一步到位　Excel數據排序玩自動

平淡

使用函數

如現在要在公司前臺的大屏幕上實時展示每位員工的銷售業績排名，并對銷冠和最后一名員工添加提示文本和顏色填充（圖1）。

在Excel中打開銷售數據后，定位到D2單元格并輸入公式“=RANK（C2，C$2：$C$10）”，下拉填充到D10單元格，這樣RANK函數就會自動從C2：C10區域中讀取銷售數據并顯示位次。繼續在E2單元格中輸入公式“=IFERROR（IFS（C2=LARGE（C：C，9），A2&"，你是倒數第一，請努力"，C2=LARGE（C：C，1），A2&"，你是銷冠，請保持"），""）”并下拉，這樣在銷冠和最后一名員工的后面就會自動添加上相應的文字提示（圖2）。

E2單元格公式解釋：

這里先使用LARGE函數讀取數據，然后將其作為IFS函數的判斷條件，如果是第一名和最后一名則自動加上相應的文字提示，最后再將結果作為IFERROR函數的判斷條件，符合的話則直接顯示，否則顯示為空。

單元格的顏色填充效果可以借助條件格式實現。選中E2：E10區域，點擊“條件格式→突出顯示單元格規則→文本包含”，分別設置包含“銷冠”和“倒數”文本時單元格填充不同的顏色，這樣即可實現例圖的效果（圖3）。

由于這里使用函數進行排序和添加提示，因此當我們在C列中更新員工的銷售數字后，工作表也會自動進行重新排序，實時顯示員工的銷售排名。為了能在大屏幕上獲得更好的顯示效果，還可以在E1單元格中輸入文本“銷售業績統計，截止到今天”，對齊方式設置為“右對齊”。接著在F1單元格中輸入公式“=NOW（）”，右擊該單元格并選擇“設置單元格格式”，切換到“數字→時間”，“類型”選擇“時分秒”，對齊方式為“左對齊”。接著依次選中E2：F2、E3：F3、……區域，點擊“開始→合并后居中”，再點擊“視圖→去除網格線的勾選”（圖4）。

復制A1：F10單元格，然后點擊“開始→粘貼→其他粘貼選項→鏈接的圖片”，粘貼到其他單元格處，這樣即可在圖片中實時展示銷售數據，并且更改源數據后圖片中的內容也會隨之更新。最后再對圖片稍加美化，如取消網格線、進行三維設置等，即可獲得更好的展示效果（圖5）。

使用VBA

上述方法需要使用多個函數，操作步驟稍顯繁瑣，而借助VBA則會方便不少。比如現在需要將銷售業績前三名的員工始終突出排列在前三行，并分別添加冠軍、亞軍、季軍字樣（圖6）。

在文檔中輸入銷售數據后，插入一個B列，在B2單元格中輸入公式“=C2”并下拉填充公式。接著為B列添加一個“數據條填充”的條件格式，填充顏色選擇藍色，這樣能方便直觀地查看數據比對。繼續點擊“開發工具→宏→錄制宏→新建一個宏1”，選中C2：C12區域，點擊“數據→排序→降序排列”，在打開的窗口中選擇“擴展選定區域”（圖7），點擊“排序”按鈕，最后點擊“停止錄制”完成宏1的錄制。

然后按“Alt+F11”快捷鍵打開“開發工具”窗口，在打開的VBA編輯窗口中點擊“插入→模塊”，在代碼設計框中輸入下列代碼（圖8）：

Private Sub Worksheet_Change（By Val Target As Range）

宏1

End Sub

在D2：D4單元格中依次輸入冠軍、亞軍、季軍字樣，最后將文件另存為“a.xism”備用。由于代碼中使用“Worksheet Change”（工作表變化事件）來激活宏的運行，這樣以后只要在該文件中輸入員工的銷售數據就會自動調用“宏1”完成排序，就能實現圖6所示的效果。當然，也可以選中A1：D12區域，將其粘貼為鏈接圖片在大屏幕上展示。