新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設的研究

劉懿 四川省綿陽市中心醫院

時代的進步，孕育了新的技術和新的理念，不斷完善著行業發展的路徑。信息技術的到來，給醫院人事檔案管理帶來了新動力，必將推動醫院人事檔案管理向前發展，展現出信息化管理的巨大優越性，最大限度地防止傳統人事檔案管理中的風險隱患，切實提高人事檔案管理效率。

一、新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設的概述

醫院人事管理工作的重點內容就是檔案管理。醫院的信息化建設有效緩解了人事檔案管理的緊張需要，醫院通過以下途徑來實現管理的信息化：用電子檔案代替紙質檔案，即利用當前醫院檔案管理部門以及整個醫院信息系統，對醫院的人事檔案進行有效的整理，系統地對人事檔案進行管理，方便于日常使用和未來檢索、查找、傳遞。這其實也是一個大數據庫，將大家的信息數字化，這樣人事管理的信息不僅易于收集，還能有效地保存和管理；而且還可以進行統一管理，在需要信息時，直接傳輸或者共享，信息交流速度和準確性極大提高；利用信息技術轉變人事檔案的存儲方式，例如將數據上傳云端，利用虛擬空間實現人事檔案資源管理，不僅可減少檔案實際空間的占用，也確保了其在安全環境下的重復利用，從而控制醫院檔案管理的成本投入；從檔案中挖掘數據資源，形成數據分析模型，并運用到人事決策、預測、管理中來，挖掘檔案資源的應用價值。然而，目前醫院人事檔案管理的信息化建設存在的一些問題值得關注。一是缺乏合理建設。在內部人事信息化管理方面，大多數醫院都沒有進行合理的規劃與系統的安排，或者管理人員不專業，使得人事管理信息化出現片面化的缺點，這樣的漫無目的地信息化管理是不利于人事管理信息化發展的。二是缺乏足夠重視。在醫院的發展建設中，相較于醫療衛生工作，人事檔案管理工作處于從屬地位，醫院在資源配置中必然會有所偏向，將更多的資源投入到醫院醫療衛生服務水平的提升上，客觀上造成人事檔案信息化建設在資金、人才、技術這三個關鍵因素上的缺失，信息化建設工作難以落到實處。三是缺乏統一的標準要求。信息化環境下，統一化、標準化的信息內容才能夠保證信息的錄入、傳輸、調用。然而，目前醫院在檔案管理中缺乏統一認識，缺乏嚴格的檔案標準，使得導致人事檔案管理在工作運行中出現了矛盾，這直接導致檔案信息傳遞受到了阻礙，信息的分享性和利用度降低。四是缺乏專業性人才。由于醫院管理層對人事檔案重視程度不高，在人力資源安排上也相對隨意，往往將一些年齡偏大、工作方法陳舊的工作人員長期安排在崗位上，這些人對于信息化檔案管理的適應性不強，缺乏主動參與信息化建設的動力，從而影響了人事檔案管理與現代信息技術的融合[1]。

二、新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設的必要性

（一）醫院人事檔案管理信息化建設是適應新時代的必然趨勢

在市場經濟發展中，醫院會面臨一些嚴峻挑戰，人才對其發展起著重要作用，合理利用人事檔案管理來合理規劃醫院內部的人才資源，將人力資源的利用做到最大化，充分地利用醫院人才，為醫院提高自我競爭力提供支撐服務。信息時代的到來，使得全社會各方面的信息都計入互聯網，信息化已經成為時代發展的重要標志，醫院只有緊隨時代腳步，將信息化做到最優，才能夠提升自己的市場價值，樹立良好品牌形象。因此醫院人事檔案資源的有效開發應用就在于醫院能夠實現人事檔案信息的信息化建設發展[2]。

（二）醫院人事檔案管理信息化建設是解決傳統問題的發必由之路

以本地為例，為了滿足群眾日益增長的健康需求，各大醫院規模不斷擴張，臨床學科體系建設會不斷發展，規模會迅速倍增，個別三甲醫院人事檔案管理人員已經無法滿足當前人事檔案管理的需要，傳統的檔案存放、目錄整理、查找檢索、傳閱傳遞、復印使用等工作耗費大量人工，外包已成權宜之計，雖然一定程度上緩解了整理檔案資料的矛盾，但是其專業性讓人擔憂，同時也相應花費不少財力。

（三）醫院人事檔案管理信息化建設是服務醫院發展的現實需要

隨著醫院的不斷發展，各項專業技術檔案分類越來越多，如人才引進、人員招聘、職稱評聘、崗位聘用、獎勵懲處、辭職離崗等相關內容信息量大、形式多樣、內容繁雜，人工管理已經不能完全適應需要，容易造成一人多檔、缺檔少頁、傳遞失誤等問題。各大醫院多地辦醫、多方合作等多元發展的空間布局，客觀上要求人事檔案管理具備從簡從快的分享性，而傳統的人事檔案管理在借閱、傳遞、收集等方面具有天然的局限性，給管理使用帶來極大不便，相應會增加管理成本和使用成本。

三、新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設路徑

（一）轉變管理意識，構建人事檔案管理信息化制度

新形勢下管理者應當對信息化檔案工作的轉型與創新給予足夠重視，主動學習國內外信息化管理經驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動醫院內部管理制度的調整與優化，以便充分適應信息時代對醫院人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設是各項工作有序進行的保障，醫院應以國家相關政策為指導，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經存在的信息系統平臺構建科學發展規劃，從長期、短期等多個方面來促進信息化發展；在落實相關規定時，管理者要對當前醫院發展趨勢進行探究，深入探討信息化人事檔案管理，了解其特征，將信息化人事檔案管理執行起來，挖掘有用信息；提高信息安全管理意識，熟知信息化管理的制度要求，對醫院檔案管理做出規定，并保證信息的安全、隱秘，以及利用的合理性。

（二）加強醫院人事檔案信息化管理的隊伍建設為人事檔案信息化建設工作的開展提供強有力的人才保障

醫院要加強對人事檔案隊伍的建設，首先要選派政治素質高、業務能力強、責任心強的檔案專業人員從事人事檔案管理工作，同時重點引進配備計算機專業的人員充實到醫院人事檔案管理工作中，并通過多種途徑加強對從事檔案管理人員有關檔案管理專業知識業務培訓和信息化專業知識培訓，使他們成為既懂檔案專業知識又懂計算機信息化管理知識，并具有較強的綜合網絡技術和管理能力的復合型人才[3]。

（三）增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率

醫院應從軟硬件兩個層面入手，打造全方位、立體化的檔案管理模式，以實現對人事檔案的高效、安全管理，提高檔案資源的利用效率。目前，相關部門頒布的《全國檔案系統信息化建設實施綱要》對于醫院的人事檔案信息化管理做出了明確指導，醫院應結合《綱要》內容，開列硬件采購清單，為人事檔案的信息化轉型奠定堅實的物質基礎；醫院應根據全面性與動態性原則，完善軟件系統，結合醫院員工管理構建系統功能，形成一系列數據信息，并將這些信息納入檔案管理。在檔案管理中，對個人的品質、思想覺悟、經歷以及業務專業能力進行探究整合，形成更系統的檔案資源。此外，管理者還應通過分析數據的關聯性，將人事檔案作為醫護人員職業素養評價的重要標準，根據大數據分析，組織醫護人員進行衛生技術考核，形成醫德醫風檔案等等，依靠信息化人事檔案打造高素質的醫療衛生服務隊伍[3]。

（四）實現醫院人事檔案信息系統的有效維護

人事檔案管理特別要注意的就是信息的安全，所以醫院在建設信息化人事檔案管理系統時，要注意對人事信息的保密。要確保以及肯定人事檔案中的相關信息不會發生泄露的問題，或者出現各種安全隱患的問題。人事檔案信息系統的安裝需要專業人員來操作，但同時操作人員還要具有誠信的品質，具備保密資質，保證信息安全，不發生往外面泄露的問題。此外，醫院還應該建立網絡信息安全系統，提升安全防護技術水平[5]。

四、結語

總之，醫院人事檔案管理信息化已經是新時代對其發展的必然要求，也是醫院自我發展的必經之路，這關系著醫院能否成功從傳統意義的醫院轉型為新時代醫院。醫院的人事檔案管理信息化的發展能夠優化檔案管理，使得醫院成功轉型，促進醫院在未來的發展，解決由于檔案管理復雜的原因產生的就醫難的問題。同時，信息化社會也帶動了醫院人事檔案管理的發展，促進了醫院檔案管理的信息化，創新了檔案管理的方法和手段。在目前的環境中，醫院只有創設屬于自己的人事檔案管理信息化，才能將人事管理做好，最大限度的利用人事檔案管理資源，使得人事檔案管理發揮其作用。