基于JC6的檔案信息化管理系統的構建與應用

文/曹紅翠

（責任編輯：邵冰鋒）

隨著煤礦企業日益發展，其檔案內容日趨豐富，種類繁多，檔案管理工作量大大增加，傳統檔案管理已不能適應時代需要及服務需求，開展檔案工作信息化建設成為煤礦檔案部門的迫切需求。河南正龍煤業有限公司城郊煤礦開發應用基于JC6辦公平臺的檔案信息化管理系統，優化設計檔案管理系統構架，改變了檔案的管理模式，使檔案管理由封閉管理向開放型管理邁進，促進了檔案信息資源的開發利用，提高了檔案現代化管理水平。

一、基于JC6的檔案信息化管理系統的建立

1.設施與技術的支撐

從技術層面看，檔案信息化最基本的內容就是建立網絡基礎設施，運用網絡技術改變傳統的檔案管理模式。城郊煤礦網絡辦公擁有正龍煤業協同管理平臺，它是金和軟件（JAVA Collaboration6，以下簡稱JC6）公司開發的一個聯合辦公軟件，基于J2EE框架，采用無侵入式IOC/AOP模式編程，移動端使用H5完美移動辦公業務。城郊煤礦檔案信息化建設就是構架于正龍煤業協同管理平臺，利用JC6軟件的一個檔案管理模塊，通過開發相關功能，使檔案管理資料內容相互銜接，達到互聯互通。

2.檔案系統的建設

城郊煤礦的JC6檔案管理模塊下設檔案信息查詢、個人借閱檔案、個人檔案查詢、檔案利用記錄、檔案信息維護五個功能。檔案員通過掃描儀把文書檔案、科技檔案、照片檔案、音像檔案、科研檔案和會計檔案等各類介質檔案轉換為電子檔案信息，然后對檔案信息進行分類編目，在網絡辦公環境下將檔案的總目錄、案卷目錄、卷內目錄進行整理嵌入JC6檔案管理模塊，將數據存儲于服務器，實現檔案數據與網絡系統的相互對接。

3.檔案管理在網絡平臺中的應用

城郊煤礦檔案信息化建設不僅是整個業務流程的數字化，也是網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，它涵蓋了檔案信息資源的形成、整理、存儲、保管、利用、鑒定、統計等業務。利用者可借助局域網或移動通訊設備登錄JC6系統進行查詢借閱。檔案借閱功能根據檔案資源類別進行專業對口閱覽，借閱呈報信息采用科長審核、分管礦領導審批的原則設置，檔案信息資源共享、快速的檢索和穩定的檔案信息查詢節約利用者時間，避免紙張浪費，大大提高了檔案信息數據的利用效率。此外，設立專門的檔案管理員來操作管理檔案模塊，檔案系統只開放一人管理應用權限，檔案專職人員對建立的檔案信息數據庫，包括案卷目錄數據庫、全文數據庫等，進行日常檔案信息維護。

4.檔案安全的實現

（1）檔案保存除了紙質文本檔案外，又增加了一個介質保存方式，即電子檔案，檔案實現雙重館藏，消除檔案丟失、損毀的風險。

（2）調度室發揮網絡監控、管理和維護作用，對網絡及服務器實時監控，及時阻止惡意入侵者的破壞和竊密。

（3）檔案管理模塊設置了使用訪問權限訪問內容和借閱權限，選用質量可靠、運行穩定的計算機、輸入輸出設備和網絡設施等硬件，有效阻斷檔案泄密。

二、基于JC6的檔案信息化管理系統的技術方法

城郊煤礦檔案信息化系統采用客戶端、服務器、瀏覽器綜合的模式，應用于檔案管理工作中，如圖1所示。

1.信息資源的整合

圖1 城郊煤礦檔案信息化系統

首先要將文件、圖紙、報表、音像等實體檔案轉化為數字檔案，依據檔案資源特性對各種檔案進行掃描和上傳，錄目入庫，將檔案內容精確存儲于相應的詳細位置，建立與系統平臺檔案管理模塊設置相吻合的索引數據庫。這樣可使原始檔案與電子檔案雙介質保存，保證檔案的完全性。同時采用階梯式目錄管理，可提供模糊查詢與精確查詢兩種查詢方式，便于查找，提高工作效率。

2.系統數據的融合

城郊煤礦檔案管理信息化以JC6數據庫為檔案信息存儲平臺，利用礦生產服務器，把計算機內檔案數據庫中的數據通過系統平臺傳輸到檔案管理模塊中的數據維護板塊，達到互聯互通。檔案利用者只要登錄局域網進入JC6平臺，就可查詢檔案內容，在權限范圍內借閱瀏覽檔案。也可以移動信息服務客戶端為依托，將檔案數據庫與檔案信息移動客戶端進行連接，從而實現檔案信息數據共享，滿足利用者的需求。

3.檔案管理模塊

（1）模塊設置。城郊煤礦在JC6下開發的檔案管理功能有檔案信息查詢、檔案借閱申請、個人借閱查詢、檔案利用記錄、檔案信息維護五個模塊。各模塊設計完善、功能齊全，涵蓋檔案管理的接收、整理、保管、借閱、利用、統計所有內容，解決電子文件安全存儲、數據管理等問題。檔案管理員通過這幾個模塊進行信息化管理檔案，可減少工作強度，提高工作效率。

（2）信息查詢。用戶可以在檔案信息查詢系統中通過輸入關鍵詞對檔案數據庫中的內容進行檢索，在檢索過程中可以設置檢索范圍，并且可以在檢索結果中再進行分層檢索，大大提高了文件檢索的查全率、查準率。

（3）檔案借閱。檔案信息化服務體系主要是在用戶檔案查詢及信息共享基礎上形成的服務模式，其特點是突出用戶數據的集成及共享。檔案借閱設置審批權限，由分管領導進行審批后方可提交借閱審批單，檔案管理員接到審批單后，從數據庫中調取所需借閱的檔案內容并提供給借閱者，檔案管理員有可閱讀、可保存、可打印權限。

（4）檔案利用。檔案模塊設置了檔案借閱歸還日期的提醒與瀏覽統計功能。如期未還者，系統自動向檔案管理員與借閱者發出提醒歸還信息，方便檔案管理員對檔案安全進行管理；借閱者所借檔案內容在系統上保存全部閱覽信息，方便檔案管理員統計檔案利用效率與成果。

（5）檔案數據的維護。檔案管理模塊設置檔案管理權限，設置用戶名與登錄密碼，只有專職檔案管理人員才可進入檔案管理賬戶進行檔案數據庫編輯。檔案管理員對檔案管理數據進行日常維護，根據館藏檔案內容對檔案數據庫進行添加、刪除或修改。

三、基于JC6的檔案信息化管理的價值

1.提高工作效率

檔案管理模塊在JC6軟件上設置實施后，可直接登錄正龍煤業協同管理平臺進行檔案的查詢、瀏覽、下載、網上借閱等，方便用戶使用。信息化管理的實施可以省時省力，大大提高了城郊煤礦的檔案管理工作效率和利用者的查詢效率。

2.具有一定的經濟效益

檔案信息化管理運用正龍煤業管理系統平臺，結合JC6技術指標，制作檔案管理信息模塊，把館藏檔案進行分類分目系統錄入，形成數字化管理，可有效保護原始紙質檔案，節約成本。此外，還節省了購買檔案管理專用軟件費用，具有一定的經濟效益。

3.方便用戶使用

通過JC6平臺，利用者不僅可在自己計算機上進行WEB方式的查詢、瀏覽，還可以下載手機客戶端瀏覽檔案管理模塊內容，且只要在網絡環境下，不需安裝任何程序，便可隨時隨地利用檔案，為用戶提供了方便。