試論高等院校檔案信息化與紙質化管理的互補關系

文/于 暉

檔案存在的意義在于其記錄歷史、服務社會,而服務社會的基礎與前提是對于檔案的有效管理和合理利用。當前，在檔案的管理和利用中，信息化和紙質化是兩種重要方式，二者各有長處、且可互補。檔案管理工作者只有對于二者取其長而舍其短，才能將檔案管理工作做好，使檔案的效能更好地發揮

高等院校是教育體系重要的組成部分，是社會發展和進步的中間力量，也是推進社會發展的中流砥柱。高校檔案是客觀反應高校師生及學校自身發展的原始資料，通過對其運用多方位的管理手段，可以使高校檔案得到高質量的管理，這對于高校未來的提升和建設意義頗為重大。分析研究檔案信息化管理與紙質化管理的互補關系，筆者從其各自的特點進行切入，并進行論述。

一、高校檔案的信息化管理

高校檔案的信息化管理，筆者從以下幾方面進行分析：

（一）高校檔案信息化的重要意義

高校檔案管理水平直接關系到高等院校的整體管理水平，因此必須重視檔案管理工作。信息時代的到來，尤其是先進管理軟件的應用，計算機軟件及硬件的使用，能夠對檔案信息進行快速匯總和分類，檢索時只要輸入關鍵詞即可，這樣效率比較高，更加便利了檔案管理。傳統的檔案管理模式效率比較低，工作量比較大，信息化的管理模式可以有效彌補傳統檔案管理模式的弊端。

（二）高校檔案信息化管理的優勢

隨著近年來科技的發展，傳統的檔案管理模式已經不再適用。傳統的檔案管理模式存在很多缺點，例如：信息查詢不方便，更新不及時，錯誤率高，修復困難，等等。為了解決這一困難，就需要一個實用的、處理能力強的檔案管理系統。檔案管理系統需要把分散的文件信息實行匯總，進行規范的收集管理，而且建立分類、編號管理，這樣做的好處是可以將檔案進行計算機存儲查詢，并且能夠達到防火、防潮、防蛀的效果。經過這種新型的檔案管理，可以為學校提供信息咨詢、查找、存取等服務，有效解決學校傳統辦公效率低、查詢資料不方便和管理不便的現狀。

（三）高校檔案管理信息化方法

高校檔案管理信息化主要指采用計算機數據庫的應用方法，這種方法操作簡單，檔案管理工作者操作時輸入自己的用戶名和密碼，成功登錄后打開相應的功能，輸入篩選條件，即可查詢到相關資料的信息，并且能夠進一步進行一系列的操作。如此，對于檔案管理者而言，不僅提高了管理效率，而且對學校的檔案資料也能夠做到快速了解。

該方法的系統操作程序是：登錄（開始）——密碼（輸入賬號密碼）——驗證（是否正確）——檔案管理員和用戶進入。檔案管理員通過該操作系統，可以添加、刪除相關檔案資料，做相應的歸檔整理；用戶通過該操作系統，可以查詢相關檔案；二級學院和其他職能部門可以查詢部門通知、學校文件、新聞信息、校園資訊及學術動態等；教師可以查詢教師證號、課表、科研、工資、水電暖費等；學生可以查詢學生證、課表、成績、學生活動等。總之，一切與高校相關的檔案資料均可以通過該系統得到查詢。其流程見下圖：

計算機技術為該管理系統提供了檔案查閱檢索方式，為以往效率低又缺乏準確性的查找工作帶來了很多便捷，并且根據需求的不同設立了多種方式，如：模糊檢索、關鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速找到自己需要的文件資料，甚至可以查看到這份文件的錄入時間和所有已被查閱的情況信息。通過這種計算機技術所支撐的管理系統，可以實現檔案管理的無紙化、虛擬化、數字化、信息化、網絡化。實施過程見下圖：

在這種管理方式下，將傳統的檔案通過計算機的檢索、信息等系統程序錄入，實現檔案管理信息化之后，借助于網絡平臺，可以快速檢修、錄入，致使檔案管理得到更加有效的擴展和利用。

（四）高校檔案信息化管理存在一定的風險

檔案信息化管理就是利用計算機對檔案進行管理，但是計算機本身存在安全隱患，比如中毒、遭遇黑客的侵襲，等等，一旦發生上述突發情況，將會導致保存在計算機中的檔案資料丟失。特別需要指出的是，如果正在操作時發生此類問題，就會瞬間導致檔案資料丟失，很難彌補。

二、高校檔案的紙質化管理

分析傳統的紙質化檔案的管理，其作用與特點是：

（一）高校檔案紙質化管理的作用

綜觀檔案管理的發展歷史，在沒有出現計算機這一新興的科學技術手段之前的歷史長河中，人們都是采用紙質化的檔案管理方式對檔案進行采集、管理和利用的。紙質化的管理方式曾經為人類文明的傳承做出了巨大的貢獻，例如，古代文獻資料的流傳，對古代墓志銘的拓貼、名人字畫的臨摹，只有通過紙質之介質才能夠實現。

（二）高校檔案紙質化管理的特點

傳統的檔案管理方法是對其實行紙質化的管理，通過這種管理方式，可以保存和運用最原始的第一手資料，幾十年甚至幾百年前的資料都可以做到追根溯源。對于保密級別較高的檔案資料而言，特別是有重要批示、加蓋有公信力印章的資料，較之于電子文件，原始的紙質文件更加具有權威性，可信度更高，執行的標準有據可依，執行的過程有據可查，其重要性更加彰顯，紙質化檔案就具備這一特點。

（三）高校檔案紙質化管理的必要性

在利用高科技信息化檔案管理方法的大環境下，紙質化的管理方式不可缺失，因為我們收集的第一手資料大多都是紙質的，只有少數如數碼照片等影像資料是電子的，通過對收集的紙質資料進行處理，才能將其電子化、信息化，用信息化的形式永久保存。因此，檔案的紙質化管理也是必不可少的。此外，對于信息化檔案管理存在的信息丟失的風險，傳統的檔案紙質化管理方式可以有效規避。因此，檔案紙質化管理方式不能完全舍棄，應與檔案信息化管理方式并行。

三、兩種管理方式的相互依賴與優勢互補

不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質而言都是檔案，都具有檔案的特點，但因為它們的載體不同，所以存在一定的不同之處。兩者都有相應的優點和缺點，將兩者結合起來加以運用，才能夠在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發展。在高校實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均以教師和學生的基本實踐為依據，對他們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存時間長，檔案的完整性更加突出，但是，由于電子檔案是以網絡技術為載體的，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數相對較高，能夠有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更加清晰，但是，紙質檔案很容易在保存過程中受限于環境等因素，從而遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索速度也比較慢。通過分析不難看出，兩種檔案各有長處，檔案管理者應做到對兩種檔案進行整合管理，發揮它們各自的優勢，以便于更好地為使用者服務。

綜上所述，檔案信息化管理和紙質化管理之間存在有相互依賴、優勢互補的關系，兩種檔案管理方式的共同發展模式是現實的最佳選擇。為此，高校檔案部門需要對電子檔案和紙質檔案進行科學的整合，在管理時，不僅要實現兩種檔案的同步歸檔工作，還要對兩種檔案進行同步的鑒定、整理和利用，使電子檔案和紙質檔案彌補自身之不足，將其各自優勢發揮得更好，以促進高校檔案管理工作邁上新臺階。