數字化時代高校檔案管理信息化建設分析

文/苗啟慧

當今社會已經步入大數據信息化時代，信息化管理手段逐漸受到全社會的高度關注。近年來高校建設規模和招生規模都不斷增加，相應的檔案資源也在不斷拓展，檔案管理信息化建設業已成為大勢所趨。本文主要針對數字化時代高校檔案管理信息化建設進行分析，期望對高校的建設與發展，特別是對高校檔案管理的信息化建設提供參考與借鑒

檔案管理是高校管理工作中的重點之一，它涉及到高校各個方面和各個環節工作的開展。面對當前數字化信息化時代，高校檔案管理面臨著巨大的考驗，傳統檔案管理工作的弊端逐漸凸顯，傳統管理手段和日益增長的海量的高校檔案資源信息產生了脫離，影響了高校正常的運行和長期發展。針對這種情況，高校就需要積極采用信息化手段，加強檔案管理的信息化建設，推動檔案管理工作的快速發展。

一、高校檔案管理概述

檔案管理涉及到高校各項工作內容，它是對高校各類信息材料記錄與匯總的集合。不僅對校內各類檔案和有關資料獲取、分類、整理、鑒定、匯總、統計和保管，而且還要做好檔案開放和利用等工作。在高校檔案的管理中，文件材料歸檔的范圍比較廣，主要包括黨政的管理類的材料、教學類的材料、科研類的材料、建設類的材料、設備儀器材料、產品的生產類材料、出版物類的材料、外事類的材料、財會類的材料，等等。這些材料的合理記錄與保管構成了高校檔案，它對高校的發展具有重要的作用[1]。

二、數字化時代高校檔案管理信息化建設的必要性

在高校傳統的檔案管理工作中，主要是通過手動方式進行，這種管理模式存在著諸多的弊端。首先，檔案資料占據的空間大。由于高校檔案的管理中涉及到大學生的在學資料與就業資料等，還包括各種教務工作中的資料，資料材料十分復雜和繁多，往往在檔案的材料收集、整理和儲存中都需要占據很大的空間。其次，傳統管理費時費力且效果不好。在傳統管理中，對檔案資料在分類、編排、整理和歸置中都較為費時費力，浪費很多的時間和人力，且對資料的整理效率不高、準確性也不夠，從而勢必影響檔案管理與運用的效果。再次，高校在檔案管理中一直存在二次利用率低的情況。檔案資料涉及到高校工作中的各個方面，有學生工作方面的資料，也有教務工作方面的資料，這些資料都是具有一定的利用價值，如學生檔案對他們的就業十分重要，教務檔案對學校教學工作開展具有指導作用等，然而高校在檔案的管理中一直缺乏對檔案潛在價值的挖掘[2]。最后，近年來高校不斷擴招，校內學生以及教師的數量快速增多，進而導致學生學籍的檔案和教師職員的檔案等都出現激增、更新速度快和多樣載體形式等特點，這對信息的收集、甄別、編輯、存檔和利用等增加了難度。而隨著數字化時代的來臨，信息化和網絡化手段越來越普及，傳統的檔案管理模式的諸多弊端逐漸顯露，已經不能適應現階段發展的要求，這就需要盡快做好檔案管理的信息化建設，積極引進信息化技術來推動檔案管理工作的數字化、自動化和網絡化發展[3]。由此可見，高校檔案管理信息化建設是現實的最佳選擇，非常必要。

三、數字化時代高校檔案管理信息化建設的價值

檔案管理的信息化建設實現了傳統管理模式的轉變，借助信息化手段的優勢能夠有效促進檔案管理工作水平的提升，對高校檔案的管理工作具有重要意義。其主要表現在：

首先，信息化的建設能夠促進檔案管理更為便捷。傳統檔案管理需要使用大量紙質載體，在長期發展中，此類紙質檔案資料也會不斷積累，存儲中需要占據很大的空間，且還容易受到潮、蟲等外界因素的影響，其長期保存存在難度，而通過信息化手段就能夠實現對檔案資料的便捷保存，通過硬盤或者云端等就能夠實現對大量資料的存放，能夠長期實現保存，從而實現檔案管理的便捷性。

其次，信息化的建設促進檔案的檢索和查詢。過去，檔案查詢費時費力，而借助信息化手段就能夠通過先進的查詢方法，如分類查詢和組合查詢等，迅速而又準確地獲取相應資料。

再次，信息化的建設符合時代發展的需求，實現檔案信息共享。通過信息化的手段，能夠促進高校內部各個部門借助網絡實現信息的聯系與交流，他們之間能夠更好實現資源的共享，促進管理工作更好開展[4]。

最后，信息化的建設能夠促進高校檔案價值的發揮。通過信息化的手段能夠更好實現對檔案資源的數字化管理，在各個部門工作中需要檔案資料提供依據時，就能夠隨時隨地借助信息化手段實現所需資源的檢索，且借助大數據技術還能夠實現對檔案資料潛在價值的挖掘，對教務工作和學校發展都能有所幫助。

四、高校檔案管理信息化建設現狀

在數字化時代下，高校檔案信息化建設非常必要、勢在必行。可是縱觀高校檔案管理信息化建設狀況，還存在諸多的不足。諸如：

一是高校檔案管理人員綜合素質不高。在數字化的時代下，高校在檔案管理中逐漸加大了信息化的建設力度，盡管信息化建設對提高管理工作水平具有積極意義，但這也導致目前檔案管理和傳統管理存在顯著差異，想要充分發揮信息化手段的作用，還需要相關人員具備良好的綜合素養。而現階段高校檔案管理工作中，相關人員普遍存在素質不高的情況，他們過去長時間運用傳統的手工的檔案管理方式，如今面對信息技術、計算機和電子設備等，相應的管理人員存在運作能力的不足，在工作開展中并不能夠充分發揮信息化的優勢，勢必影響其工作質量與效率。

二是信息化管理基礎設施尚不完備。在高校檔案的管理工作中，要實現信息化管理，完備的基礎設施是其基本基礎和前提條件。在現階段對檔案管理信息化建設中，盡管高校在不斷進行基礎設施的建設，但整體來看還普遍存在不完備的情況，在硬、軟件方面都存在不夠完備的現象。高校一般只是對硬件配置比較注重，投入資金進行購置，如計算機、掃描儀等設備，但對軟件配置較為忽視，程序系統往往存在漏洞或者滯后性，沒有及時更新和完善，逐漸出現系統性能問題[5]。

三是檔案信息的數據庫建設不夠完整。在對高校檔案的管理中，由于涉及到大量的檔案資料，且檔案資料隨著時間的增加，還會不斷積累與增多，所以這就需要確保其數據庫具有很好的功能，要求其數據庫在建設中要實現數據庫的持續更新和良好儲存。但在高校現階段檔案管理數據庫的建設中，還存在不完整的情況，如檔案信息的錄入不完整、檔案信息的象征性錄入等，這都影響了數據庫的功能。同時，完成檔案信息的錄入后，往往缺乏管理，并未按照實際情況做好檔案信息的及時更新和核實，這就導致數據庫內數據不完整或者虛假信息等情況的存在，這都會對數據庫的使用以及檔案管理工作造成不利影響。

四是檔案信息存在安全問題。盡管信息化的手段具有顯著的優勢，但同時它也存在一定的弊端，安全問題的解決一直是信息化技術使用中的難題。在高校檔案管理的信息化建設中，往往比較重視信息化技術的應用，而對安全問題較為忽視。這就導致在檔案信息化過程中，管理系統可能頻繁受到病毒或者黑客的攻擊，造成檔案信息的丟失或者破壞等情況，因此這就需要高校重視信息化管理的安全問題，積極采取有效手段做好安全防護，確保檔案信息的安全性。

五、數字化時代高校檔案管理信息化建設策略

針對現狀與存在的問題，加速高校檔案管理的信息化建設采取以下措施與策略：

策略之一：努力提升檔案管理人員的綜合素質。眾所周知，管理人員綜合素質直接關系到檔案管理工作的開展效果。在信息化建設的背景下，高校的檔案管理工作不僅需要管理人員具有傳統管理素質，同時還需要他們具有良好的信息化方面的素養，要求他們能夠對電子化設備和計算機等熟練掌握與使用，這樣才能夠確保信息化手段的作用發揮，因此數字化的時代對檔案管理的人員素質要求更高，對復合型的人才需求增加。由于復合型的人才培養并不是一個速成的過程，管理人員掌握現代化技術需要長期不斷學習，因此為了滿足工作需求，高校就可以引進一批能夠對電子化設備和計算機等熟練運用的復合人才，來促進其檔案管理的信息化發展[6]。同時，高校要注重對在職人員綜合素質的提升，可以采取定期的專業培訓活動，從而促進他們更好實現工作的信息化管理。

策略之二：完善信息化管理基礎設施。基礎設施是實現檔案信息化管理的前提，在對檔案管理信息化建設中，高校需要重視對基礎設施建設的投入，不斷對各種硬件和軟件等基礎設施進行完善。高校要根據檔案管理的內容進行硬件設施的配置，如計算機、錄像機和掃描機等設備，且保證這些硬件設施具有良好的性能；在軟件方面的配置中，高校要根據檔案管理工作實際情況進行管理系統的研發，并在使用中對系統不斷改進與更新，確保系統具備良好的功能，能夠滿足檔案信息化管理的需求。

策略之三：加強檔案信息化的數據庫建設。在檔案管理信息化建設中，數據庫是檔案管理的核心部分，它對檔案信息的收集、整理、分析、儲存和利用等具有重要的作用，因此高校必須加強檔案信息化的數據庫建設。首先，高校在數據庫的建設中，需要做好檔案信息的錄入，對涉及到各個部門和各個環節的信息都要錄入到數據庫內，且檔案信息的所有形式都要納入其中，如文字和音頻等信息，保證數據庫內的檔案信息具有良好的完整性。其次，在對檔案信息的錄入中，要做好對所有的信息數據認真核實，避免虛假信息的出現，保證數據庫內檔案信息具有真實性。再次，要對數據庫做好及時更新和強化管理，對發生的相關信息要及時和實時向數據庫內錄入，保證檔案信息和高校實際情況保持高度一致性[7]。

策略之四：重視檔案信息的安全管理。高校在對檔案管理信息化建設中，信息化程度在不斷提升，檔案信息的網絡化和共享化逐漸深入，由于網絡環境和信息環境存在著諸多的安全威脅，這也增加了檔案信息的安全隱患，因此高校在對檔案管理的信息化建設中一定要重視安全管理工作。在檔案信息化管理中，相關人員要具備良好的信息安全意識，在工作期間要規范自身的操作與處理，確保對檔案信息的處理沒有安全風險。同時，在信息化手段的使用中，要做好對系統和軟件的安全性防護，合理使用安全防護軟件，如防火墻、360安全衛士等，并對管理系統定期進行更新，做好對系統漏洞的查補，實現對病毒或者黑客等惡意攻擊的抵御，避免對檔案信息的完整性與安全性產生威脅，以確保檔案的信息安全。

綜上所述，當今世界面對大數據、信息化時代，高校的檔案管理信息化是其必然的發展方向，信息化的建設對高校檔案的管理工作具有著重要的價值。加強檔案管理信息化建設，實現傳統檔案紙質管理與信息化管理優勢互補，能夠有效改善傳統管理不足，提高檔案管理整體水平。然而，時下在高校檔案管理信息化建設中還存在諸多問題和不足，困擾與制約著檔案管理信息化建設，并影響信息化手段的優勢發揮。就此，提請高校管理者，特別是高校領導層高度重視檔案管理信息化建設，大力促使檔案管理邁上新臺階，這對高校建設與發展意義非凡，切莫等閑視之。