案數據的存儲上，而不關注資源的開發和使用，并且錯誤地認為檔案計算機化是適當的紙質文件的轉換。這是一個電子文件，這導致檔案和信息服務的管理水平低下，檔案材料無法很好地使用。

（二）對圖書資料檔案管理的觀念比較陳舊

圖書館發展和速度的領先方向是管理圖書館資料和檔案的概念，當前管理圖書館管理員的概念仍然保留在傳統的管理方式中，仍然保留在檔案的日常管理中。隨著書籍和材料數量以及工作量的不斷增加，采用原始概念不僅不能很好地使用文件，而且在一定程度上會導致工作中的問題，這無疑增加了文件管理人員的數量。只有改變傳統觀念，我們才能與時俱進，成功完成文件管理工作。

（三）對圖書資料檔案管理意識淡薄

圖書資料檔案管理工作是圖書館工作的重要環節，是圖書館工作的核心和基礎。有很多的管理人員，在從傳統的管理模式過渡到信息化的管理模式中缺乏認識，意識淡薄，以至于在管理的過程中沒有形成很好的管理機制和管理模式。

二、加強圖書資料檔案信息化管理建設的對策

（一）要從根本上提升圖書資料檔案管理信息化

目前為止，各個圖書館都已經將檔案管理工作融入到信息化的建設。傳統的檔案管理模式正悄悄地與現代的信息化管理相融合，但由于受技術的限制，檔案工作還僅限于登記、掃描、上傳等最基本的工作狀態和模式。檔案信息化管理只處于低級管理狀態，從而導致圖書資料的利用率大大地降低。而圖書管理信息化，就是要加大對文獻的重視化程度，通過技術手段，運用數字、影像、動漫等技術對檔案進行加工，以原有的紙質檔案為基礎，采取現代手段形成符合檔案信息化管理的網絡資料，以圖文并茂的形式呈現在大眾面前，保證檔案管理與時俱進。

（二）要加強圖書館的信息化和現代化的建設

圖書館的發展和建設具有一定的依賴性和局限性，為提高信息化工作質量，就需要政府大力扶植，投入大量的人力、物力和財力，使圖書館建設工作能夠具備扎實的經濟基礎和現代化的設施。圖書館要以政府的大力投入為契機，結合實際需要，把政府的建設資金，積極地投入到信息化建設中去。不但要有高效的現代化管理機構并配備專業的管理人員，還要有現代化的技術設備，使每個去圖書館查找資料的人員都能夠在一定范圍內自己進行操作，能最快、最準確地找到自己需要的資料，這樣就可以實現整合資源建設，建立數據庫，實現資源優質分配。通過圖書館的信息和現代化建設，來最大限度地提升圖書管理人員人性化和個性化的服務意識，為社會提供更快捷、更方便的服務，對圖書管理的社會效益也在不斷提升。

（三）要重視檔案信息化工作，做到信息資源共享

圖書管理工作要想突破局域性，謀求共同發展，就要以無界化的網絡空間為基礎，整合高校、科研、公共等圖書館，保證圖書資料檔案管理工作能夠有統一的格局。打破圖書資料的空間限制，要讓它更好地為人們服務。要與云空間、騰訊等網絡結構實現資料和信息共享，是圖書檔案信息共享和交換的有效的途徑。這就需要圖書管理工作者高度重視，通過對信息的相互交換，不但能夠提升檔案管理人員的工作效率，還能提高檔案管理人員的工作效能。

（四）要提高檔案管理人員的工作技能和水平

盡管計算機化已進入文件管理業務，包括文件管理的所有方面，但仍需要手動協助來實現最佳管理的目標。建立評估，識別和存儲文件的相關機制，建立有關數據借用和存儲的報告，并為文件存儲的期限，范圍和標準提供適當的保證。選擇和培訓高素質的檔案管理人員，使其具有創新的管理和意識概念，正確掌握計算機化服務平臺和操作技能，及時準確地發現和解決工作問題，并表現出色。定期組織檔案管理人員進行培訓和學習，提供交流平臺，提高檔案管理人員的學習意識和主動性，為公眾提供更多優質的信息服務。

三、結束語

綜上所述，隨著在線信息的不斷傳播，圖書館資料和檔案的管理也被集成到信息管理中。圖書館工作是對社會責任的履行，它的基礎是檔案的有效管理。它必須得到先進信息技術的支持，高度重視檔案管理的內容和方法，提高工作效率和工作優勢，實現物資圖書館和檔案館的工作，實現可持續發展。當前，許多圖書館已經意識到現代信息技術的優勢和趨勢，并且已經在圖書館文件管理中實現和使用了信息結構，但是由于許多原因，信息管理的好處還沒有得到充分的開發和體現。本文分析和討論了有關圖書館和檔案館管理的相關信息問題，希望能在現代圖書館管理中發揮參考作用。