公立醫院職能科室績效考核檔案管理研究

黃路強 牡丹江市婦幼保健院

公立醫院是我國醫療衛生事業的主力軍，居于主體地位。但是從目前發展形勢來看，醫療資源分布不均衡、過?；蚨倘钡那闆r比較明顯，醫院內部資源也存在著無謂的耗用，缺乏有效的績效管理，將會使公立醫院經營受到嚴重影響。因此，建立現代醫院，需要重視績效考核制度，這是其發展的內在要求，也是面臨的時代任務。公立醫院內部崗位眾多，除各個科室等業務部門外，還存在眾多職能部門，職能部門的崗位工作內容不同、管理權限不同、服務方向不同，很難有一個一致的評價標準，這種狀況導致職能部門工作人員的積極性很難調動起來，進而影響到醫院未來戰略的實現[1]?？冃n案是指在績效管理過程中留下的歷史記錄，其具有很大的信息參考價值，尤其是對于職能科室而言。職能科室的崗位工作成果不容易量化，往往會成為醫院績效考核的盲區。而且職能科室有的居于特殊地位，比如黨辦、組織、人事等部門，績效考核標準會出現傾斜的狀況。將績效檔案管理工作應用到職能科室的績效考核管理當中去，有助于對職能科室工作作出客觀的評價，并且通過溯源歷史的方式來發現工作中存在的問題，對績效管理流程進行優化。本文基于上述分析，分析當前公立醫院職能科室績效考核存在的不足之處，采用檔案管理手段和方法提出解決的策略。

一、公立醫院職能科室績效考核存在的不足

（一）職能科室崗位工作難以量化，客觀性不足

職能科室是指按照管理職能專業分工不同而設置的部門，其主要承擔的是管理任務，不同于業務部門，其工作質量和數量較難通過量化的方式進行評價，無法利用客觀數據進行統計分析。一般是以主觀評價為主，通用的考核指標為“勞動紀律”“工作滿意度”“任務完成及時性”等，大多為簡單表述[2]，比如“工作滿意度良好”，客觀性明顯不足。

（二）績效考核受到人為因素制約，主觀性較大

職能部門在公立醫院中具有特殊性，比如黨辦、監察、退管辦等擁有較大權力的部門，績效考核評分往往較高，這種情況的出現很大一部分是受到人為因素的影響，主觀性強，但還找不出反駁的理由。主觀意識隨意發揮，使得績效考核的作用得不到充分發揮。在實施KPI考核的績效考核中，負責人員對職能部門的工作不是十分的了解，在考核的過程中受到自身認識和主觀性判斷的影響，在評判標準中摻雜進個人的好惡，這種情況將使得績效考核結果缺乏公 平性。

（三）不同職能部門崗位分工不同，公平性缺乏

職能部門的崗位分工不同，在績效考核中容易受到影響，明顯缺乏公平性。目前公立醫院各個科室的績效考核標準明確，基于各個科室的績效考核標準，醫務科、質檢科等與之接觸較為頻繁，其績效考核標準受到多種因素的影響，在減分上空間余地大，所以盡管其身為職能部門，但是相對來講工作任務量化效果要明顯，其績效考核往往在下游。而黨辦、監察等部門則完全處于一種定性評價的績效考核中，這是一種單一化的考核，再加上部門特殊性，評分情況很難客觀公正。有權力的職能部門評分就會高，反之則會偏低，盡管這種情況不能說是絕對的，但是已經成為一種普遍的現象，績效考核的公平性受到極大的影響。

（四）績效考核缺乏必要的溝通與反饋，公開性缺乏

公立醫院早已經建立的績效考核指標，但是普遍存在的現象是，公立醫院設定的績效考核指標并沒有經過充分的討論，單純由負責部門制定出來。這種情況就導致某些績效指標存在一定程度的不合理[3]。而績效考核的過程一般是采用追溯性評價方式，待一個考核周期結束的時候，績效評價主體與客體之間缺乏溝通，交流不順暢。對待有異議的問題，沒有建立起充分的反饋制度，復議空白，這導致的后果是績效考核客體不認同考核評價結果，或者是只能被動接受。嚴重影響了績效考核客體的工作積極性，對于因績效考核而發現出的工作問題不能及時糾正，對于因績效考核而發現出的成績不能及時表揚，工作干的缺乏激勵，不利于績效考核激勵作用的發揮。而造成這種局面的根源就是制定、評價績效標準的過程中不夠公開、不夠透明所導致的。

（五）職能科室績效考核指標未關聯，有效性不強

績效考核運用得當，能夠引導公立醫院發展戰略的實現。但是從傳統績效考核指標在很大程度上來講并未關聯到醫院未來的發展戰略。臨床業務科室多以用藥是否合理、費用控制等為主，而職能科室作為醫院管理崗位部門，大多只是安排月度、季度、年終考核，對于未來長期的發展涉及不到。而且傳統績效考核存在輕考核、重分配的問題，甚至是拋棄考核的功用，進行獨立的分配。這種情況下，各個職能科室“各自為戰”，醫院戰略方向得不到支持，醫院方面無法采取有效的措施，其有效性得到很大程度的缺失。

（六）績效考核規范和制度不健全，實用性較差

除了關聯醫院發展戰略難以有效施展作用外，傳統績效考核沒有規范的制度，對于職能部門人員的競爭無法起到判斷依據的作用。在聘任、晉升職能人員時，績效考核是重要的指標，但是當前普遍的一個情況就是以模糊參考作為判斷依據，而不是績效考核的溯源記錄，這樣使得績效考核的作用被大大削弱。實用性差的問題是上述幾個問題綜合而得到的結果。績效考核的作用是全方面的，在目標達成、問題挖掘、利益分配、成長促進、激勵人員等方面都有其價值。但是很明顯，當前很多公立醫院片面認識績效考核的作用，不做深入的、系統的、制度化的研究，結果導致原本有效的過程管理工具難以展現其應用價值。

二、檔案管理運用到公立醫院職能科室績效考核中的策略研究

上文梳理了當前公立醫院職能科室績效考核存在的種種問題，可以采用檔案管理手段進行彌補。這樣能夠實現績效考核的本來價值，調動人員工作積極性，為公立醫院長遠發展戰略的實現鋪平道路。

（一）強化思想認知，轉變現有思維方式

為了有效實現績效考核的作用，首先需要轉變原有的思維方式，認識到績效考核的重要性，認識到檔案管理的工具作用。公立醫院要將檔案工作作為管理工作的重要組成部分，將檔案當作項目，其要深入到醫院的管理、運營、經營等各個環節當中去。在實踐作業中，要強化信息檔案管理工作，扎實推進信息檔案管理能力，強化這種思想認識。檔案管理不是由專門的部門負責的工作，而是全體醫院職工所要參與的一份工作。具體來講，要加強渠道拓展工作，通過宣傳、教育的方式，向公立醫院全體職工介紹績效檔案管理工作的重要性，并使每一位職工深刻的認識到績效檔案管理工作與自身的利益、職業發展息息相關。要遵循“效率至上、兼顧公平”的原則[4]，鼓勵全體職工參與到績效考核規定的制定規劃當中來，采取多種舉措提升績效檔案管理的積極性，從而從思想層面打下扎實推進績效檔案管理工作的基礎。

（二）完善組織機構，健全績效考核制度

在思想認識統一、深刻的基礎上，要完善組織機構，健全績效考核檔案管理制度。應該從醫院、科室兩級組織設立績效考核部門，通過民主集中相統一的方式進行考核評價工作。醫院層級績效考核部門由醫院院長擔任一把手，全部院領導參與其中，其任務是負責規劃績效考核的流程、制度等，擬定績效考核科室指標、評價程序、評價結果確認、檔案審批等。在醫院績效考核小組中設立考核辦，具體執行醫院績效考核小組的工作安排，負責收集、公式、反饋、保管、調閱績效考核檔案信息。考核辦還要兼具監督職能，依據實際工作開展過程中的細節，及時修補醫院的績效考核制度，規定醫院職能部門的檔案管理方法。以月為單位開展職能部門述職活動，根據活動內容由醫院績效考核小組核查指標，進行綜合評價[5]。各職能科室內部也要相應成立職能科室績效考核小組，由科室主任擔任一把手，全體科室成員參加，按照職能部門崗位設置對個人進行績效考核。醫院績效考核小組所作出的考核結果為一次績效評價，職能科室績效考核小組所作出的考核結果為二次績效 評價。

（三）明確醫院戰略，針對性設置考核指標

績效考核的目的是為了實現醫院的戰略發展目標。因此，要依據不同職能部門的工作內容和工作性質，結合醫院長遠規劃、中期規劃和短期規劃針對性設置考核指標。首先，以月度考核和年度考核為依據設置考核目標。月度考核是年度考核的基礎，針對于月度考核中已經落地的獎勵或懲罰條款，年度考核不再次進行評價，或者只做獎勵性評價。年度考核相比較月度考核，需要增加上級主管部門考核、360度考核等指標。其次，在考核指標中，強化個性化指標的比重，一般來講，通用性指標占比30%左右，個性化指標占比70%左右。個性化指標制定的依據是各個職能部門的工作任務和工作職責，但是不要求個性化指標設定的面面俱到，要抓住重點，一般設置8個到10個不等，從而形成輕重有序的考核體系[6]。第三，考核指標要做到數據化、標準化，不能模棱連可，不能夠隨意解讀。每一條考核標準都要求客觀數據直觀化。加（減）分，加（減）多少分，因為什么加（減）多少分，都要制定細則，防止人為影響因素在其中過多的干預，增強考核的公正性和客觀性。第四，科學分配與不同考核指標不同的權重。個性化考核指標的地位和重要性并不是完全一樣的，要根據職能部門不同人員的具體工作職責，科學分配指標權重。比如涉及到醫院長遠發展戰略、中長期發展規劃的工作任務和工作事項，應當給予關鍵性指標權重，從而有利于職能部門工作人員的智力傾斜，不斷改進，保障戰略的實現。第五，考核指標要求正向激勵與負面激勵相結合，對于違背了績效考核目標原則的行為進行負面激勵，對于超出績效考核預期的行為進行正向激勵。上述考核指標的制定、執行、評價、反饋等要完全落實到檔案管理當中去，做到可追溯。

（四）促進溝通交流，建立反饋制度

績效考核制度制定和個性化考核指標明確以后，工作并沒有完成，要建立反饋制度，暢通溝通交流通道，以形成良性的績效考核機制。院級、科室績效考核小組于年初設定科室及個人績效考核指標，進行為期一周的公示，公示期間進行自由討論，全體工作人員都可以提出修改意見[7]。年末績效考核結束后，將考核結果進行為期一周的公示，對考核結果不滿意的人員在公示期內可以進行書面申請。在日常工作中，由考核辦負責接收全體工作人員對績效考核制度的不同意見，并與之進行溝通和交流，及時發現績效考核制度中存在的問題，以最終實現績效考核工作的目的。

（五）引進電子系統，發揮信息化作用

績效考核工作事關公立醫院每一位工作人員的切身利益。公立醫院職工眾多，需要進行月度、季度、年度考核，考核內容涉及到方方面面，如此巨大的信息量依靠人工很難實現編纂、梳理、統計、查閱等工作。為了提升績效考核檔案管理水平，要引進電子檔案管理系統，充分發揮信息處理優勢。電子信息系統引入后，根據醫院、科室不同職能任務要求，分別設置不同的權限，在年初階段設置績效考核目標，全體職工均可登錄查看，年末公示考核結果，全體人員都可以提出意見。日常工作中的各種考核文件、職稱晉升、培訓等都利用電子信息系統進行。充分發揮電子檔案管理的優勢，推進績效考核工作的開展。

（六）規范工作規范，提升績效工作人員綜合素養

在醫療衛生系統深化改革的背景下，公立醫院績效考核檔案管理工作對工作人員的能力和素養提出了更高的要求[8]。人是一切工作的根本前提，有人才能做工作，有人才能發展工作。因此，醫院要組織有關工作人員進行專業知識與技能的培訓，開展講座、專業課程、實訓，從思想上深化，從技能上落實，從而為醫院績效考核檔案管理工作的開展提供智力條件。

三、結語

提升公立醫院職能部門績效考核檔案管理工作能力，對于調動醫院職工工作的積極性，推動公立醫院各項工作的開展，提升公共衛生管理水平具有重大意義。因此，績效考核管理要充分運用檔案管理這把利器，不斷探索，以實現公立醫院長遠發展目標。