公立醫(yī)院職能科室績效考核檔案管理研究

黃路強 牡丹江市婦幼保健院

公立醫(yī)院是我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的主力軍，居于主體地位。但是從目前發(fā)展形勢來看，醫(yī)療資源分布不均衡、過剩或短缺的情況比較明顯，醫(yī)院內部資源也存在著無謂的耗用，缺乏有效的績效管理，將會使公立醫(yī)院經營受到嚴重影響。因此，建立現(xiàn)代醫(yī)院，需要重視績效考核制度，這是其發(fā)展的內在要求，也是面臨的時代任務。公立醫(yī)院內部崗位眾多，除各個科室等業(yè)務部門外，還存在眾多職能部門，職能部門的崗位工作內容不同、管理權限不同、服務方向不同，很難有一個一致的評價標準，這種狀況導致職能部門工作人員的積極性很難調動起來，進而影響到醫(yī)院未來戰(zhàn)略的實現(xiàn)[1]。績效檔案是指在績效管理過程中留下的歷史記錄，其具有很大的信息參考價值，尤其是對于職能科室而言。職能科室的崗位工作成果不容易量化，往往會成為醫(yī)院績效考核的盲區(qū)。而且職能科室有的居于特殊地位，比如黨辦、組織、人事等部門，績效考核標準會出現(xiàn)傾斜的狀況。將績效檔案管理工作應用到職能科室的績效考核管理當中去，有助于對職能科室工作作出客觀的評價，并且通過溯源歷史的方式來發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，對績效管理流程進行優(yōu)化。本文基于上述分析，分析當前公立醫(yī)院職能科室績效考核存在的不足之處，采用檔案管理手段和方法提出解決的策略。

一、公立醫(yī)院職能科室績效考核存在的不足

（一）職能科室崗位工作難以量化，客觀性不足

職能科室是指按照管理職能專業(yè)分工不同而設置的部門，其主要承擔的是管理任務，不同于業(yè)務部門，其工作質量和數(shù)量較難通過量化的方式進行評價，無法利用客觀數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。一般是以主觀評價為主，通用的考核指標為“勞動紀律”“工作滿意度”“任務完成及時性”等，大多為簡單表述[2]，比如“工作滿意度良好”，客觀性明顯不足。

（二）績效考核受到人為因素制約，主觀性較大

職能部門在公立醫(yī)院中具有特殊性，比如黨辦、監(jiān)察、退管辦等擁有較大權力的部門，績效考核評分往往較高，這種情況的出現(xiàn)很大一部分是受到人為因素的影響，主觀性強，但還找不出反駁的理由。主觀意識隨意發(fā)揮，使得績效考核的作用得不到充分發(fā)揮。在實施KPI考核的績效考核中，負責人員對職能部門的工作不是十分的了解，在考核的過程中受到自身認識和主觀性判斷的影響，在評判標準中摻雜進個人的好惡，這種情況將使得績效考核結果缺乏公 平性。

（三）不同職能部門崗位分工不同，公平性缺乏

職能部門的崗位分工不同，在績效考核中容易受到影響，明顯缺乏公平性。目前公立醫(yī)院各個科室的績效考核標準明確，基于各個科室的績效考核標準，醫(yī)務科、質檢科等與之接觸較為頻繁，其績效考核標準受到多種因素的影響，在減分上空間余地大，所以盡管其身為職能部門，但是相對來講工作任務量化效果要明顯，其績效考核往往在下游。而黨辦、監(jiān)察等部門則完全處于一種定性評價的績效考核中，這是一種單一化的考核，再加上部門特殊性，評分情況很難客觀公正。有權力的職能部門評分就會高，反之則會偏低，盡管這種情況不能說是絕對的，但是已經成為一種普遍的現(xiàn)象，績效考核的公平性受到極大的影響。

（四）績效考核缺乏必要的溝通與反饋，公開性缺乏

公立醫(yī)院早已經建立的績效考核指標，但是普遍存在的現(xiàn)象是，公立醫(yī)院設定的績效考核指標并沒有經過充分的討論，單純由負責部門制定出來。這種情況就導致某些績效指標存在一定程度的不合理[3]。而績效考核的過程一般是采用追溯性評價方式，待一個考核周期結束的時候，績效評價主體與客體之間缺乏溝通，交流不順暢。對待有異議的問題，沒有建立起充分的反饋制度，復議空白，這導致的后果是績效考核客體不認同考核評價結果，或者是只能被動接受。嚴重影響了績效考核客體的工作積極性，對于因績效考核而發(fā)現(xiàn)出的工作問題不能及時糾正，對于因績效考核而發(fā)現(xiàn)出的成績不能及時表揚，工作干的缺乏激勵，不利于績效考核激勵作用的發(fā)揮。而造成這種局面的根源就是制定、評價績效標準的過程中不夠公開、不夠透明所導致的。

（五）職能科室績效考核指標未關聯(lián)，有效性不強

績效考核運用得當，能夠引導公立醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。但是從傳統(tǒng)績效考核指標在很大程度上來講并未關聯(lián)到醫(yī)院未來的發(fā)展戰(zhàn)略。臨床業(yè)務科室多以用藥是否合理、費用控制等為主，而職能科室作為醫(yī)院管理崗位部門，大多只是安排月度、季度、年終考核，對于未來長期的發(fā)展涉及不到。而且傳統(tǒng)績效考核存在輕考核、重分配的問題，甚至是拋棄考核的功用，進行獨立的分配。這種情況下，各個職能科室“各自為戰(zhàn)”，醫(yī)院戰(zhàn)略方向得不到支持，醫(yī)院方面無法采取有效的措施，其有效性得到很大程度的缺失。

（六）績效考核規(guī)范和制度不健全，實用性較差

除了關聯(lián)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略難以有效施展作用外，傳統(tǒng)績效考核沒有規(guī)范的制度，對于職能部門人員的競爭無法起到判斷依據(jù)的作用。在聘任、晉升職能人員時，績效考核是重要的指標，但是當前普遍的一個情況就是以模糊參考作為判斷依據(jù)，而不是績效考核的溯源記錄，這樣使得績效考核的作用被大大削弱。實用性差的問題是上述幾個問題綜合而得到的結果。績效考核的作用是全方面的，在目標達成、問題挖掘、利益分配、成長促進、激勵人員等方面都有其價值。但是很明顯，當前很多公立醫(yī)院片面認識績效考核的作用，不做深入的、系統(tǒng)的、制度化的研究，結果導致原本有效的過程管理工具難以展現(xiàn)其應用價值。

二、檔案管理運用到公立醫(yī)院職能科室績效考核中的策略研究

上文梳理了當前公立醫(yī)院職能科室績效考核存在的種種問題，可以采用檔案管理手段進行彌補。這樣能夠實現(xiàn)績效考核的本來價值，調動人員工作積極性，為公立醫(yī)院長遠發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)鋪平道路。

（一）強化思想認知，轉變現(xiàn)有思維方式

為了有效實現(xiàn)績效考核的作用，首先需要轉變原有的思維方式，認識到績效考核的重要性，認識到檔案管理的工具作用。公立醫(yī)院要將檔案工作作為管理工作的重要組成部分，將檔案當作項目，其要深入到醫(yī)院的管理、運營、經營等各個環(huán)節(jié)當中去。在實踐作業(yè)中，要強化信息檔案管理工作，扎實推進信息檔案管理能力，強化這種思想認識。檔案管理不是由專門的部門負責的工作，而是全體醫(yī)院職工所要參與的一份工作。具體來講，要加強渠道拓展工作，通過宣傳、教育的方式，向公立醫(yī)院全體職工介紹績效檔案管理工作的重要性，并使每一位職工深刻的認識到績效檔案管理工作與自身的利益、職業(yè)發(fā)展息息相關。要遵循“效率至上、兼顧公平”的原則[4]，鼓勵全體職工參與到績效考核規(guī)定的制定規(guī)劃當中來，采取多種舉措提升績效檔案管理的積極性，從而從思想層面打下扎實推進績效檔案管理工作的基礎。

（二）完善組織機構，健全績效考核制度

在思想認識統(tǒng)一、深刻的基礎上，要完善組織機構，健全績效考核檔案管理制度。應該從醫(yī)院、科室兩級組織設立績效考核部門，通過民主集中相統(tǒng)一的方式進行考核評價工作。醫(yī)院層級績效考核部門由醫(yī)院院長擔任一把手，全部院領導參與其中，其任務是負責規(guī)劃績效考核的流程、制度等，擬定績效考核科室指標、評價程序、評價結果確認、檔案審批等。在醫(yī)院績效考核小組中設立考核辦，具體執(zhí)行醫(yī)院績效考核小組的工作安排，負責收集、公式、反饋、保管、調閱績效考核檔案信息。考核辦還要兼具監(jiān)督職能，依據(jù)實際工作開展過程中的細節(jié)，及時修補醫(yī)院的績效考核制度，規(guī)定醫(yī)院職能部門的檔案管理方法。以月為單位開展職能部門述職活動，根據(jù)活動內容由醫(yī)院績效考核小組核查指標，進行綜合評價[5]。各職能科室內部也要相應成立職能科室績效考核小組，由科室主任擔任一把手，全體科室成員參加，按照職能部門崗位設置對個人進行績效考核。醫(yī)院績效考核小組所作出的考核結果為一次績效評價，職能科室績效考核小組所作出的考核結果為二次績效 評價。

（三）明確醫(yī)院戰(zhàn)略，針對性設置考核指標

績效考核的目的是為了實現(xiàn)醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展目標。因此，要依據(jù)不同職能部門的工作內容和工作性質，結合醫(yī)院長遠規(guī)劃、中期規(guī)劃和短期規(guī)劃針對性設置考核指標。首先，以月度考核和年度考核為依據(jù)設置考核目標。月度考核是年度考核的基礎，針對于月度考核中已經落地的獎勵或懲罰條款，年度考核不再次進行評價，或者只做獎勵性評價。年度考核相比較月度考核，需要增加上級主管部門考核、360度考核等指標。其次，在考核指標中，強化個性化指標的比重，一般來講，通用性指標占比30%左右，個性化指標占比70%左右。個性化指標制定的依據(jù)是各個職能部門的工作任務和工作職責，但是不要求個性化指標設定的面面俱到，要抓住重點，一般設置8個到10個不等，從而形成輕重有序的考核體系[6]。第三，考核指標要做到數(shù)據(jù)化、標準化，不能模棱連可，不能夠隨意解讀。每一條考核標準都要求客觀數(shù)據(jù)直觀化。加（減）分，加（減）多少分，因為什么加（減）多少分，都要制定細則，防止人為影響因素在其中過多的干預，增強考核的公正性和客觀性。第四，科學分配與不同考核指標不同的權重。個性化考核指標的地位和重要性并不是完全一樣的，要根據(jù)職能部門不同人員的具體工作職責，科學分配指標權重。比如涉及到醫(yī)院長遠發(fā)展戰(zhàn)略、中長期發(fā)展規(guī)劃的工作任務和工作事項，應當給予關鍵性指標權重，從而有利于職能部門工作人員的智力傾斜，不斷改進，保障戰(zhàn)略的實現(xiàn)。第五，考核指標要求正向激勵與負面激勵相結合，對于違背了績效考核目標原則的行為進行負面激勵，對于超出績效考核預期的行為進行正向激勵。上述考核指標的制定、執(zhí)行、評價、反饋等要完全落實到檔案管理當中去，做到可追溯。

（四）促進溝通交流，建立反饋制度

績效考核制度制定和個性化考核指標明確以后，工作并沒有完成，要建立反饋制度，暢通溝通交流通道，以形成良性的績效考核機制。院級、科室績效考核小組于年初設定科室及個人績效考核指標，進行為期一周的公示，公示期間進行自由討論，全體工作人員都可以提出修改意見[7]。年末績效考核結束后，將考核結果進行為期一周的公示，對考核結果不滿意的人員在公示期內可以進行書面申請。在日常工作中，由考核辦負責接收全體工作人員對績效考核制度的不同意見，并與之進行溝通和交流，及時發(fā)現(xiàn)績效考核制度中存在的問題，以最終實現(xiàn)績效考核工作的目的。

（五）引進電子系統(tǒng)，發(fā)揮信息化作用

績效考核工作事關公立醫(yī)院每一位工作人員的切身利益。公立醫(yī)院職工眾多，需要進行月度、季度、年度考核，考核內容涉及到方方面面，如此巨大的信息量依靠人工很難實現(xiàn)編纂、梳理、統(tǒng)計、查閱等工作。為了提升績效考核檔案管理水平，要引進電子檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息處理優(yōu)勢。電子信息系統(tǒng)引入后，根據(jù)醫(yī)院、科室不同職能任務要求，分別設置不同的權限，在年初階段設置績效考核目標，全體職工均可登錄查看，年末公示考核結果，全體人員都可以提出意見。日常工作中的各種考核文件、職稱晉升、培訓等都利用電子信息系統(tǒng)進行。充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢，推進績效考核工作的開展。

（六）規(guī)范工作規(guī)范，提升績效工作人員綜合素養(yǎng)

在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)深化改革的背景下，公立醫(yī)院績效考核檔案管理工作對工作人員的能力和素養(yǎng)提出了更高的要求[8]。人是一切工作的根本前提，有人才能做工作，有人才能發(fā)展工作。因此，醫(yī)院要組織有關工作人員進行專業(yè)知識與技能的培訓，開展講座、專業(yè)課程、實訓，從思想上深化，從技能上落實，從而為醫(yī)院績效考核檔案管理工作的開展提供智力條件。

三、結語

提升公立醫(yī)院職能部門績效考核檔案管理工作能力，對于調動醫(yī)院職工工作的積極性，推動公立醫(yī)院各項工作的開展，提升公共衛(wèi)生管理水平具有重大意義。因此，績效考核管理要充分運用檔案管理這把利器，不斷探索，以實現(xiàn)公立醫(yī)院長遠發(fā)展目標。