電子政務環境下推進檔案信息化建設與發展

何也 湖南廣播影視集團有限公司 黃思斯 湖南省經典檔案管理技術有限公司

一、找準定位，明確目標

檔案信息化是電子政務建設中一個必不可少的組成部分。檔案部門要在電子政務系統建設中扮演“局內人”的角色。在電子政務建設中，要對電子文件的自動歸檔和數據庫的建設提出建議，主動參與電.子政務系統需求報告和技術報告的編制工作。只有這樣才能解決好電子政務實施后帶來的檔案管理問題。真正把檔案部門建成電子文件、電子檔案收集、存儲、管理的中心，建成以檔案為核心的信息資源整合、配送、利用中心。達到以檔案信息資源建設為核心，以電子公文管理為重點，以網絡支持、業務管理、信息服務三個平臺為支撐，實現檔案信息資源傳輸網絡化、管理自動化、服務在線化的目標。

二、加強領導，爭取共識

電子政務建設和檔案信息化建設都是“一把手”工程，只有領導重視，積極支持，才能有所作為。檔案部門是一個默默無聞，甘心奉獻，資金缺少的弱勢群體，不少領導對檔案信息化的迫切性、必要性的認識還不到位。所以，只有多跑路、多聯絡、多匯報，爭取更多的領導了解檔案信息化的重要性，了解檔案信息化的具體內容，了解它所能產生的效益所在，才能達成共識，才能給予更多支持。同時，我們進一步加大宣傳力度，提高各部門對檔案信息化建設的認識，調動相關部門的積極性，檔案信息化建設才能借到東風乘勢而上。

三、統籌規劃，分步實施

檔案信息化如同其他電子政務建設的項目一樣，是個復雜的系統工程，如果不經過整體的總體規劃、設計，難以成功。一方面要積極爭取納入政府的電子政務建設總體規劃，同步實施；另一方面，又要根據檔案的自身特點，向有關部門提出檔案信息化建設的實施方案，并以檔案信息化建設項目納入電子政務建設總體規劃。

檔案信息化建設的主要任務是加強六個方面的建設，即：檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化基礎設施建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設、檔案信息安全保障體系建設。我們要根據這些主要任務，分階段實施。細化每個階段建設目標，制定具體、量化的實施計劃，使檔案信息化建設目標思路更為清晰，實施方法更為科學。

四、強調資源，突出重點

檔案信息化建設有其自身的特點和要求，與基礎設施建設相比，檔案信息資源建設更是檔案信息化建設工作重點。為了抓好這個重點工作，我們做好以下工作。

1.加強應用軟件系統的建設。應用軟件系統是檔案信息資源管理的基礎，只有在科學的、可擴展的應用軟件平臺上，才能加強檔案信息資源的收、管、用、存，才能真正實現信息整合和共享。檔案軟件的開發要堅持文檔一體化、規范化、通用化、系列化、智能化的要求，建立完備的公文處理和檔案管理體系，全面地打造文檔信息化平臺。

2.加強對電子文件的歸檔管理。電子文件伴隨著電子政務的廣泛應用而大量產生，已逐步成為檔案信息資源一個最為重要的來源。我們要根據國家有關電子公文歸檔和電子檔案管理的有關規定，制實相關實施辦法，從電子文件形成到電子檔案的利用的各個環節的工作內容與要求，作出明確而具體的規定，進一步優化了電子檔案信息資源的源頭環境，保證電子文件的完整性、真實性、安全性和可用性。

3.加強檔案信息資源的利用。在檔案信息化建設過程中，我們要圍繞已有的檔案資源，開展利用，加強服務功能建設，實現信息共享。我們可以利用電子政務信息平臺公布珍貴檔案，舉辦網上檔案展覽、編輯專題史料、匯集科技信息，打造電子政務網的亮點，增強電子政務網的文化底蘊和歷史內涵。發揮檔案資政作用，使檔案服務更加平民化和自助化、便捷化。

五、統一標準，加強監管

工作標準與監督管理是檔案信息化建設成敗的關鍵。沒有規范統一的技術標準、管理標準和工作標準，檔案信息化建設將事倍功半。沒有相關主管部門的監督、指導和檢查，檔案信息化建設也將收效甚微，兩者相輔相成，缺一不可。

1.制訂標準，統一規范。檔案信息化建設和電子政務系統建設，不能各自為政。要相互融合，實行無縫鏈接。最重要的就是制定統一的相關標準，統一規范，按照數據庫交流標準，開發各種應用軟件，統一元數據標準，以實現軟件間的相互兼容。進一步完善電子文件的管理，制定出規范的交換格式，為電子檔案的移交和網上歸檔提供保障。

2.精心指導，嚴格督管。檔案信息化建設是一項高新技術業務工作，相關部門要依照《檔案法》的規定，加強對檔案信息化納入政府信息化發展規劃、電子檔案的安全保存、電子檔案管理信息系統與辦公自動化系統及業務系統相互銜接、電子檔案的來源、規范、合規問題，電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性和異地備份保管及數字檔案館和檔案信息資源共享服務平臺建設問題，加強業務指導和監督管理。對檔案信息化建設和信息安全保障方面的問題，應當責令限期整改，及時依法處理。

六、結語

總之，電子政務建設與檔案信息化建設，都是政府信息化建設的重要內容，不可或缺的組成要素。兩者自成系統，又互為系統，是新時代提高國家綜合治理能力和治理水平的重要舉措。檔案信息化建設的成功，與電子政務建設的連體，將為我國檔案事業的發展添上濃墨重彩的一筆。