科技檔案數字化技術在電力系統中的應用

厲彥霞 華能萊蕪發電有限公司

信息技術的發展徹底改變了電力系統紙質檔案的建設。傳統的文件模式已經逐漸被淘汰。數字文件的構建和發展促進了技術文獻的產生。科技檔案的主要特點是信息的數字化。電力系統中的每一個信息數據，不僅可以以文件中的文本形式表示，而且可以生成每一個圖像文件，為了有效地儲存電力系統中的每一個信息內容，它還可以包含大量數據。同時，科技檔案的存儲空間較大，擺脫了傳統紙質文件空間的影響，文件存儲更加簡單。它可以依法區分不同類型的數據存儲和管理，減少對人力和物力資源的投資，對電氣系統檔案的管理及建設帶來很多的優勢。

一、科技檔案數字化對于電力系統的意義

應用數字化科技檔案技術不僅可以改變檔案創建模式，而且檔案的管理模式將有根本性的變化。數字化科技檔案技術的最重要特點是分開不同紙面檔案的存儲方式，使計算機成為檔案的主要歸檔方式。以往檔案歸檔方法主要是紙質文件和實物歸檔。這種建立檔案的方式對電力系統檔案管理有許多限制。目前，電力系統檔案管理中，管理人員根據各類數據信息，將文件分類后存儲錄入在計算機上，然后對相關文件進行推送或者掛接。依分類儲存不同的檔案類型，如需要使用檔案，可以給檔案員提出申請，能實現在線的快速借閱利用。此外，根據不同部門的對文件利用的不同需要，可以使用軟件重新分類檔案，以滿足部門的需要。這些應用于管理中，可以減少檔案管理的煩瑣內容，簡化檔案管理人員工作使其提高工作效率。提高檔案管理人員的能力，研究如何改進檔案管理、優化檔案分類、改進檔案能力的發展、改進對其他部門的服務以及確保有效的檔案管理。

二、數字化檔案的功能模塊設計

1.模塊的設計。使用數字檔案技術管理檔案時，管理系統通常包含信息收集、檔案管理、綜合利用、統計日志、檔案配置和系統配置等模塊。根據企業和部門對檔案的需求電力系統可以滿足，研究開發電力企業收集、整理、檢索利用等檔案管理模式。通過建立強大的檔案管理系統提高檔案管理效率，及時有效地提供利用，更好地為企業的生產經營服務。例如，可以使用類型檢索方法，使用不同的類型來查詢文件，或者使用文件名檢索方法來搜索文件。在收集檔案時，檔案管理者可以根據的要求收集數據信息，對檔案進行初步的分類、整理，之后，通過系統移交至檔案管理人員，通過檔案內容歸檔不同來改進檔案管理水平。

2.不同模塊的應用。在檔案管理系統的模塊中，要充分考慮文件的形成規律、問題、時間等要素，對文件進行收集，并進行準確的分類。整理結束歸檔至檔案管理模塊，可以對檔案進行借閱利用、統計等管理。在檔案借閱管理中，可以建立專門的檔案借閱檔案，記錄借閱時間、借閱人員與歸還時間等信息，使檔案記錄準確。對于電力系統工作人員來說，利用檔案的主要方式是檢索檔案。因此，必須保證檔案具有合理的檢索功能，提高檔案檢索效率。保證電力企業任何電力生產、科學技術研究、建設項目、設備檔案都能在短時間內快速地被查詢，要根據查詢者輸入的信息準確查找相關檔案。除此之外，檔案的統計、鑒定銷毀、庫房管理模塊的應用，輔助檔案人員更好地提高了檔案管理能力。

三、科技檔案數字化技術在電力系統中的應用

1.管理電力系統各部門的檔案。數字科技檔案技術可以超越傳統電力系統檔案的界限，廣泛應用于電力系統的各個部門。通過數字科技檔案的建立，可以利用互聯網技術傳輸和共享檔案，并改善各部門之間的合作和信息交流。此外，科技檔案數字化有助于為整個電力系統建立一個數據庫，儲存和整合其中的檔案。局域網還使企業能夠遠程訪問檔案信息，從而增加了傳統借閱檔案的復雜性和局限性。傳統的檔案管理模型已經過時。數位化科技檔案可讓電力系統將傳統檔案以文本信息輸入電腦，或將其掃描歸檔傳入數據庫中。這對有效管理電力系統檔案至關重要。

2.網絡技術檔案管理模式。將科技檔案引入電力系統檔案管理，首先通過管理創新，然后通過提高信息交流和跨部門合作的效率。當需要相關文檔時，搜索相對簡單，通過關鍵字搜索相關信息。這大大提高了搜索速度和瀏覽率，并改善了電力系統中的檔案管理。數字化科技檔案還可以保護環境免受到影響，因為紙面文檔容易受到環境破壞，并且可以通過數字化科技檔案來避免。利用備份和LAN 技術，歸檔可以無限期保留，從而提高了檔案信息的完整性。

四、科技檔案數字化的有效措施

1.數字技術檔案資源是通過多種方式實現的。在新形勢下，電子技術文件逐漸從傳統的紙質載體形式轉向電子存檔，利用網絡實現快速、遠程的信息傳輸和共享，創建科學存檔數據庫，并使各部門能夠對檔案數據按權限遠程訪遠程訪問，加快瀏覽速度，實現高效的檔案資源信息共享和使用。對于傳統的多媒體文件，可以通過輸入和掃描文本并將其存儲在已建立的科技檔案數據庫來處理信息。構建數字科技檔案系統需要對檔案管理有全面的了解，根據企業的實際增長需求對系統構建進行統一的規劃，并積極協調各部門的工作，以便最大限度地利用人力和財力資源。

2.利用網絡技術的優勢進行網絡科技檔案管理。網絡技術現在廣泛應用于工作和人們生活，電力科技檔案管理實現了網絡管理和檔案信息的最佳利用。電力科技檔案的網絡管理應包括遠程連接、信息共享、信息傳輸和電子郵件、從內部互聯網快速檢索所需信息，以及利用網絡信息查詢檔案數據庫信息。利用互聯網從各級電力供應商或相關企業讀取信息，存儲大量信息，滿足各部門的實際需求。

為此，科技檔案數字化技術的應用改變了電力系統檔案的總體結構和管理，加快了傳統檔案的現代化，使電力系統檔案適應了企業的最新發展。同時，科技檔案數字化提高了科技檔案的利用、服務水平和管理效率，確保了資源的高效共享，為電力企業提供了更好的服務。