大型項目的前瞻性索賠管理

文/ Juergen Hahn

大型流程設備的建設項目大都經過周密的核算，并且通常很少有資金來緩沖合同之外的意外事變。但每一個執行過具體項目的負責人都知道，大型流程設備建設項目過程中往往出現一定的變動。一旦在經濟上失控，例如出現建筑工程延期、沒有按時完成任務或者分包商辦事馬馬虎虎等問題，當問題積累到不可收拾的時候，復雜的索賠管理程序啟動就是不得不面臨的問題，這對于承包商和客戶都是不愉快的事情。

索賠的指控必須要有證據支持，而這些證據的基礎就是繁瑣的舉證，而舉證的困難在于所舉證的事情需要具有可追溯性。所有的項目參與者最好都有一些前瞻性的索賠管理方法。那么如何進行前瞻性的索賠管理？接下來，來自實踐的例子會詳細介紹。

項目中的實踐

“我們的現場施工難度太大了，纜車公司的人不停地在那里轉來轉去。”某管道工程公司的項目負責人說道。“我們要索賠。”他的老板在每周的項目會議上說。處于相互信任，一般情況下由第三方原因造成的停工、施工進度損失和附加費用，只需項目經理給項目的合同發包方發一份函，在信函的表格中寫上他估計的賠償金額即可，但管道工程公司要求的賠償金額很高。合同發包方很快就寫了一封措辭得當的回信，正式要求提供索賠需要的具有可追溯性的文件資料。

從懷疑到認可

此時，合同雙方都被迫回過頭去研究索賠管理的問題了。但回過頭去尋找各種正式的、手寫的證據類文字資料，包括項目團隊內部郵箱中的文檔資料是一件相當困難的事情。在巨量的文件中還包括了外部企業發來的文件，包括項目采購、技術服務商等，從中找出能夠經得起檢驗的索賠要求證據幾乎是不可能的。

良好的索賠工作準備使被索賠人能夠更好地了解索賠人的權利主張，而且為了說明索賠的中立性，有必要對現有證明文件進行結構化整理和分類。這些工作都可以在前期伴隨著項目的進展進行，或者事后再整理。

證明是好事，但證實更好

德國有句諺語：“證明是好事，但證實更好”。這尤其適用于項目施工過程的索賠管理。項目文件中通常都包含了數百個，甚至數千個證明文件。在如此多的文件中找出適用于合同雙方的可信證據非常困難，因此必須進行結構化分類，可以按照下述方式。

●修改訂單引起的爭議賠償；

●施工工期延長索賠；

●額外困難導致工作無法進展；

●由于實時日期與計劃制定日期的不同而出現了價格與合同條款不符；

●由加快過程進度而帶來的額外費用；

●購買價格上漲導致的額外費用。

還可以設想的等級分類有：

●相關合同條款；

●技術規范；

●設計圖紙；

●誤工通知書/誤工截止日期通知書；

●誤工預測信息；

●變更請求/工程變更通知單；

●施工現場工作日記；

●有關協議；

●工時記錄；

擁有整整齊齊的索賠管理文件就成功了一半

●成本費用單據。

所有證明（或者駁斥）索賠可靠性的證據文件都應分類保存在一個數據庫中。當合同雙方因意外原因引起的額外費用補償發生分歧和糾紛時，前瞻性索賠管理就具有時間上的優勢。精心準備的索賠案卷因其完整性、文件結構的條理性以及高透明度能給人留下深刻印象，標志著項目合作伙伴的專業性和可信度。最重要的是，盡管在項目合作中出現了額外費用的糾紛，也仍然能夠保持良好的合作伙伴關系。

另外，處理索賠事宜的人還可以進一步給文件分配一個表示處理索賠事宜時的利用價值數，例如數字“1”表示“不能作為有說服力的證據”，數字“10”表示“無可辯駁的索賠合法證據”等。

結語

“在項目實施過程中，我們沒有時間做與項目有關的索賠準備。”這是申訴人經常會說的一句話。誠然，為很久以前的一件事找到證據非常困難：刪除了的硬盤、隨意起的文件名、已經離開公司的專業技術服務商以及不同員工對項目同一事實不同的語言表達習慣等，都是尋找索賠文件時必須面對的挑戰。最好的處理方法就是在收集索賠證據時要勤快一點，高質量整理文件，以迎接未來可能的檢驗。 ●