信息化檔案管理體系的構建與實施

曹思敏

摘要：檔案管理是直接對檔案的實體以及相關的檔案信息進行管理，檔案涉及到一個企業的員工的個人隱私，需要企業不斷重視對于檔案管理體系的建設，盡可能的保障管理人員、管理設備以及管理制度的不斷完善，盡最大努力保護企業工作人員的隱私安全，提高企業的管理能力和管理水平。

關鍵詞：信息化;管理體系;檔案管理

前言

社會企業在信息化時代背景下發展速度快，對于信息的掌握程度以及獲取方式都發生一些變化。在信息化不斷發展的階段，對于電子檔案管理工作的要求也在不斷提高，信息化的檔案管理工作面臨前所未有的挑戰。為盡可能滿足社會各方勢力對于檔案管理的要求，相關部門必須要加強對信息化檔案進行管理的水平，著重關注檔案管理體系的搭建，要求相關管理人員要不斷優化創新管理新途徑，順應時代發展新趨勢，充分利用先進的科學技術和方法不斷推進信息化檔案管理體系的建立，推動檔案管理朝著信息化、科學化的方向發展，有效提高檔案管理的效率和質量，不斷優化管理人員的管理能力，為企業的健康發展助力。

1 檔案管理工作的重要性

我國的檔案資源眾多，其中包括過去的相關信息以及具體工作信息，其能夠有效保障各項工作的順利進行，對于現階段我國的檔案管理體系建立具有非常重要的意義。首先，檔案可以成為具有真實意義的歷史憑證，是進行工作決策的重要保障，其來源于社會實踐活動的開展，具有真實性以及客觀性的特點。其中絕大多數的檔案都是由當事人在管理工作進行過程中親筆書寫，有一小部分需要領導的批準和簽字才能生效。在一般的管理過程中，如果想要最大限度的發揮好信息資源的價值，必須要做好檔案管理工作，對每一個檔案進行偏碼、排序，將編碼錄入相關的計算機系統當中，通過計算機技術輔助管理人員進行管理，與此同時，最大限度的節省查找檔案的時間，提高檔案資源的利用率。

依托國家電網公司協同辦公系統，改變傳統的檔案管理模式，通過檔案信息管理平臺，運用信息技術對歸檔文件、信息資源及檔案進行收集、整合、維護，實現電子文件歸檔、整編、分類、報表、借閱、移交一鍵完成。同時，在企業系統內部實現檔案信息資源即時共享，增強了辦公能力，形成信息化檔案管理體系。電力企業檔案管理的信息量極大，涉及到多個部門的方方面面，包括具有極高保存利用價值的文字、圖片、聲像等檔案資料，其價值也是無法用金錢估量的。

2 檔案管理工作現狀

2.1檔案管理設備不受重視

檔案管理人員的業務水平不到位，許多企業在設置相關的檔案管理部門時，對于涉及到整個企業的各部門管理檔案沒有輔以相應的設備支持，一方面，在進行檔案管理過程中缺乏專業性;另一方面，對于大型的精準度要求比較高的設備沒有專業的人員進行管理。除此之外，設備檔案的管理一般都由非專業管理人才進行管理，他們中的大部分人對于檔案管理的專業知識并不了解，對于管理過程中涉及到的理論知識、整合能力等都有所欠缺、況且對于檔案信息資源的管控能力不足，導致在對檔案進行存檔的過程中在工作交接方面存在問題，不具備系統性以及前瞻性。

2.2檔案信息化建設管理人員缺少專業性

在信息化背景下，檔案信息化建設對于檔案管理人員的素質要求不斷提高。檔案工作不僅僅只是簡單的接受、管理，在現階段，對于檔案管理人員提出更高的要求，需要檔案管理人員能夠熟練使用計算機以及相關檔案管理軟件;除此之外，還需要了解相關檔案管理規范，對信息錄入有一定的認識。目前，許多檔案管理人員受到傳統觀念的影響，檔案管理人員隊伍不能滿足現階段的管理需求，缺少專業的技術培訓，況且檔案管理人員在進行管理工作過程中缺乏積極性，因此當他們面對新設備、新技術時不能夠熟練使用相關技術。

3 信息化檔案管理體系建設的實現方式

3.1建立完善的信息化檔案管理體系

在現階段的檔案管理過程中，需要管理人員利用現代信息化技術搭建完善的檔案管理體系，培養相關管理人員的管理意識以及使用先進技術的水平。通過設立完善的信息化管理體系，能夠最大限度的促進檔案信息化管理體系的建立，優化管理模式，實現自動化、數字化管理。

3.2增強檔案人員專業培訓，創新思維進行檔案管理

想要建立信息化管理體系的前提在于加強檔案管理人員的專業知識培訓。通過培訓提高自身管理意識，與此同時能夠順利將信息化技術應用到檔案管理過程中去。相應的管理部門還可以引進專業的管理型人才，可以在市場上進行招聘，通過福利政策以及相應的薪資政策吸引人才主動向檔案管理靠攏。除此之外，還可以與名校進行合作，聘請專業的管理型教師到企業當中進行培訓，提高檔案管理人員的管理意識。

在檔案管理過程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設之外，作為檔案管理人員還要將創新的思維融入到檔案服務的過程中。創新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會檔案信息服務的前提下，充分提升檔案信息的附加價值，注重檔案信息服務系統的軟件建設以及基礎設施建設，通過對各種檔案信息資源進行合理的劃分來促進檔案信息的合理使用。可以通過建立移動化的檔案信息服務平臺來促進移動檔案信息共享機制的形成，最大程度上突破時間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時隨地查詢和使用檔案信息。同時作為檔案信息管理人員，還要對各種檔案信息，進行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過程中對檔案信息資源進行綜合，推進用計算機管理控制系統來對檔案信息進行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。

3.3加強安全管理體系建設

由于整個檔案管理系統涉及到企業員工的個人隱私，為防止安全隱患的發生，給員工造成不必要的麻煩，因此企業在建設檔案管理體系的過程中，沒還需要不斷關注對于檔案管理體系的安全建設，可以利用GPS技術或GIS技術，對整個檔案庫進行24小時全方位監控，以此保障檔案管理系統的安全性。

結語

本文通過對檔案管理體系建設方面存在的問題，進行分析研究，從根本上找到建立健全檔案管理體系的方式，既保障企業檔案管理體系的完善，又推進整個檔案管理體系安全系數的增加，為國家未來的發展助力。

參考文獻

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