一步到位　Excel數(shù)據(jù)排序玩自動

平淡

使用函數(shù)

如現(xiàn)在要在公司前臺的大屏幕上實(shí)時(shí)展示每位員工的銷售業(yè)績排名，并對銷冠和最后一名員工添加提示文本和顏色填充（圖1）。

在Excel中打開銷售數(shù)據(jù)后，定位到D2單元格并輸入公式“=RANK（C2，C$2：$C$10）”，下拉填充到D10單元格，這樣RANK函數(shù)就會自動從C2：C10區(qū)域中讀取銷售數(shù)據(jù)并顯示位次。繼續(xù)在E2單元格中輸入公式“=IFERROR（IFS（C2=LARGE（C：C，9），A2&"，你是倒數(shù)第一，請努力"，C2=LARGE（C：C，1），A2&"，你是銷冠，請保持"），""）”并下拉，這樣在銷冠和最后一名員工的后面就會自動添加上相應(yīng)的文字提示（圖2）。

E2單元格公式解釋：

這里先使用LARGE函數(shù)讀取數(shù)據(jù)，然后將其作為IFS函數(shù)的判斷條件，如果是第一名和最后一名則自動加上相應(yīng)的文字提示，最后再將結(jié)果作為IFERROR函數(shù)的判斷條件，符合的話則直接顯示，否則顯示為空。

單元格的顏色填充效果可以借助條件格式實(shí)現(xiàn)。選中E2：E10區(qū)域，點(diǎn)擊“條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→文本包含”，分別設(shè)置包含“銷冠”和“倒數(shù)”文本時(shí)單元格填充不同的顏色，這樣即可實(shí)現(xiàn)例圖的效果（圖3）。

由于這里使用函數(shù)進(jìn)行排序和添加提示，因此當(dāng)我們在C列中更新員工的銷售數(shù)字后，工作表也會自動進(jìn)行重新排序，實(shí)時(shí)顯示員工的銷售排名。為了能在大屏幕上獲得更好的顯示效果，還可以在E1單元格中輸入文本“銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)，截止到今天”，對齊方式設(shè)置為“右對齊”。接著在F1單元格中輸入公式“=NOW（）”，右擊該單元格并選擇“設(shè)置單元格格式”，切換到“數(shù)字→時(shí)間”，“類型”選擇“時(shí)分秒”，對齊方式為“左對齊”。接著依次選中E2：F2、E3：F3、……區(qū)域，點(diǎn)擊“開始→合并后居中”，再點(diǎn)擊“視圖→去除網(wǎng)格線的勾選”（圖4）。

復(fù)制A1：F10單元格，然后點(diǎn)擊“開始→粘貼→其他粘貼選項(xiàng)→鏈接的圖片”，粘貼到其他單元格處，這樣即可在圖片中實(shí)時(shí)展示銷售數(shù)據(jù)，并且更改源數(shù)據(jù)后圖片中的內(nèi)容也會隨之更新。最后再對圖片稍加美化，如取消網(wǎng)格線、進(jìn)行三維設(shè)置等，即可獲得更好的展示效果（圖5）。

使用VBA

上述方法需要使用多個(gè)函數(shù)，操作步驟稍顯繁瑣，而借助VBA則會方便不少。比如現(xiàn)在需要將銷售業(yè)績前三名的員工始終突出排列在前三行，并分別添加冠軍、亞軍、季軍字樣（圖6）。

在文檔中輸入銷售數(shù)據(jù)后，插入一個(gè)B列，在B2單元格中輸入公式“=C2”并下拉填充公式。接著為B列添加一個(gè)“數(shù)據(jù)條填充”的條件格式，填充顏色選擇藍(lán)色，這樣能方便直觀地查看數(shù)據(jù)比對。繼續(xù)點(diǎn)擊“開發(fā)工具→宏→錄制宏→新建一個(gè)宏1”，選中C2：C12區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→排序→降序排列”，在打開的窗口中選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”（圖7），點(diǎn)擊“排序”按鈕，最后點(diǎn)擊“停止錄制”完成宏1的錄制。

然后按“Alt+F11”快捷鍵打開“開發(fā)工具”窗口，在打開的VBA編輯窗口中點(diǎn)擊“插入→模塊”，在代碼設(shè)計(jì)框中輸入下列代碼（圖8）：

Private Sub Worksheet_Change（By Val Target As Range）

宏1

End Sub

在D2：D4單元格中依次輸入冠軍、亞軍、季軍字樣，最后將文件另存為“a.xism”備用。由于代碼中使用“Worksheet Change”（工作表變化事件）來激活宏的運(yùn)行，這樣以后只要在該文件中輸入員工的銷售數(shù)據(jù)就會自動調(diào)用“宏1”完成排序，就能實(shí)現(xiàn)圖6所示的效果。當(dāng)然，也可以選中A1：D12區(qū)域，將其粘貼為鏈接圖片在大屏幕上展示。