信息技術環境下高校財務檔案管理路徑分析

侯瀟

摘要：在信息技術快速發展的影響下，互聯網與民眾生活工作的融入度顯著提升，各行各業開始落實信息化建設，推動了各行業工作效率的提升，適應了快節奏的工作生活模式。在教育行業飛速發展的背景下，高校信息資源不快擴大，使得高校檔案管理的難度有所提升，財務檔案作為高校檔案的重要構成，伴隨著高校運行模式的變化，財務檔案管理的復雜度亦有所提升，信息化建設成為優化高校財務檔案管理的重要手段。對此，本文將對信息技術環境下高校財務檔案管理優化路徑進行探析，以促進財務檔案管理質量的提升，維護高校的穩定發展。

關鍵詞：信息技術;高校;財務;檔案管理;路徑分析

財務檔案管理作為高校檔案管理的重要門類之一，集中反映著高校管理狀態的關鍵數據資源，主要涉及建設項目、教學活動以及科研活動等多環節，包含交易記錄、財務報表以及財務申報書等多項資料。特別是在教育改革的影響下，高校財務檔案的內容復雜性與多樣性有所提升，財務檔案管理的信息化建設成為提升高校財務檔案管理的重要手段。對此，本文將從概述、問題以及措施出發，對信息技術環境下高校財務檔案管理進行探析，旨在通過強化對高校財務檔案的特點與財務檔案管理信息化建設價值的了解度，提升高校對財務檔案管理信息化建設的重視，并以財務檔案管理的現狀為出發點，對其創新優化路徑進行探析，以促進高校財務檔案管理效率與質量的提升。

1、信息技術環境下高校財務檔案管理的方向

在教育改革的影響下，高校規模與師生容量逐步擴大，再加上教育模式的變化，使得高校財務支出有所增加，所產生的數據量亦有所增加，使得高校財務檔案管理的難度有所提升，而了解財務檔案的特點，則是高校財務檔案管理優化的重要征程。整體而言，高校財務檔案的方向，主要表現為：

1.1真實性控制

高校財務檔案包含交易發票、憑證等多項信息資料，真實反映著高校的資金流通與往來情況，使得高校財務檔案具有真實性的特征。一般而言，高校財務檔案資料具有不可更改性，對此，在財務管理過程中，應當保障財務數據與實際交易狀態的一致性，清晰明了的反映高校財務往來的實際情況。

1.2利用性控制

高校財務檔案是高校后期審核工作的重要數據參考，是提升高校運營科學性的重要數據支撐，由此，高校財務檔案應當具有可利用性特征。從財務檔案管理的角度出發，應當重視財務檔案的可利用性的控制，通過建立審核機制與財務憑證查詢平臺的方式，促進財務檔案可利用價值的提升。

1.3專業性控制

在財務管理中，涉及較多計算公式與專業名詞，具體表現為財務收支票據、財務核算憑證等內容。其中財務收支票據主要包含公共活動費用清單、學費交易憑據、設備采購清單、科研資金清單以及建設費用清單等多項內容，財務核算憑證主要包含工資清單、節日福利清單以及銀行往來對賬清單等多項內容，由于財務檔案內容的特性，使得財務檔案具有專業性特征。在高校財務檔案管理過程中，應當強化對財務檔案專業性的控制。

2、信息技術環境下高校財務檔案管理的現狀

在信息技術快速發展的影響下，高校檔案管理信息化建設逐漸步入正軌，目前，核算管理、報賬管理以及財務預算管理等已逐步實現信息化，但是，在處理經濟業務事項時，仍采用傳統紙質檔案管理模式，而隨著高校規模的擴大、經濟業務頻繁度的提升，使得傳統檔案管理模式的不適應性有所提升，推動了高校財務檔案管理的建設步伐。但是，當前高校財務檔案管理仍存在以下幾方面問題：

2.1硬件配置不足

相較于傳統財務檔案管理而言，信息化財務檔案管理對平臺、系統的依賴度較高，使得信息化建設的前期資金投入需求量較高。但是，在實際的財務檔案管理信息化建設過程中，由于重視程度不足，使得信息化建設缺乏必要的思想與資金支撐，陷入硬件配置不足的情況。再加之，部分高校財務部門并未設置專門檔案室，資料存放較為凌亂，并未滿足財務檔案管理的保存需求，使得財務檔案數據的完整性與全面性受到影響，進而提升了財務檔案管理信息化建設的難度[1]。

2.2管理機制不全

信息化財務檔案管理機制是提升財務管理有序性的重要路徑。信息化財務檔案管理與傳統財務檔案管理的工作模式、流程具有較大差異，但是，在實際的運轉過程中，高校重視財務檔案管理流程、內容以及模式的轉變，卻并未制定影響的管控機制，使得財務檔案管理缺乏必要的約束與管控，進而導致信息化建設的落實質量偏低。

2.3保障措施不當

傳統財務檔案以紙質為媒介，環境因素與人為因素對傳統財務檔案管理質量的影響力較大，易出現字跡消退等問題的影響，出現財務檔案完整性不足的問題。而高校財務檔案信息化管理以平臺、系統、u盤等為媒介，提升了財務檔案管理的便捷度，但是，信息化管理模式會受到病毒與黑客的攻擊，而部分高校的保障措施有所欠缺，增加了數據信息篡改、盜用等問題出現的可能性[2]。

3、信息技術環境下高校財務檔案管理的落實

從問題的角度出發，應當重視硬件配置、管理機制以及安全防范等方面的控制優化，具體表現為：

3.1提升管理意識，重視設施搭建

高校財務檔案管理主要涉及檔案管理人員、高校領導層等主體，兩者的意識將直接影響高校財務檔案管理信息化建設的落實，對此，高校領導層與管理人員應當強化對信息化建設的重視，嚴格按照相關規定，予以檔案管理人員相應的培訓，提升財務檔案管理人員對信息網絡、檔案管理以及財務信息的認知，并通過配置掃描儀、高拍儀、監控設備、防盜門、防火門、復印機、操作系統、服務器以及打印機等硬軟件設施的方式，為財務檔案管理信息化建設創造條件。

3.2優化管理機制，提升管理質量

高校財務檔案信息化管理機制，應當包含監督制度、流程機制以及數據備份機制、責任機制等多項內容，其中責任機制應當對財務檔案的收集、立卷、歸檔、移交等工作職責進行細化分配，方便追責。流程機制應當對財務檔案管理的保管、查閱使用等流程與環節進行優化，以促進財務檔案管理有序性的提升。監督機制應當對財務檔案管理人員的工作流程與行為進行監督，以促進財務檔案信息化管理的標準化發展[3]。

3.3落實安全防控，提升系統安全

針對于安全防控優化，應當注意：一是人員意識，高校應當重視財務檔案管理人員安全意識與風險意識的培養，引導管理人員對財務檔案的采集、傳輸以及保存的安全保密控制，并通過劃分程度等級的方式，促進財務檔案安全管理效率的提升;二是防控機制，首先應當引導管理人員“一式兩套”，降低檔案丟失風險，并通過優化訪問權限、防火墻技術、認證技術、系統修復管理的方式，保障管理系統的穩定性，進而達到提高高校財務檔案信息化管理的成效[4]。

結束語

綜上所述，財務檔案管理作為高校檔案管理的重要構成，是高校資金運用管理的數據支撐。在信息技術環境下，信息化建設成為財務檔案管理優化的重要路徑，在優化過程中，應當重視安全防控、管理機制以及人員設備管理等方面的優化，以促進財務檔案管理信息化建設的優化落實，進而達到提升財務檔案管理有序性的目標。

參考文獻：

[1]侯建華.高校財務檔案管理模式創新探析[J].唐山師范學院學報，2021，43（03）：158-160.

[2]張焱.信息化背景下高校財務檔案管理分析[J].中國管理信息化，2019，22（17）：41-42.

[3]涂小麗.淺析高校財務檔案管理信息化建設[J].農村經濟與科技，2019，30（13）：323-324.

[4]宋曉淳.高等院校財務檔案信息化管理模式分析[J].才智，2019（18）：231.