《信息與文獻 參考文獻著錄規(guī)則》中檔案著錄規(guī)則的修訂建議*

張 衍，陳子琪

自1987年頒布以來，《信息與文獻 參考文獻著錄規(guī)則》已歷經(jīng)兩次修訂(2005年版和2015年版，以下將2015年版簡稱為“新標準”)。新標準在標準名稱、適用范圍及著錄項目等多個方面做出重大修訂，其中就包括增添“檔案、輿圖、數(shù)據(jù)集和其他”4種文獻類型標識及列舉相關(guān)的文獻著錄示例[1]Ⅲ。但在新標準全文中，關(guān)于檔案著錄的內(nèi)容較少。明確檔案文獻的著錄是一個“小而?！钡膯栴}，但對人文學(xué)者來講，它是一個基礎(chǔ)性的問題，對促進學(xué)術(shù)知識的發(fā)現(xiàn)、提高數(shù)據(jù)庫的可用性、滿足人文學(xué)者的數(shù)字學(xué)術(shù)需求具有重要意義。

(1)“4.1 專著”和“4.6 電子資源”分別給出有關(guān)檔案的著錄格式示例，原文如下：

[9] 中國第一歷史檔案館，遼寧省檔案館.中國明朝檔案總匯[A].桂林：廣西師范大學(xué)出版社，2001.[1]3

[2] 北京市人民政府辦公廳.關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)北京市企業(yè)投資項目核準暫行實施辦法的通知：京政辦發(fā)[2005]37號[A/OL].(2005-07-12)[2011-07-12].http：//china.findlaw.cn/fagui/p_l/39934.html.[1]7

(2)“8.2 題名”中規(guī)定題名著錄項包括檔案名等著錄內(nèi)容，原文如下：

題名包括書名、刊名、報紙名、專利題名、報告名、標準名、學(xué)位論文名、檔案名、輿圖名、析出的文獻名等。題名按著錄信息源所載的內(nèi)容著錄。[1]9

(3)“附錄B”的文獻類型和標識代碼規(guī)定[A]作為檔案的標識代碼。

從上述內(nèi)容不難看出，新標準并未明確界定“檔案”及其適用范圍，也未給出詳細的檔案著錄規(guī)則。也因如此，學(xué)界發(fā)現(xiàn)檔案著錄實踐存在3個問題：一是“檔案，A”涵義失當，造成部分文獻在實踐中著錄混亂[2]；二是新標準中的檔案著錄規(guī)則尚不明確[3]；三是新標準中檔案著錄示例有誤[4-5]。

新標準中檔案類型文獻標識和有關(guān)著錄示例的增加確實反映出標準修訂的一大進步，但也不能忽略其檔案著錄規(guī)則仍有改進空間。目前學(xué)界的相關(guān)探討多為“提出問題”，而給出具體修訂意見的文章寥寥。有鑒于此，本文旨在分析新標準中檔案著錄規(guī)則現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從檔案學(xué)界對“檔案概念與檔案現(xiàn)象”的共識出發(fā)，結(jié)合當前檔案著錄實踐中存在的問題，提出新標準中檔案著錄規(guī)則的修訂建議，在提高新標準科學(xué)性的同時，也有助于學(xué)者在學(xué)術(shù)研究過程中準確地識別文獻類型，開展原文獻的查找及引文分析。

1 明確界定“檔案，A”及其適用范圍

新標準中并未明確界定何為檔案。作為新加入的文獻類型，定義不明，易造成部分文獻在實踐中著錄混亂[2]。新標準的主要起草人之一陳浩元在《GB/T 7714新標準對舊標準的主要修改及實施要點提示》[6]中指出，“檔案，A”指的是分類保存以備查考的文件和材料，如人事檔案、科技檔案、法律法規(guī)、政府文件。陳浩元的定義涉及檔案、文件(政府文件或公務(wù)文件)、材料、法律法規(guī)等多種概念，在文獻著錄時應(yīng)予以區(qū)分：

(1)檔案。我國檔案學(xué)界一般認為檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[7]6。從內(nèi)容屬性上，檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案等。

著錄涉及的檔案主要有兩種形式：一種是檔案典藏機構(gòu)以編纂形式公開出版的文獻出版物；另一種是未經(jīng)匯編整理的檔案。新標準在“4.1 專著”示例[9]中的《中國明朝檔案總匯》系檔案文獻匯編，即以零散的檔案材料為依據(jù)，按照特定主題集中整理形成的出版作品。本文建議此類劃入“普通圖書，M”。“檔案，A”專指著者利用檔案典藏機構(gòu)未經(jīng)匯編整理出版的檔案。

(2)文件。文件系國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄[8]。檔案與文件既有聯(lián)系又有區(qū)別。隨著文件對產(chǎn)生者效用的降低而不斷發(fā)生文件階段的變更，即從現(xiàn)行文件到半現(xiàn)行文件再到非現(xiàn)行文件。并非所有文件都會轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，只有經(jīng)過價值鑒定具有持續(xù)性價值的部分文件會轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案。從此層面而言，文件是檔案的源頭之一，但檔案并非全部由文件轉(zhuǎn)化而來，還包括大量非文件類的原始性記錄物。

文件數(shù)量大，被著錄的幾率高，可單獨設(shè)置為一類文獻類型，其標識代碼根據(jù)文件的英文Records可縮寫為RS或REC。示例[2]是北京市人民政府辦公廳政府信息公開內(nèi)容，屬于現(xiàn)行文件，宜劃入RS或REC。

(3)材料或資料是現(xiàn)實中最接近檔案、與檔案關(guān)系最為密切的概念(事物)。從邏輯上講，這兩個概念的外延有大面積重合，且資料的外延一般來說要大于檔案。凡是對人們研究、解決某一問題有一定價值的所有相關(guān)信息均可稱之為資料，比如：文件、檔案、圖書、報刊、文章、錄音錄像乃至文物等[7]13。宜根據(jù)引用資料的詳細文獻類型分別予以著錄。

(4)法律法規(guī)。在實踐過程中，部分出版單位因無法認同把“法律法規(guī)”歸于“檔案，A”，而將其歸為“其他，Z”[2]。

2 選擇與界定檔案著錄要素

新標準中的檔案著錄示例要素有主要責任者或其他責任者、題名、出版項、頁碼、文獻類型及載體標識代碼、獲取和訪問路徑。因檔案資源的特殊性，必須將上述部分要素加以選擇與界定，以提高著者和編輯著錄的準確性。

2.1 主要責任者或其他責任者

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息，具有連續(xù)性、有機性、真實性、自然性與長久保存等特質(zhì)，不同于圖書是由著作者編著、印刷與出版[9]25。依據(jù)檔案的“來源原則”，檔案的主要責任者是檔案的形成者，如社會組織、個人或家族。

當責任者主體為單個社會組織時，著錄應(yīng)保留名稱中1949年中華人民共和國建國前特有的朝代或政權(quán)信息，以“()”加以標識。著錄過程需遵照由上至下的規(guī)則逐級標注。針對以外文文字書寫的組織名稱，還應(yīng)當另以“.”分隔上下級。

示例1：（清）內(nèi)閣典籍廳

示例2：（民）福建省政府秘書處第一科

示例3：廣州市教育局

示例4：United States Department of Education. Institute of Education Sciences. National Center for Education Statistics

責任者為單個個人時，著錄需采用姓在前名在后的形式標注。以外文文字書寫的姓全大寫，名可用縮寫字母指代并省略縮寫點。

示例1：張廷玉

示例2：HOOVER H

當責任者同時涉及多個社會組織或個人主體時，責任者之間應(yīng)以“，”分隔。

示例1：中華人民共和國商務(wù)部，中華人民共和國民政部

示例2：連振釵，林起廳，黃廳琮

示例3：UnitedStatesDepartmentofHealthand Human Services， United States Department of Education

示例4：HOOVER H，F(xiàn)REEDMAN T，GEORGEF

2.2 題名

檔案管理的過程中，依據(jù)來源原則、尊重全宗與尊重原始順序的原則，檔案學(xué)界發(fā)展出控制層級作為檔案編排具體實施的方法。國際上檔案編排的5 個層級為：典藏庫(repository)、全宗(record group/collection/fonds)、系 列(series)、案卷(file folder/file unit)與單件(item)。一般而言，檔案人員在執(zhí)行編排工作時，通常以全宗、系列、案卷與單件等4層級作為基本的檔案控制層級[9]45。我國官方的檔案管理中采用3級控制層級，即：全宗、案卷、件。

檔案與其他資源的特殊之處在于其每一控制層級均有獨立的題名且意涵不同。這就需要新標準在題名項明確指出應(yīng)標引哪一層級或哪幾層級的題名。本文建議根據(jù)使用者引用檔案資源的深度，逐級標引題名，每一層級的題名之間用“·”區(qū)分，其中檔案的全宗名必須予以標注。若檔案原件中只著錄有文件題名，則只標注全宗名和文件名即可。

以中國第二歷史檔案館館藏為例，全宗·案卷·件的順序題名標注如下：

示例1：北洋政府檔案·交通部·中華民國六年郵政事物總論

以美國國家檔案館館藏為例，record group·series·item的順序題名標注如下：

示例2：Record Group 306：Records of the U.S. Information Agency，1900-2003·Moving Images Relating to U.S.Domestic and International Activities，1982-1999·Education of Johnny Schnell-1962

2.3 出版項

出版項包括出版地、出版者、出版日期、公告日期、更新日期、引用日期等。對應(yīng)到檔案資源，應(yīng)該是檔案的典藏地、典藏單位、檔案的形成時間、引用檔案的日期。其中，典藏地宜詳細標注檔案典藏地的具體城市名稱。典藏單位另以“：”連接于典藏地之后。

示例1：北京：中國第一歷史檔案館

示例2：Kew：The National Archives

檔案的形成時間是指其具體形成日期或是形成檔案的起止跨度日期。日期統(tǒng)一以阿拉伯數(shù)字按照年月日順序進行標注。當檔案中標注有其他紀年形式時，還應(yīng)另將原紀年以“()”形式附后。

示例1：1949-12-24

示例2：1939-01-20（民國廿八年一月二十日）

若檔案形成時間中的月份或日期等信息不明，則著錄時無需具體標注到月份或日期，而是應(yīng)當以檔案原件典藏單位的著錄時間為準。針對國外檔案材料中常用“circa”表示推測檔案形成時間的情況，著錄時可在時間前用“c”縮寫加以標識，并以“-”連接檔案形成的起止跨度日期。

示例1：1736（乾隆元年）

示例2：c1884

示例3：c1917-c1930

另外，針對電子檔案的引用，還應(yīng)特別標注引用檔案的具體日期附于檔案形成時間之后。著錄時應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字并依照[YYYY-MM-DD]格式加以標注。

2.4 頁碼

頁碼即檔案的編號。編號包括檔號以及縮微號、光盤編號、磁帶(盤)編號等。其中檔號是最根本的必備要素，它反映和固定檔案在案卷及全宗內(nèi)的排列順序。縮微號和光盤號則是館藏機構(gòu)賦予特殊載體檔案制品的編號。著錄時按照檔號在前，其他編號在后的順序標注，不同的編號間以“，”分隔。不同類別的檔案或不同館藏機構(gòu)的檔號設(shè)置各有不同，著錄時要注意遵照館藏實際情況進行標注。

以福建省檔案館館藏為例，檔號按照“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁(張)號”格式著錄如下：

示例1：0001-001-000013-0032

以英國國家檔案館館藏為例，檔號著錄格式如下：

示例2：C6-452-69

2.5 電子資源載體和標識代碼

電子資源載體類型標識在新標準中表現(xiàn)為磁帶、磁盤、光盤、聯(lián)機網(wǎng)絡(luò)4種形式。而針對檔案中還可能存在的縮微膠片的特殊載體類型，建議增加“MF”作為其載體類型標識。

3 給出正確的檔案著錄示例

示例可在一定程度上發(fā)揮參考作用。新標準中的檔案著錄示例[4]有誤，系新標準對檔案的定義不明所致。示例有誤破壞了學(xué)術(shù)研究的規(guī)范和嚴謹，也影響新標準的推廣與權(quán)威性。本文建議將檔案著錄格式確定為如下形式：

[序號]責任者.題名[文獻類型標識代碼/載體類型標識代碼].典藏地：典藏單位，檔案形成時間：頁碼[引用日期].獲取和訪問路徑.

示例：

[1]柯臺山.柯臺山文書·手稿與著作·手稿·港九脫險記手稿[A/OL].臺北：中研院臺史所檔案館，1942-07-12（民國31年7月12日）：T1050_02_02_001[2020-07-01]. http：//tais.ith.sinica.edu.tw/sinicafrsFront/search/search_detail.jsp?xmlId=0000311766&checked=&unchecked=0000311766.

[2]澳門基本法協(xié)進會.澳門基本法協(xié)進會·基本法協(xié)進會·澳門基本法協(xié)進會會議記錄冊[A].澳門：澳門檔案館，1995-01-05：MO/AH/APLBM/03/012.

[3] Royal Commission on Government in England. Records created or inherited by the Ministry of Housing and Local Government，and of successor and related bodies · Records of Commissions · Royal Commission on Local Government in England（Redcliffe-Maud Commission）：Minutes，Papers and Maps · Research Unit on School Management and Government： interim report 1967[A]. Kew： The National Archives，1966-1967：HLG 69/940.

[4] U.S. Court of Appeals for the Fourth Circuit. Record Group 276：Records of the U.S.Courts of Appeals，1891-1992·Briefs and Appendices，1892-1996·AnneP.Newmanet al.v.Piggie Park Enterprises，Inc.，1966-1967 ·Appellants’Brief [A/OL]. Philadelphia：National Archives at Philadelphia，1966-10-03：75677517[2020-07-01].https：//catalog.archives.gov/id/75677517.