煙草商業企業財務共享模式下業財融合探究

余玉娟 浙江省衢州市煙草公司龍游分公司

一、引言

財務共享服務模式的起步時間可以追溯到20世紀。它崛起后，有了發展的勢頭。財務共享服務模式主要以財務共享中心為載體，就財務共享中心而言，旨在通過集約化運作整合集團總部及下屬公司的財務資源，將重復性高、規范性強、嵌入價值低的會計工作帶入中心進行大規模處理。財務共享中心標準化流程有利于為管理決策者提供高質量的財務決策數據。同時，對財務部門人力資源進行重組，制定適應性、規范性、統一性的管理制度，可以提高集團整體財務控制能力，在一定程度上降低企業財務風險，增強企業競爭力。隨著企業規模的擴大，業務與財務分離的辦公模式的弊端逐漸暴露出來。業財融合是企業為提高經濟效益而探索的財務轉型方向。本文從實踐的角度，為解決煙草商業企業在業務拓展階段遇到的實際矛盾提供了思路。在業務拓展期，傳統的金字塔型行政管理模式和產業財務分散化的財務運作模式已不能適應集團的發展形勢。煙草商業企業的現實矛盾是企業成長期的一個典型瓶頸問題，解決這一矛盾的重要途徑是財務共享改革。在深入分析煙草商業企業矛盾的基礎上，提出了以集團“大共享”實現業財“大融合”的企業改革戰略，并制定了各環節的運營策略，包括：根據財務共享服務平臺的數據需求，制定先進的數據采集和預處理策略；根據流程再造理論，梳理了業財融合的流程再造策略；培養財務人員財務共享下業財融合觀念，并進一步提高財務共享中心的運營水平以促進業財 融合。

二、煙草商業企業財務共享下業財融合現狀

煙草商業企業的區域分布相對分散。財務共享服務中心將分散的會計業務統一到中心處理，利用移動互聯網手段協助省公司財務部門進行管理會計。財務共享中心首先考慮將批量大、同質性強、可處理性強的基礎會計業務納入中心處理。在構建財務共享中心的過程中，不同類型的企業有不同的共享優先級，因此也需要根據企業的實際業務特點和需求進行業務選擇。在煙草商業企業中，煙葉經營和卷煙銷售是核心業務，對應的會計業務是應付、成本和應收，預算管理在成本管理中起著制約和控制作用。預算管理使企業各項活動的實施結果與目標進行對比分析，有助于及時發現問題，及時采取措施控制成本。企業在經濟和經營活動過程中會產生大量的會計數據。有效收集和存儲這些數據，形成會計檔案。會計檔案管理的重要性是毋庸置疑的。目前，煙草商業企業各基層單位都有大量的會計檔案，面臨著資源少、消耗高、管理難的問題。綜上所述，從煙草商業企業的財務業務需求出發，考慮整合費用報銷管理、應收賬款管理、資金結算等財務核算功能，以及預算管理等管理核算功能，將資產管理和成本管理納入財務共享服務中心。

由于煙草商業企業，其財務管理模式相對集中，行業相對單一，以煙草行業為主，因此選擇集中模式建設財務共享服務中心。省公司是煙草商業企業的主要管理機構。

省公司財務部負責財務共享中心，負責煙草商業企業的財務共享服務。市、縣分行財務部屬于屬地財務部，主要面向業務前端，是各類業務的數據采集和財務管理支持機構。省公司財務部分管財務共享中心和地方財務部門，使公司在執行相關政策、協調管理和工作部署方面具有明顯優勢，有利于各項政策制度的落實和共享服務中心的日常運營。

三、煙草商業企業財務共享模式下實施業財融合的問題

（一）缺乏對業財融合理念的深入理解

一方面，財務共享服務中心的大部分員工來自公司內部部署，無論是財務共享還是商業財務，受原有財務理念和工作習慣的約束，仍然注重會計計量和記錄，缺乏與前端業務部門的有效溝通，只停留在業務信息輸出和流程監管的表面上，忽視財務積極服務業務、解決問題的內在需求，這限制了財務為企業創造的價值。另一方面，財務人員對企業業財融合的理解和重視程度低。由于缺乏財務知識，無法及時糾正業務數據收集過程中的偏差，從根本上了解財務人員的真實需求。

（二）部分重要業務財務流程需進一步完善

由于煙草商業企業財務共享中心的報銷流程中缺乏統一的結算管理，沒辦法進行報銷支付和計算的監控和管理，因此報銷狀態存在信息不對稱情況。財務共享只需在圖像管理系統中用相應原始發票的掃描圖像檢查提交的合同訂單、倉單等，對企業采購的用處不太大，而業務財務在協助財務人員完成業務訂單提交、推動采購流程下一階段的作用更大。但是煙草商業企業在采購中沒有給予財務人員對采購業務的參與權力，且采購支付流程沒有聯合供應商進行統一管理，財務人員獲取不了相關業務的信息，容易產生信息披露的風險。

銷售流程通常與采購流程一致。一方面，財務共享系統模塊建設不完善，無法支持流程中更多的銷售業務與財務的集成需求，如銷售預算管理、成本控制等，當前銷售流程的特定設置缺少允許業務財務和財務共享干預或影響銷售業務發生的鏈接。對于業財融合，目前的銷售采集過程仍處于中低端發展模式。

（三）共享中心運營能力不足以支撐業財深度融合

煙草商業企業財務共享中心的建立時間尚短。一些信息系統要么正處于轉型和整合期，要么正處于計劃研發階段周期，系統之間的接口不穩定，需要不斷測試和更新。

煙草商業企業財務共享建設采用逐項擴張模式。目前，費用報銷、應收銷售、應付采購三大業務核算任務已成功納入財務共享。但在完整性方面，煙草商業企業對目前的財務共享形式并不滿意，仍在加緊做好資金統一結算，稅收集中管理等其他會計工作的準備。目前基金管理過于分散的狀況往往導致不規范現象。例如，實際費用報銷與分支機構報銷業務申請同時進行，甚至財務分攤審批未通過，分支機構已完成實際報銷支付，這增加了業財融合的溝通成本。此外，電子文件和商務旅行平臺等財務共享模塊對于行業財務整合非常重要。

四、完善煙草商業企業財務共享模式下業財融合的對策

（一）培養員工業財融合的觀念

員工業財融合業財融合觀念的培養是業財融合順利發展的思想基礎。煙草商業企業不僅要在日常工作會議上向員工灌輸業財融合的理念，還要關注工作環境中業財融合的企業文化氛圍，開展內部培訓、經驗分享會、遠程教學或課件共享等多種形式的業財一體化教學培訓。在工作內容上，適當增加企業財務參與企業業務活動或重大項目的機會，盡可能開展財務解決方案或前期預算等財務增值工作，將工作場所從辦公室移至業務前沿，體驗企業財務一體化的具體實施方法以及實踐給企業和財務帶來的實際效益。煙草商業企業可以在系統范圍內對不符合共享信息系統要求的業務和財務權限進行調整和匹配，適當增加財務人員對經營行為的干預權限。例如，在采購業務中，財務人員應有權查詢庫存數量和銷售預測，這對判斷采購行為是否合理起著關鍵作用。財務人員還能對財務業務進行全方位的監控，以便發現采購過程中不合理的部分，比如超出預算、數據不統一和付款方式的變化等，可以及時的終止，提交正式不合理的采購報告后，可以經領導層批準后，正式終止采購過程，使財務人員的監督管理真正影響業務運行軌道，促進財務共享下業財融合渠道的不斷開辟。

（二）優化流程中的業財融合管理

對于具體流程中存在的問題，請參考以下建議：

（1）費用報銷流程

可以將現有信息系統中建立資金管理系統與銀企直聯，將合作銀行的所有相關賬戶與當地子公司的網上銀行支付系統關聯。在費用報銷流程中，業務報銷申請可以自動生成相關的付款信息。

（2）采購應付流程

財務人員可以查詢共享數據庫中的庫存狀態和供應商檔案，確定發起請購單后，可以將合同、采購訂單等詳細信息填寫并同步到共享數據中，首先由業務財務查看，企業財務部門應全面考慮采購訂單需求、庫存、業務需求、市場效益等信息，提出對當前 采購業務的審批意見，加強分析和預警提示；然后業務部及相關負責人根據審批意見進行批示。其中的優點是財務可以 在自身權限內停止異常訂單，實現財務一體化的精細化、優化化管理，同時，應適當考慮在此過程中與供應商建立移交接口，實現采購信息的實時共享，滿足功用上對采購貨流和錢款進度等動態信息的自助查詢。

卷煙采購業務主要是煙草商業企業從煙草工業企業購買卷煙，以及與進出口公司購買外國卷煙。主要供應商為煙草工業企業。買方和賣方在中國煙草商業物流電子商務系統中簽訂采購合同，賣方根據采購合同發貨。卷煙物流部收到貨物后，與賣方進行現場驗收，驗證系統中的數據，生成卷煙驗收入庫數據，然后通過數據中心將卷煙入庫數據推送到智能財務共享平臺，平臺根據標準會計規則自動生成入庫憑證、卷煙入庫受理單和發票。然后進行付款申請，自動上傳附件生成付款審批單，審批流程完成后付款。系統反饋付款狀態，自動生成會計憑證，進入檔案管理流程。

（3）銷售應收流程

卷煙銷售業務主要是向卷煙零售客戶銷售卷煙的業務，主要客戶是卷煙零售商。卷煙零售商在卷煙訂購系統中提交需求訂單。省卷煙營銷系統收到需求訂單后，根據卷煙訂購規則對訂單進行審核確認，并通過數據中心將銷售訂單推送到智能財務共享平臺，生成銷售應收單和銷售出庫單。同時，卷煙零售商根據營銷系統反饋的訂單確認所需的訂購資金。資金支付有兩種方式，第一個是獨立支付。卷煙零售商提交訂單后，向銀聯發送支付指令，通過結算銀行將訂單資金直接劃入公司卷煙結算賬戶；第二種付款方式是批量預扣。卷煙零售商將訂單資金存入綁定到扣除系統的個人銀行卡。結算日，銷售系統向銀聯發送結算指令，統一扣劃結算。結算成功后，結算銀行匯總并將香煙款轉入公司結算賬戶。資金結算的同時，數據推送到銀企聯盟云，銀企聯盟云將數據推送到智能財務共享平臺生成收款記錄。最后，財務共享服務中心將銷售訂單數據與銀行賬戶實際收款金額進行核對，確認收款對賬成功后生成憑證。

煙葉分配業務主要是煙草商業企業向行業內企業客戶銷售煙葉。客戶主體是行業內的企業客戶。煙葉調撥系統根據訂單生成銷售出庫單，由數據中心推送到財務共享服務中心。應收會計部門審核銷售出庫單，生成銷售應收單。平臺根據銷售應收單自動申請開票，生成應收會計憑證。煙葉到達買方后，賣方應會同買方進行現場驗收，并在驗收單上簽字確認。賣方業務部門根據底部驗收單在供應鏈系統中完成業務審批，推送到財務共享中心，掃描上傳購銷協議、復檢回單、發票等附件，買家將資金匯入公司結算賬戶，銀企聯云將數據推送到智能財務共享平臺生成財務收款記錄。最后，財務共享服務中心將銷售訂單數據與銀行賬戶實際收款金額進行核對，確認收款對賬成功后生成憑證。

（三）完善財務共享中心的運營能力

根據目前煙草商業企業信息系統建設情況，以及業財融合對煙草商業企業帶來的挑戰，煙草商業企業信息系統整改思路仍以共享平臺為主，增加資金管理系統，銀企互聯、商旅平臺、電子文件系統、人力資源系統、稅務集中管理系統等外圍系統與財務共享平臺無縫對接。

其中，隨著移動設備的不斷普及，僅在計算機上進行財務管理相關操作的形式已不能滿足當前移動辦公的需要。財務移動管理app的開發，一方面使財務人員和管理人員能夠在上班、出差甚至休假的途中工作、審批和查看信息，減少因人員不值班導致財務流程審批時間過長而導致的費用報銷延遲，提高工作效率和時間使用效率。另一方面，方便財務人員提交業務申請。例如，員工在提交出差申請時，可以通過移動終端直接提交申請，提高報銷效率，降低后續提交申請帶來的財務風險。煙草商業企業將資金管理系統與銀企互聯功能相結合，建立財務共享服務中心，引入銀企互聯系統，將支付權限統一到財務共享服務中心。通過企業內部財務系統，可與銀行系統進行實時賬戶查詢和快速支付，實現銀企自動對賬，確保信息一致性，資金結算簡單高效，使管理人員能夠更有效地監控資金的使用，并提高集團資金的控制水平，商務差旅平臺主要為員工差旅和費用報銷提供便利。通過與前端費用控制系統的集成，實現了員工的一站式報銷管理，大大節省了單據處理和審核的工作量，電子檔案由圖像掃描系統支持，并與費控系統集成，可以更好地收集和存儲過程中產生的電子憑證和數據，實現實物檔案的電子化管理，煙草商業企業可以利用自身優勢，構建集中的稅收管理平臺，整合到財務共享中心，實現稅收信息化。

五、結論

財務共享服務模式作為一種先進的財務管理手段，已成為推動企業財務信息化發展的重要模式。中國各行業的許多大中型企業都成功地建立了財務共享服務中心。為了促進業財融合，煙草行業應根據自身行業特點，在總結理論研究的基礎上，找出并解決財務共享模式下業財融合存在的問題。本文詳細分析了煙草商業企業在財務共享發展階段（介于成長階段和成熟階段之間）促進業財融合的現狀，選擇了組織、流程和制度，并發現財務共享模式下的業財融合概念缺乏深入理解，一些重要的業務財務流程需要進一步完善，財務共享中心的運營能力不足以支撐業財深度融合。為此，本文提出了培育業財融合理念、優化業財融合過程管理、提高財務共享中心運營能力等 建議。