計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用探討

（臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 臨汾 041000）

1 簡述辦公自動化

1.1 辦公自動化定義

辦公自動化定義廣泛，泛指通過將新興技術(shù)與手段融入辦公工作中，以改進傳統(tǒng)的辦公方法。辦公自動化是對傳統(tǒng)辦公手段的一次突破性改革，其借助現(xiàn)代信息智能技術(shù)，智能地分析和整理海量數(shù)據(jù)與龐大數(shù)目的資料，減少了人為的干預(yù)因素，不但能夠有效將辦公效率提高，還能減少一些不必要的人為錯誤。其核心在于實現(xiàn)計算機信息技術(shù)的合理應(yīng)用，從而提高生產(chǎn)勞動的效率。因其會極大地加快行業(yè)的發(fā)展速度，故而當(dāng)今社會的任何領(lǐng)域都離不開辦公自動化的協(xié)助。

1.2 辦公自動化的特點

1.2.1 安全性

辦公自動化大大提高了文件及數(shù)據(jù)的隱蔽性能，使其更加安全。通過盡量避免人為手段實現(xiàn)對重要文件的保存，從而降低泄露機密的風(fēng)險，有效遏制了信息的惡意擴散現(xiàn)象。

1.2.2 完備性

引入辦公自動化，使得往常由于人為的不當(dāng)處理而導(dǎo)致的文件丟失、數(shù)據(jù)缺失等問題從根本上得到解決，也有效地提高了辦公效率，使辦公效率有了質(zhì)的飛躍。

1.2.3 智能性

辦公自動化通過高精度的算法和智能化的處理手段處理數(shù)據(jù)、整理文件，智能地分析辦公中遇到的各類問題，并通過機器學(xué)習(xí)篩選出最優(yōu)的解決手段。計算機所具有的超高的運算速度與傳統(tǒng)人工方式的速度不可同日而語，以其優(yōu)秀的速度能夠更便捷地實現(xiàn)對相應(yīng)解決措施的探求。

1.3 辦公自動化技術(shù)的意義

辦公自動化的落地，可有效實現(xiàn)對現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的改善，甚至管理體制的優(yōu)化。其在進一步提升效率的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了協(xié)同辦公能力的增強，為產(chǎn)生正確的最優(yōu)決策提供了可靠的支持。計算機信息智能技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用中，具有相當(dāng)?shù)闹匾獌r值，對其，我們必須給予高度重視，尤其是自動辦公系統(tǒng)的優(yōu)化升級。將計算機信息智能技術(shù)與辦公結(jié)合，一方面通過信息共享能夠提升各部門之間的協(xié)作能力，在實時的交互工作模式下，保障信息的安全性與準(zhǔn)確率，還能使辦公內(nèi)部環(huán)境得到改善，極大地提升辦公者工作的活力和積極性；另一方面，通過優(yōu)化資源的形式，合理利用已存資源，同時能夠有效地規(guī)劃資源，從而減少辦公成本的開銷，使單位用戶具有更優(yōu)異的經(jīng)濟效益。

2 計算機技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 計算機技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)點

2.1.1 優(yōu)化辦公環(huán)境

由于現(xiàn)代自動化辦公與計算機信息智能技術(shù)的緊密結(jié)合，導(dǎo)致辦公空間緊缺不再成為限制辦公工作的難點。由于計算機可以實現(xiàn)交互式辦公模式，使得現(xiàn)在的辦公方式由傳統(tǒng)的辦公室辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樵谌魏螘r間任何地點辦公，實現(xiàn)了辦公環(huán)境的多樣化。在不約束辦公環(huán)境的基礎(chǔ)上，辦公者還可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上實現(xiàn)方便快捷的工作私密交流，既優(yōu)化了辦公環(huán)境，又保證了相關(guān)通知以及涉及私密技術(shù)的信息能夠安全及時地傳遞給各位相關(guān)工作者。

2.1.2 改善信息運作效果

在高速發(fā)展的信息化時代，信息數(shù)據(jù)的使用效果關(guān)系著企業(yè)的生死存亡。為了保障企業(yè)的競爭力，使其能夠穩(wěn)定生存與永續(xù)發(fā)展，要求企業(yè)決策者能夠及時全面地了解企業(yè)自身的實時信息以及競爭公司的發(fā)展情況，并以此為基礎(chǔ)，作出符合企業(yè)自身發(fā)展的決策。當(dāng)下計算機信息智能技術(shù)在辦公方向的應(yīng)用，能夠有效提高重要信息的傳遞速度，改善了信息的運作效果，一方面使企業(yè)決策者通過快速了解信息提升企業(yè)自身競爭力，另一方面也提高了公司員工的工作效率。

2.1.3 降低辦公成本

由于計算機高效、便捷、去紙化的特點，使得使用者可以實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上進行辦公，省去了辦公地點和大量不必要的辦工耗材。

2.2 應(yīng)用現(xiàn)狀中存在的問題

2.2.1 決策者對計算機技術(shù)理解不到位

決策者應(yīng)該深入了解結(jié)合計算機信息技術(shù)后的現(xiàn)代自動化辦公方式。這種方式，不僅表現(xiàn)在軟件系統(tǒng)的層面，更體現(xiàn)在對于硬件設(shè)施的需求。目前許多決策者認(rèn)為購買完相應(yīng)的收費軟件，便大事告成。更有甚者，直接將辦公系統(tǒng)外包給相關(guān)團隊，自己成為了甩手掌柜。這是一種錯誤的認(rèn)知，無論是往小的層面看一臺個人計算機，還是往大的層面看一臺大型Linux 服務(wù)器，都需要精細(xì)的物理層提供支撐。換句話說，只有當(dāng)硬件物盡其用，才能充分發(fā)揮軟件的作用。這就要求決策者充分理解計算機技術(shù)，實現(xiàn)對物理設(shè)備的優(yōu)化，只有這樣才能有效處理信息和實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的管理，促進辦公自動化進一步發(fā)展。

2.2.2 部分辦公人員專業(yè)素養(yǎng)不高

計算機信息技術(shù)與辦公方式的結(jié)合，凸顯出目前的工作層面仍存在大量問題。其中最關(guān)鍵的一點便是大多數(shù)從業(yè)人員的相關(guān)技術(shù)掌握不牢。由于新手段對使用者的操作水平提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，所以員工需要學(xué)習(xí)新興技術(shù)來提高自己的競爭性。然而對于員工而言，這并非一件易事。無論學(xué)習(xí)新技術(shù)還是熟悉新的工作方式，都需要一定的時間和大量的知識儲備。一旦使用者無法妥善運用新軟件、新技術(shù)，無法接受新的工作方式，那更新的辦公自動化系統(tǒng)將遠(yuǎn)遠(yuǎn)發(fā)揮不出其應(yīng)有的水平，甚至?xí)捎谄桨自黾庸ぷ髁亢陀捎诓皇炀殞?dǎo)致的錯誤，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于傳統(tǒng)辦公的效率。

2.3 解決方案

2.3.1 提高容錯性

通過計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，不再畏懼體量大的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的有效分析，是辦公自動化最為關(guān)鍵和鮮明的特點。用戶可享受計算機技術(shù)的應(yīng)用成果，根據(jù)不同崗位、不同功能的辦公自動化軟件，通過簡單命令，對其工作內(nèi)容進行定向處理。該系統(tǒng)還可以根據(jù)員工級別的不同，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行權(quán)限設(shè)置。在計算機信息智能化技術(shù)的基礎(chǔ)下，對文件的修復(fù)也不再局限于艱難的一次性處理修復(fù)困難，而是通過運用不同手段對數(shù)據(jù)進行修復(fù)，還可以撤回操作，從而提高數(shù)據(jù)處理時的容錯率。

2.3.2 優(yōu)化員工結(jié)構(gòu)

源于計算機信息技術(shù)的現(xiàn)代辦公模式，要求我們對員工的分工進行重新架構(gòu)，取消不必要的崗位與增加新技術(shù)崗位。企業(yè)應(yīng)該加大對員工技能的改革力度，如果員工無法適應(yīng)新的工作形式，無法成功應(yīng)用新技術(shù)，可以適當(dāng)辭退；對于可以適應(yīng)新方法和新技術(shù)的員工，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)鼓勵，以此來實現(xiàn)對員工結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

2.3.3 提高決策者對行業(yè)的理解

只有增加決策者對計算機技術(shù)的理解，才能實現(xiàn)上下級員工之間以及各職能部門之間的溝通協(xié)作，使原本的工作充滿活力，進而調(diào)動個人的創(chuàng)造力，最終實現(xiàn)行業(yè)的發(fā)展。其次要讓硬件物盡其用，從而推進軟件發(fā)揮其作用。決策者實現(xiàn)對物理設(shè)備的優(yōu)化，再結(jié)合軟件有效處理信息和管理數(shù)據(jù)，使辦公自動化再上一層樓。

3 計算機技術(shù)在辦公自動化未來的發(fā)展

3.1 實現(xiàn)無距離辦公

由于計算機技術(shù)與辦公自動化的程度，降低了對于工作環(huán)境的要求。在未來，應(yīng)當(dāng)更致力于實現(xiàn)無距離辦公，使員工在任何時間任何地點，都能夠直接連接自動辦公系統(tǒng)進行辦公。例如國內(nèi)的華為公司，該公司的華為云，正有意拓寬其在該目標(biāo)上的路徑，率先突破辦公環(huán)境的無距離辦公，其帶來了更加便利的工作效率，使工作質(zhì)量更加優(yōu)秀，以此實現(xiàn)工作的長足發(fā)展。

3.2 應(yīng)用在視頻技術(shù)方面

視頻對話辦公技術(shù)的產(chǎn)生對單位用戶實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作具有極其重大的現(xiàn)實意義。視頻對話的工作形式現(xiàn)在已經(jīng)在各重大場合中被廣泛應(yīng)用，國內(nèi)各大高校和單位用戶已經(jīng)將視頻對話技術(shù)應(yīng)用在學(xué)習(xí)和工作當(dāng)中。隨著該項技術(shù)的深入研究，以視頻軟件為終端的會議的應(yīng)用效果也將得到不斷提升。

4 結(jié)束語

雖然許多軟件已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化，但市面上目前并沒有一種規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和辦公環(huán)境。這是因為針對不同行業(yè)和不同領(lǐng)域，需要因地制宜地設(shè)計其功能，不可以一直采用相同的軟件標(biāo)準(zhǔn)，從而避免功能方面的缺失和浪費。計算機技術(shù)與辦公自動化的應(yīng)用在未來將能夠?qū)崿F(xiàn)不同企業(yè)甚至不同領(lǐng)域的辦公個性化，此項結(jié)合必將得到長足發(fā)展。