化工企業(yè)檔案的精細化管理

劉倩，朱翠平(山東鐵雄新沙能源有限公司，山東 菏澤 274900)

0 引言

在對化工企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行分析的基礎上，概述了精細檔案管理的措施，從精細檔案管理、精細系統(tǒng)和良好員工素質(zhì)的角度進行了討論和分析。通過對公司檔案的精細管理，可以提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案精細化管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理思想老舊

很多公司一直認為檔案管理部門是公司的后勤部門，也是公司中不需要占用太多人力、物力的小透明部門，自然也沒有辦法引起高層管理人員的注意。同時，從事整體工作的檔案管理員也認為檔案管理部門的工作非常乏味，沒有從根本上理解這份工作的重要性，也沒有對其有著全面認知。他們只是認為這份工作就是各種文件、檔案、圖紙、計算的歸檔，查找、分類檢查等工作，工作十分簡單，與實際運營沒有切身的利益。

1.2 檔案管理技術(shù)的落后

現(xiàn)如今的公司檔案管理大多數(shù)還是以人工的物理檔案管理為主，只是輔助少量部門的電子檔案管理。這就造成了查找困難的問題出現(xiàn)，所以現(xiàn)在部分公司已經(jīng)將計算機技術(shù)引入其中，他們將大量的紙質(zhì)檔案進行歸攏掃描上傳，歸檔并將規(guī)模范圍擴大。就算如此，在物理檔案以及電子檔案的管理上的誤差和錯誤仍然很多，因為它沒有辦法將檔案模塊添加至自動化辦公系統(tǒng)里[1]。

1.3 工作人員的能力素質(zhì)低

很多檔案管理員基本上都是企業(yè)其他崗位的員工調(diào)來，或者退休后返聘的老人，所以存在很多檔案管理員的專業(yè)技能不達標的情況。并且因為部分員工沒有過類似的工作經(jīng)驗，自身對工作的認知根深蒂固所以無法接受新的知識。接受不了新的知識那么對新的法律法規(guī)也同樣無法應用，這就會導致專業(yè)技能不足，無法接受新的知識的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且老舊的管理方法讓檔案管理員的工作十分枯燥乏味，無法產(chǎn)生工作的激情和熱情。

2 檔案管理流程出現(xiàn)問題

2.1 檔案管理過程中的問題

在當前時期，許多公司部門仍然保留傳統(tǒng)的文件管理形式，并使用傳統(tǒng)的管理程序進行工作。例如仍然手動對歸檔管理進行分類，然后根據(jù)特定過程將歸檔釋放到適當?shù)奈恢煤图茏印＿@種文件管理形式需要大量的人力和財力，并且文件經(jīng)常被損壞和丟失。通常，嚴重的情況涉及以下方面：文件的管理方式過于獨特和傳統(tǒng)，導致文件損壞，并且編寫不夠清晰。當使用某些高級技術(shù)恢復文件時，只能恢復一小部分文件，從而導致文件丟失。這種現(xiàn)象的發(fā)生將嚴重影響文件管理的過程和速度，并對公司的未來發(fā)展產(chǎn)生負面影響[2]。因此，有必要及時改變傳統(tǒng)的文件管理形式，挖掘出阻礙公司未來發(fā)展的絆腳石。

2.2 文件歸檔問題

在歸檔文件的過程中，經(jīng)常會發(fā)生以下情況：歸檔公司中的員工的不及時處理，文件收集的速度相對較慢，工作效率相對較低，并且歸檔中存在許多錯誤和問題，這些都使文檔的內(nèi)容變得不完整。公司文件不夠真實，影響了企業(yè)的運作。這主要因為公司對歸檔管理的重視程度不夠，缺乏嚴格的標簽和管理標準，以及對歸檔管理的意識不足，在歸檔方面造成了嚴重問題。存檔管理的價值不斷減弱，管理時間不斷延長，使存檔管理成為“假”的部門。

3 檔案精細化管理的措施

3.1 凈化檔案系統(tǒng)

進化檔案系統(tǒng)，在相關(guān)的檔案法中把檔案管理政策提純出來。比如檔案法中制定了一套適用于公司的完整、可行的檔案管理系統(tǒng)，提高了標準化和工作水平。例如公司檔案管理部門對工程文件、工程圖等不及時、不規(guī)范地收集和歸檔，甚至造成是現(xiàn)場文件控制檔案、建設項目檔案和工程監(jiān)督標準化的丟失。應制定與一系列的失誤對應的相關(guān)政策，這樣可以有效地將檔案管理員從檔案管理空洞工作中提煉出來。當然，有了檔案系統(tǒng)就不能一直放著不管，要根據(jù)實際需要不斷跟新系統(tǒng)，將精細的系統(tǒng)管理帶到操作中，強化檔案管理并將檔案管理的效率提高。

3.2 檔案管理的精細化

將檔案管理工作細致化，從改善檔案管理技能以及對檔案管理流程的更新。所謂的檔案管理工作細致化就是將檔案管理工作與計算機技術(shù)相結(jié)合。現(xiàn)如今，部分的檔案管理部門已然將先進的數(shù)字設備融入其中，像是打印機、掃描儀、CD刻錄機等物品都已經(jīng)進入到了人們工作的領(lǐng)域中。在引入的眾多技術(shù)中，實踐發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)是最為適合檔案管理的新技術(shù)。因為OA軟件它可以實現(xiàn)通過電腦就將多個部門進行聯(lián)絡，甚至是個人，即使遠在千里也能實現(xiàn)近距離辦公的效果。當然對檔案管理的歸檔整理也起到了很大的作用，其加快了辦公的整體效率。當然除了OA軟件以外，還有兩個軟件也可以很好地將檔案管理工作標準化、系統(tǒng)化、人性化以及最重要的安全化，就比如：ISO9001質(zhì)量管理體系和ISO14001環(huán)境管理體系這兩個軟件。檔案純化過程其實就是將物理檔案管理和電子歸檔的過程進行細化的一個過程[3]。物理檔案需要細化的方法有技術(shù)審查、文件檔案、財務檔案以及工程檔案的保存歸檔，并且根據(jù)各個環(huán)節(jié)來進行實施，同時還有規(guī)章制度的定制。

例如該部門正在逐步完善現(xiàn)有協(xié)議并添加一些新協(xié)議，例如：項目任務(可行性研究、概念設計、基本設計、特殊文章)、驗收、復制、繪圖和存檔等。OA應用的范圍越大那么員工的工作效率就會越高，同時還可以加強多個部分的檔案管理工作。如果公司應用OA系統(tǒng)，可以在日常辦公中：一是紙張的節(jié)約。二是節(jié)省人工來回行走的時間。因為要申請流程時需要多個領(lǐng)導簽字，才能完成，但是OA直接轉(zhuǎn)發(fā)就可以實現(xiàn)線上審批的流程，然后最終將其提交到存檔部門。存檔人員將對其進行審核并存儲在存檔數(shù)據(jù)庫中。因為每年有無數(shù)這樣的申請表格，從長遠來看不僅要花費大量的工程圖紙，而且還要花費大量的人力和物力。如果將OA程序應用其中，那么這些日常工作中的問題同時也可以迎刃而解。OA程序不僅在日常工作中使用方便，可以快速地進行檢索、查閱等功能，同時還具有很高的安全性。并且對物理文件的保護也功不可沒，因為它可以防止數(shù)據(jù)文件的損壞以及丟失的現(xiàn)象[4]。

第一，提高工作效率，節(jié)省辦公時間。為了在網(wǎng)站上重新發(fā)布項目設計圖紙，申請人不需要去存檔部門檢查圖紙是否已完全存檔，而只需要快速搜索OA平臺來確定圖紙是否已存檔并開始。在確認圖紙已完成并存檔后進行申請過程。操作完成后，完成的圖紙將被現(xiàn)場發(fā)送到目的地。從申請流程到整個流程的完成，它為申請人節(jié)省了很多時間和精力來處理更多事情。例如文件是否已完全存檔、簽名是否可以借用等，不會因為某些批準者的公務旅行而延遲批準時間。高質(zhì)量檔案是主要要求，對檔案室的大小、溫度和耐火性也有很高的要求。信息技術(shù)的飛速發(fā)展已使檔案數(shù)字化。應逐步并且快速地將數(shù)字檔案歸檔進行建設。首先要對加強庫存檔案的數(shù)字化，就像是掃描、照相、錄像要進行數(shù)字化保存；其次，要把數(shù)字文件進行存儲將物理文件逐漸減少；最后要將信息壁壘徹底消除，想要消除就只能將各個部門檔案全部都包含在數(shù)字檔案庫里，只有這樣才能做到無縫分享信息[5]。

第二，必須進行專業(yè)管理，充分反映檔案管理的專業(yè)性。紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案都必須科學分類，條形碼必須根據(jù)實際現(xiàn)實加以編輯，以便能夠管理和記錄。與此同時，還可以在官方網(wǎng)站上打開存檔窗口，并將會員資格管理擴展到網(wǎng)絡檔案管理。

第三，必須改進文件跟蹤機制。一方面，必須建立一個匯總機制來記錄每一個文件、借用和返回，以確保沒有遺漏；另一方面，必須充分利用數(shù)字平臺來加強文件跟蹤和跟蹤的每一步執(zhí)行過程。該文件有明確的時間限制，以確保文件的安全，并及時返回檔案館。

3.3 要加強檔案資源利用

檔案資源的編排和利用十分重要。如果沒有根據(jù)內(nèi)容類別進行區(qū)分，那么長時間使用不到它就只能是一個死檔案。但是死檔案是沒有利用價值的，因為只有當“死檔”被使用時，它們才具有實際價值，因此它們的主要目的是有效地被使用[6]。首先，提供借方幫助理解歷史。檔案材料是所有企業(yè)歷史的大門，他們記錄了這個企業(yè)從一開始到現(xiàn)在經(jīng)歷的所有歷程，而這些歷程和決策被歸檔后精細收藏。其次，為決策提供了分析依據(jù)。很多時候公司都需要做出很多重大決策，如果不了解公司的整體的歷程和之前所發(fā)生的事件，就無法規(guī)避是否和現(xiàn)在的事件重疊，或者無法檢查到重疊的事件的解決方法是否多樣。當然，檔案管理中不僅只是公司的發(fā)展歷史還有很多種類，但無疑都是對公司的未來發(fā)展有重要的作用。

4 結(jié)語

綜上，作為文件管理的一部分，精細管理是發(fā)展的需求，以促進化工公司的可持續(xù)發(fā)展并實現(xiàn)最大化的經(jīng)濟利益。將實際工作與采取理性措施、采用完美的意識形態(tài)和專業(yè)管理方法相結(jié)合，建立健康的工作系統(tǒng)、制度和程序，使用科學和細致的檔案管理相結(jié)合，為未來的檔案管理形成新的系統(tǒng)打開不一樣的道路。