關于如何實現(xiàn)事業(yè)檔案管理現(xiàn)代化簡述

摘 要：隨著科學技術的迅猛發(fā)展，信息化技術得到進一步廣泛應用和普及，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，也要進一步有效融入信息化技術，實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理，進而為事業(yè)單位檔案管理水平的有效提升提供必要的保障。然而，需要注意的是，在事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在一定的問題或者不足，在現(xiàn)代化發(fā)展環(huán)節(jié)面臨一定的困境。據(jù)此，對事業(yè)單位檔案管理工作也需要充分認識到當前現(xiàn)代化發(fā)展過程中存在的問題，然后進行更有效地應對和處理。基于此，本文重點分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化推進過程中存在的問題和實施對策等相關內容。

關鍵詞：檔案管理? 現(xiàn)代化? 問題? 對策

On How to Realize the Modernization of Archives Management in Public Institutions

ZHU Aihong

（Jilin Province Lishu County Funeral Home， Siping， Jilin Province， 136500 China）

Abstract： With the rapid development of science and technology， information technology has been further widely used and popularized. In the archives management of public institutions， it is also necessary to further effectively integrate information technology， to achieve modernization， information management， and provide necessary guarantee for the effective promotion of archives management level of institutions. However， it should be noted that there are still some problems or deficiencies in the archives management of public institutions， and they are facing some difficulties in the development of modernization. Therefore， the archives management of public institutions also needs to fully understand the problems existing in the current modernization development process， and then deal with them more effectively. Based on this， this paper focuses on the problems and Implementation countermeasures in the process of promoting the modernization of archives management in public institutions.

Key Words： Public institution; Archives management; Modernization; Problems; Countermeasures

著重做好事業(yè)單位的檔案管理工作是關鍵所在，為事業(yè)單位的建設和管理等提供客觀真實數(shù)據(jù)。因此，要高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，進一步與時俱進，進而推進檔案管理的現(xiàn)代化進程，以此確保該類檔案得到精準有效的保存和管理，進而體現(xiàn)出應有的事業(yè)單位檔案管理效能。

1事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位方面并沒有高度重視檔案管理的現(xiàn)代化進程

在新形勢下，從根本上確保檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化信息化發(fā)展，是檔案行業(yè)發(fā)展的必然要求。然而，在實際的調研中可以看出，在事業(yè)單位方面往往沒有高度重視檔案管理的現(xiàn)代化推進進程，在實際的操作過程中，往往沒有充分做到與時俱進和創(chuàng)新發(fā)展。因為事業(yè)單位在很大程度上受到國家和政府的管理和壟斷，因此事業(yè)單位領導往往沒有高度重視信息化建設，缺乏足夠的危機意識，沒有實現(xiàn)有效創(chuàng)新，進而導致檔案管理工作往往無法融入信息化技術和先進的管理手段，沒有充分融入現(xiàn)代化高效化的設施設備等，缺乏足夠的軟件硬件支持，由此導致檔案管理工作受到嚴重影響[1]。除此之外，檔案管理人員往往缺乏積極探索的精神，在實際的管理過程中不具備先進意識和信息化管理思想，在針對檔案信息資源進行收集整理的過程中，沒有充分體現(xiàn)出信息化的應用效能，由此導致某些關鍵檔案信息資源不能得到收集整理和充分的利用，這對于事業(yè)單位檔案管理工作的有序推進和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐會造成嚴重限制。

1.2在事業(yè)單位檔案管理制度和發(fā)展模式方面缺乏足夠的規(guī)范和標準

現(xiàn)階段，人們對于事業(yè)單位的檔案管理工作有更為嚴格的要求，在這樣的情況下，需要進一步有效規(guī)范和完善檔案管理制度和發(fā)展模式，使其具備應有的標準和規(guī)范。然而，通過實際情況可以看出，在當前的事業(yè)單位檔案管理工作中，往往不具備足夠的規(guī)范和標準，并沒有建立健全系統(tǒng)完善的管理制度和運行機制，在現(xiàn)代化發(fā)展方面缺乏相對應的標準和指南，由此導致實際的事業(yè)單位檔案管理工作不能呈現(xiàn)出良好的效能和價值，在現(xiàn)代化發(fā)展方面也無法體現(xiàn)出先進性和時效性。在實際的檔案管理過程中，很多事業(yè)單位在檔案管理環(huán)節(jié)往往不夠平穩(wěn)有序，各項流程比較混亂，由此導致社會嚴重的資源占用等相關問題。導致檔案管理工作往往在混亂無序的狀態(tài)，甚至某些檔案因為是紙質媒介，出現(xiàn)嚴重的破損，甚至出現(xiàn)資料流失等相關問題。另外，在事業(yè)單位的檔案資料中，有很多是重復性的資料或者文件，在針對各類資料和信息資源進行收集、整理的過程中往往涉及很多無價值的信息和資料，不能充分體現(xiàn)出現(xiàn)代化的收集和整理效能[2]。

1.3相關檔案管理人員缺乏足夠的專業(yè)技能和綜合素質

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想體現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展成效，需要匹配高質量的檔案管理人員，使其具備應有的專業(yè)技能和綜合素質，具備應有的崗位勝任能力，這樣才能為各項工作的推進和現(xiàn)代化進程的加快提供必要的人才保障。但是通過實際調研可以看出，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多人員往往是兼任的或者臨時從其他部門抽調的人員，他們缺乏應有的專業(yè)技能和檔案管理經(jīng)驗，對于檔案管理的相關專業(yè)知識往往不能充分掌握，進而導致實際的檔案管理工作效率比較低下，甚至出現(xiàn)很多錯誤、漏洞等情況，對于檔案管理工作的推進會造成嚴重影響，無法真正意義上呈現(xiàn)出應有的現(xiàn)代化管理效果。除此之外，檔案管理人員的年齡結構比較大，缺乏足夠的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，對于現(xiàn)代化、信息化管理手段和設備技術等等都不能充分掌握，進而導致檔案管理的信息化建設不能有序推進，這類情況對于事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)代化的推進造成重大影響。另外，某些事業(yè)單位雖然招聘了高學歷的專業(yè)人員，但是這類人員往往缺乏足夠的實踐經(jīng)驗，不具備高質量的管理效能和專業(yè)技術。因此，在實際的操作過程中往往不能勝任檔案管理的現(xiàn)代化要求，同時因為工作量比較大，相關人員不能抽出時間提升自我，進而導致自身的專業(yè)知識和實際操作技能不能更新和完善，這對于檔案管理工作的有效發(fā)展和現(xiàn)代化的推進都會造成重大阻礙[3]。

1.4缺少信息化檔案管理機制和運行模式

在新形勢下，針對事業(yè)單位檔案管理工作而言，要想體現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)代化效果，提升檔案管理水平，需要進一步有效構建信息化檔案管理機制和運行模式。然而，在實踐過程中，很多事業(yè)單位并沒有構建信息化的檔案管理機制和運行模式，在實際的操作過程中不能充分滿足殯葬服務要求，在實際的管理過程中往往仍然沿用守舊的檔案處理手段和方式，通過人工的方式針對檔案資料進行處理，很多檔案資源都是通過紙質的形式存在的，無法滿足檔案管理的現(xiàn)代化要求。另外，信息化應用手段方面也不夠完善，不能充分融入到信息化運行機制和管理模式中來，由此導致很多檔案信息資源無法及時有效的收集和整理，更無法對其進行高質量的利用，進而導致檔案的信息化管理效能和價值不能得到充分的體現(xiàn)。在信息化管理方面，往往沒有匹配優(yōu)質的計算機和相關設施設備等，由此導致檔案管理效率十分低下，無法呈現(xiàn)出應有的現(xiàn)代化信息化發(fā)展效果[4]。

2實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的策略

2.1進一步有效構建更為系統(tǒng)完善的檔案管理制度，并在實踐過程中落實

在事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化進程推進過程中，從根本上有效確立系統(tǒng)完善的檔案管理制度，是關鍵所在，只有通過制度的有效確立和在實踐過程中切實執(zhí)行，這樣才能為檔案管理現(xiàn)代化進程的推進提供必要的保障和規(guī)范。在制定相關制度之前，要著重做好全面深入的調研和分析工作，著重把握相關注意事項和影響因素，進一步融入相對應的實施策略，進而確保相關制度和體系具備時效性，針對性和可行性。同時，也要加大相關制度和運行機制落實力度，確保相關工作順利推進，使各項制度內容在實踐過程中扎實執(zhí)行，進而充分體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展效果。同時，在相關制度的執(zhí)行過程中，要以國家相關法律法規(guī)為準繩。充分結合事業(yè)單位的實際的檔案管理情況和現(xiàn)代化發(fā)展要求，使相關制度在實踐的過程中不斷的完善和優(yōu)化，通過實踐的驗證使其體現(xiàn)出應有的現(xiàn)代化、標準化的發(fā)展效果。另外，在檔案的安全方面也要有效加強，通過相關制度的有效作用，使其安全性，完整性，系統(tǒng)性得到充分的保證[5]。

2.2強化收集、整理、保存檔案資料

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化主要是為了方便檔案管理工作，對于檔案資料進行更有效的收集整理和保存，確保檔案管理工作能夠順利開展。在實踐的過程中，要想體現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展成效要為單資料整理和收集利用等等提供必要的前提，更有效的真實記錄殯葬活動的整體發(fā)展情況，提供第一手的信息，為領導的決策和問題的處理提供必要的條件。在實際的服務過程中，要進一步有效利用信息化技術和現(xiàn)代化管理手段，全面客觀真實地記載殯葬活動整體情況，相關工作人員要注重做好第一手資料的收集整理和利用，針對各項手續(xù)進行不斷的完善和優(yōu)化，通過信息化、現(xiàn)代化的管理，使各類數(shù)據(jù)資料通過計算機系統(tǒng)統(tǒng)計到數(shù)據(jù)庫中，以此對其進行分類和整理和利用。同時也要注重做好各項工作的目標制定和切實落實貫徹落實崗位責任制，對檔案的分析、歸類、整理以及利用等工作進行標準化和完善化，確保年終考核、責任目標以及日常運行目標能夠有效融合，通過制度的完善和信息化技術的推薦，以此呈現(xiàn)出當管理的現(xiàn)代化發(fā)展成效[6]。

2.3提高檔案管理信息化應用水準和效果

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要想體現(xiàn)出現(xiàn)代化的發(fā)展成效，在檔案資料應用方面要有效加強，在最大程度上提升檔案的利用價值和利用率。在實踐過程中要通過信息化現(xiàn)代化的管理方式，確保檔案資料更為系統(tǒng)完善，具備綜合價值，更為完整細致，進而對其利用價值進行更充分的利用，這樣才能呈現(xiàn)出應有的效能。在信息化現(xiàn)代化的推進過程中，要更有效的強化各類檔案信息的收集整理，對其進行二次生產(chǎn)和利用創(chuàng)新。同時也要注重做好各類信息的分享交流，著重做好行業(yè)的情報信息匯總工作，以此體現(xiàn)出應有的價值。同時通過互聯(lián)網(wǎng)技術對于檔案資料和數(shù)據(jù)資源進行更深入的挖掘，通過信息化技術和網(wǎng)絡技術手段提取信息價值，以此更充分的滿足檔案管理行業(yè)的客觀要求[7]。

3結語

通過上面的分析，我們能夠充分看出，在當前的事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展過程中，著重做好檔案管理工作是十分重要的內容。同時，也要認識到檔案管理工作是一項十分復雜的系統(tǒng)性工作內容，在當前的時代背景下，需要進一步有效融入信息化技術和現(xiàn)代化管理手段，進而推進事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，在具體的操作過程中要充分認識到當前檔案管理工作中存在的問題，然后行之有效的應對和處理，落實解決對策，進而促進事業(yè)單位檔案管理工作取得應有的效能。

參考文獻

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中圖分類號：D630.1;G271 DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2109-5640-2677 第一作者：朱愛紅，（1972—），女，大學專科，館員，研究方向為檔案管理

作者簡介：朱愛紅，（1972，8-），女，漢族，大專，館員，研究方向是檔案管理。