淺談企業(yè)合同管理的要素

劉瑋 北礦檢測技術(shù)有限公司

一、合同管理的意義

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的。高效的合同管理能使企業(yè)在市場競爭中占據(jù)一定優(yōu)勢并能減少大量法律風(fēng)險。合同管理成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。有效的合同管理能夠很好推進(jìn)企業(yè)間合作，有效的規(guī)范各方的責(zé)任和權(quán)限，保證企業(yè)經(jīng)營活動合法合規(guī)的進(jìn)行。

一般來說，合同管理過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，到合同完結(jié)或失效的全流程管理。同時合同管理也是動態(tài)過程，特別是在合同履約過程中，面對客戶或者供應(yīng)商的狀況的變化，及時對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止。合同履約結(jié)束后，對合同進(jìn)行評估和備案。公司合同全過程管理，可以有效規(guī)避和防范風(fēng)險，滿足公司財務(wù)審計要求，助力公司業(yè)務(wù)的長期發(fā)展。

二、合同管理的要點

（一）合作伙伴的確立

1.前期調(diào)研

合同簽訂前要進(jìn)行必要的市場調(diào)查和市場預(yù)測，對于未來一段時間市場供需變化，行業(yè)企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)等有所把控，有助于未來長期合作開展。與此同時，需建立對行業(yè)合作伙伴的信息資料庫并進(jìn)行動態(tài)管理，持續(xù)關(guān)注合作伙伴動態(tài)和行業(yè)進(jìn)展。

優(yōu)秀的合作伙伴對于任何企業(yè)來說都是一項重要的資產(chǎn)，建立上下游企業(yè)合作伙伴關(guān)系可以提升企業(yè)核心競爭力，并可以通過合作伙伴發(fā)現(xiàn)新的市場機(jī)會，彼此合作和影響，塑造企業(yè)持續(xù)的競爭優(yōu)勢。一般來說，合作伙伴的市場聲譽和行業(yè)地位，是初選合作伙伴主要考量因素。同時，要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)要求和服務(wù)范圍，對合作伙伴進(jìn)行篩選和確立。最大限度降低合同簽訂和執(zhí)行的風(fēng)險[1]。

2.資格審查

對于合作伙伴的信息審查是合同簽訂的必要條件，是合同能夠履約的重要保證。對于法人或公司單位，需審查其是否具有依法成立，營業(yè)執(zhí)照的有效性，其經(jīng)營活動是否超越營業(yè)執(zhí)照范圍等。同時，需對企業(yè)進(jìn)行信用審查?？梢岳没ヂ?lián)網(wǎng)征信平臺對公司進(jìn)行信用評價和風(fēng)險評估等。同時，合同簽訂前對其進(jìn)行主體資格、注冊資本、營運能力、信譽、履約能力等調(diào)查核實，確保其合同履約能力和獨立承擔(dān)民事責(zé)任能力。

（二）合同起草與簽訂

1.合同文本草擬

從合同簽訂形式來說有口頭合同，紙質(zhì)合同和其他合同。在企業(yè)的合同管理中，大多企業(yè)均采用書面形式作為合同訂立的唯一方式，目的是為了減少不必要的合同糾紛，并有據(jù)可查。具體來說，書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。書面形式作為合同載體，這也是合同雙方共同意志的外在化和固定化。合同不同利益主體在法律合理范圍內(nèi)追求利益最大化是合理現(xiàn)象。

在合同文本起草過程中要注意合同主體得當(dāng)，規(guī)范合同文字描述，做到嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，文本完整，責(zé)權(quán)利清晰，風(fēng)險分擔(dān)條款明確，同時要注意合同描述符合法律規(guī)定，違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的合同為無效合同。公司的經(jīng)營行為每一步驟都受合同條款約定限制，一旦忽略對合同文本合法性、合理性、可行性的論證和審查，必將從一開始就處于高風(fēng)險的不利位置。標(biāo)準(zhǔn)合同文本可以在一定程度上規(guī)避合同風(fēng)險，但同樣需要注意合同文本的適用性[2]。

2.合同審批與簽訂

對于不同類型的合同審批，可以建立不同合同管理流程，如可根據(jù)合同金額，劃分為重大合同和一般合同，在履約和審批階段分類管理。重大合同應(yīng)由技術(shù)、安監(jiān)、財會、審計等專業(yè)人員進(jìn)行談判，保證合同簽署的公正性，對合同的經(jīng)濟(jì)性、可行性，嚴(yán)密性和合法性也要嚴(yán)格把控。

理清合同簽訂過程中崗位的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范合同決策層級，根據(jù)不同合同明確相應(yīng)的職責(zé)部門，有效提高合同的嚴(yán)密性，準(zhǔn)確性和可操作性也非常有益。此外，由于合同的約束里超越了企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)管理等事務(wù)，受國家法律的規(guī)范和約束，因此合同涉及到大量的法律問題需由公司法律事務(wù)部門把關(guān)，也是合同審批的重要環(huán)節(jié)之一。

（三）合同執(zhí)行與備案

1.合同履約執(zhí)行

合同的簽訂，明確了雙方權(quán)利義務(wù)，建立合同檔案，定期進(jìn)行合同的履約情況跟蹤與管理，通過監(jiān)督管理根據(jù)合同履約情況，隨時向合同各相關(guān)部門反饋，防止合同違約的發(fā)生，合同履約執(zhí)行和跟蹤是防范合同風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。

合同結(jié)算是合同履約的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，把好合同結(jié)算關(guān)，既是對合同簽訂審查，也是對合同履約的監(jiān)督。

2.合同備案

合同簽訂生效后，要對應(yīng)建立合同臺賬，并做好分類登記，便于查詢及合同履約跟蹤。在合同執(zhí)行過程中的信息反饋，合同變更，也應(yīng)在臺賬中做相應(yīng)更新。合同檔案是關(guān)于公司各類合同文本及相關(guān)資料的分類、整理、登記、統(tǒng)計、保管及查找利用的一系列具體規(guī)定。

合同完結(jié)后，對合同整體情況進(jìn)行評估分析，也是合同管理的必要組成部分，這也體現(xiàn)了合同的完整性。

在國家支持技術(shù)創(chuàng)新的大背景下技術(shù)類合同可在地方科委等進(jìn)行備案，可享受一定政策支持和政府補(bǔ)貼。合同備案也是公司規(guī)范管理的重要方面。

三、結(jié)語

合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，聯(lián)結(jié)企業(yè)外部經(jīng)營與內(nèi)部管理各環(huán)節(jié)的重要手段，加強(qiáng)企業(yè)間協(xié)作的重要紐帶。隨著公司的不斷壯大，合同數(shù)量和合同標(biāo)的額都不斷增多，隨之而來的合同風(fēng)險不斷加大。沒有規(guī)矩不成方圓，建立健全合同審批流程，定期進(jìn)行合同的監(jiān)督檢查，合同終止后，同時要做好合同的復(fù)盤和梳理工作。總結(jié)合同執(zhí)行和實施過程的經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷提高合同的管理水平[3]。