信息技術在事業單位檔案管理中應用存在的問題及對策

鐘濤 中國電子科技集團公司第二十二研究所

眾所周知，基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，同時也是國家檔案中不可或缺的一部分，基層單位檔案收集、整理水平的高低直接關系到有關部門是否高效利用檔案，最大限度地發揮檔案信息的價值，助推社會的穩健長遠發展。因此，基層單位一定要認識到做好基層檔案管理工作的重要性，并立足于實際，不斷加強基層單位檔案管理，從整體上促使基層單位檔案管理效能提升。

一、信息技術應用于事業單位檔案管理出現的一些問題

在信息技術高速發展的大環境下，事業單位需要靈活使用各類信息技術調整自身的檔案管理模式，確保檔案管理工作的針對性和有效性，全面提升檔案管理的質量和效率。但是，一些事業單位對運用信息技術準備不充分，對信息技術的認知不夠深刻，因此出現了行為偏差及方向失誤，難以充分彰顯信息技術在檔案管理中的作用，整體檔案管理質量和水平不夠理想，與預期的目標之間存在著明顯的差距，難以更好地體現信息技術在推動事業單位檔案管理工作中應當發揮的作用。

二、信息技術在事業單位檔案管理中應用對策

（一）建立信息化檔案管理理念

在當代社會數據發展環境之下，檔案管理模式已經成為社會的必然發展趨勢，為了更好地適應環境的變化，需要提高對于檔案管理工作的重視度，基于檔案管理工作的現狀做好信息化創新。另外，基于檔案管理合理性需要進行適當改進，積極構建檔案管理工作制度體系，促使檔案管理工作有相應的規范與依據可以執行，在出現差錯時可以及時追究責任人并實施懲處。檔案管理工作的制度必須從分層責任制度角度進行著手，將工作方式細化，并將責任落實到每一個崗位，制度體系的內容應當涉及檔案的查閱、收納以及傳遞，避免檔案在管理與使用期間出現混亂及信息泄露等風險問題。另外，還需要定期做好人員的培訓教育，強化人員素質培訓，持續提高管理人員的綜合素質水平。針對檔案管理人員而言，人員培訓屬于檔案事業發展的關鍵。針對檔案管理人員的培訓，主要是以信息化檔案管理技術以及服務理念為主，強化檔案管理的綜合工作水平。

（二）加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現狀以及未來發展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質的提升，構建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

（三）加強人才隊伍建設，提高人員綜合素養

新時期要做好基層單位管理工作，高素質的人才隊伍是基礎、是前提，檔案管理人員綜合素養的高低直接關系到基層單位檔案管理工作開展的質量。一是基層單位要通過各種途徑積極引入高素質的檔案管理人員，加強專業人才隊伍的建設力度，從整體上促使檔案管理人員綜合素養的提升。二是基層單位要通過“走出去、引進來”，定期開展檔案管理專業知識培訓教育，同時還要定期開展現代信息技術應用比拼工作，通過這樣的舉措，提升檔案管理人員的專業技能，為提高基層檔案管理效率奠定良好的基礎。三是為提高檔案管理人員工作的積極性。基層單位還要制定激勵制度，定期通過成果比拼，知識競賽等，促使其積極性提升，從而更好地培養檔案管理人員的職業素養，真正意義上構建一支高素質復合型的檔案管理人才隊伍，助推基層單位穩健長遠發展。

（四）對檔案信息實行共享管理

現如今，我國的信息技術已經發展的越來越成熟，其中“云技術”作為信息技術中的一項重要內容，在很多領域都得到了廣泛的應用。而且隨著科技的不斷發展，手機、電腦等電子設備都有了可以進行云端傳輸的接收口，所以將“云技術”中的某些功能應用到檔案管理中對于事業單位來說是非常有利的。因此，為了更好的實現檔案信息的共享，各級政府可建立起相應的檔案數據庫，做好各環節檔案信息數據庫的檢修及維護工作。同時各有關區域內的事業單位也可通過政府建立的檔案信息數據庫進行自有檔案信息數據建立及維護，檔案管理工作人員可以利用“云技術”中的云共享功能，讓檔案信息在事業單位內部實現共享，這樣檔案信息就可以及時的被上傳到云端，避免了檔案信息在相關部門的停留時間過長，從而避免檔案信息泄露，提高檔案管理工作的質量。

三、結語

最為基礎性的工作就是檔案管理。然而，當前階段，因為我們國家大多數事業單位沒有意識到檔案管理工作的重要性，就導致檔案管理工作出現了很多的問題。在新的發展形勢下，事業單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標準。目前，對于我們國家的事業單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創新管理方式，改變原有的思維方式，培養專業化高素質的人才。同時，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設備，將信息化技術與檔案管理工作結合起來。