新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析

杜佳偉 洮南市房屋征收經辦中心

檔案的收集和整理已經滲透到各個領域，過去檔案管理部門在檔案管理和檢索中翻閱資料占用了大量的空間時間，給檔案管理工作帶來了困難。新技術在檔案收集整理過程中的應用，較好地解決了檔案管理問題，推動了檔案管理的發展進程，實現了檔案信息管理的高效率。以往的紙質檔案衍生為數字檔案，檔案新技術的應用促使檔案管理發生深刻變化。數字化管理在檔案管理服務中的應用已成為社會發展的主流。

一、數字化檔案管理在事業單位發展中的優勢

（一）檔案收集整理的工作效率提高

在引進信息技術之前，傳統的文件收集整理模式特別煩瑣，別切很容易出錯，工作手法消耗大量人力物力，還耗費較多的資金，嚴重影響了勞動效率。通過使用大型計算機，檔案資料可以直接在網絡中分類整理，在信息技術的幫助下，檔案的收集、整理、處理、分類、細化、分析和整理信息的過程，減少了紙張消耗，相應國家節能環保的號召，也減少了數據丟失情況，檔案檢索好分析也更加方便快捷，極大程度的做到了檔案管理的高效性安全性。數字化管理和現代化的設備保證了通信的順暢，只需要一個小U 盤就可以方便快捷地刪除大量數據。

（二）提高檔案管理安全性

信息平臺在保證強大的數據導入功能的同時，還需要保證其安全性，規范文件分類體系，規范文檔元數據標準，對系統中的文件實施線上線下安全控制和統一授權；統一授權應通過模塊化和文檔權限進行控制。用戶權限種類繁多，包括在線廣告、下載、打印、顯示文件等；系統門戶向所有系統用戶發布信息，分級限制信息的保密性，保證一般用戶可以共享信息，共享數據和納稅資格也是解決計算機網絡安全問題的重要保障之一。基于身份識別，可以有效阻止非法訪客企圖進入，確保用戶獲得安全可靠的信息資源。

（三）提高檔案利用率和效果

利用網絡平臺宣傳，可以接收檔案宣傳信息，節省時間和精力，提高工作效率。數字化管理技術應用于檔案信息后，很容易攻克檔案管理的局限性。通過更全面的檔案管理方法，相關人員可以對檔案信息進行精準的處理、識別、篩選和過濾檔案信息。在信息技術的應用中，我們可以找到一種更有效的工作方式，減少數據丟失的可能性，使數據信息得到全面的管理，從而使檔案管理具有可持續性。

二、數字化管理在事業單位檔案管理中的應用

（一）收集整理和歸納分類

收集整理是計算機信息技術檔案管理的基礎。在這個過程中，檔案工作者必須具備較高的知識水平和先進的技術，勤勉踏實，及時收集整理信息，這是一項非常重要的任務。只有掌握數據并準確地錄入計算機，才能起到計算機應用的作用，否則檔案管理的計算機化就是空談。歸納分類是新技術檔案管理的關鍵。計算機檔案人員在檔案資料收集過程中收集到的資料有時不完整，需要檔案人員對收集到的資料進行仔細的過濾、分類、處理和組織。這是實施計算機檔案管理的基礎，也是實施計算機檔案管理最重要的一步。

（二）查詢和提取

這是計算機信息技術檔案管理的終極目的。前工作人員在收集、組織、總結和分類信息方面做了大量工作。最終目標是將收集到的數據和信息輸入計算機，以便于后期的查詢和提取。只有將這些數據存儲在計算機中，計算機才能更好地發揮文件管理的作用。利用計算機存取大量文件，可以方便快捷地查看情況，從而保證安全、高效、平穩地運行。使用新技術準確接收常規組織數據，方便、快速、高效地檢索數據，是我們建設部門的良好后勤保障和助手。

三、事業單位檔案管理中的數字化管理問題

人事檔案信息管理設備不完善。例如，人事信息檔案管理需要硬件，只有完善的基礎設備才能保證個人信息的傳遞和貢獻。調查顯示，我國許多部門人事信息檔案管理硬件設施不完善，嚴重影響了人事管理質量，制約了檔案管理發展。在檔案管理過程中，檔案人仍是檔案管理的主要組成部分。目前，我國許多部門人事檔案管理人員技術素質普遍偏低，難以勝任檔案管理。人事檔案管理存在問題，嚴重影響人事信息檔案管理質量。

四、解決措施

（一）完善管理的基礎設施

完善事業單位數字化檔案管理基礎設施，是檔案管理的重要前提和信息交流的重要基礎。因此人事檔案管理人員必須認識到檔案管理的重要性，加大投入，購買先進的人事檔案管理設備，同時創新管理技術，加強行政基礎設施建設。在信息時代，檔案管理包括紙質文件和電子文件的管理：檔案管理部門要把紙質文件和電子文件的收集、交換作為檔案管理的重點，把信息的存儲和電子文件的開發利用作為檔案管理的重點將信息作為歸檔管理的重點。在管理上要制定嚴格的管理制度。行政范圍已擴大到全國范圍內的信息交流。

（二）加強檔案管理人員培養

檔案管理人員素質的提高直接影響檔案管理的質量。加強檔案工作者的實踐與交流，培養檔案工作者加強檔案工作者的培訓，使他們掌握新的知識和技能，以適應時代的需要。首先，檔案工作者必須熟悉不同軟件在信息模型中的應用；其次，檔案工作者必須增強創新意識和創新方法，使信息技術使高校檔案的收集整理工作邁上一個新的臺階。最后，檔案管理員必須能夠熟練的使用計算機和一些現代辦公設備創建、使用和維護電子文件。

總之，檔案作為一種重要的信息資源在信息系統中具有重要的地位和作用。信息管理中的數字化管理提供了手工管理無可比擬的優勢：這些特點大大提高了管理效率，也是檔案部門科學化、規范化管理融入世界的重要前提。做好檔案管理工作，實現檔案管理資源共享和信息管理，可以使檔案信息與最新技術順利融合，與世界同步。