永定河項目檔案管理工作實踐及思考

李玲霞

（海河水利委員會水利信息網(wǎng)絡(luò)中心，天津 300170）

建立與加強(qiáng)水利工程建設(shè)項目檔案管理工作，是水利工程建設(shè)管理工作的需要，也是國家與水利部的共同要求。水利部近期頒布實施的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2021〕200 號）對檔案驗收與移交提出了明確的要求：“凡是檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程建設(shè)項目，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或通過竣工驗收”［1］。因此，水利工程建設(shè)項目檔案達(dá)不到規(guī)定要求的項目不能進(jìn)行竣工驗收。

永定河水資源實時監(jiān)控與調(diào)度系統(tǒng)建設(shè)項目（以下簡稱永定河項目）是落實《京津冀協(xié)同發(fā)展規(guī)劃綱要》、推進(jìn)永定河綜合治理與生態(tài)修復(fù)、打造綠色生態(tài)河流廊道的迫切需要，是《永定河綜合治理與生態(tài)修復(fù)總體方案》安排的一項能力建設(shè)項目，也是海委承擔(dān)的水利部重點工程項目。永定河項目建設(shè)內(nèi)容主要包括監(jiān)測體系、數(shù)字永定河平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、安全體系、系統(tǒng)集成五部分［2］，根據(jù)需要劃分為建筑工程、設(shè)備采購及安裝、視頻監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字平臺與應(yīng)用系統(tǒng)軟硬件購置等7 個單位工程。

項目檔案與項目建設(shè)密不可分，永定河項目建設(shè)涉及的專業(yè)廣、單位多、工序繁、周期長，收集、整理、歸檔等管理難度較大，檔案管理人員將面對更大的挑戰(zhàn)。筆者對以往項目檔案歸檔整理過程中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行了總結(jié)，通過永定河項目檔案管理實踐對問題成因展開了分析，提出了對策與建議。

1 項目檔案歸檔整理過程中容易出現(xiàn)的問題

1.1 前期工作文件

前期工作文件歸檔整理過程中，存在著以下問題：可行性研究報告只有批復(fù)沒有請示；核準(zhǔn)請示文件缺少支持性文件；樹木砍伐、青苗賠償?shù)戎挥袇f(xié)議，無付款憑證；專利只歸檔專利證書，缺少過程記錄及申報材料；設(shè)計變更通知單、執(zhí)行單、設(shè)計變更通知單匯總表等設(shè)計變更文件歸檔不全等。

1.2 建設(shè)實施文件

建設(shè)實施文件歸檔整理過程中，存在著以下問題：項目建設(shè)過程中召開的各種形式會議，形成的會議紀(jì)要未歸檔；項目辦的發(fā)文在收集過程中文號不連續(xù)，項目發(fā)文收集不齊全；發(fā)文未將紙質(zhì)印制件定稿及簽發(fā)頁同時歸檔，收文歸檔時未將紙質(zhì)收文原件和收文處理單歸檔；同一事由的請示和批復(fù)文件材料不完整，沒有邏輯閉環(huán)；工程建設(shè)計劃、投資、管理制度、項目法人組建、征用土地、規(guī)劃報告等審批文件不齊；缺少中標(biāo)單位投標(biāo)文件（正本）和招標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)相關(guān)文件及報告；重要會議、技術(shù)問題、質(zhì)量安全、大事記、實施方案、檔案管理等各類文件材料未歸檔；電子檔案著錄不規(guī)范，或僅錄入條目不掛接電子文件；紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工僅在簡單掃描后直接上傳系統(tǒng)，未進(jìn)行質(zhì)量校核、修正和文件命名等操作；檔案管理未形成項目檔案管理卷等。

1.3 施工文件

施工文件歸檔整理過程中，存在著以下問題：設(shè)備開箱驗收階段未將設(shè)備隨機(jī)文件、裝箱單、質(zhì)量合格證、說明書和檢測報告收集歸檔；設(shè)備采購項目未對設(shè)備授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、海關(guān)商檢相關(guān)文件、原產(chǎn)地證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明、代理商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等相關(guān)文件材料歸檔；重要會議文件材料、專業(yè)會議培訓(xùn)文件材料收集不全，未及時整理歸檔；合同開工批復(fù)承包人未加蓋公章；施工日志封面記錄日期未標(biāo)明起止日期；項目報審表及相關(guān)文檔的時間及人員填寫不規(guī)范；項目文件形成與工程建設(shè)進(jìn)度不同步；在檔案整理方面，編制案卷封面時題名密級等編寫不規(guī)范、著錄項目不全及應(yīng)歸檔文件材料未能及時歸檔；施工單位在所承擔(dān)項目合同驗收后未向項目法人辦理檔案移交手續(xù)等。

1.4 監(jiān)理文件

監(jiān)理文件歸檔整理過程中，存在著以下問題：監(jiān)理施工組織設(shè)計未蓋章；測試方案、試運行方案審核、支付審批、支付證書等文件簽字及日期不齊全；監(jiān)理日志內(nèi)容與施工日志不吻合、出現(xiàn)空白頁；月報、備忘錄填寫不規(guī)范；監(jiān)理單位對各施工單位提交的歸檔文件材料，從整理形式到內(nèi)在質(zhì)量審核不嚴(yán)等。

1.5 驗收文件

驗收文件歸檔整理過程中，存在著以下問題：缺少工程建設(shè)管理、設(shè)計工作、施工管理、監(jiān)理管理工作、運行管理等報告；擬驗工程清單、合同約定的其他文檔不全等。

2 成因分析

以永定河項目檔案管理實踐為例，對項目檔案歸檔過程中容易出現(xiàn)的上述問題的成因進(jìn)行了分析，主要有以下幾個方面。

2.1 主體責(zé)任不清，對檔案管理重視程度不夠

現(xiàn)階段，工程建設(shè)過程中受過去“重建設(shè)、輕管理”思想的影響，個別項目法人對項目建設(shè)過程中的檔案管理重視不夠，在落實和同步管理方面存在一些不容忽視的問題，如檔案管理主體責(zé)任不清、標(biāo)準(zhǔn)不明、要求不具體，檔案保管條件差或無專職檔案人員；項目法人檔案管理部門對項目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo)介入太晚，僅在檔案移交或者集中整理檔案的階段才介入檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，由于缺乏工程開工前和建設(shè)過程中的檔案培訓(xùn)和指導(dǎo)，檔案的收集、整理標(biāo)準(zhǔn)一直得不到明確，導(dǎo)致項目檔案過程管控的嚴(yán)重缺失；項目法人對歸檔文件的“源頭控制”認(rèn)識不足，特別是前期文件沒有安排專人跟蹤收集，導(dǎo)致重要文件的遺漏缺失。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升

由于水利工程建設(shè)項目文件材料涉及面廣、專業(yè)差異較大等問題，項目建設(shè)檔案管理人員普遍對水利工程建設(shè)項目管理模式和工作流程不了解，對工程建設(shè)和項目檔案之間的有機(jī)聯(lián)系不了解，對工程建設(shè)項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的重要文件不了解，業(yè)務(wù)水平不足導(dǎo)致檔案管理人員無法勝任為項目檔案全過程管控提供科學(xué)有效的技術(shù)支持和培訓(xùn)指導(dǎo)的職責(zé)。

2.3 各級監(jiān)管部門監(jiān)督力度不夠

有的水利工程建設(shè)項目法人督導(dǎo)監(jiān)理單位發(fā)揮和落實項目文件審查職責(zé)不夠，項目法人、監(jiān)理單位在建設(shè)過程中對施工技術(shù)文件、竣工資料、工程圖紙審查不嚴(yán)，文件材料的內(nèi)在質(zhì)量得不到保障。水利工程建設(shè)項目往往工期緊張、人力缺乏，加之過程管理的不規(guī)范和時間的緊迫，面對工程審計稽查等各項檢查時，經(jīng)常發(fā)生突擊整理檔案的情況，造成資料不完整、簽字蓋章不全的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，檔案準(zhǔn)確性和原始憑證的屬性得不到保障。另外，由于水利工程建設(shè)項目人員流動性較大和涉及專業(yè)較多，同時由于缺乏檔案管理崗前培訓(xùn)和過程指導(dǎo)，施工現(xiàn)場各崗位人員普遍存在對檔案管理的“三個不到位”現(xiàn)象：一是對檔案規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)流程的學(xué)習(xí)不到位，二是對文件材料系統(tǒng)性理解不到位，三是對項目檔案反映工程實際的重要性認(rèn)識不到位。另一個更深層次的原因是，項目建設(shè)的管理層對檔案專業(yè)性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案工作什么人都能做，沒有配置適應(yīng)檔案管理需要的具有專業(yè)素質(zhì)的檔案員、資料員，各崗位人員對檔案業(yè)務(wù)不了解，最終導(dǎo)致項目檔案收集、整理不規(guī)范。

3 對策和措施

筆者通過永定河項目檔案管理實踐的分析和總結(jié)，對項目檔案歸檔過程中容易出現(xiàn)的問題提出幾點解決的對策與措施。

3.1 明確責(zé)任主體，提高對檔案管理重視程度

（1）項目法人對項目檔案負(fù)有主體責(zé)任，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，建立健全項目檔案工作組織體系和制度體系，明確工作職責(zé)，配備工作資源，將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，強(qiáng)化各項管理措施，完善、落實相關(guān)制度與責(zé)任制，結(jié)合工程建設(shè)和檔案管理工作實際，認(rèn)真履行項目法人對工程建設(shè)項目檔案負(fù)總責(zé)的職責(zé)，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，在工程建設(shè)初期，為檔案工作配置計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備和檔案專用庫房，落實檔案經(jīng)費，為工程檔案工作的開展創(chuàng)造條件。

（2）項目法人應(yīng)加強(qiáng)對監(jiān)理和施工單位的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加大對各參建單位檔案管理及技術(shù)人員的崗前培訓(xùn)和過程指導(dǎo)力度。在項目開工前，制定完成并印發(fā)《項目檔案管理實施辦法》《項目檔案分類方案》《項目檔案整編細(xì)則》《項目檔案保密制度》《項目檔案借閱制度》《項目檔案管理人員崗位職責(zé)》等檔案管理制度，及時下發(fā)各參建單位，以確保各參建單位有規(guī)可依、有據(jù)可行。

（3）項目開工前，項目法人應(yīng)組織項目檔案技術(shù)交底。技術(shù)交底側(cè)重項目檔案工作流程和整理標(biāo)準(zhǔn)，參與交底的參建單位工作人員需簽字確認(rèn)各項要求，交底應(yīng)作為考核和檢查的依據(jù)。參建單位要對分包單位或未參加交底的其他人員再次進(jìn)行交底，確保項目檔案要求貫徹到底［3］。項目法人應(yīng)宣傳貫徹國家、水利部和海委關(guān)于水利工程建設(shè)項目檔案管理工作的規(guī)定及有關(guān)要求，學(xué)習(xí)本項目印發(fā)的檔案管理辦法，形成項目檔案工作交底記錄，根據(jù)項目檔案工作任務(wù)布置具體工作并對檔案整編流程進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適時將項目檔案管理相關(guān)制度上墻，并將“項目檔案歸檔統(tǒng)一格式”下發(fā)各參建單位，以促進(jìn)本項目檔案管理工作規(guī)范化。

（4）項目開工前，項目法人應(yīng)成立項目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全組織機(jī)構(gòu)，明確崗位職責(zé)。項目辦和各參建單位應(yīng)配備專、兼職檔案管理人員，形成以項目法人為中心、各參建單位參加的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。自項目建設(shè)開始即對文件材料進(jìn)行收集、積累和整理工作，在項目招標(biāo)期間在標(biāo)書中明確提出對承包人工程檔案的管理、移交及違約責(zé)任；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，同時檢查工程檔案的收集、整理情況；進(jìn)行單元與分部工程質(zhì)量等級評定和工程驗收時，同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后及時整理歸檔，力爭達(dá)到項目建設(shè)中檔案工作的進(jìn)程與工程建設(shè)進(jìn)程同步的目的。

3.2 提高項目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，為項目檔案全過程管控提供有效支持

新形勢下，水利檔案工作者要在思想觀念、思維方式、工作模式和技能提升方面有個全新的改變［4］。首先，項目法人應(yīng)對項目辦內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)各部門技術(shù)人員和兼職檔案管理人員進(jìn)行內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對項目前期文件材料如何整編提出具體要求，宣傳貫徹本項目檔案管理相關(guān)制度，對項目文件材料的歸檔范圍和整理流程、方法與要求進(jìn)行講解；其次，項目法人及參建單位項目檔案管理人員要加強(qiáng)對水利工程建設(shè)程序相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，充分了解項目建設(shè)和項目檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，把控項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的重要文件，通過學(xué)習(xí)能夠為項目檔案全過程管控提供科學(xué)有效的技術(shù)支持，具備檔案培訓(xùn)指導(dǎo)的能力。

3.3 加大項目監(jiān)管力度，落實項目文件審查職責(zé)

針對水利工程建設(shè)各階段檔案完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性不強(qiáng)和文件材料歸檔不規(guī)范的“質(zhì)量通病”，必須加大各級監(jiān)管部門監(jiān)督力度，在上級監(jiān)管部門有力監(jiān)管的同時，項目法人應(yīng)及時督導(dǎo)監(jiān)理單位發(fā)揮和落實項目文件審查職責(zé)，從根本上解決工程建設(shè)中工程檔案的管理問題。

（1）項目法人督導(dǎo)監(jiān)理單位加強(qiáng)對施工文件形成過程和內(nèi)在質(zhì)量的檢查，做好事中檢查與重點檢查相結(jié)合，在抓工程質(zhì)量的同時也應(yīng)注重施工文件的質(zhì)量。

（2）項目法人監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位自身形成的項目文件的檢查和管控；對各階段文件材料的檢查形成檔案整改清單，并形成記錄，要求各單位限期完成整改。監(jiān)理單位要積極協(xié)助項目法人做好建設(shè)管理過程文件的形成、收集和質(zhì)量審查等各項工作。

（3）監(jiān)理單位在開展日常監(jiān)理工作基礎(chǔ)上，加大對重要工序、隱蔽工程及關(guān)鍵部位檢測次數(shù)和力度，對文件資料不符合要求或手續(xù)不全的應(yīng)拒絕簽發(fā)下道工序施工令，直到符合要求。

3.4 加強(qiáng)項目檔案管控工作，實現(xiàn)項目檔案閉環(huán)管理

項目法人要將項目檔案管理工作作為項目建設(shè)的重要組成部分來抓，從工程籌備立項到竣工驗收全過程實行閉環(huán)管理；將檔案驗收與工程評優(yōu)相結(jié)合，加強(qiáng)對項目檔案工作的督導(dǎo)檢查，并針對工程實際采取有效措施，創(chuàng)新工程檔案管理模式，保證水利工程檔案管理工作的質(zhì)量；為切實貫徹落實“同步管理”，應(yīng)進(jìn)一步加大對在建工程項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)力度，結(jié)合項目建設(shè)情況開展督導(dǎo)檢查和驗收把關(guān)，嚴(yán)控工程建設(shè)項目檔案質(zhì)量關(guān)；項目法人與參建單位按照職責(zé)分工，分別組織對歸檔文件進(jìn)行質(zhì)量審查，對項目各階段檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求，形成“項目檔案管理工作檢查記錄”，對審查發(fā)現(xiàn)的問題，各單位應(yīng)及時整改，合格后方可歸檔，每個審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。

項目檔案驗收是水利工程建設(shè)項目竣工驗收的重要內(nèi)容，海委系統(tǒng)大中型水利工程建設(shè)項目在竣工驗收前要進(jìn)行檔案專項驗收，其他水利工程建設(shè)項目檔案驗收應(yīng)與竣工驗收同步進(jìn)行。此外，檔案主管部門應(yīng)積極參與海委系統(tǒng)重點水利工程建設(shè)項目的建設(shè)管理當(dāng)中，派專人進(jìn)駐項目辦負(fù)責(zé)檔案管理，全程把控檔案的收集整編，及時完成項目歸檔工作，項目法人應(yīng)建立對參建單位檔案管理情況的檢查臺賬，實現(xiàn)閉環(huán)管理。

4 結(jié)語

筆者總結(jié)了水利工程建設(shè)項目檔案歸檔過程中容易出現(xiàn)的問題，以永定河項目檔案管理實踐為例，對其成因進(jìn)行了分析，提出了解決問題的對策與措施。在此基礎(chǔ)上，力圖探索并形成符合此類項目建設(shè)需要的檔案管理模式。

隨著《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》的出臺，今后在在水利工程建設(shè)項目檔案管理過程中，項目法人應(yīng)高度重視檔案管理工作，強(qiáng)化各種管理措施，完善、落實相關(guān)制度與責(zé)任制，實現(xiàn)建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程的同時形成優(yōu)質(zhì)工程檔案的工作目標(biāo)。實際工作中，除遵循正在實行的水利工程檔案管理和驗收相關(guān)的規(guī)章制度外，各單位還應(yīng)及時關(guān)注新出臺的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂情況，并運用于實踐中，提高水利工程建設(shè)項目檔案管理水平和質(zhì)量。