工程招標代理工作中信息化管理對策

陳柏屹 杜蓉 貴州省招標有限公司

從20世紀80年代開始，從經(jīng)濟發(fā)展到工程投標機構的發(fā)展，在數(shù)量和規(guī)模方面取得了很大的進展。工程所的建筑投標服務從小到大不等。根據(jù)有關部門的不完全統(tǒng)計數(shù)據(jù)，我國已有5000多家從事建筑工程貿(mào)易的機構，發(fā)展速度非常迅猛。

建筑投標機構在日常業(yè)務中必須要適應經(jīng)濟發(fā)展以及市場的基本需求，同時還需要掌握大量的市場信息。其中包括以下幾個方面：建筑投標代理人必須充分理解投標人的意向，工程的成本第二，建筑投標機構全面了解投標的實際情況，包括技術條件、設備等。但是，參與投標的企業(yè)的財務狀況和投標的整體質(zhì)量，建筑投標機構還及時監(jiān)測最新情況，如評估機構和專家情況，投標管理機構等了解行業(yè)的最新動向。加強建筑投標中的信息管理可以大大提高效率。這對于工程的發(fā)展是極其重要的。

一、工程招標代理存在的弊病

隨著社會的不斷發(fā)展，我國的經(jīng)濟水平也在飛速的提升，城市化進程的基本背景是不斷地建設。與以往相比，我們的建筑工程招標機構數(shù)量正在穩(wěn)步增加，隨著相關系統(tǒng)的進一步改善，我們正在朝著建筑合同的合法化邁進。但是，在工程招標機構的實際工作過程中，缺點是阻礙了工程招標機構的健康發(fā)展，建筑工程投標機構的一些手續(xù)復雜，在系統(tǒng)影響下時間較長。由于這些條件，一些中小型機械制造項目難以有效實施和實施，另一方面，參與建筑工程投標的機構在建筑工程招標中，各機構的資格標準相對較低，資格、財務狀況、設備等也有很大區(qū)別。專業(yè)的能力有一定的不同，一些欺詐和秘密交易仍然存在[1]。

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術在我國得到了快速的發(fā)展和應用。信息不僅提高了數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣龋€有效地確保了數(shù)據(jù)的準確性，在建筑工程投標過程中，可以有效提高投標等過程的效率。為了盡量減少信息不足造成的資源浪費，在招標過程中，加強了對各機構的管理，對于提高工程部的整體建筑投標能力很重要。

二、工程招標代理中對信息管理的需求

目前，由于行業(yè)的特點，與我方建筑招標機構的工作有關的業(yè)務流程更為復雜，隨著信息技術的發(fā)展，信息管理的加強和信息管理與不同部門的有效結合，不僅可以提高工作效率，還能保證工程招標機構工作的總體質(zhì)量。工程招標代理的基本信息的管理工作，可以詳細的劃分為以下幾個階段：信息管理的初始階段、信息管理的過渡階段、信息管理階段、在信息管理的早期階段的主要任務在收到承包工程投標機構的通知后，他們在自己的權力范圍內(nèi)參加投標。在信息管理的過渡階段，重點是收集信息，為資格預審，招標文件和確定基本價格的必要性。在以后的信息管理機構，項目投標者應有效分析和利用項目信息，以提高項目投標的質(zhì)量，以及根據(jù)所收到的資料精簡和改進相關資源[2]。

三、工程招標代理中信息管理的具體運用

（一）信息管理的工作流程和基本要求

工程投標機構的信息管理是密不可分的組成部分，與各個代理之間的每個業(yè)務都是緊密聯(lián)結的。工程招標代理的信息管理工作主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：（1）標書的網(wǎng)上預訂與下載；（2）項目招投標的答疑；（3）項目的招投標策劃（4）項目公開的布告；（5）相關文件的編制與審查；（6）整套資料的最終歸檔。

工程投標機構為了實現(xiàn)全面的信息管理流程，必須滿足以下基本要求。根據(jù)行業(yè)分類，必須提供建筑投標報告等要素的實時信息，通過選擇客戶，項目分類可以有效檢查項目申請信息，提高相關人員的有效性。工程所的建筑投標人可以有效監(jiān)控具體項目及其執(zhí)行情況。根據(jù)自己的權限，及時獲得有關變化的數(shù)據(jù)，工程代理負責人可以實時了解所有投標代理項目的實際進展情況[3]。

（二）業(yè)務數(shù)據(jù)庫的具體運用

在工程投標信息的日常管理過程中，必須嚴格建立業(yè)務數(shù)據(jù)庫。其中包括以下內(nèi)容：（1）工程項目信息數(shù)據(jù)庫；（2）工程招標代理行業(yè)信息庫；（3）投標企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫；（4）評委專家?guī)臁Ｔ诮I(yè)務數(shù)據(jù)庫的過程的同時，還要做好各類信息資料的收集、加工整理、分類、儲存、傳遞等一系列工作，以實現(xiàn)動態(tài)掌握招標代理各種的內(nèi)、外部信息。

（三）業(yè)務輔助系統(tǒng)的具體運用

在支持工程所施工業(yè)務的系統(tǒng)中，為了改善信息管理，請注意以下幾點。首先，為了確保可以信任的在線檢索登錄，必須設置開標室和投標評價室，業(yè)務支持系統(tǒng)可以基于評估模板自動生成評估報告的適當文本，在自動制作過程中通知招標書、招標通知和招標結果。

（四）工程造價模塊的具體運用

在招投標過程中，代理的業(yè)務流程中，工程造價是一個重要環(huán)節(jié)，在工程造價模擬初審中應加強信息化管理，特別是在以下幾個方面：（1）定額及其配套文件；（2）人工、材料、設備等各種要素價格信息；（3）各類工程造價指數(shù)。

四、結語

綜上所述，隨著新型科學技術不斷發(fā)展，在工程招標代理的日常工作中，積極的有效利用信息技術，進一步提高工程招標代理機構的信息管理水平，這樣不僅能夠最大限度地提升日常工作效率，還為有效解決傳統(tǒng)方式帶來的弊病，提供了全新的方法與思，這對于促進我國工程招標代理事業(yè)的快速可持續(xù)性穩(wěn)定的發(fā)展，將起到很重要的作用。