基層檔案利用服務(wù)工作研究

付建平 博興縣興福鎮(zhèn)便民服務(wù)中心

近年來，隨著社會(huì)發(fā)展不斷加快，我國(guó)人民對(duì)檔案的利用越加重視，可以利用檔案資源促進(jìn)企業(yè)及社會(huì)的發(fā)展，為我國(guó)人民創(chuàng)造更好的生活環(huán)境。由于基層檔案利用服務(wù)工作的內(nèi)容越加復(fù)雜，需要采取科學(xué)合理的辦法對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高基層檔案利用服務(wù)工作的水平，使基層檔案的利用價(jià)值得以提升。通過對(duì)基層檔案利用服務(wù)工作進(jìn)行深入的研究，有利于提高工作人員對(duì)這一方面的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)基層檔案利用服務(wù)工作的持續(xù)發(fā)展。

一、基層檔案利用服務(wù)工作中存在的問題概述

就當(dāng)前情況來看，我國(guó)基層檔案利用服務(wù)工作存在一些常見的問題，比如檔案利用服務(wù)工作的意識(shí)較弱，未能根據(jù)實(shí)際情況對(duì)基層檔案進(jìn)行利用，使得基層檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量無法得到保障。由于基層檔案工作的崗位職責(zé)不夠明確，再加上部分人員缺乏責(zé)任意識(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂等狀況，嚴(yán)重影響到基層檔案利用服務(wù)工作的開展。其次，基層檔案利用服務(wù)的方式比較傳統(tǒng)，未能發(fā)揮信息化管理方式在檔案工作中的作用，使得檔案工作的效率較低，且不利于基層檔案的有效利用。部分檔案工作人員對(duì)信息化手段的掌握程度不足，那么在檔案工作中存在習(xí)慣性使用人工記錄的方法，無法及時(shí)做好檔案的收集和歸檔，給基層檔案利用服務(wù)工作的開展帶來一定阻礙[1]。

二、基層檔案利用服務(wù)工作的改進(jìn)措施分析

（一）提高認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新檔案服務(wù)

第一，需要嚴(yán)格做好檔案信息的收集。將加強(qiáng)檔案人員與各個(gè)部門之間的溝通，及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中存在的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，確保重要檔案得到及時(shí)處理，避免出現(xiàn)檔案丟失等不良狀況。第二，需要將定崗定責(zé)的制度落實(shí)，安排專門的部門檔案信息源，以便能夠及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，將其傳遞給檔案部門，之后做好檔案的分類及歸檔等工作。第三，需要重視培養(yǎng)檔案人員的工作意識(shí)，使其能夠保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作心態(tài)，嚴(yán)格按照規(guī)定的要求進(jìn)行檔案資源的管理[2]。對(duì)于檔案信息的收集工作，可以按照檔案形成的時(shí)間開展工作，也可以依據(jù)檔案信息的相關(guān)性開展工作，比如申請(qǐng)批準(zhǔn)等等，對(duì)能夠反映自身發(fā)展和重要工作的資料進(jìn)行收集。除了要做好檔案信息的收集，也要加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作，提高群眾對(duì)基層檔案的了解，為基層檔案利用服務(wù)工作的開展打下良好基礎(chǔ)。

（二）提高人員素質(zhì)，創(chuàng)新檔案管理手段

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的背景下，需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過專門的技術(shù)硬件對(duì)檔案資源進(jìn)行有效利用，且能夠提高檔案工作的整體效率。作為基層檔案利用服務(wù)工作的主體，檔案工作人員需要熟悉掌握檔案管理軟件，強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，通過員工考核促進(jìn)檔案工作人員綜合素質(zhì)的發(fā)展。其次，需要加強(qiáng)人員之間的溝通，讓檔案人員與各個(gè)合作單位、街道和鄉(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行交流，使檔案工作人員的視野得以拓寬。最后，在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案設(shè)備技術(shù)。

（三）完善管理制度，創(chuàng)新檔案管理觀念

通過對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，有利于促進(jìn)基層檔案利用服務(wù)工作的有效進(jìn)行。就實(shí)際情況來看，有些單位的檔案管理規(guī)定及規(guī)則已經(jīng)不符合實(shí)際的需求，需要對(duì)其進(jìn)行修改，將管理任務(wù)分解，明確各個(gè)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。首先，需要對(duì)檔案管理檢查進(jìn)行強(qiáng)化，做到“依法治檔”，對(duì)檔案利用服務(wù)工作的任務(wù)進(jìn)行合理安排，確保檔案管理的安全性。其次，需要對(duì)檔案利用服務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度進(jìn)行提升，確保檔案工作人員具備良好的備案意識(shí)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行處理。為保證檔案資料的完整性，必須明確檔案人員的工作職責(zé)，避免在檔案收集和歸檔中出現(xiàn)檔案丟失等問題[3]。

（四）加強(qiáng)檔案開發(fā)，提高檔案利用率

檔案使用直接反映出檔案工作的整體價(jià)值，要求檔案人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，采取科協(xié)合理的工作方法，進(jìn)而為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，使用戶的信息需求得以充分滿足。為適應(yīng)新的形勢(shì)，可以將檔案資源公開，對(duì)檔案編研工作進(jìn)行強(qiáng)化，使檔案信息的利用價(jià)值得以有效提升。同時(shí)，為發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值，需要做好檔案使用的監(jiān)督工作，在提高檔案利用率的同時(shí)，使檔案安全得到保障。

（五）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

隨著基層檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展，其工作內(nèi)容越加復(fù)雜，對(duì)檔案工作人員的能力及素質(zhì)提出了更高要求，這就需要做好檔案工作人員的培訓(xùn)工作，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。首先，需要充分掌握基層檔案利用服務(wù)工作的實(shí)際情況，結(jié)合工作需要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行針對(duì)性地培訓(xùn)，使其能夠熟悉掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和工作技能，能夠正確處理基層檔案利用服務(wù)工作中存在的問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)基層檔案的有效利用。其次，需要強(qiáng)化檔案工作人員的專業(yè)意識(shí)，對(duì)檔案的使用方式進(jìn)行充分了解，明確自身在基層檔案利用服務(wù)工作中的地位和立場(chǎng)，在提高檔案服務(wù)工作水平的同時(shí)，做好檔案資源的保密工作[4]。總之，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，在創(chuàng)新基層檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，也要重視檔案人才的培養(yǎng)，促進(jìn)基層檔案利用服務(wù)工作水平的有效提升。

三、結(jié)語

綜上所述，基層檔案利用服務(wù)工作對(duì)社會(huì)發(fā)展起到了較為重要的影響作用，需要提高對(duì)這一方面的重視性，不斷提高基層檔案利用服務(wù)工作的水平。具體來講，需要深入了解基層檔案利用服務(wù)工作的現(xiàn)狀及相關(guān)問題，做到提高認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新檔案服務(wù)工作，提高人員素質(zhì)、創(chuàng)新檔案管理手段，完善管理制度、創(chuàng)新檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案開發(fā)、提高檔案利用率，并重視檔案工作人員的培養(yǎng)，從而促進(jìn)基層檔案利用服務(wù)工作的有效進(jìn)行。