工程項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀及展望

商艷娟

中國石化工程建設(shè)有限公司 北京 100101

工程項(xiàng)目文檔管理是工程項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)程中將參與各方在各階段提交的文檔進(jìn)行匯總收集管理的過程，它貫穿于項(xiàng)目執(zhí)行的始終。近年來，項(xiàng)目文檔管理在國內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行中越來越受到重視，對于一個(gè)項(xiàng)目的順利執(zhí)行起著至關(guān)重要的作用。

早期的工程項(xiàng)目文檔管理是基于紙質(zhì)文件歸檔發(fā)展起來的，并將項(xiàng)目執(zhí)行過程中往來信函、傳真等紙質(zhì)文件留存的一種形式。隨著計(jì)算機(jī)通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息時(shí)代的到來，電子文件幾乎涵蓋了整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行，因此傳統(tǒng)的紙制文件管理模式無論從管理思路還是管理手段上，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前的工作需要，需要建立滿足項(xiàng)目電子文件管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)、體系、方法、流程和軟件系統(tǒng)等體系。進(jìn)入21 世紀(jì)，國內(nèi)眾多工程設(shè)計(jì)院向工程公司轉(zhuǎn)型，工程總承包項(xiàng)目所占比重越來越大，項(xiàng)目文件數(shù)量越來越多，范圍也越來越廣。因此，亟待建立一套電子文檔管理體系和軟件系統(tǒng)來規(guī)范管理，進(jìn)而進(jìn)入未來工廠全生命周期信息管理系統(tǒng)。

1 工程項(xiàng)目文檔管理現(xiàn)狀

目前國內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行過程中基本上是通過建立項(xiàng)目電子文檔管理體系來實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目文檔過程管理的有效控制，從文件信息的角度保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。是在項(xiàng)目執(zhí)行過程中質(zhì)量控制、過程記錄（時(shí)間、編號、名稱、版次、目的、接收人……）、信息數(shù)據(jù)支持（進(jìn)度、合同，費(fèi)用等）、項(xiàng)目文件歸檔、移交等工作的全流程的電子信息體系。

1.1 體系內(nèi)容

（1）文件范圍與組織：電子文檔的分類、結(jié)構(gòu)和編碼，是電子文件管理的最基礎(chǔ)和關(guān)鍵部分，有利于規(guī)范電子文件的管理范圍、組織結(jié)構(gòu)及編碼結(jié)構(gòu)。

（2）文件屬性（元數(shù)據(jù)）：描述電子文件的元數(shù)據(jù)，方便文件屬性查詢、利用和多緯度展示。

（3）過程管理：包括文檔從產(chǎn)生、升版、審核、發(fā)布、分發(fā)及歸檔和交付等過程的管理，實(shí)現(xiàn)電子文件的全生命周期管理，為基于文檔的溝通和協(xié)同的實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)。

（4）系統(tǒng)平臺：主要是規(guī)范系統(tǒng)管理，以及建立規(guī)范化和流程化的項(xiàng)目電子文檔管理的共享和協(xié)同平臺，提高項(xiàng)目電子文檔管理水平，以及項(xiàng)目溝通和協(xié)同工作效率。

1.2 實(shí)施過程

（1）確立電子文檔管理體系框架：體系框架大體分為工程文件范圍與組織結(jié)構(gòu)、文件元數(shù)據(jù)屬性、過程管理控制和系統(tǒng)平臺四大部分。

（2）制定項(xiàng)目電子文檔結(jié)構(gòu)：可將電子文檔分為參考類文檔、管理類文檔、技術(shù)類文檔、供貨商文檔和交換類文檔五大類。每大類文檔再依據(jù)其來源以及產(chǎn)生的不同條件，劃分為不同的層級的子類，以便分級管理。

（3）制定項(xiàng)目電子文檔編碼及屬性：制定一套適合工程項(xiàng)目的電子文檔編碼和屬性，使所有文檔在整個(gè)文檔管理體系中具有唯一性的同時(shí)，又有高度的可辨識性，便于溯源管控。

（4）電子文檔分發(fā)管理矩陣：電子文檔分發(fā)管理矩陣可以大幅提高效率，應(yīng)用軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)文檔自動分發(fā)和授權(quán)。

1.3 管理平臺

建立起一套較為完善的電子文檔管理體系后，需要將該體系的結(jié)構(gòu)固化落實(shí)到電子文檔管理系統(tǒng)中，通過配置相關(guān)屬性模塊，如電子文檔管理模塊（包括電子文件的創(chuàng)建、發(fā)布、審核、分發(fā)等環(huán)節(jié)）、報(bào)表模塊（周報(bào)、月報(bào)等）、文件歸檔模塊和文件交付模塊等，實(shí)現(xiàn)電子文檔管理體系的信息化。

目前國內(nèi)很多項(xiàng)目管理應(yīng)用電子平臺/ 軟件為載體，作為存儲正式發(fā)布和接受來自項(xiàng)目參與方的技術(shù)、工程、采購、商務(wù)和信函等電子版文件的中心數(shù)據(jù)庫。

1.4 優(yōu)勢明顯

通過近幾年的工程實(shí)踐，電子文檔管理體系在工程項(xiàng)目管理的地位越發(fā)突出。

（1）高效性和便利性：項(xiàng)目電子文檔的異地存儲、實(shí)時(shí)共享和及時(shí)查詢，提高了基于文檔的協(xié)同工作水平與效率。

（2）溯源性：工程文檔在電子文檔管理平臺上被固化后，所有的修改、檢索、更新、查詢均可以被追蹤溯源。

（3）經(jīng)濟(jì)環(huán)保性：減少紙質(zhì)文件的產(chǎn)生，節(jié)約存儲空間。

1.5 不足之處

國內(nèi)工程項(xiàng)目電子文檔管理是近十幾年來發(fā)展起來的，尚存一些不足。

（1）在推進(jìn)文檔管理電子化的過程中，軟件的功能與實(shí)際工作不一致，存在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后，以及平臺軟件太多、太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來不利影響。

（2）電子應(yīng)用平臺部分功能模塊的不完善，可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下，針對工程項(xiàng)目的實(shí)際二次開發(fā)力度不足。

2 工程項(xiàng)目文檔管理展望

隨著工廠生命周期信息管理理念的產(chǎn)生，數(shù)字化工廠概念的提出，工程項(xiàng)目管理模式將會發(fā)生根本性的改變。要實(shí)現(xiàn)工廠全生命周期信息管理，需將工程項(xiàng)目的前期策劃、工程設(shè)計(jì)、物資采購、施工管理等階段的所有文件都規(guī)范地管理起來，使得項(xiàng)目建設(shè)階段參與各方交付的所有文檔都必須延伸到工廠運(yùn)行維護(hù)階段。建立一套從信息的產(chǎn)生、發(fā)布、傳遞、分發(fā)、歸檔及交付的工程項(xiàng)目文檔全生命周期電子信息管理體系。

“數(shù)字化工廠”可以描繪為，能夠同時(shí)具備工廠屬性和工程屬性的綜合性智能數(shù)字化系統(tǒng)，既包括裝置級、產(chǎn)品級的所有數(shù)字化信息，又包括能夠?qū)崿F(xiàn)工藝設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)、工程采購、工程施工管理、開車管理和項(xiàng)目管理全過程工作的數(shù)字化集成體系。

“數(shù)字化工廠”面向業(yè)主的功能主要有四個(gè)：一是可以對應(yīng)物理意義的工廠，展示數(shù)字化信息；二是借助數(shù)字化信息，開展生產(chǎn)管理和人員仿真培訓(xùn)；三是根據(jù)相應(yīng)的數(shù)字化信息，策劃檢維修方案和措施；四是根據(jù)相關(guān)的數(shù)字化信息，策劃改擴(kuò)建方案和措施。

作為數(shù)字化工廠建設(shè)的工程屬性部分，現(xiàn)階段項(xiàng)目電子文檔管理體系的建立和應(yīng)用為工廠全生命周期信息管理提供了可能和支撐。但是，以目前項(xiàng)目電子文檔管理水平來看，尚有許多工作需要進(jìn)一步深化。

2.1 優(yōu)化電子文檔管理平臺的建設(shè)

目前國內(nèi)各工程公司使用的電子文檔管理平臺不一，應(yīng)用水平高低不齊。在經(jīng)過多次工程實(shí)踐后選用適合的電子平臺，擴(kuò)展功能模塊的建設(shè)是一項(xiàng)艱巨而有意義的工作。尤其是針對工程實(shí)際對應(yīng)用平臺的二次開發(fā)，可以更貼近工作實(shí)際并大幅提高工作效率。

2.2 完善項(xiàng)目電子管理體系建設(shè)

將目前以工程建設(shè)為中心的體系進(jìn)一步擴(kuò)展為以實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化工廠”為目標(biāo)的體系建設(shè)，是集工廠屬性和工程屬性為一體的服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工廠運(yùn)行的體系建設(shè)。

2.3 電子文檔管理平臺與3D技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，將工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的電子文檔與現(xiàn)實(shí)工廠電子影像的數(shù)字化3D 工廠實(shí)現(xiàn)互通，意義重大。

3 小結(jié)

總之，建立一套基于電子文檔管理平臺的電子文檔管理體系，將傳統(tǒng)的文檔管理延伸為未來數(shù)字化工廠的基礎(chǔ)載體；將現(xiàn)實(shí)的工廠映像在該平臺上，搭建虛擬化的電子工廠；從微觀的角度在參與工廠運(yùn)作的每一臺設(shè)備從設(shè)計(jì)、采購、施工、運(yùn)行全流程溯源管理，到全工廠宏觀的流程操作，原材料進(jìn)入、產(chǎn)品輸出、品質(zhì)控制，將整個(gè)工廠各個(gè)方面的電子數(shù)據(jù)資源整合為整個(gè)工廠核心數(shù)據(jù)庫，使傳統(tǒng)簡單的文檔管理上升到整個(gè)工廠設(shè)計(jì)的核心基礎(chǔ)平臺。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)將顛覆我們對文檔管理的傳統(tǒng)認(rèn)知，同時(shí)，對現(xiàn)實(shí)工廠長周期、安全、高質(zhì)量的運(yùn)行提供更加有力的保證。