如何提高水利建設(shè)檔案管理人員的工作效率

孫秀云 陜西省東莊水利樞紐工程建設(shè)有限責(zé)任公司

水利工程檔案管理所涉及的信息非常廣泛復(fù)雜，而且常見(jiàn)的單位非常多。所以規(guī)范工程檔案是水利工程項(xiàng)目當(dāng)中重要且有效的措施，但在實(shí)際操作過(guò)程中，但管理工作還存在著諸多弊端有問(wèn)題。檔案分類(lèi)不規(guī)范、信息不明確的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，必須健全一套完整的水利工程檔案管理措施來(lái)提升管理人員的工作效率及能力。

一、影響水利建設(shè)檔案管理人員工作效率的因素

（一）對(duì)管理的認(rèn)識(shí)度不強(qiáng)，造成工作形式化

很多單位在對(duì)檔案管理工作中對(duì)其認(rèn)識(shí)度不強(qiáng)烈，在管理中往往側(cè)重于工程建設(shè)管理和運(yùn)行管理，而對(duì)工程技術(shù)檔案管理工作過(guò)于形式化。從而造成檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)諸多問(wèn)題，比如：檔案管理與行政辦公在同一辦公區(qū)域，檔案管理工作未設(shè)專(zhuān)人管理等。由于檔案管理沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的辦公區(qū)域，所以造成原本應(yīng)為機(jī)密的檔案工作環(huán)境成為公共場(chǎng)所。這種管理方式不但沒(méi)有秩序可言，而且也忽視了對(duì)檔案管理工作的保密性。

（二）相關(guān)管理人員輕視工作，影響檔案管理效果

檔案管理工作，相對(duì)于水利工程中其它項(xiàng)目的工作來(lái)講任務(wù)繁重，且專(zhuān)業(yè)性較高。在水利工程竣工后，監(jiān)管部門(mén)與建設(shè)管理部門(mén)會(huì)向檔案部上交大量的相關(guān)資料。由于水利工程不同于其他的建設(shè)性工廠，其中需要大量的資料，而這些煩瑣的資料給歸檔工作造成了一定的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致管理人員因工作量影響而對(duì)工作的積極度降低。歸檔工作由于受環(huán)境限制，造成檔案管理人員每天的工作氛及其壓抑，而面對(duì)著眾多的枯燥資料。其中的辛苦與乏味很少有人能理解，這也嚴(yán)重遏制了工作人員的工作效率。

（三）管理人員不專(zhuān)業(yè)，造成管理水平不高

對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，需要不斷地學(xué)習(xí)與借鑒來(lái)提升自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。但在實(shí)際的工作當(dāng)中，由于時(shí)間經(jīng)費(fèi)等因素影響，造成管理人員學(xué)習(xí)與提升自身業(yè)務(wù)能力的機(jī)會(huì)少之又少。由于缺少專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，造成很多檔案管理工作人員不會(huì)使用當(dāng)代比較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)歸檔手法。由于不能在第一時(shí)間學(xué)習(xí)到有關(guān)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，造成了檔案管理人員平均的業(yè)務(wù)水平不高。

（四）管理理念與管理方式陳舊

隨著科技時(shí)代的不斷深入，檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。水利工程單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作部門(mén)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，讓檔案管理與考核評(píng)價(jià)能夠有效的貫穿于檔案管理工作的整個(gè)流程。與此同時(shí)，由于檔案管理理念過(guò)于傳統(tǒng)且機(jī)械，檔案管理方式比較陳舊，造成的檔案管理工作不能順應(yīng)當(dāng)前國(guó)家的需求理念。進(jìn)而造成檔案管理工作質(zhì)量下降，并嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作效率。

二、提升檔案管理人員工作效率的有效途徑

（一）充分挖掘與提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

水利管理單位要把檔案管理工作作為首要任務(wù)來(lái)抓。首先要對(duì)管理人員進(jìn)行思想政治類(lèi)教育，思想類(lèi)的教育可以有效穩(wěn)定廣大水利管理人員對(duì)工作的積極性。增加對(duì)檔案工作的資金投入，并為檔案管理工作人員提供良好的工作氛圍，加大相關(guān)管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)上的學(xué)習(xí)。讓管理人員可以充分的發(fā)揮出自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，這樣才能有效挖掘與調(diào)動(dòng)相關(guān)管理人員的智慧與潛能。總之，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有助于更好地規(guī)范約束檔案管理人員的思想行為，從而讓檔案管理工作在水利工程中發(fā)揮應(yīng)有的時(shí)效。

（二）增加檔案管理渠道的廣泛性與效益

身為一名合格的檔案管理人員，應(yīng)具有超前的意識(shí)。并充分發(fā)揮當(dāng)前優(yōu)越的信息化條件，拓寬水利工程管理渠道，讓無(wú)償服務(wù)與有償服務(wù)緊密結(jié)合，讓檔案管理在更加廣泛的渠道中增加效益。在有償服務(wù)的過(guò)程中，把檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)模式與社會(huì)接軌。只有這樣，檔案管理工作可以才可以有效地順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。同時(shí)也能夠更好地完善其自身的不足。在這個(gè)過(guò)程中，必須讓檔案管理人員充分感受到個(gè)體間的重要性，讓他們知道個(gè)體與管理工作間有著千絲萬(wàn)縷的緊密聯(lián)系。這樣他們才會(huì)以飽滿(mǎn)的熱情積極的投身到工作當(dāng)中，才能有效提升自身的工作效率。

（三）強(qiáng)化溝通與學(xué)習(xí)管理工作

身為一名合格的檔案管理工作人員，首先要處理好個(gè)人與他人的關(guān)系，讓辦公可以在一個(gè)輕松愉悅的環(huán)境內(nèi)，同時(shí)也可以為檔案及時(shí)收歸提供一定的便利。檔案工作人員要踴躍的參與到單位布置的檔案實(shí)務(wù)培訓(xùn)班中，通過(guò)不同平臺(tái)認(rèn)識(shí)與結(jié)交更多同渠道的管理人才。大家在互相交流，學(xué)習(xí)中可以解答自身心中的更多疑問(wèn)。同時(shí)在相互溝通學(xué)習(xí)時(shí)，也能更加有效地激發(fā)出個(gè)體間的自信心，這樣也就有效提升了檔案管理人員的工作效率。

（四）融入現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理能力

信息技術(shù)時(shí)代已經(jīng)成為當(dāng)代人們工作學(xué)習(xí)的有力武器。水利工程的檔案管理工作也要一改傳統(tǒng)單一機(jī)械的方法，有效融入現(xiàn)代化管理手段。充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理規(guī)劃，并結(jié)合自身工程管理需求，研制或開(kāi)發(fā)出更多款符合實(shí)際運(yùn)作與管理需求的軟件。實(shí)現(xiàn)微機(jī)操作的整個(gè)流程，從存儲(chǔ)分類(lèi)到統(tǒng)計(jì)管理全部進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)操作，從而逐漸把原有的紙質(zhì)板檔案全部轉(zhuǎn)換成電子版檔案，并建立單獨(dú)規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以有效提升檔案管理工作的效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

不同的工程會(huì)有不同的歸檔特點(diǎn)。要在不同的管理方法上摸索相同的特征來(lái)提高檔案管理的平均水平。規(guī)范的檔案管理體制和健全的信息管理模式，是提升檔案管理水平的重要基礎(chǔ)與保障。水利工程檔案管理必須嚴(yán)格有效的把握每一層面的利害關(guān)系，只有這樣，才能有效提升檔案管理工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。