基于智慧醫院的電子文件管理模式探析

文/阜新市精神病防治院 殷小龍

醫院的智慧檔案是近年來興起的全新檔案管理模式，主要是利用大數據、云計算、物聯網等全新的技術模式，對患者的數據信息進行系統整合，實現醫療體系的不斷優化。智慧檔案符合時代發展的趨勢,值得研究推廣。

一、遵循文件生命周期理論和文件連續體理論

文件生命周期模式和文件連續體模式是美國Philip C. Bantin 提出的。其主要內容是以設計、形成和維護三個基本階段作為電子文件的生命周期，同時認為，前端控制是電子文件管理的基本原則，為了保證電子文件的真實可靠，在它形成之前要提前介入，將電子文件納入科學化精細化的檔案信息管理協同系統。這兩種模式是現代檔案管理的重要支撐，它作為現代檔案管理研究和發展的理論來源，為我國醫院電子文件的管理提供參考價值和借鑒意義。

二、基于“智慧醫院”的電子文件采集、管理及利用業務流程

醫院的電子檔案工作能否勝任傳統檔案的各項工作，全面實現電子文件自動化操作，即各項電子文件業務工作和職能工作能否最大限度地實現在線化和網絡化是制約醫院智慧檔案建設的瓶頸問題。智慧醫院平臺的構建為醫院電子文件檔案信息系統的整合帶來了機遇和挑戰，如何將檔案管理軟件和智慧醫院的管理平臺協同融合統一，其中涉及電子檔案的收集、整理、歸檔、檔案檢索利用服務以及后期運營維護管理系統，只有將電子文件的管理納入統一而標準的“智慧”平臺中才能使檔案管理者和用戶實現醫院檔案信息資源的共建共享，這是擺在醫院檔案管理者面前的難題。

建設一套適合醫院的檔案管理集成信息系統，其功能包括電子檔案材料采集、整理、歸檔接收、電子入庫、保管統計、查詢和利用、借閱、鑒定以及銷毀等電子檔案工作管理平臺的一體化過程，并將管理平臺與智慧醫院的平臺無縫對接，實現對檔案資源的集成管理。

（一）電子文件采集。可以依托智慧醫院的“云”系統對電子文件進行增量采集和實時采集，由此改變傳統的歸檔方式，從固定時間采集轉為系統自動采集方式，采集后系統進行自動整合，解決了現有數據采集系統的效率低、實時性差的技術問題。

（二）電子文件整理。電子文件檔案整理模式從傳統的手工抄寫編目變成系統邏輯整理方式，電子文件的整理可以“群”為單位，打造數據群和數據庫。比如，可以將內容相同、主題相同、領域相同的醫療檔案信息資源集中統一處理，形成各自獨立的群。

圖1 醫院電子文件業務流程圖

（三）電子文件歸檔。歸檔模塊對初步封裝的電子文件進行元數據摘錄、自動分類歸檔、數據入庫等。同時醫院檔案部門可以設置各個歸檔部門的使用權限，各歸檔部門可以根據管理員賦予的權限完成年度歸檔任務，同時，可以把用戶的需求和使用等級分類，之后進行權限掌控，當用戶對信息資源訪問時需要輸入相關權限。

（四）電子文件利用。電子文件管理的最終目的和最終歸宿是整合電子檔案信息資源，為利用者提供精準化、高效化的“一站式”利用服務。檔案信息資源獲取的多樣性，通過信息技術手段打通數據間隔，所有的電子檔案均以利用者的需求為導向，使電子檔案得到最大化使用。醫院檔案部門及時獲得需求者利用的反饋，建立更加友好、有效的交互模式。“你來我找”的檔案工作模式已經無法適應現代醫院檔案信息的傳播、利用，無論是檔案用戶還是檔案管理者都更加崇尚高效快捷多樣化的服務方式。而醫院電子檔案館藏檔案信息資源共建、共享、整合可以在一定程度上滿足這一需求。將建立的醫院檔案信息資源數據庫系統嵌入云技術、區塊鏈等融合系統，打通信息壁壘，實現館藏檔案信息資源和動態信息的共享。

三、構建智慧醫院的電子文件一體化管理模式的保障策略

（一）加大政策引導，夯實制度保證。首先，智慧醫院背景下的電子文件管理是一項長期而系統的工程，要處理好諸多方面的因素，其中政策引導是關鍵，領導要將檔案管理工作提升到工作日程，檔案部門提前干預和介入電子檔案的業務流程，構建科學的檔案管理指標和評價體系，醫院應當遵照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規章制度量身定制適合本單位的管理制度，充分發揮醫院檔案部門的監督作用，逐步實現標準化和制度化。其次，要求成立醫院檔案管理監督領導小組，將醫院檔案管理與年終績效考核、評獎評優掛鉤，不定期不定時地進行監督。由監督領導小組對醫院檔案管理過程中出現的突發事件，做好應急預案，保證檔案管理工作有序進行。

（二）嚴控風險體系，維護安全管理。電子文件的安全主要包括物理安全和內容邏輯的安全。為了確保電子文件的信息安全，必須嚴控風險體系。首先，在云計算等信息技術的環境中，保證電子文件的可識別和可處理。其次，電子文件從原來的檔案管理系統轉移到新的醫院管理信息系統上，而新舊信息系統要相互兼容，把好電子文件的接口入口關，切實保障電子文件的原始性、真實性和可靠性。最后，技術策略方面。第一，智慧醫院背景下，需要設置用戶的權限和用戶的等級，在進行檔案信息資源訪問時候需要輸入正確的登錄信息方可進入。比如，可以通過PMI（特權管理基礎設施）來授予管理權，用戶在云端根據設置好的真實信息進行檔案信息查詢和利用；如果是從事檔案數據維護的用戶，也有自己的相關權限，只有申請管理員同意后方可進行后臺的數據維護、數據升級和數據備份。第二，可以建立數字簽名或者公鑰加密的PKI平臺，這樣能確保醫院的電子檔案信息資源傳輸中的安全性，使各個部門在云系統中加密和數字簽名完成到位，網絡運行環境更加安全。

（三）前端控制，提高電子文件的證據力。特里庫克是加拿大著名的檔案學家，他曾指出：“在電子環境中，倘若檔案管理員不提前干涉文件的形成和保管過程，文件有可能就失去其真實面貌，或至少不可能被鑒定、保存、編目和提供利用。”因此，智慧醫院背景下的電子文件管理也提倡前端控制原則，其含義即是在電子文件形成初期提前干預管控，利用電子檔案信息管理系統設置電子文件元數據，掌握元數據的形成過程和形成背景以及功能，確保電子文件信息真實、安全、可靠。例如，電子文件由于在網絡系統中運行，它具有較強的流動性和不確定性，這導致電子文件極容易被刪除或篡改，如果在系統生成之前就進行控制，確定電子文件的歸檔范圍、收集時間等，并做好權限管理，身份驗證識別等控制，那么就能保證電子文件發揮其使用效力。

（四）以人為本，提供高效多元化服務。首先，醫院檔案工作者的知識結構比較單一，有些醫院尚未配備專職檔案員，而是由辦公室人員兼職管理，或者缺少計算機+檔案專業的復合型人才，面臨電子文件技術含量和責任風險的不斷加大。智慧醫院構建中嵌入的云計算、大數據和區塊鏈等新型信息技術，不能要求檔案人員全部掌握其開發過程，但要求檔案人員懂得其運行原理，能夠及時地在開發和使用過程中提出需求，提高電子檔案信息安全的快速處理能力。只有不斷地提高檔案人才梯隊素質，鼓勵和調動檔案工作者的積極性，提高檔案從業者的歸屬感和幸福感，才能推動醫院電子檔案現代化進程。另外，醫院的檔案管理者要有大局意識，提高思想站位，樹立服務意識和創新意識，主動為用戶提供多元化、個性化的檔案信息資源，變“坐等上門”被動服務為主動服務，滿足用戶的多樣化檔案信息資源需求，樹立“以人為本、用戶至上”的服務觀念，不斷調整服務方式與策略，促進醫院事業健康穩步發展。

四、結語

通過上述相關論述，我們只有明確醫院電子檔案的業務管理流程、電子文件管理方式，深刻剖析基于智慧醫院視域下的電子文件管理還存在資金、制度、法律、人才等諸多問題，及時規避數字檔案信息安全的風險因素，加以避免和解決，才能使醫院的電子文件管理更加高效、規范化，才能為醫療事業的發展提供有力的保障。