檔案管理信息化發展的問題與解決對策探究

張偉 青海大學

不同于以往的檔案管理模式，以計算機技術為支撐的檔案管理工作，其實現檔案信息與數字化技術的相融合，在網絡平臺中，開展檔案信息的管理、分析、共享、運用的工作模式，實現檔案信息資源的合理管理以運用，提升檔案信息資源運用效率，不斷的凸顯檔案管理在企事業單位工作中的價值性。因此，新時代背景下，關注檔案管理，促進檔案管理向信息化進程，明確檔案管理的信息化實踐不足問題，促進問題的優化，提升檔案管理質量，進而以檔案管理優質性助力于企事業單位的發展。

一、檔案管理信息化發展的問題

（一）檔案管理體系不完善

檔案管理的性質與其他部門不同，需要與其他部門工作進行交流，從中獲取寶貴的信息，以此將這些信息進行記錄與歸檔，成為寶貴的檔案信息資源。而信息化發展進程，為檔案管理提供保障，能以信息技術為導向，推助檔案管理與多部門工作在線交流與溝通，并且通過網絡技術，傳遞相關的檔案資源，達到檔案信息有效性運用模式，提升檔案管理質量。然而，在檔案管理的信息化進程中，由于檔案管理體系不完善問題的存在，阻礙了檔案管理向信息化發展進程。一直以來，部分企事業單位存在各個部門工作銜接不足的問題，部門之間的工作各自為營，缺乏相關的交流與互動，這影響到企事業單位工作的整體運行。同理，檔案管理作為企事業單位部門工作之一，也缺乏與其他部門工作的銜接與互動。例如：檔案管理向信息化發展中，企事業單位未能夠構建一個系統的工作機制，使檔案管理與其他部門工作銜接不足，檔案信息交流也不通暢。

（二）檔案管理人員素質不高

檔案管理人員是檔案管理的主體，能以檔案管理人員自身力量，推助檔案管理向信息化發展進程，以檔案的信息化，聯合各部門，實現企事業單位檔案信息良好運用成效。但從當前檔案管理信息化的發展進程來看，部分檔案管理人員素質不高問題的存在，阻礙了檔案管理向信息化進程。例如：部分檔案管理人員工作實踐中，缺乏信息化思維與意識，檔案管理觀念落后，不利于檔案信息的良好管理實踐。

二、檔案管理信息化發展問題的解決對策

（一）提升檔案管理認知

在檔案管理向信息化發展中，應不斷的提升對檔案管理的認知，進而促進先進的技術與理念在檔案管理中運用。首先，企事業單位應認知到檔案管理的重要性，明確檔案信息數據運用對自身發展的關鍵性，立足于單位視角，加強對檔案管理的宣傳，提升所有部門人員檔案管理重視度，并配合檔案管理人員進行檔案信息的收集。其次，做到檔案管理的與時俱進化，認知到當前網絡技術發展對自身工作實踐的意義，推助檔案管理向信息化進程。例如：樹立檔案管理的信息化思維，以此思維，推助信息化技術運用到檔案管理中。最后，企事業單位根據檔案管理的信息化發展態勢，構建檔案管理的信息化系統，加強軟硬件設備的充裕，為檔案管理的智能化、信息化提供保障。

（二）完善檔案管理制度

檔案管理的信息化在企事業單位的實行，完善檔案管理制度是關鍵。一方面，具有檔案管理制度，能加強員工工作的引領，使檔案管理人員以檔案管理制度為導向，開展相關的工作，提升檔案管理實踐的有效性；另一方面，檔案管理制度的構建，立足于以往檔案管理不足問題，豐富相關的檔案管理條款。在完善檔案管理制度中，將信息化融入到其中，使檔案管理制度與現代化檔案管理方式一致，為員工進一步工作實踐指明方向，同時也增強檔案管理制度的可操作性。其次，在檔案管理制度構建中，重視員工激勵制度的建構，以此制度，增強檔案管理人員工作積極性，使員工更好為檔案管理工作服務，推助檔案管理向信息化方向發展。

（三）構建檔案管理數據庫

檔案管理的信息化進程，其立足于網絡平臺，借助大數據、云計算，能使檔案管理在網絡平臺中良好的運行。因此，構建檔案管理數據庫的必然的。通過檔案管理數據庫的構建，拓寬檔案管理存儲空間，并在大數據技術的作用下，使檔案信息數據的管理精準化、細致化，使檔案管理部門更好為企事業單位的發展服務。在構建檔案管理數據庫中，應加強大數據、云計算的運用，開展多個層面的檔案資源管理工作，包含檔案資源收集工作，需要檔案管理部門與其他部門工作銜接，促進檔案資源的共享；檔案資源分析、整合、篩選工作，使檔案管理人員將收集的檔案信息進行合理的分類，進行良好的存儲與運用，以此為多部門檔案數據的運用提供保障。

（四）強化檔案管理人員培養

在檔案管理信息化的發展進程中，加強檔案管理人員素質的必要的。因此，檔案管理部門應重視員工的培養，增強員工的工作能力，以員工之力，推助檔案管理的信息化進程。在檔案管理人員培養中，首先，提升檔案管理業務能力。其次，提升檔案管理人員信息素養，合理的運用先進技術，達到檔案管理有效性實施目的。

三、結語

檔案管理信息化發展進程的實踐，能立足于檔案管理不足的問題，明確檔案管理的信息化優勢與價值，推助檔案管理的革新，達到檔案管理實踐的有效性模式。因此，在企事業單位發展進程中，重視推助檔案管理的信息化進程，使檔案管理在信息技術的作用下，更好的在企事業單位工作中實踐，發揮其工作效能，為多部門提供所需的檔案信息資源，進而彰顯檔案管理的信息化進程價值。