對新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理的思考

鄭坤月 河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院

隨著互聯(lián)網(wǎng)全球化的快速發(fā)展，人們的生活和工作方式發(fā)生了巨大的變化，事業(yè)單位會計檔案管理也迎來了新的挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理信息化工作取得了良好的成效，許多優(yōu)秀的檔案信息在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下得到推廣和應(yīng)用，使檔案管理的價值得到充分體現(xiàn)。

一、新形勢下強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理工作的重要性

（一）是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理法治化的必然要求

早在20世紀(jì)80年代，財政部、國家檔案局就聯(lián)合出臺了相應(yīng)的規(guī)定，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理作出了明確規(guī)定。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔保存相應(yīng)的會計檔案，并移交機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理部門，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的會計檔案實(shí)行集中管理，避免檔案和資料的流失。依法規(guī)范和使用會計檔案是推進(jìn)事業(yè)單位會計檔案管理法制化的必然要求。

（二）是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展黨風(fēng)廉政建設(shè)及審計工作的需要

當(dāng)前，社會更加重視對行政事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)的控制和壓縮，壓縮財政資金特別是支出的“三公”經(jīng)費(fèi)數(shù)量比較關(guān)注。人民有殷切的期望。這也是影響黨風(fēng)廉政建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的重要任務(wù)。加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理，可以保證財政資金在事業(yè)單位發(fā)揮應(yīng)有的價值，提高日常業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。

二、新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理工作存在的問題

（一）會計檔案管理水平參差不齊，總體偏低

近年來，財政部在全國選擇了少數(shù)單位實(shí)施新的會計檔案管理辦法。目前，這些單位在新制度實(shí)施中探索出了相應(yīng)的辦法。但對于大量非試點(diǎn)單位，部分事業(yè)單位的會計檔案管理不符合財政部頒布的《會計檔案管理》部分條款的要求，甚至沒有適用于本單位的會計檔案管理細(xì)則。信息管理水平是衡量當(dāng)前會計檔案管理水平的重要尺度。由于財務(wù)信息的層次不同，不同單位在會計檔案

歸檔的前期過程中，業(yè)務(wù)報銷、財務(wù)審計、出納支付、會計核算等信息層次不同，影響了會計檔案管理的電子化進(jìn)程，根據(jù)筆者在地震系統(tǒng)的調(diào)查，考慮到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量小，部分業(yè)務(wù)需要保密，很多單位推進(jìn)會計檔案信息化的意愿不高。同時，國家系統(tǒng)層面并未對事業(yè)單位財務(wù)信息化水平提出明確要求。因此，會計檔案管理信息化水平低的現(xiàn)象將普遍存在，并將長期存在。

（二）缺乏適應(yīng)會計檔案電子化管理需要的人才

在事業(yè)單位，會計檔案的管理往往由本單位財務(wù)人員承擔(dān)，財務(wù)人員雖然對會計憑證等內(nèi)容非常熟悉，但往往對會計檔案的電子化管理不熟悉，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，無法適應(yīng)會計檔案的電子化管理。同樣，本單位現(xiàn)有檔案管理人員缺乏既能滿足檔案管理又能滿足會計工作需要的復(fù)合型人才，給會計檔案電子化進(jìn)程的推進(jìn)帶來了不利影響。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理

（一）堅持依法管理會計檔案

廣泛宣傳并認(rèn)真執(zhí)行《會計檔案管理?xiàng)l例》，依法管理和使用會計檔案。在日常會計檔案收集整理工作中，可以按照有關(guān)規(guī)定和制度落實(shí)相應(yīng)的工作，確保加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)解決會計檔案收集整理工作中存在的問題。不僅如此，還要完善會計檔案收集整理制度，細(xì)化會計檔案收集整理責(zé)任，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案收集、保管、管理和使用到位。完善責(zé)任追究制度，對部分會計檔案信息報送不實(shí)、擅自涂改的，追究相應(yīng)人員的責(zé)任，維護(hù)會計檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。

（二）加快財務(wù)信息化進(jìn)程，自上而下施行

事業(yè)單位財務(wù)信息化水平低，嚴(yán)重阻礙了會計檔案管理信息化的發(fā)展。提高事業(yè)單位會計檔案管理水平，首先要加快財務(wù)信息化進(jìn)程。系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一的、先進(jìn)的信息平臺。一方面，下級單位自主開發(fā)系統(tǒng)會消耗大量的財政資金。另一方面，自用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法與上級單位的系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接或連接困難，造成重復(fù)錄入數(shù)據(jù)的勞動浪費(fèi)，因此，無論是財務(wù)信息還是會計檔案信息，需要上級管理層更加重視財務(wù)工作，下定決心進(jìn)行信息化改革。只有自上而下地推進(jìn)和試驗(yàn)，才能有效提高檔案管理水平。

（三）大力推進(jìn)會計檔案管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和會計檔案管理的發(fā)展，推進(jìn)事業(yè)單位會計檔案管理信息化勢在必行。事業(yè)單位要把會計檔案管理信息化列入重要議事日程，制定科學(xué)合理的推進(jìn)方案，加強(qiáng)會計檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)際應(yīng)用。推進(jìn)會計檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案館藏數(shù)字化是大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)保障。館藏數(shù)字化是指通過信息系統(tǒng)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案的數(shù)字化。會計檔案的數(shù)字化處理與管理。索引詞是完成檢索、整理、刪除、管理會計檔案的相關(guān)操作。因此，有必要統(tǒng)一會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保會計檔案資料和目錄格式的統(tǒng)一，便于存儲、檢索和利用。推進(jìn)會計檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立科學(xué)合理的會計檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，推進(jìn)存貨會計檔案數(shù)字化和增量會計檔案電子化，滿足會計檔案數(shù)據(jù)收集、存儲、管理和利用的實(shí)際需要。

（四）加強(qiáng)會計檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化管理的主體。各單位要加快引進(jìn)電子會計檔案管理人才，適應(yīng)電子會計檔案管理的需要。同時，要積極加強(qiáng)現(xiàn)有人才培養(yǎng)，組織外出培訓(xùn)和業(yè)務(wù)調(diào)研，努力培養(yǎng)復(fù)合型人才，多途徑擴(kuò)大人才隊(duì)伍規(guī)模，確保電子會計檔案管理工作快速推進(jìn)。

四、結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前事業(yè)單位會計檔案工作存在諸多問題，管理水平的提高也受到阻礙。但新《會計檔案管理辦法》的實(shí)施，給事業(yè)單位管理改革和會計制度升級帶來了機(jī)遇，這就要求事業(yè)單位要抓住機(jī)遇，深刻認(rèn)識會計檔案工作的重要性，加大投入，明確職權(quán)分工，重視人才培養(yǎng)，積極交流和分享經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮會計檔案科學(xué)管理在履行政府職能、促進(jìn)科研發(fā)展中的作用。