水利工程建設項目檔案管理常見問題及解決對策探討

李玲霞

（海河水利委員會水利信息網(wǎng)絡中心，天津 300170）

水利工程建設項目檔案是指水利工程項目在前期工作、建設實施、竣工驗收等全過程形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。項目法人及參建單位應加強領導，明確檔案部門或人員崗位職責，建立檔案工作制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費，確保檔案工作的正常開展。

下面，筆者依據(jù)多年水利工程建設項目檔案管理工作經(jīng)驗，對水利工程建設項目檔案管理中常見問題進行簡要的分析總結，并提出了其解決對策。

1 常見問題

1.1 完整性、系統(tǒng)性不強

項目前期文件如可行性研究只有批復沒有請示；聲像材料中缺少照片說明；設計變更通知單、執(zhí)行單等設計變更文件歸檔不全；竣工驗收文件相關材料缺少相應電子文件；項目檔案分類不夠規(guī)范等。

1.2 準確性不強

重要文件沒有原件，僅以復制件歸檔；部分文件簽字蓋章手續(xù)不完備；部分合同無簽訂日期；合同簽訂日期在招投標文件或中標通知書之前；個別工程文件同一簽名出現(xiàn)多種筆跡，文件形成時間前后矛盾，說明存在資料造假的情況；設計變更文件沒有全部修訂到竣工圖上。

1.3 項目文件形成與工程建設進度不同步

部分項目施工進度已經(jīng)進行到下一個節(jié)點，但上一個施工節(jié)點的施工記錄還沒有形成；原材料的檢驗報告明顯滯后，實際工作中存在著先施工后做檢驗或后出檢驗報告的現(xiàn)象。

1.4 檔案整理不規(guī)范

案卷文件的組織、排列無序；案卷題名不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，文件題名不能反映文件具體內(nèi)容；頁碼編寫位置不對、不連續(xù)；保管期限劃分不夠準確；檔案管理卷中缺少參建單位歸檔情況說明、交接清冊等。

2 解決對策

2.1 提高對檔案的專業(yè)性認識

水利工程建設項目人員流動性較大，水利工程建設涉及專業(yè)較多，各級部門應加大對項目法人和參建單位檔案管理人員的崗前培訓和過程指導，嚴格要求施工現(xiàn)場各崗位人員對檔案規(guī)章制度、標準流程的學習，做到對文件材料系統(tǒng)性理解到位，對項目檔案反映工程實際的重要性認識到位。

2.2 檔案管理部門應提前介入培訓和指導

各級單位檔案管理部門應及時介入水利工程建設項目檔案的培訓和指導，不只是在檔案移交或者集中整理檔案的階段進行檔案業(yè)務指導，還應在工程開工前和建設過程中就介入項目檔案的培訓和指導。明確檔案的收集、整理標準，指導施工現(xiàn)場兼職檔案員對檔案進行整理，確保項目檔案過程的管控。同時，檔案管理部門應加大對建設項目的關注力度，增強相關單位和人員的檔案意識。

2.3 有效提升檔案管理人員的業(yè)務水平

水利工程檔案具有專業(yè)技術性、成套性、現(xiàn)實性等特點，離不開具有綜合素質的管理人員。目前，檔案管理部門及人員普遍對水利工程建設項目管理模式和工作流程、水利工程建設和項目檔案之間的有機聯(lián)系和對工程項目關鍵環(huán)節(jié)形成的重要文件不夠了解，這就需要檔案管理人員不斷更新知識，提高業(yè)務能力和水平。檔案管理人員，一方面要定期參加專業(yè)理論的學習，懂技術、會管理、業(yè)務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；另一方面要積極參加工程部門組織的工程協(xié)調會、設備驗收會等專業(yè)會議，及時了解工程施工進度、施工工藝等一系列工程動態(tài)變化，不僅對檔案專業(yè)理論知識精通，還要對水利工程的特點、工作流程和施工工藝等方面熟悉和了解。

2.4 加強項目檔案前端和過程的管控

做好水利工程建設項目檔案工作的基礎是不斷提升檔案管理水平。要做好全過程管控，促進檔案與工程融合。各項目在建設之初應成立檔案機構，配備檔案人員，制定檔案管理制度，明確檔案收集范圍和標準，并采取有效措施對文件材料產(chǎn)生、流轉、積累和歸檔的過程實施全過程管理，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全。

項目法人應提高對歸檔文件的“源頭控制”認識，特別是前期文件應安排專人跟蹤收集，避免重要文件的遺漏缺失。項目法人、監(jiān)理單位在項目建設過程中對施工技術文件、竣工資料、工程圖紙均應嚴格審查，使文件材料的內(nèi)在質量得到保障。工程項目雖然工期緊張、人力缺乏，但要確保項目建設過程檔案管理的規(guī)范，面對工程審計稽查等各項檢查時不要發(fā)生突擊整理檔案的情況，以免造成資料偽造、簽字蓋章造假的現(xiàn)象，使檔案的準確性和原始憑證的屬性得到有效保障。

2.5 做好項目檔案實時收集工作

一般來說，將對工程檔案的收集工作分為超前控制、入口控制和滯后控制三個階段。第一，超前控制，是指把工程檔案前身——工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作控制好，參與、協(xié)助、監(jiān)督工程文件材料管理工作的各個環(huán)節(jié)，保證文件材料的質量。做好這項工作，科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)就有保障。第二，入口控制，是指在項目檔案收集工作中的質量把關。其主要是檢查歸檔的工程文件材料是否完整成套，應當歸檔的材料是否都已歸檔；案卷質量是否符合有關標準和規(guī)范。第三，滯后控制，是指在檔案收集工作完成之后的控制。在工程檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)仍存在不完整、不準確的問題，應及時反饋給負責收集工作的部門，并通過與有關工程管理部門聯(lián)系進行補充和糾正；工程文件材料歸檔后，有些工程改建、擴建等又新產(chǎn)生一些工程文件材料，檔案部門必須及時檢查、督促歸檔，使工程檔案始終與工程實體保持一致。

2.6 健全項目檔案管理約束和考核機制

檔案管理部門應建立有效的驗收把關機制，不僅要保證項目檔案的進館驗收做到規(guī)范移交，而前期文件、啟動驗收文件、結算審計文件、過程管理性文件的完整性、系統(tǒng)性和準確性也要得到保障；結算時相關單位應審查各參建單位檔案移交證明材料，參建單位應按規(guī)定移交檔案，檔案管理部門加大約束和考核機制。各參建單位要保障項目檔案管理崗位職責明確，加大考核力度，提高施工現(xiàn)場兼職檔案員工作的積極性。

2.7 找準檔案管理的創(chuàng)新點

（1）編制檔案管理作業(yè)指導書。檔案這樣有形的、原始的、真實的依據(jù)性文件需要一個統(tǒng)一的、順應水利事業(yè)發(fā)展和變革的標準來指導我們的行動。為進一步規(guī)范水利工程建設項目檔案管理，根據(jù)《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）及《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦〔2008〕366號）等相關要求，應進一步明確項目檔案管理程序并編制檔案管理工作指導意見，新增文檔編寫格式、內(nèi)容等，結合水利工程建設項目特點，編寫檔案管理作業(yè)指導書，實現(xiàn)水利工程建設項目檔案創(chuàng)新性管理的目標，指導各單位順利開展水利工程建設項目檔案管理工作。同時，檔案部門通過與設計、工程管理、監(jiān)理及參建單位等部門對檔案管理作業(yè)指導書進行充分討論，使作業(yè)指導書達到簡便、清楚和可操作。

（2）加強對水利工程檔案進行預歸檔。水利工程建設項目包括工程的立項、施工、配套、設備安裝運行、竣工驗收、投產(chǎn)運行等環(huán)節(jié)，涉及立項、設計、施工、監(jiān)理等多個部門和單位，歷時較長。將一個水利工程項目的檔案從諸多環(huán)節(jié)和部門及時、完整地收集整理歸檔難度較大。僅依靠檔案人員和工程管理部門的項目負責人去收集、整理是不行的，很可能會使具有檔案價值的工程資料丟失或不完整。所以，要在工程管理部門設置一個專職管理工程資料的檔案人員，隨著工程的進度對工程資料進行工程檔案的預歸檔。檔案管理人員可以隨時對預歸檔的檔案資料進行監(jiān)督和指導，避免待工程正式竣工后歸檔時出現(xiàn)資料不全、案卷質量差的現(xiàn)象，保障工程檔案的真實性、原始性。

3 結語

在今后的水利工程建設項目檔案管理工作中，要進一步健全檔案管理約束和考核機制，實現(xiàn)項目文件形成與工程建設進度同步，增強建管人員檔案業(yè)務知識，暢通前期文件收集渠道，提升檔案管理人員業(yè)務水平，同時檔案管理人員及早介入項目檔案的培訓和指導，做好項目檔案實時收集工作，實現(xiàn)全過程管理。只有做好水利工程建設項目檔案管理工作，才能為將來水利事業(yè)的發(fā)展提供準確、有效的歷史依據(jù)。