淺談博物館里的檔案管理工作
——以陜西歷史博物館為例

文/倪 元

檔案管理是博物館工作的重要組成部分，是推動博物館事業(yè)發(fā)展的重要基石。本文以陜西歷史博物館為例，通過分析博物館工作與檔案工作的密切關(guān)聯(lián)，肯定了檔案工作的成效，為進一步搞好檔案工作進行了思考，提出了相應的對策

檔案是人類社會活動的記錄，檔案管理是對人們在社會活動中形成的文件檔案進行積累、收集、保管和利用的過程。博物館是保護和傳承人類文明的殿堂，是連接過去、現(xiàn)在、未來的橋梁。檔案管理工作與博物館都是在記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)性、支撐性工作。檔案管理作為博物館工作的重要組成部分，是推動博物館事業(yè)發(fā)展的重要基石。縱觀陜西歷史博物館（簡稱陜博）的發(fā)展，檔案管理的重要作用就是最好的佐證。

陜西歷史博物館籌建于1983年，1991年6月20日落成開放，是中國第一座大型現(xiàn)代化國家級博物館，它的建成標志著中國博物館事業(yè)邁入了新的發(fā)展里程，從此之后中國的博物館事業(yè)進入了一個快速發(fā)展期。筆者在此以陜博為例，對博物館里的檔案管理工作的作用、成效以及如何進一步提升檔案管理工作的水平作一梳理，并提出相應的對策。

一、檔案工作概況

陜西歷史博物館的檔案管理根據(jù)工作需求的不同分為綜合檔案室、人事檔案室、學術(shù)檔案室、陳列檔案室、文物數(shù)據(jù)中心檔案室等五個部分，由黨政辦公室、人力資源部、科研規(guī)劃部、陳列展覽部、信息資料部等五個相關(guān)職能部門分別管理。

其一，綜合檔案室。綜合檔案室設(shè)立在黨政辦公室，是省級二級檔案室。全館各部室于每年4月底之前將歸檔的文件材料整理收集移交到綜合檔案室。檔案材料主要有：館發(fā)黨委和行政文件，公函，紀要，會議記錄，各類合同，各類收文，當年獲獎證書，獎牌，完工的各類維修施工圖紙資料和需要存檔的其他資料。綜合檔案室根據(jù)文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系并區(qū)分不同價值進行歸檔整理，統(tǒng)一編號，編寫檢索工具和卷宗介紹，為后期查閱和利用提供方便。

其二，人事檔案室。人事檔案室設(shè)立在人力資源部。保管全館在職人員、離休、退休人員等人員檔案；根據(jù)人事檔案管理要求：收集、鑒別和整理人事檔案材料；建立人事檔案名冊，辦理人事檔案查閱、接收和轉(zhuǎn)遞；登記人員職務、工資的變動情況。并根據(jù)單位人員變動及時核對、整理、歸檔。

其三，學術(shù)檔案室。學術(shù)檔案室設(shè)立在科研規(guī)劃部。保管范圍主要包括四類學術(shù)活動過程中形成的具有保存利用價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄：陜博承擔的課題研究、以陜博為主、外協(xié)為輔的科研課題，從課題的申請到完成科研成果，進行鑒定驗收，申報獎項和推廣運用的全過程；陜博學術(shù)會議、講座和沙龍等交流活動；對外學術(shù)交流與合作考察、研究課題；陜博專業(yè)技術(shù)人員學術(shù)成果登記和統(tǒng)計。

其四，陳列檔案室。陳列檔案室設(shè)立在陳列展覽部，是陳列展覽工作的原始記錄和對陳列展覽作品知識產(chǎn)權(quán)的確認與見證。保管范圍主要包括：陳列大綱（陳列方案），陳列形式設(shè)計圖，展覽實景，展品照片、錄像，有關(guān)借展、設(shè)計、施工的協(xié)議書，有關(guān)展覽的學術(shù)文章、書籍、圖錄、光盤、宣傳冊；新聞宣傳稿、新聞媒體對展覽的宣傳報道；展覽開幕式（議程、嘉賓名單、致辭）及嘉賓、觀眾參觀的文字和影像資料；講解稿；觀眾意見；有關(guān)展覽的文化產(chǎn)品資料；陳列展覽總結(jié)。

其五，文物數(shù)據(jù)中心檔案室。文物數(shù)據(jù)中心檔案室設(shè)立在信息資料部柜。保管范圍主要包括：文物采集初審數(shù)據(jù)、及證明相關(guān)資料、文物數(shù)據(jù)的主要指標打印備份、文物數(shù)據(jù)信息分別進行機器備份、移動硬盤備份、光盤備份。

二、檔案工作的作用與成效

多年來陜博通過“分類保管、有序集中”的原則部署檔案工作，使得檔案材料得到科學保管、合理利用，積極有力地推進了博物館的整體工作。綜合檔案室對全館檔案統(tǒng)一管理，對于各部門歸檔材料的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求有明確的制度和規(guī)定。人事檔案室、學術(shù)檔案室、陳列檔案室、文物數(shù)據(jù)中心檔案室按照各自職能特點，做好日常檔案材料的收集、整理工作。其作用與成效主要表現(xiàn)在：

一是作為文化窗口影響力更強。陜博自2017年以來年均接待觀眾280萬人次，現(xiàn)已成為“講好陜西故事彰顯陜西形象”最主要的文化窗口之一，在全國乃至國際上具有較高知名度和影響力。

二是人才隊伍建設(shè)成效顯著。在選人用人方面通過科學設(shè)置、嚴格程序、公平公正的選拔與使用人才，其做法主要是：積極引進人才；輸送陜博內(nèi)部人才外出學習；做好后備人才儲備工作。選拔任用能干事敢擔當有作為的干部，并培養(yǎng)干部人才梯隊，在促進干部隊伍年輕化等方面取得了重要成效。

三是陳列展覽屢獲大獎。近三年來舉辦境內(nèi)展覽（館內(nèi)展覽、全國巡展）50余個，跨境交流展近10個。其中原創(chuàng)專題展覽先后4次獲得“全國博物館十大陳列展示推介精品獎、國際及港澳臺合作獎”，累計獲獎情況在國內(nèi)文博界創(chuàng)造了紀錄。

四是文保科研成績突出。成功申報“館藏壁畫保護修復與材料科學研究國家文物局重點科研基地”“陜西省博士后創(chuàng)新基地”；組織編撰的《陜西省志·文物志》榮獲陜西省第十三次哲學社會科學優(yōu)秀成果（著作類）一等獎；出版發(fā)行的《文博》學術(shù)期刊成功晉級全國中文核心期刊行列。《文博講壇》《歷博講壇》等成為業(yè)內(nèi)廣泛認可的學術(shù)講座品牌。

五是信息資源建設(shè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+博物館”“互聯(lián)網(wǎng)+文物教育”計劃，探索AI、AR、VR等現(xiàn)代技術(shù)與博物館展示傳播相結(jié)合。大力發(fā)展云展覽，特別是2020年新冠肺炎疫情以來，利用陜西數(shù)字博物館云展覽平臺推出了144個博物館虛擬展館、125個數(shù)字專題展覽、900余件文物云介紹、145個線上專題講座和省內(nèi)百家博物館的線上講讀平臺，舉辦國內(nèi)首個關(guān)于疫情主題的線上展覽“陜西省抗擊新冠肺炎疫情電子見證物虛擬展”。

三、關(guān)于進一步提升檔案管理工作的思考

面對新時期、新形勢、新任務，檔案工作如何在博物館事業(yè)發(fā)展中起到更好的助推與支撐作用，筆者特作以下思考與探討，并提出以下措施與對策。

一是加強檔案管理人員培養(yǎng)及引進。檔案工作具有專業(yè)性和特殊性兩項要求，搞好檔案工作既需要檔案管理人員專業(yè)能力強，同時還要把政治思想過硬放在首位考慮。檔案管理人員必須具備堅定執(zhí)行黨的政治路線，嚴格遵守政治紀律和政治規(guī)矩，在政治立場、政治方向、政治原則、政治道路上同黨中央保持高度一致。因為這個崗位對工作人員要求高，陜博專業(yè)的檔案人員始終缺少，經(jīng)過多年培養(yǎng)的人才因為工作需要及個人原因不斷地轉(zhuǎn)換到其他崗位任職，致使檔案部門的工作受到了不同程度的影響。要從根本上解決這個問題，筆者以為陜博應在設(shè)置崗位外招及內(nèi)部人員培養(yǎng)上下功夫，各檔案室應保障2名專職檔案管理人員，才能更好地開展檔案管理工作。因為，人的因素第一，只有科學設(shè)置崗位，合理配置人員，積極調(diào)動檔案管理人員的能動作用，這是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。

二是加強檔案利用編研能力。陜博作為國家一級博物館，是中國博物館進入快速發(fā)展的標志。在檔案編研工作上由于檔案人員配備不夠、精力不足，制約了檔案編研工作的開展，即或開展的編研課題也存在深度不夠的問題。博物館主流是文博科研工作，藏品研究成果豐富，非主流專業(yè)關(guān)注的人少，科研成果也少。陜博應為每年的科研課題做出規(guī)劃，拓寬學術(shù)視野，應該將檔案科研納入科研規(guī)劃，制定靈活的獎勵制度，鼓勵、調(diào)動博物館工作者尤其是年輕人的積極性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)更多人關(guān)注、了解檔案工作，從檔案中發(fā)掘課題，提升陜博綜合學術(shù)影響力，把習近平總書記“一個博物院就是一所大學校”的重要指示精神真正落到實處。

三是探索智慧檔案運用。智慧博物館是陜博近年來關(guān)注的方向。智慧保護是基礎(chǔ)、智慧管理是核心、智慧服務是目的。近幾年，陜博不斷升級運用OA系統(tǒng)實現(xiàn)辦公綜合管理，極大地提高了工作效率，從而對系統(tǒng)和資源進行了有效整合。但是由于檔案工作的特殊性，始終沒有實現(xiàn)與館內(nèi)OA系統(tǒng)的對接。應盡快開發(fā)符合功能要求的管理系統(tǒng)，為推進檔案材料的收集、檔案查閱審批程序等方面提升檔案服務功能，有效運用“數(shù)據(jù)”從而實現(xiàn)“人”與“物”之間的可視可觸，加快檔案智慧化進程，從而進一步優(yōu)化檔案管理工作，促使檔案工作與陜博快速發(fā)展相匹配、相適應。

習近平總書記諄諄教導我們:“檔案工作確實要由封閉向開放，由重保管向重服務轉(zhuǎn)變，要及時向領(lǐng)導機關(guān)、向社會提供有價值的信息，為經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務。”作為博物館的檔案工作者理應順勢而為，創(chuàng)新工作模式，探索新思路、新方法，我們應該把目標放在“不僅是歷史的保存者和記錄者，也是當代中國人民為實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢而奮斗的見證者和參與者”，緊密結(jié)合博物館內(nèi)在運行規(guī)律和今后發(fā)展方向進行思考和探索，切實把檔案工作做實、做細、做深、做好，為助力博物館事業(yè)加速發(fā)展與騰飛貢獻力量。